Организация на система за вътрешен контрол в организацията: създаване, цел, изисквания и анализ

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Собственикът на всеки икономически обект винаги се грижи за качеството на организацията на своята икономическа дейност. Всяко печелившо предприятие носи потенциална печалба за своя собственик. Кой компетентен предприемач не би се интересувал от условията на функциониране на собственото си потомство, което му носи толкова сериозен доход? Вероятно трябва да си глупак, за да оставиш всичко да си върви и да приемеш, че винаги ще бъде така, че работата в организацията ще протича по план и ще носи едни и същи положителни финансови резултати завинаги, без да се задълбочава и без да се намесва трудовия процес на вашите подчинени. Именно защото всеки бизнесмен в здрав ум и с обективно отношение към управлението на своята компания се страхува да не изгуби печалбите си и един ден да станев несъстоятелност, той въвежда система за вътрешен контрол на организацията. Какво е? Какво дава тази система? Как е организирано? И какви са целите? Първите неща на първо място.

Каква е системата за вътрешен контрол в една организация

Извадка от всеки образцов стопански субект е предприятие, което непрекъснато осъществява стопанската си дейност и изпълнява основното условие за съществуването си - реализира печалба, като редовно я увеличава. Собственикът на компанията винаги насочва всички усилия и инвестиции само към това, което прави организацията му още по-силна и по-мощна, разширявайки източниците на възвръщаемост под формата на доходи. Разбира се, всеки собственик иска компанията му да функционира безпроблемно. И той разбира, че за това трябва да предприемете подходящи действия. Тук възниква глобалната необходимост от организация на системата за вътрешен контрол на организацията. Тук ясно се вижда необходимостта от формиране в рамките на предприятието на такъв апарат за наблюдение и идентифициране на недостатъци в процеса на управление, който да сигнализира на собственика за евентуални нарушения и несъответствия. Какво трябва да бъде такова устройство?

Системата за вътрешен контрол в управлението на една организация е набор от методи за проследяване, наблюдение, проверка, оценка и анализ на всички процедури и бизнес процеси, протичащи в предприятието, които са пряко свързани с резултатите от икономическата дейност на дружеството като цяло. С други думи, това са специални служители, специфични методиизследвания, списък с аналитично оборудване и свързани технологии, които заедно дават много контролиращ ефект, който собственикът на бизнес иска да получи. Той се нуждае от такъв контрол, за да се предпази от нечестни подчинени или некачествено изпълнение на задълженията им, което в крайна сметка може да повлияе на финансовия резултат на предприятието като цяло. Но как е организиран този процес?

Организирането на система за вътрешен контрол в една компания е формиране на такава благоприятна основа за функционирането на регулаторните органи във връзка с техния достъп до техническо оборудване и цялата необходима информация на стопански субект, която може да предостави високо -контрол на качеството при наблюдение на работата на работниците и преките им задачи в съответствие с длъжностните им характеристики. Казано по-просто, създаването на контролен апарат в предприятието включва извършването от специализирани одитори на проверки във всички функционални области на компанията.

Голове

Компетентният бизнесмен никога не прави нищо безцелно, следователно той обмисля всеки детайл от своето действие, иновация, заповед или заповед, дадени чрез директора, и ги прилага в бизнес дейностите на своето предприятие, за да постигне конкретен резултат. Съответно същото е и с апарата за управление. Има четири основни цели на системата за вътрешен контрол в организацията, които насочват всеки собственик да избягвавъзникват проблеми:

1. Проверка на ефективността на икономическата дейност. Това предполага необходимостта от наблюдение и наблюдение на икономическите транзакции, извършвани в предприятието, за да се идентифицират възможните отклонения и да се потискат.
2. Сигурност на информацията. То включва организиране на прозрачното функциониране на счетоводния отдел за предоставяне на надеждно, обективно, пълно и навременно отчитане пред ръководството и висшите органи.
3. Потискане на кражби и незаконни действия на служители. Това се отнася до по-строг контрол върху възможни инциденти на пране на пари и измами от служители в предприятието.
4. Спазване на разпоредбите. Всяко държавно звено в апарата на персонала трябва стриктно да спазва вътрешния нормативен работен график.

Опитвайки се да защити себе си и плодовете от функционирането на своята компания под формата на приходи, собственикът й си поставя конкретни цели. Тези цели се постигат успешно благодарение на ефективната организация на системата за вътрешен контрол в организацията.

Структура

Механизмът на контрол във всяко предприятие се осъществява чрез йерархично подчинение на контролните органи. Във всеки обект има органи, отговорни за извършване на дейностите по мониторинг и проверка. Как изглежда пример за система за вътрешен контрол в една организация от гледна точка на структурно и йерархично подчинение?

