Видове срещи: протокол, структура и съдържание

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Немислимо е да си представим работата на която и да е организация без бизнес комуникации. Правилно изградената комуникация между служителите ви позволява гладко и бързо да решавате задачите.

В организациите има много видове срещи и всяка от тях има свои собствени характеристики и задачи. Познаването на такива нюанси ще помогне за улесняване на обсъждането на бизнес въпроси. Тази статия ще ви разкаже за видовете срещи, ще ви помогне да разберете защо се провеждат и как се записват в работата в офиса.

Цели на бизнес срещи

Основната цел на провеждането на всякакъв вид срещи и срещи е да се разработят конкретни конструктивни решения на належащи проблеми и да се обмислят неотложни бизнес въпроси. Също така по време на колективната среща служителите имат възможност да споделят мнения, идеи или да направят предложение за най-доброто решение на проблемите с висшите мениджъри.

Всички видове бизнес срещи ви позволяват да видите цялостна картина на ситуацията в организацията, да определите нейните силни и слаби страни. Трябва да се отбележи, че при участие в този форматбизнес комуникациите е бърза адаптация на нови служители на компанията или предприятието.

Задачи

Могат да се разграничат следните задачи от всички видове срещи:

• решаване на текущи проблеми и проблеми;
• интегриране на дейностите на отделите в съответствие със стратегическата цел на компанията;
• оценка на компанията и нейните отделни структурни подразделения;
• поддържане и развитие на фирмена политика.

За да разберете в какъв формат да проведете подобно бизнес събитие, трябва да решите коя от горните задачи ще отговаря на него и след това да разберете към коя класификация ще принадлежи.

Видове и класификация

Срещата, като вид бизнес комуникация, може да има различна форма на провеждане, което определя нейния предмет и списъка на присъстващите длъжностни лица.

Основната класификация на срещите трябва да бъде подчертана:

1. Регион на собственост. Тук можем да разграничим такива видове срещи като административни (които предвиждат обсъждане на проблемни въпроси), научни (семинари и конференции, чиято цел е обсъждане на актуални научни въпроси), политически (предоставящи среща на членове на всяка политическа партии и движения) и смесени типове.
2. Скала. Тук се отличават международните, където се включват специалисти от други държави или чуждестранни партньори, национални, регионални, както и градски.
3. Регулярност. Във всеки формат на среща може да имапостоянен или периодичен.
4. Според местоположението - местно или пътуващо.

И също така всички видове срещи могат да бъдат разделени по следния начин:

1. Поучителен, предвиждащ директивен формат на поведение, при който висшият лидер предава информация директно на своите подчинени, която след това се разминава и се предава по вертикалата на властта. Най-често в хода на подобно бизнес общуване се чуват заповеди на главния изпълнителен директор, които могат значително да повлияят на хода на предприятието, а това също могат да бъдат норми на поведение или важни нововъведения.
2. Оперативен (контролни стаи). Целта на този вид среща е да се получи информация за състоянието на нещата в организация или предприятие. Потокът от информация в този случай се насочва от подчинени към ръководителите на отдели или генералния директор. Основно на оперативните срещи се разглеждат въпроси по изпълнението на пътни карти, планирани дейности, стратегически и оперативни планове. Важна разлика между оперативната (диспечерската) среща и всички останали е, че те се провеждат редовно и имат фиксиран списък с участници. Също така си струва да се отбележи, че по време на срещата може да няма дневен ред.
3. Проблемно. Такава среща се свиква в случай на спешна необходимост да се вземе решение за изпълнение на задачи за кратко време или за решаване на глобален проблем за предприятието.

В допълнение към всичко по-горе, може отделно да се откроят един от най-популярните видове производствосрещи - планиране. По правило такова събитие се провежда ежедневно или веднъж седмично, на което присъстват ръководителят на отдела и преките изпълнители, които получават задачи за деня и обсъждат хода на изпълнението им.

Темата на срещата на персонала на предприятието на срещата може да бъде всякакъв вид въпроси, които възникват в хода на предприятието, а ходът на дискусията може да бъде посветен на промените във външната среда в която конкретна организация оперира.

Организиране на среща

Всяка среща, независимо от нейния формат, изисква внимателна подготовка за нея, тъй като нейната ефективност зависи от този момент. Първоначално трябва да определите следните точки:

• цел;
• обсъдени проблеми;
• задаване на задачи за персонала (въз основа на функционалност и подчиненост);
• стъпки за изпълнение на задачи.

Днес повечето срещи се провеждат по много посредствен начин, поради което смисълът им се губи, а възложените задачи могат да се изпълняват лошо. Ето защо е изключително важно да се обмисли целия ход на подобни бизнес срещи и да се изгради работна дискусия по такъв начин, че не просто да отнема време, а да има обратна връзка от екипа.

