Отчет за корпоративна карта: пример. Отчитане на корпоративна банкова карта

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-17 18:41

Напоследък плащанията с корпоративни карти станаха нещо обичайно за повечето фирми. Тези платежни инструменти са лесни за използване.

Отчитането на корпоративни карти е доста просто. Опитните счетоводители, като правило, нямат проблеми с записването на транзакции. Трудности могат да възникнат при съставянето на отчет за корпоративна карта от служител, на когото е издадена. След това разгледайте характеристиките на отразяването на транзакциите.

Обща информация

Корпоративните карти се наричат банкови карти, средствата по които принадлежат на организацията. Те се използват за заплащане на разходите, направени от служителите като част от професионалните им дейности.

Възможно е плащане с корпоративна карта за пътни, бизнес, гостоприемни разходи. Този платежен инструмент не се използва за лични цели на служителката, кредитиране на нейните приходи, както и социални придобивки.

Прегледи

Има кредитни и сетълмент (дебитни) карти. Като се използвапоследното плащане се извършва за сметка на средства, държани по сметката на предприятието, или овърдрафт.

При кредитни карти съответно сетълментите се извършват за сметка на привлечени средства, предоставени от банковата структура.

Характеристики на операцията

Попълването се извършва по банков път. За целта се изпраща платежно нареждане до банковата организация.

Средствата се изразходват само с използването на картата. Това могат да бъдат както обикновени безкасови транзакции, така и теглене на пари в брой.

Корпоративните карти не подлежат на лимити за сетълмент, определени от Централната банка за плащания в брой. Междувременно банковите организации, ръководени от препоръките на Централната банка, могат да определят лимит за издаване. Например, на корпоративна карта на Sberbank максималната сума е 100 хиляди рубли на ден.

Предимства на платежните инструменти

Могат да се отбележат следните предимства на използването на корпоративни карти:

• Контролиране на разходите на служителите. Първо, всички транзакции ще бъдат отразени в сметката на компанията. Второ, генерира се отчет за корпоративна карта, който отразява всички разходи, направени за определен период.
• Възможност за използване на средства по всяко време. Достъпът до парите в сметката е денонощен.
• Беззабавно блокиране на картата в случай на проблеми.
• Възможност за използване на средства при командировки в чужбина. Не е необходимо да купувате чуждестранна валута при напускане на Руската федерация. В същото време от Русия е възможносвоевременно попълнете сметката на служител, който е в чужбина.
• Значително спестяване на време при резервация и плащане на билети, хотелски стаи.

Известие на Федералната данъчна служба и фондове

Информацията за откритата сметка трябва да бъде изпратена до FIU, VSS и данъчната служба. В момента уведомлението се изпраща от самата банкова организация, обслужваща сметката.

Уведомлението се прави в рамките на 7 дни (работно).

Важни нюанси

Корпоративни карти за юридически лица се издават за конкретни служители на предприятието, тоест те са регистрирани.

Отражението на операциите в счетоводството по корпоративни карти се извършва по правило на отделна сметка.

Банкова сметка може да бъде открита както в рубли, така и в чуждестранна валута. В този случай, в първия случай, няма нужда от откриване на допълнителна валутна сметка. Съгласно Наредба на ЦБ № 266-П плащането с корпоративна карта може да се извършва и във валута, различна от валутата на сметката. Когато получи например долари, системата на банката ще преобразува необходимата сума (автоматично преобразува рубли в долари).

Разходни цели

Регулативните актове установяват списък на транзакциите, които могат да се извършват в чуждестранна валута с помощта на корпоративна карта:

• Получаване на парична валута в чужбина на Руската федерация за заплащане на гостоприемство, пътни разходи.
• Плащане на разходи (представител/пътуване) в търговски/обслужващи организации в чуждестранна валута извън Русия.

Други операции се считат за незаконни. Следенето на спазването на списъка се извършва от банковата структура.

Документ за местна организация

Предприятието трябва да разработи акт, който да дефинира основните правила за използване на корпоративни карти. Този документ трябва да бъде инсталиран:

• Списък с транзакции и разходи, които служителят има право да прави.
• Ограничения за сетълмент.
• Процедура за подаване на отчет за корпоративна карта.
• Информация за недопустимостта на разкриване на ПИН кода на трети страни.
• Срокът, в който служителят трябва да подаде предварителен отчет по корпоративна карта. В същия параграф е препоръчително да посочите документите, които ще потвърдят информацията.

