Как да зашиете книга (парична или доходна) със собствените си ръце

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Правилната организация на съхранението на счетоводната документация е гаранция за липсата на глоби за нарушаване на дисциплината. Неподкрепените листове с важни документи позволяват манипулации с документи, тоест фалшификации и подмяна. Поради това работодателят е длъжен да подреди документите в края на отчетния период, тоест да помисли как да подкрепи книгата.

Правила за документооборота

Освен общите насоки, посочени в инструкциите за работа с документи, няма определени указания за телбод на документи. Данъчните служители изискват финансовите документи да бъдат защитени от възможността за загуба и фалшификация. Няма такива изисквания за документи като баланси и дневници за поръчки, тъй като те всъщност са второстепенни.

Но основната документация трябва да бъде подвързана. Не забравяйте да флашнете касовата книга и книгата за приходите. Но как да подвържем книга, ако законът не предписва правилата?

Касовата книга се счита за важен инструмент в областта на счетоводството на паричните потоци, така че трябва да се поддържа в рамките на строга дисциплина. Касовата книга се съставя в един екземпляр и трябва да бъде във всички предприятия, както и в отделнипредприемачи, ако работят с пари в брой.

Общи въпроси относно воденето на касова книга

Ако фирмата има няколко подразделения, тогава оригиналните касови книги се съхраняват на мястото на работа с пари в брой. На централния офис се предоставят само копия от първични документи. Можете да поддържате касова книга:

• в счетоводната програма;
• в унифициран формуляр по електронен път или на ръка.

Съгласно правилата на касовата дисциплина, книгата се води постепенно през цялата година. Номерата на поръчките започват от един всяка година. Използва се непрекъснато номериране. Отговорникът трябва да разпечата листовете в два екземпляра - за отчет на касата и за касовата книга. Всеки лист трябва да бъде номериран.

Ако касата се води в счетоводна програма, тогава тези действия не са трудни. Програмата автоматично поставя номерация на страници, присвоява номера на документите по ред и отпечатва готов лист по унифицирана форма. В програмата се формира заглавната страница на книгата, която трябва да съдържа необходимите атрибути:

• OKPO company;
• име на фирма или пълно име IP;
• период от време;
• име на подразделението, ако е налично.

За какъв период да зашиете касовата книга

Мисляйки как да зашиете касовата книга за годината, първо трябва да решите дали има нужда да зададете такъв период от време. В зависимост от размера на оборота, касовата книга може да се телбоде заразлични периоди:

1. Месечно.
2. На тримесечие.
3. Веднъж годишно.

Това се дължи на удобството на работа, тъй като няма смисъл да слагате всичко в един тежък том, ако има много операции. Огромната дебелина ще превърне действието „как да шиете книга със собствените си ръце“в упорита работа. Тънкостите на работата с документацията трябва да бъдат посочени в счетоводната политика на организацията и в заповедите за установяване на касова дисциплина.

Ако организацията е приела не година, а месец или тримесечие за период от време, тогава номерирането на страниците в касовата книга трябва да започне от самото начало на датата на отчета. Това правило не важи за номерирането на касови ордери.

Как да шиете всичко сами?

Категорично е забранено закрепването на книгата с лепило, тиксо или скоби, разрешени са само конци. Как да зашиете правилно касова книга, ако се поддържа в счетоводна програма? Необходимо е ежедневно да се разпечатват фиш-лист и отчет на касата. Листовете за вмъкване съставляват касовата книга, но те трябва да бъдат зашити заедно в края на отчетния период.

Необходимо е да сгънете всички листове по ред, да прикачите правилно оформено заглавие отгоре и да вземете:

• igloo;
• шило;
• перфоратор.

Кой инструмент да използвате зависи от дебелината на снопа, който се закрепва. Конците се използват тежко. Ако не са достатъчно здрави, книгата може да се разпадне.

Колко дупки са ви необходими?

Има различни мнения за това колко дупки да направите в една книга. По принцип, ако неувереност, че брошурата ще бъде надеждна, можете да пробиете 5 дупки. Но не е забранено да се правят 3 дупки. Много организации се справят с две дупки, направени с перфоратор. Този дизайн обаче улеснява подмяната на листовете в книгата, така че не среща ентусиазъм от рецензентите.

И така, листовете трябва да бъдат сгънати на равномерна купчина, така че книгата да има подреден вид. От лявата страна се правят дупки строго вертикално. След това два пъти се изтегля конец или канап в дупките, така че върховете да са от грешната страна. Пример за това как да шиете касова книга може да се види на снимката по-горе. Краищата на нишките се завързват със здрав възел няколко пъти, така че всичко да се държи здраво.