Разбира сеМного зависи от формата на управление в предприятието. С малка фирма и персонал от трима-четирима, всичко е ясно, няма какво специално да се контролира, това се прави от прекия ръководител. Но в големите предприятия всичко е различно: колкото по-голяма е компанията, толкова по-подходящи мерки за вътрешен контрол трябва да бъдат разпределени в структурните й отдели. Например, организацията на вътрешния контрол в корпоративните системи се осъществява в контекста на няколко структурни блока:

• Първият блок е бордът на директорите, основният и непоклатим административен апарат, който се управлява и контролира централно.
• Вторият блок включва разклоняването на контрола от борда на директорите в два основни органа под формата на управленския апарат и одитния комитет.
• Трети блок - предвижда разделяне на контрола от управленския апарат към ръководителите на всички съществуващи в компанията отдели, които от своя страна контролират преките дейности на своите подчинени във всеки отдел.
• Четвърти блок - включва разпръскването на контролните отговорности на одитния комитет в звеното за управление на риска и звеното за вътрешен контрол.

Въз основа на блоковото структуриране на контролните органи във фирмата можем да заключим, че има две направления в корпоративните форми на управление: това са отделни структурни органи в рамките на предприятието и ръководители на отдели, които наблюдават своите подчинени. Често това е как организацията на системата от вътрешниконтрол в предприятието.

Структурата на надзора на финансовите институции изглежда малко по-различно. Системата за вътрешен контрол на кредитната институция предвижда шест основни източника за разпространение на съответните мерки на определени нива от йерархията:

• органи за управление на кредитна институция;
• глава и неговите заместници;
• главен счетоводител и неговият заместник;
• комисия за ревизия или одитор, събрани в едно;
• специални блокове за управление;
• други структурни подразделения на контролните органи на кредитната институция.

Прегледи

Класификацията на разновидностите на вътрешния надзор е доста многостранна поради големия брой характеристики на звеното. По този начин създаването на система за вътрешен контрол на организацията предвижда няколко клона в основните области.

По ред на изпълнение:

• административен;
• административен;
• финансови;
• технологичен;
• законен;
• счетоводство.

Според формата на подаване:

• действителен;
• компютър;
• документален филм.

Временно:

• предварителен;
• текущ;
• следващ.

По покритие:

• пълен и частичен;
• твърдо или селективно;
• сложен или тематичен.

Методи

В допълнение към изброените видове надзор, одиторските процедури, извършвани в предприятието, могат да се проявят в прилагането на различни методически подходи за проверка. Следователно, организацията на система за вътрешен контрол в предприятието включва използването на набор от три основни методологични области.

Общи методи:

• Одит - включва контрол на счетоводството и финансовото отчитане.
• Мониторинг - включва изучаване на коректността на процедурите, извършвани в конкретни области в конкретни отдели на предприятието.
• Ревизия - извършва се чрез манипулации за проверка с документацията.
• Анализ - изчислява конкретни икономически показатели и ги сравнява със стойностите на нормата.
• Тематична проверка - извършва се по темата за нещо конкретно, например проверка на каса и пари в брой.
• Официално разследване - възниква, когато се разкрие някакво неспазване на разпоредбите или нарушение на материално отговорно лице.

Документални контроли:

• Правна оценка - отнася се директно до правомощията на правния отдел в предприятието с дейности по проверка по отношение на договори и друга документация.
• Логически контрол - извършва се за проверка на рентабилността на текущите бизнес операции, отразена в съответните документи.
• Аритметична проверка - проявява се в специфично погрешно изчисление и сравнение на индикатори в документи с реалниданни.
• Насрещна проверка - включва повишаване на първичния за определен период и неговия анализ: това включва товарителници, данъчни фактури, корекции на данъчни фактури и други.
• Официална проверка - осигурява контрол върху наличието на задължителни документи, въз основа на които са извършени определени операции.
• Сравнителна проверка - разкрива неточности и несъответствия в цифрови, обобщени, еквивалентни данни.

Техники за действителен контрол:

• Опис - осигурява проверка от системата за вътрешен контрол на счетоводството в организацията на наличието и преизчисляването на такива имоти като дълготрайни активи, материални и нематериални активи, наличност, непарични средства по банкови сметки, и др.
• Експертиза - извършва се чрез привличане на експерт или специалист по персонал по специфичен проблем с определен фокус.
• Визуално наблюдение - включва наблюдение на служителя и неговата работна дейност отвън. Така например старши счетоводител може да наблюдава изпълнението на задълженията си от обикновен счетоводител.
• Измерване на контрола - характеризира се с внезапно решение да се провери за количествено или качествено възпроизвеждане на определена операция в предприятието, за да се сравни с нормата.
• Анализ на управленската информация - предопределя изучаването на заповеди, заповеди, постановления от вътрешен характер и проверка на резултатите от тяхното изпълнение.