Срещи

Трябва да се отбележи, че големите фирми и организации, които се стремят да спечелят определен пазарен дял и да развият своята компания с цел да правят големи печалби, правят голям залогда обсъждаме важни въпроси именно чрез срещи. От практиката на успешните мениджъри можете да формирате следния набор от правила как да се подготвите за среща:

Първо се определя списъкът с участници. Трябва да е ясно кой да покани на срещата и каква роля ще играе на нея. Често се случва поканените да не разбират въпроса и да бъдат поканени "за всеки случай", но в този момент биха могли да си свършат служебните задължения и да не губят време.

Важно е да подготвите дневен ред. Ако срещата е насрочена, тогава предварително се разработва дневен ред, в който се посочват въпросите за обсъждане, а също така се определят основните оратори. Важно е да запомните, че този документ трябва да бъде изпратен на отговорните за подготовката на информацията и на тези, които ще присъстват, за да могат всички участници да изготвят доклади, предложения и допълнителни въпроси. Ако е необходимо, дневният ред може да бъде коригиран.

Основните и стратегически въпроси трябва да бъдат поставени на преден план на срещата. Говорителите на такива въпроси задължително трябва да бъдат лица (ръководители на отдели, секции, цехове), които са лично отговорни за изпълнението на всякакви стратегически дейности на компанията.

Важни точки

Важно е да запомните, че всяка среща има два основни етапа - подготовка за нея и същинското провеждане. Първият етап включва определяне на уместността на воденето на бизнеспосочват се сборник, задачи, основни и второстепенни цели, формира се списък с участници и лектори, изготвят се доклади, презентации и доклад по темата или предварително определен дневен ред. Вторият етап включва изпълнение на предварително планирания ход на срещата, изслушване на доклади и обсъждане на текущи и стратегически въпроси.

Ако по време на такава бизнес комуникация е необходимо да се реши какво и на кого да се направи от служителите, тогава можем да отделим третия етап - вземане на решения. По правило решенията се вземат от председателя, който ръководи събранието, по негова преценка или чрез обсъждане или колективно гласуване.

Примерен план за среща

С ясен план пред себе си всеки мениджър може да проведе среща ефективно и ефективно, което ще ви позволи да получите обратна връзка от персонала и да му поставите правилните задачи. Този план може да включва следното:

• поздравителна реч;
• слушане на отчети и обобщаване за определен период от време (тримесечие, седмица, полугодина, месец);
• покритие на текущи проблеми, свързани с фирмата;
• изслушване на предложения за отстраняване на неизправности (мозъчна атака);
• оценка на предложените варианти и обсъждане на тяхното изпълнение;
• натрупване на опции;
• гласуване за приемане на една или друга опция;
• определяне на границите по време на решаване на проблеми (определяне кой е отговорен, време, методи и методи).

Запис

Голяманякои видове срещи трябва да бъдат фиксирани на хартия (документ), което се нарича протокол. Поддържането на този вид документация ви позволява да легитимирате взетите решения. Освен това, благодарение на протокола, винаги можете да проследявате напредъка на изпълнението на дейностите и в случай на неизпълнение на задачите да определите кой е отговорен за това.

Пункцията, като правило, се извършва от секретаря на лидера, който е председател на събранието. Тази функция обаче често може да се изпълнява и от други работници.

Функции и задачи на секретаря

Преди началото на бизнес срещите, секретарят трябва да е запознат със списъка на поканените и списъка на обсъжданите въпроси. Заслужава да се отбележи обаче, че ако срещата се провежда редовно, тогава този служител събира цялата документация (списъци, планове, дневен ред и т.н.) и помага на лидера да се подготви за срещата.

На първо време и ако е необходимо, секретарят може да поиска от явилите се лица да попълнят регистрационен лист, където ще бъдат посочени пълните им имена. и позиция. Това ще е необходимо при изготвянето на протокола. След това секретарят обявява дневния ред, което поставя началото на заседанието. Освен това, когато присъстващите започнат да обсъждат въпроси, секретарят записва хода на това събитие. В края на заседанието този служител подготвя готовия вариант на протокола, след което го подписва с председателя и изпраща всичко на замесените лица.

Изключително важно е секретарят, когато съставя, да плати дължимотовнимание на външния вид на протокола от заседанието. Тя трябва да включва заглавие, място, списък на присъстващите, обсъждани въпроси и взети решения.

Заключение

От горната информация става ясно, че провеждането на срещи в предприятията е изключително важно. Все пак винаги си струва да помним, че висококачествената подготовка за подобни събития носи повече от 50% от ключа към успеха при отразяване на информация, поставяне на цели и тяхното висококачествено изпълнение.