Изплащане на пътни надбавки: какво трябва да знаете за това?

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Плащането на пътни разходи е не само възможност за пътуване за сметка на компанията, но и отговорност, която налага редица ограничения върху свободата на движение от страна на служителя. Някои смятат, че безплатно пътуване и минимум работа са нещо, към което трябва да се стремим, когато работодател възлага отговорност за задачи извън града или страната. Колко готино: можете да се отпуснете и да се отегчите малко по време на конференции. Не всичко обаче е както изглеждаше на пръв поглед.

Какво може да се счита за бизнес пътуване?

Съгласно член 167 от Кодекса на труда на Руската федерация, командировката е пътуване за определен период за сметка на работодателя за изпълнение на служебни задължения извън "стените" на офиса. Предпоставка е преминаването на границата на страната, тоест пътуването до друг град не е командировка. В този случай дните на заминаване и пристигане се вземат предвид като задължителни за включване в този период на пътуване. Служителят остава софис, но графикът за работа извън страната не се определя от изпращащата фирма.

Разрешено е също да се считат за командировка в изключителни случаи онези пътувания, които изискват пътуване до съседен град. Това правило важи за тези позиции, които не включват постоянни нужди за преминаване на границата, например таксиметров шофьор. Той може да пътува извън града всеки ден, но времето, прекарано в пътя до там, не се счита за командировка. По-различна е ситуацията със служителите, които заемат работни места в офиси и понякога се налага да пътуват до друг град, за да подобрят уменията си и да преминат курсове. Всички разходи се поемат от работодателя, тъй като това е в неговата компетентност и правото на служителя да откаже тестване и обучение се запазва.

Допълнителни разлики при пътуване

Пътуването в чужбина включва някои изключения от правилата. Те са свързани основно с времеви и времеви разходи. Да предположим, че служител е изпратен в друга държава, където трябва да остане една седмица, за да има време да посети изложба или да се запознае с новите продукти на доставчик. Полетът се забавя и служителят е принуден да остане в друга държава със собствените си пари:

• Плати за хотелска стая.
• Яжте.
• Използвайте транспорт в рамките на страната/града.
• Имайте необходимите консумативи за грижи и хигиена.

Всички разходи трябва да бъдат подкрепени с чекове и разписки, така че по-късно, след връщане на работа, да се засили материалната подкрепа завъзстановяване. Ако говорим за пътуване до друг град, тогава надбавката за пътуване се изплаща само частично - транспорт и храна.

За какво точно плаща фирмата?

Дружеството поема всички пътни разходи на един или група служители. Цената включва не само пътуване, настаняване, билети и посещения на определени музеи или изложби. Надбавката за пътуване включва и задължителни плащания:

• Здравно осигуряване.
• Лична застраховка.
• Плащане за багаж и неговата застраховка.
• Декларация за претендираната сума.
• Застрахователни премии за коли под наем (ако служителят няма лични или фирмени превозни средства).

Уикендите също се вземат предвид, тъй като лицето е принудено да бъде на работа извън работно време във връзка със заповед за напускане. Заплащането за командировки през почивните дни се изчислява отделно и се отразява във финансовите отчети като еднократни или дневни разходи. Това е необходимо, за да може човек да яде нещо и да се движи. Останалата част от излишъка (ходене в театри, музеи, кафенета, ресторанти, пазаруване) служителят осигурява сам.

Процедура за плащане на надбавка за пътуване: кога се издават и връщат парите?

Първо трябва да се издаде заповед на служител, който по мнението на началниците е компетентен по въпроси, които трябва да се решават в чужбина. Това трябва да са длъжностни лица, които изпълняват определени задължения и отговарят на критериите за подбор за длъжността. С други думи, ако служителят не познава чужденецезик, властите са длъжни да му платят преводач, ако е необходимо за водене на преговори с канещата фирма. След преглед на поръчката служителят я подписва и получава аванс за поръчка на билети и наемане на хотел не по-късно от 24 часа преди заминаването.

Важно! Авансът трябва да бъде 50% от сумата, определена за пътуването. То трябва да покрива всички разходи, които са предвидени по време на престоя в чужбина. Плащането на дневните пътни разходи не се отнася за клетъчни комуникации и мобилен интернет трафик.