Как да закопчавам това, което е ушито

В програмата Word или друг еквивалент се създава стикер от грешната страна на книгата. Съдържанието на стикера трябва да бъде както следва: „в пакета номерирани, завързани, подписани и подпечатани _ листа“. Редът по-долу предписва препис от длъжността и подпис на упълномощеното лице и главния счетоводител.

Стикерът не трябва да е твърде голям или малък. Размерът му трябва да е достатъчен, за да затвори възлите и част от нишките. Краищата на нишките стърчат малко изпод стикера. Препоръчително е да използвате добро лепило за канцеларски материали, така че да е трудно да смените етикета. След като броят на листите и подписът на упълномощено лице са поставени върху стикера, отгоре се поставя печат, така че част от щампата да е върху книгата и върху стикера.

Как да шиете касова книга, ако не е такапровежда в счетоводна програма? Процедурата ще бъде същата, само че ще трябва да номерирате всеки лист на ръка и да попълните заглавието. Когато трябва да шиете отчет на касата, трябва да запомните, че не само листът с оборотите на касата е номериран, но и всички поръчки с приложения.

Ако книгата се съхранява на ръка

Ако касовата книга се поддържа без помощта на компютър, тогава се купува стандартен дневник за тези цели. Въпросът как да зашиете книга, попълнена ръчно, не възниква, тъй като списанието вече е зашито. Всички листове са номерирани и запечатани в началото на книгата. Вътре в дневника има фиш и отчет на касата хоризонтално. Преди започване на записването, касиерският отчет се откъсва, а вписванията в него се дублират от фиш за копие. Разбира се, отчетът на касата ще трябва да бъде изпратен от вас.

В случай на висока трудоемкост на процеса на подвързване на книги, можете да използвате услуги за печат. Картонени и твърди корици ще дадат допълнителна сигурност на касовата книга. Освен това няма да е възможно да изрежете подвързията, за да подмените чаршафите. Рискът от подмяна на листа не може да бъде изключен, когато книгата е самоподвързваща се. В крайна сметка конците могат да бъдат издърпани и сгънати отново.

Трябва ли да телбодя с електронно управление на документи

Напоследък организациите започнаха активно да преминават към електронно управление на документи, за да намалят хартиената работа. Има редица предимства в електронното управление на документи:

• няма нужда да носите документи за подпис;
• нетрябва да харчите пари за много хартия и тонер;
• не се нуждаят от доставка на документи.

Но това повдига въпроса за спазването на касовата дисциплина. Как да зашиете книга, ако се използва цифров подпис? Касовата книга, произведена в системата за електронни обороти, не се отпечатва или телбод. Има технически средства, чрез които книгата е защитена от смущения и цифрово подписана.

Специално за самостоятелно заети лица

Индивидуалните предприемачи, използващи опростената данъчна система, са длъжни да водят книга за приходите и разходите. Този счетоводен формат се използва за изчисляване на данъчната основа. По закон на предприемачите е забранено да променят данните в книгата, тъй като това може да доведе до изкривяване на данъчната облагаема сума.

Законът ясно регламентира как правилно да се зашива книгата за приходи и разходи. Има специална заповед на Министерството на финансите, която одобрява формите на счетоводство и отчетност за индивидуални предприемачи, работещи по опростена система и патент. В заповедта е посочено, че книгата за приходите и разходите трябва да бъде завързана, номерирана, подписана и подпечатана, ако има такава.

Книгата може да бъде ръкописна или електронна. Има и възможност да се запази в счетоводната програма. Ако книгата се води електронно, то в края на годината се разпечатва. Всички листове са номерирани и подредени спретнато.и зашити заедно. Заглавната страница трябва да е първа.

Заслужава да се отбележи, че празните страници на книгата също трябва да бъдат отпечатани и закрепени с телбод в общ ред. Дори ако организация или индивидуални предприемачи предадат нулеви салда и не извършват дейности, те все още трябва да отпечатат и телбодят книгата. Формулярът трябва да бъде запечатан и подписан от ръководителя (предприемача) на последния лист. За да направите това, използвайте стикер, съдържащ същите данни за броя на листовете като в касовата книга.

Формуляр за регистрация на патент

Ако предприемачите използват патентната система, той трябва само да води книга за приходите. Тази форма на счетоводство се използва само за отразяване на приходи от патенти към момента на тяхното получаване. Въпросът как да шиете книга за доходи може да бъде избегнат, ако знаете принципите на зашиване на предварително проучени документи. Редът не е по-различен. Книгата може да се поддържа и в електронен или ръкописен вид през цялата година. Тя трябва:

• номериран;
• бод;
• подписано и подпечатано от главата.

Ако индивидуален предприемач, освен патентна дейност, има и други области на работа, тогава успоредно с това той трябва да води книга за приходите и разходите. Той ще отразява всички транзакции, с изключение на приходите от патенти.