Съдържание и видове бизнес писма

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Бизнес писмото е едно от най-важните средства за комуникация в света на бизнеса между представители на различни организации. Характеризира се със строг, прецизен, официален стил.

Бизнес писмо

Сега, в ерата на Интернет, значението на бизнес кореспонденцията не е намаляло, а просто смени медиите - от хартиени на електронни - и става по-бърз. Ето защо е изключително важно всеки служител, търсещ работа, както и хора на ръководни позиции, да могат правилно да съставят различни видове бизнес писма.

Нещо повече, това отчасти го характеризира като професионалист, разширявайки възможностите му за кариера. Ето защо е толкова важно всеки човек, който не е безразличен към кариерата си, да знае правилата за водене на бизнес кореспонденция и да вземе предвид различните й видове. А съдържанието на бизнес писмата, както и тяхното качество, ще зависи от професионализма на кореспондента.

С помощта на бизнес кореспонденция въпросите се решават, представятискове, договори се обсъждат, ценности и документи се придружават.

Бизнес стил

Стилът на бизнес писмата трябва да е точен и да не позволява вариантно тълкуване на думите. Трябва да има строга официална субординация, дори ако това е писмо до приятел. Повтарянето (в ограничено количество) на лексикални печати е разрешено и дори приветствано. По правило различните видове бизнес писма обхващат няколко въпроса, ограничени до бизнес теми. Тонът е използван само неутрален, като не позволява лични оценки и неподходяща емоционалност.

Бизнес кореспонденцията винаги е официална, често се регистрира и записва.

Видове букви

Развитието на бизнеса, информационните технологии засягат бизнес писането и неговите видове, принуждавайки го да приема нови форми. Към днешна дата се разграничават следните типове писма:

1. Търговски и бизнес теми. С помощта на бизнеса решават икономически, организационни, правни въпроси. Обемът на тези съобщения е от няколко реда до няколко страници. Търговските решават проблемите с продажбата на услуги или стоки и доставки. Това са молби, оферти, оплаквания.
2. Писма, изискващи отговор (като молби, жалби, молби, оплаквания, предложения) и неизискващи (съдържат вече описани събития и факти - придружения, еквивалентни на разписки, потвърждения).
3. Има такива d



писма от смърч: редовни и кръгови - с един подател иняколко получатели от по-нисък ранг.

4. Кореспонденцията се счита за стандартна, която съдържа готови форми на документи, образци. Видовете бизнес писма, представени по този начин, се наричат регулирани. Ако подателят напише съобщение от себе си, то е нерегламентирано.
5. Когато едно писмо разкрива една тема, то се нарича едноаспектно, ако няколко - многоаспектно.
6. Отделно позиционирайте видовете бизнес писма, които отразяват индивидуална информация за адресата: поздравления, благодарности, съболезнования, препоръки, придружения.

Съдържание на бизнес писмо

1. Апел, предназначен да привлече внимание, интерес, да установи нивото на контакт. Обжалването може да бъде по длъжност, по фамилия, собствено и бащино име или обобщено.
2. Въведение в същността на писмото, изясняване на целта или причината за писмото, състоящо се от описание, връзка, благодарности, поздравления, искове и т.н.
3. Основната част (трябва да има бизнес кореспонденция). Видовете бизнес писма за различни цели съдържат основната информация, предложения, изисквания, покани, искания, поръчки. Той съдържа обосновки, строго хронологични изявления, анализ на проблема, структурирани печалби или възможни загуби.
4. Всички видове бизнес писма трябва да имат заключение, състоящо се от заключения, предложения, споразумения, откази, предупреждения. Например такива: напомняне, предлагане, питане, предупреждение.
5. Стандартни заключителни фрази,предназначени за създаване на по-нататъшно сътрудничество, срок, възможен отказ. Освен това окончателното обжалване е подчинено на системата от социални ценности и приоритети.

Препоръки за писане на писма

1. Писмото трябва да е грамотно и лесно за четене, да не се трупат думи и да се използват лексикални единици, чието точно значение не е известно.

2. Всички видове бизнес писма не трябва да са твърде големи, по-добре е да намалите и структурирате информацията колкото е възможно повече.

3. В процеса на четене адресатът трябва да изпитва уважение, индивидуалност на писмото, собственост върху темата, положително вливане на автора.

4. Важно е в процеса на писане да се установят споразумения относно времето, сроковете, условията за контакти и договорите. Това може да стане под формата на списък с опции или водещи въпроси.

5. Тактичен и професионален, доброжелателен тон на писмото със сигурност ще настрои получателя за положителен и бърз отговор.

Един от компонентите на успешния бизнес е спазването на правилата за бизнес кореспонденция, което съставлява поне 80% от цялата документация на организациите. Стриктното спазване на всички норми подчертава правната стойност на бизнес писмата и гарантира бързото постигане на търговските цели.