Оставащата половина от сумата ще бъде използвана за преизчисляване на останалите разходи, които ще се считат за непредвидени или допълнителни. Служителят предоставя чекове за тях и само при пристигането си у дома може да разчита на обезщетение за загуби. Например беше осигурен шофьор, който осигурява транспорт. За него се отделя отделна надбавка за пътуване за ремонт на машината, подмяна на части, консумативи и зареждане с гориво. Друг служител не може да иска възстановяване на транспортни разходи, тъй като е осигурен трансфер и личен шофьор.

Друг случай, ако билетите са били поръчани, но полетът е закъснял. Работникът бил спешно извикан и трябвало да закупи билети за автобус със собствени пари. След това разходите се възстановяват. Когато изобщо няма пари, компанията ги изпраща до сметката на получателя по най-бързия и удобен начин.

Кога е от полза за пътника?

Пътуването по работа не винаги е свързано с лични разходи. Имаслучаи, в които изпращащата страна възстановява разходите за храна, а служителят остава "на черно". Това важи за моментите, когато домакинът плаща всички разходи за храна в хотела, в който е отседнал лицето, или изразходвани от лични пари (гостът пристига в къщата/апартамента). В същото време 50% от предоставените разходи за храна на гражданина му се връщат без да е необходимо да представя касови бележки за покупка на храна или приготвена храна в ресторанти и кафенета.

Това е предвидено от закона и се дължи на факта, че човек има право да откаже храна, която е нежелана за него по здравословни причини. Следователно той може да си купи нещо според вкуса и нуждите си, но заплащането на дните за пътуване ще се извършва по предвидения от закона начин. Понякога разходите могат да бъдат възстановени по взаимно съгласие на служителя и шефа.

Изплащане на пътни надбавки: пътуване и комуникации през уикендите

Ако човек е принуден да извършва работни дейности през почивните дни, например сключване на договори или тяхното подписване, тогава мобилните комуникации трябва да бъдат платени. Такива непредвидени, но очаквани разходи могат да бъдат частично или изцяло възстановени по общо съгласие. На практика често се случва командировка в чужбина да включва не само различна часова зона, но и дни от седмицата или сезони.

1. Ако служител е изпратен в САЩ, където неделята се счита за работен ден, тогава разходите за деня ще бъдат възстановени в 100% размер. Въпреки това, недоверието трябва да се пренебрегне, защото това също трябва да се докаже.
2. Ако пътникът е на път за Южна Африка, тогава сезонността и смяната на сезоните също се вземат предвид. Например, „от зима до пролет“да летиш с куфари със зимни дрехи е допълнително натоварване от сменяемо бельо за топлия сезон. Плащането за съхранение на багаж се разделя наполовина, ако страните се споразумеят: служителят не взема много неща - мениджърът плаща, има излишък по вина на служителя - цената на това.

Същото се случва и в други случаи, когато има разногласия и спорни въпроси относно разходите. Понякога плащането на дните за пътуване предполага извънредното му настъпване по вина на фирмата, но този факт също трябва да се докаже на служителя. Важно е да се вземат предвид някои други обстоятелства, които влияят на разделянето на задълженията.

Заплати

Трябва ли шефът да плаща заплати, докато служителят е в чужбина? Това е спорен въпрос, тъй като служителят вече извършва дейността си, като получава удръжки. От друга страна, той прекарва свободното си време, което би могъл да прекара със семейството си или на почивка от работа. И вместо това е принуден да работи през уикендите, но само за сметка на удръжките за пътуването.

Тъй като надбавката за пътуване през уикенда е само частична, вие трябва да плащате човекочасовете на служителя, като оценявате приноса му за развитието на компанията по основната ставка според подписания трудов договор. Заплатата не трябва да засяга допълнителни пътувания, ако това е в най-добрия интерес на компанията, ичовек е длъжен да изпълнява правомощията си. Но мотивът може да е огледална ситуация, когато извънредният труд в командировка може да повлияе на размера на еднократната сума. Това означава, че дневните пари, съгласно част 1 на чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, се добавят към размера на заплатата.

Какво влияе на дневните надбавки в различните организационни структури?