Функции

Организацията на система за вътрешен надзор в организация от всякаква форма на собственост предвижда изпълнението на специфични функции от съответните органи. В крайна сметка всяка контролираща операция включва постигането на определен резултат. Глобалният резултат трябва да бъде непрекъснатата работа на предприятието с редовен и стабилен доход. И изглежда възможно да го постигнете само при изпълнение на набор от стратегически функции. Ето някои от тях:

• Мониторинг на бизнес дейностите на компанията и нейната външна среда - включва проследяване на пазарните тенденции, промените в нуждите на търсенето, както и конкурентни съоръжения и техните политики.
• Разработване на стратегически насоки на дейността на компанията - осигурява постигането на основната цел на компанията чрез тактически стъпки в оперативната и икономическата дейност.
• Създаване на система за оценка и управление на риска - регулаторните органи на всяко предприятие трябва да имат представа какви неблагоприятни фактори го заплашват в рамките на дейността му.
• Оценка на инвестиционни и капиталови инвестиционни проекти - вътрешният контрол трябва да извършва работа за оценка на производителността, рационалността и рентабилността на инвестираните от него проекти.

Преминавайки от общо към конкретно, можем да отделим текущите функции на системата за вътрешен счетоводен контрол в организацията като основни информационни данни за провеждане на висококачествени вътрешнифабрични проверки:

• изследване на текущите счетоводни системи;
• оценка на производителността и рентабилността на тези системи;
• финансов анализ и счетоводен контрол;
• мониторинг на методите за контрол;
• глобално съответствие;
• спазване на вътрешните разпоредби от служителите;
• оценка на нивото на надеждност на предоставените информационни данни;
• консултиране по счетоводство, данъци, правни въпроси;
• участие в директната автоматизация на счетоводството, управлението и данъчното счетоводство;
• Проверка на изпълнението на планираните индикатори.

Стъпки

Както всяка друга икономическа или процедурна процедура, провеждането на контролни мерки предвижда поетапна последователност на изпълнение на конкретни задачи. Ето основните етапи в организацията на системата за вътрешен контрол, с които този вид шествие се характеризира:

1. Започване на проверка. Всяко контролно действие се извършва или по нареждане на ръководството на компанията, или като планирано събитие. Проверката се извършва въз основа на заповед на директора или в планирания график на контролните процедури.
2. Контрол за планиране. Всяка проверка се предшества от установяване на някакво несъответствие във функционалността на предприятието или желанието на ръководителите да оценят състоянието на нещата в персонала и работата, която извършват. Следователно, преди процедурите за директен контролизвършва се планово обследване на района за проверка и разработване на тактически насоки при възпроизвеждане на предстоящи събития.
3. Директно потвърждение. На конкретен обект за определен период от време се вземат за разглеждане определени документи и се анализират бизнес транзакциите в тяхната връзка със свързани процеси на икономическа дейност в предприятието.
4. Подготовка на резултатите от теста. Въз основа на резултатите от всички операции по проверка, резултатите от контролинга подлежат на задължителна документация, за да се предоставят окончателни показатели на ръководството на компанията.
5. Извършване на съответната работа след проучване на резултатите от проверката. В хода на извършване на контролни операции се разкриват нарушения, извършени от материално отговорни лица, установяват се отклонения от нормите, наблюдават се случаи на небрежно отношение на някои служители към работата, водещи в известен смисъл до увреждане на икономиката на предприятието като цяло. Следователно подобни ситуационни прецеденти дават реакция от управленския апарат под формата на порицание, лишаване от бонуси или уволнение на небрежни подчинени. Освен това е задължително да се анализират получените данни и да се направят изводи относно евентуалната модернизация на трудовия процес, необходима на този етап, за да се повиши ефективността на компанията като цяло.

Анализ

Анализът на системата за вътрешен контрол в организацията е от немалко значение за поддържането на качеството и коректността на вътрешния одит напредприятие. Защо е толкова важно в съвременната бизнес система? Защото анализът и оценката на системата за вътрешен контрол на организацията е тласък за разработването на препоръки за нейното подобряване и модернизиране на бизнес процеса като цяло. Не само проверката на процедурните операции на икономическите дейности на предприятието е важна сама по себе си, но нивото на ефективност на нейното изпълнение може да повлияе на просперитета и рентабилното функциониране на компанията като такава.