Също:

• Кръгът на служителите, които имат право да получават корпоративни карти, се определя от заповедта на ръководителя.
• Сключвайте споразумения за отговорност със съответните служители.
• Служителите-картодържатели трябва да са запознати с процедурата за използване на карти за подпис.

Връщането и издаването на платежни инструменти се съхраняват в специална книга.

Характеристики на отражение

Отчитането на разплащателната сметка се поддържа в предприятието по сметката. 55. За него се открива подсметка 55.4.

Ако сметката има минимално салдо, препоръчително е да създадете подсметки от втория ред: "Минимално салдо" и "Ограничение на плащане".

Ако една организация е открила няколко акаунта (за всяка карта), тогава подсметка 55.4 се създава отна всеки от тях. Ако към една сметка се издават няколко карти на различни служители, които извършват плащания в рамките на общия лимит, необходимостта от поддържане на аналитични записи в контекста на притежателите се определя от предприятието самостоятелно.

В случаите, когато корпоративна карта е свързана с една разплащателна сметка, е препоръчително да създадете подсметка към акаунта. 51 или 52.

Счетоводство

Правилата за записване на транзакции са представени в таблицата за удобство:

db	cd	Дестинация	Потвърждение
55.4	51	Прехвърляне на сумата на лимита за плащане и минималния баланс (в рубли) от сметката на предприятието към картовата сметка (рубла)	Платежно нареждане, банково извлечение.
55.4	52	Прехвърляне на лимита за плащане и минималния баланс в чуждестранна валута от сметка в чуждестранна валута към корпоративна.	Документ за плащане, банково извлечение.
55.4	67, 66	Получаване на кредитни средства по картовата сметка на датата на еднократно кредитиране, ако е сключено подходящо споразумение с банковата структура	Банково нареждане, банково извлечение.
55.4	66	Получаване на кредитни средства към картатасметка в деня на плащане с кредитни средства на банкова организация при липса на собствени пари на дружеството, ако е подписан договор за овърдрафт с банката	Банково извлечение, заповед.
91.2	51, 52	Плащане на банкови такси за издаване, издаване, обслужване на карта	Банково извлечение, счетоводно извлечение.
91.2	66	Изчисляване на лихва по заем, предоставен от корпоративна карта	Банково извлечение, счетоводно извлечение.
66	51, 52	Превод на средства за погасяване на заем или лихва по заем, получен във връзка с използването на карта	Платежно нареждане (документ), банково извлечение.

За отразяване на попълването на корпоративна карта в "1C" се използва документът "Отписване от сметка". Намира се в секция "Банка и каса".

Отчитане на сетълменти

Има две опции за записване на транзакции: опростена и академична. Техните характеристики са показани в таблиците.

Опростен метод

db	cd	Дестинация	Потвърждение
71	55.4	Отражение на размера на работата, платена с картата,услуги, стоки, както и теглени пари в брой от картата в контекста на притежателите (отчитащи служители) на датата, посочена в банковото извлечение	Банково извлечение с приложение за декриптиране за корпоративни карти.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 и т.н.	71	Отражение на платени материали, работи, услуги, в съответствие с предварителния отчет, представен от служителя с приложени подкрепящи документи, към датата на отчета.	Фактури, билети, разписки, чекове, оригинални фишове, чекове на банкомат и др.

Академична версия

db	cd	Дестинация	Потвърждение
10, 20, 26, 44 и т.н.	71	Отражение на материали, работи, услуги, платени с корпоративна карта, в съответствие с отчета с придружаваща документация към датата на подаването му	Билети, разписки, оригинални фишове, терминални разписки и др.
71	57	Отражение на транзакция, извършена с карта, но неотчетена в банкова сметка	Счетоводна справка.
57	55.4	Отражение на сумата на платени стоки, работи, услуги, изтеглени пари в брой от картата, в контекста на отговорни лица в деня, в който те са отразени в банково извлечение	Екстрактбанка с декриптиране с карти.

Ако датата на отчета по корпоративната карта съвпада с деня, в който транзакцията е отразена в банковото извлечение, транзакциите се извършват съгласно първия вариант.