Плащането на дневната пътна надбавка не зависи от държавата и мястото на пребиваване на лицето. Съгласно решение на Върховния съд № CAS 05-151 от 26.04.2015 г. дневните се покриват изцяло до заминаване. Ако са били надвишени, тогава те трябва да бъдат възстановени от ръководството. Това са "джобни разходи", необходими за извършване на работа извън постоянното място на работа във връзка с работни моменти или служебни задължения. Заслужава да се отбележи, че парите се изплащат от общия бюджет, който формира държавния фонд.

Ако служител принадлежи към бюджетна организация, тогава той има отделен фонд, от който идват парите за такива разходи. Говорим за Министерството на вътрешните работи - социалните и медицинските аспекти на тази организация са изцяло осигурени от държавата, нямащи нищо общо със осигурителните фондове и осигуряване на граждани, работещи на неправителствени позиции.

Тук плащането на пътните разходи в бюджетните институции зависи изцяло от държавния тип управление и доставка на единици. Когато става въпрос за военна служба, удръжките са малко по-високи, отколкото в недържавни структури или частни бизнес фирми. „Тъй като задължението и задачата за служителя е задача на държавата, тогава и разходитестраната плаща."

Пътни такси

За текущия отчетен период се прилага следният закон: няма минимални и максимални ограничения за организациите, тоест всяка компания може да определи свой лимит за плащане, за да осигури служител за един ден извън работното място. Въпреки това, ако той си тръгне за няколко часа, тогава дневните пари се изплащат изцяло, тъй като това не е полза, а покритие на разходите.

Малките предприятия се опитват да се ограничат до дневна надбавка от 700 рубли, тъй като сумата не се облага с данък в съответствие с параграф 3 на чл. 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Данък върху доходите на физическите лица ще трябва да бъде удържан от сумата, която представлява разликата над установения минимум.

Важно! Ако служител е изпратен в чужбина, освободеният от данъци лимит е 2500 рубли. Плащането на пътните разходи в бюджетна институция се извършва по абсолютно същия начин.

Пример за изчисляване на удръжки от ежедневни плащания

Да предположим, че г-н Петров е отишъл в командировка за 5 дни, от които 2 дни са в уикенда. Той има право на 1000 рубли за всеки ден, прекаран в друг град, според решението на властите. От тези 5000 рубли сумата, равна на 5700=3500 рубли, не се облага с данък. Останалите хиляда и половина подлежат на данъчно облагане и плащане на застрахователни премии.

При пътуване в чужбина за същите 5 дни човек получава 3000 рубли на ден. От 15 000 рубли остава сумата от 2 500 рубли, която се облага с данък върху доходите на физическите лица ивноски. В този случай във всеки случай не се изисква представяне на чекове и разписки.

Какви документи трябва да бъдат представени?

Веднага си струва да започнете с транспорта - ако пътувате с личен автомобил, счетоводството издава товарителница, където се издават чекове и квитанции за плащане на гориво и други консумативи. Билетите за самолети, влакове и автобуси трябва да се съхраняват, докато се върнете у дома. Паспорт с маркировка за преминаване на границата също трябва да бъде фотокопиран за прикрепване към товарителницата. За градски пътувания в рамките на страната трябва да издавате отчети за назначението - това е лист, който отразява служебния списък със задължения.

Ако хотелът е резервиран лично от служител, тогава трябва да разберете предварително дали има формуляр № 3-G за издаване на гостите. В противен случай настаняването ще бъде за сметка на служителя, тъй като KKM не е необходим на такива организации. При издаване на бележка (за бюджетни организации) трябва допълнително да прикачите билети с датата на заминаване и пристигане. Изплащането на пътни надбавки през почивните дни може да бъде принудително, ако се състави местен акт и се подпише заповед по формуляр Т-9. Тези документи имат предимство пред законите, които ръководят счетоводителите. Те първо трябва да бъдат взети предвид, за да не се надплащат компенсации за пътуване.

Основната разлика между бюджетните и частните предприятия е задължителното осигуряване на служител, който е "по вина" на ръководството извън страната. Важно е да направите всичко, така че служителят да може навреме и внимателноизпълнява всички задачи на компанията. Частните фирми рядко се интересуват от подобни плащания, тъй като винаги има допълнителна документация за попълване и приспадане на данъци. Затова проверете предварително всичко, което ще бъде издадено и подписано на ваше име. Също така разберете кои организации извън града или държавата издават съответните документи. Понякога е доста трудно да получите билет в градския транспорт, за да докажете факта на пътуване по служебен път.