Анализът на системата за вътрешен финансов контрол на организацията се извършва от съответните органи на централизирано подчинение на дружеството в следните области:

• анализ на контролиращите процеси като обект на аналитично изследване;
• изследване на квалификационния потенциал и професионализма на служителите, извършващи контролни дейности;
• отчитане на качеството на организацията на планираната работа, извършена от одиторите под формата на подготовка за самия процес на одит;
• проверка на очертания стратегически план за действие по време на вътрешния одит на ниво предприятие;
• проучване на наличието на планове за проверки за бъдещето, както и анализ на тяхната уместност и дълбочината на въпросите, разглеждани от надзорния апарат.

Рейтинг

Концепцията за анализ е неразривно свързана с концепцията за оценка. В широк смисъл този термин включва установяването на абсолютната или относителната стойност на изследвания обект, предмет, явление. В икономическо отношениеПодтекстовата оценка на системата за вътрешен контрол на организацията предполага сравнение с нормата, извършена от одиторите по време на одита на действията, както и отчитане на качеството на съставените от тях мерки, насочени към идентифициране на несъответствия, неточности, грешки в хода на стопанската дейност. Просто казано, това е тест за качеството на работата на самите инспектори.

Комбинацията от две свързани концепции - оценка и анализ - предопределя необходимостта от допълнителни дейности след одита. В крайна сметка, въз основа на резултатите от анализа на системата за вътрешен контрол на счетоводството в организацията, необходимостта от затягане, например, на трудовите разпоредби относно изпълнението и съхранението на документооборота, или решенията се вземат за по-задълбочени и по-чести инвентаризации на дълготрайните активи на предприятието, тъй като в тази част на счетоводството често има несъответствия с предишни оценки и т.н. И това се отнася не само конкретно за счетоводния отдел на предприятието. Тоест, с други думи, оценката на резултатите, получени по време на одита, дава възможност да се прецени необходимостта от подобряване на системата за вътрешен контрол на организацията или, обратно, да се направят заключения за нейното качествено функциониране на този конкретен етап. Чрез оценка на крайните показатели, получени по време на одита, може да се оцени и работата на самите регулаторни органи въз основа на дълбочината и съдържанието на техния доклад в края на контролните дейности.

Изисквания

При всичко това не трябва да се забравя, че системата за вътрешен контрол се използва от организациятатрябва да отговарят на установените стандарти и разпоредби. Освен това това съответствие трябва да се осъществява както на ниво предприятие, така и по отношение на спазването на действащото законодателство. Федералната данъчна служба предвижда, че всички съществуващи организации като стопански субекти следват заповедта от 16 юни 2017 г. „За одобряване на изискванията за организация на система за вътрешен контрол“. Ето какви са тези изисквания:

• Създаване на такъв контролен апарат във фирмата, който да гарантира правилното и ефективно провеждане на стопанската дейност, постигането на положителни финансови резултати, безопасността на активите и имуществото на предприятието.
• Формиране на среда, адаптирана за висококачествен контрол в рамките на компанията.
• Разработване на система за управление на риска.
• Възможност за проверка на съществуващите факти за укриване на данъци, такси, застрахователни премии.
• Разкриване на необходимата информация за възможни рискове и предоставяне на ръководството в надлежната форма.
• Изпълнение на контролни процедури, насочени към минимизиране и намаляване на рисковете.

Въз основа на изискванията за организация на системата за вътрешен контрол можем да направим изводи за сериозен дял от значение, който се отдава конкретно на рисковете – съществуващи възможни заплахи, които са неразделен елемент от потенциалните страхове на предприемачите.

Рискове

Моделът за вътрешен контрол, базиран на риска, е модел, който ви позволява да анализирате заплахипредприятия поради необходимостта от придобиване на достоверна информация за активите и пасивите на даден икономически субект. Ориентацията към риска в организацията на системата за вътрешен контрол предполага целта на ръководството на компанията да получи разумна степен на увереност, че компанията ще постигне целите си по най-ефективния начин. И в този смисъл основната цел на контрола е да осигури навременно идентифициране и анализ на рисковете за надеждността на финансовите отчети, съответствието на служителите с разпоредбите и нормите за регулиране на трудовия процес, предвидени в счетоводната политика на предприятието, както и изпълнението на финансово-икономически планове, ефективното използване на ресурсите, достоверността на финансовата и управленска информация. Следователно основният щит за един стопански субект в борбата срещу заплахите и рисковете, които му пречат да функционира при нормални условия, е добре изграденият и правилно организиран контрол.