Освен това и за двата варианта трябва да се вземе предвид размерът на щетите:

db	cd	Дестинация	Потвърждение
73.2	55.4	Отражение на размера на материалните щети, причинени от непредоставянето на оправдателни документи от служителя или във връзка с използването на картови средства за лични нужди	Банково извлечение, счетоводно извлечение.
50, 70	73.2	Обезщетение за вреда от служител чрез касата на предприятието или чрез приспадане от печалбата	Счетоводно извлечение, разписка.

Отчет за корпоративна карта: пример

Служителят, получил средствата за отчета, трябва да предостави документ, който описва всички направени разходи. Към него са приложени подкрепящи документи. Съответните инструкции се установяват по реда, одобрен от Централната банка.

Заповед на Държавния комитет по статистика от 2001 г. утвърди стандартния формуляр на отчета AO-1.

Във формуляра обаче няма редове, в които да отразявате транзакции по корпоративни карти. Има два начина да коригирате ситуацията:

• Допълнете стандартния формуляр. Както е установено в заповедта, организациятаима право да добавя допълнителни редове към унифицираната форма.
• Разработете сами форма. Единните формуляри от 01.01.2013 г. не се считат за задължителни за предприятията. Съответната разпоредба следва от Федерален закон № 402.

Нека разгледаме пример. На служителя е издадена корпоративна карта на Сбербанк, на която са налични 50 хиляди рубли. Той беше инструктиран да закупи многофункционално устройство, чиято цена е 110 хиляди рубли. В съответствие с платежното нареждане на картата бяха преведени 65 хиляди рубли. След закупуването на устройството балансът се оказа 5000 рубли.

Счетоводителят на предприятието допълва стандартния формуляр на отчета с няколко реда. На първо място се предоставят колони, които отразяват сумите на средствата към датата на използване на картата:

• "Салдо на картата". Този ред се попълва, ако служителят не е предал платежния инструмент.
• "Карта за издаване …". Този ред съдържа информация дали платежният инструмент е бил издаден преди изпълнението на задачата.

Салдото по картата се признава за равно на 0 при условията на примера, тъй като картата е издадена на служителя преди изпълнението на заданието. Редът "Издадена карта" показва нейния номер и наличната сума.

За да се отрази попълването на средства, колоната "Платежно нареждане" е добавена към отчета. Датата, номерът на документа са посочени тук.

Редът "Общо" трябва да съдържа сумата на салдото по издадената карта и сумата на допълнителния превод. Съгласно условията на примера, общото е 115хиляда рубли

На обратната страна на отчета трябва да бъдат изброени документите, с които служителят потвърждава направените разходи. Служителят трябва да посочи датата на разхода и сумата.

Теглене на пари

При разработване на формуляр за отчет е необходимо да се предвиди ситуация, при която служителят няма да може да плаща услуги или стоки по банков път. Съответно, служителят ще трябва да осребри необходимата сума.

За отразяване на такива транзакции се добавят следните редове:

• "Изтеглено от карта".
• "Изразходвани пари в брой".
• "Добавено към картата чрез терминал".
• "Салдо в брой".

Всички транзакции със средства са отразени в предната част на отчета.

Разписка за получаване на документа

Отчетният служител трябва да подаде отчет на счетоводител или ръководител на предприятието. След това документът се проверява, след което се одобрява от директора на организацията.

Стоки, услуги, закупени от служител, се кредитират. Служителят получава разписка за приемане на отчета - долната част на формуляра. Ако не е предоставена във формата, разработена от предприятието, разписката се съставя в произволна форма.

Одобрение на формуляра

Съгласно общите правила ръководителят трябва да одобри формуляра, разработен от предприятието самостоятелно. Такова изискване е установено във Федерален закон № 402. Същото изискване се прилага, ако организацията използва унифицирана форма.

Обикновено мостриобразци на първични документи са дадени в приложенията към заповедта за утвърждаване на счетоводната политика.

Отваряне на акаунт

За да създадете акаунт с корпоративни карти, компанията първо ще се нуждае от документите, необходими за откриване на обикновен акаунт. Освен това трябва да напишете заявление, чийто формуляр е предоставен от банката. Пише се за всеки служител-картодържател. Приложени са и документи, с които се идентифицират съответните служители. Това по-специално се отнася за паспорт, както и документи, потвърждаващи трудовите отношения с предприятието (копие от договора). Банката може да поиска други документи, ако е необходимо.