Карта за вътрешен финансов контрол: за какво служи, примерно попълване

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

В процеса на финансово-стопанска дейност организациите извършват множество операции: производство на стоки, предоставяне на услуги, разплащания с доставчици и клиенти, плащания на данъци и такси и други операции, предвидени от видове дейности и законодателство. Организацията трябва да отчита всички тези операции и техните финансови резултати на регулаторните органи, да представя определени отчети навреме. Освен да се отчитат пред данъчната служба и други органи, компаниите трябва да отчитат финансови резултати на своите акционери и учредители, съдружници и дори някои длъжници. Отчитането се изисква и за вътрешна употреба. За всичко това има вътрешен контрол, за удобство на който се използва карта за вътрешен финансов контрол. Тази статия е посветена на тази тема. От него ще стане известно какво е вътрешен контрол,каква е процедурата за нейното изпълнение и защо ни е необходима карта за вътрешен финансов контрол, нейните компоненти, специфика и правила за попълване.

Какво е вътрешен контрол

Вътрешният контрол в организацията се осъществява от счетоводството или от самия директор, ако организацията е малка и той е поел ролята на главен счетоводител. Урежда процедурата за упражняване на вътрешен финансов контрол Федерален закон № 402 от 6 декември 2011 г. Нарича се Закон - "За счетоводството". Той се позовава конкретно на вътрешния контрол в член 19. Той описва редица ключови изисквания за текущо счетоводство, необходимостта от поддържането му за всички организации без изключение, както и санкции за организации, които не спазват тези изисквания.

Как трябва да изглежда вътрешният контрол

Процедурата за упражняване на вътрешен финансов контрол предполага прилагането на няколко принципа. Спазването им е важно както за вътрешните потребители в организацията, така и за външните рецензенти.

• Надеждност. Цялата документация и отчетност трябва да отговарят напълно на извършените операции. Всички реално завършени процеси трябва да бъдат отразени, с реална сума и условия.
• Пълнота. Документите и отчетите трябва да съдържат всички данни, които са важни за заинтересованите страни. Операциите трябва да бъдат посочени, ако е необходимо, да съдържат обяснителни коментари.
• Неутралитет. Интересите не трябва да се посочват в документацията и отчетносттавсякакви лица.
• Приемственост. Спазва се йерархията на документите и отчетите, последователността на отразяване на общите суми, кумулативната сума за отчетните периоди. Всички документи са свързани.

Начини за прилагане

Всички организации са в различни ситуации. В някои работи само един човек, който е и основател, и директор, и счетоводител, и мениджър продажби и покупки, събрани в едно. В други, напротив, има огромен персонал от хора, всеки от които се занимава със собствен бизнес. В един случай е по-удобно за организацията да извършва свои собствени изчисления, в друг просто няма достатъчно персонал за това. Въз основа на това компаниите имат два възможни изхода от ситуацията, всеки от които има своите плюсове и минуси.

• Самостоятелна регистрация. Дори в организация с един служител е възможно самостоятелно да се води документация. В този случай самият директор отговаря за счетоводството. Това означава, че той има познания в областта на счетоводството и отчитането, правилата и наредбите за счетоводството, работата в офиса и работния процес. Към днешна дата има онлайн услуги, които помагат много в работата, дори и с минимални познания в областта. Можете да наемете индивидуален счетоводител или дори цял счетоводен отдел, в зависимост от нуждите на фирмата. В този случай счетоводителите получават работа в съответствие с изискванията на Кодекса на труда, изплащат им се заплати и вноски в специализирани фондове.
• Споразумение с одит иликонсултиране на трета страна. В този случай всички счетоводни отговорности падат върху раменете на специалисти от трета страна. Основната грижа на клиента е да плаща навреме за услугите. Няма нужда да търсите кандидати за позицията счетоводител, да я тествате и да избирате от масата кандидати, няма нужда да плащате заплати и вноски в социалните фондове. Но обикновено цената на консултантските услуги е многократно по-висока от заплатата на средния счетоводител.

Субекти и обекти на вътрешния контрол

В процеса на контрол могат да се разграничат неговите субекти и обекти. Субекти - лица, извършващи действия, насочени към получаване на резултат от одит, тоест собственици или длъжностни лица, на които са поверени тези задължения. Има няколко нива на теми:

• първо ниво - собственици или членове на организацията, които започват одита по необходимост или по свое собствено решение;
• второ ниво - изпълнители на контролния процес (членове на инспекционната комисия или одитори на трети страни, на които са поверени тези задължения по силата на длъжността или договорните си задължения);
• трето ниво - служители, чиито трудови задължения включват изпълнение на контролни функции;
• четвърто ниво - персонал, извършващ инспекция поради необходимост.

Обектите на проверките са обекти, към които е насочен контролът. Това могат да бъдат ресурсите на организацията,системи за сигурност, персонал, финансови резултати и други компоненти на икономическата дейност, които представляват интерес за различни потребители на търсената информация.

Организация на системата за вътрешен контрол

Вътрешният контрол предоставя информация и увереност в организацията на много потребители наведнъж. Тя трябва да бъде проектирана така, че да удовлетворява интересите на всички лица, за които информацията за финансовото състояние на дружеството и позицията му на пазара е важна. За да направите това, контролът трябва да се отнася до следните компоненти на бизнес дейността:

• пълнота и надеждност на информацията, отразена в счетоводното, данъчното и управленското счетоводство, нейната съпоставимост и приемственост;
• дейността на предприятието като цяло и степента на нейното отразяване в счетоводните документи;
• законно и ефективно използване на средствата, с които разполага предприятието;
• надеждност на защитата на търговските тайни;
• отношението на ръководството на организацията към идентифицираните недостатъци, бързината и подхода за тяхното коригиране;
• бързо прехвърляне на вътрешна информация и докладване на лица, чиито длъжностни задължения включват вземане на управленски решения.

Какво е карта за вътрешен финансов контрол

Внедряването на вътрешния контрол трябва да се подхожда системно. За да направите процеса най-удобен, има специален документ -карта за вътрешен финансов контрол. По-просто казано, това е план за действие за контрол, посочващ процедури и отговорни лица (обекти и субекти). Процесът на документиране на вътрешния контрол съдържа редица взаимосвързани формуляри и отчети. В същото време трябва да се отбележи, че картата за вътрешен финансов контрол за някои организации е задължителна, за други тя е просто удобен инструмент, използван по желание.

Министерството на финансите разработи унифицирана форма на карта за вътрешен финансов контрол на публична институция. Пример за такава форма е даден в този материал. Той е задължителен за организации, които използват бюджетни средства в своята дейност. Тоест държавни, държавни и общински структури.

2017 Карта за вътрешен финансов контрол: проверима информация

В рамките на вътрешния контрол на организациите, както търговски, така и публични, е важно да се докоснат до всички компоненти на бизнес дейността. В картите за вътрешен финансов контрол за 2017 г. бяха отразени следните контролни процедури:

• Съгласуване на салдата, посочени в документацията и изброени в балансовите сметки. Разглеждат се касови книги, банкови извлечения, актове за съгласуване с контрагенти, отчети на касата, складови отчети, тоест първична документация.
• Сравнение на сумите, посочени в баланса в началото на годината, годишния отчет за последния отчетен период, показателина Главната книга и сумите, отразени в разделите на баланса към текущата дата.
• Опис на материални запаси, ценности, имущество.
• Контрол и съгласуване на дължими и вземания.
• Проверка на коректността на документооборота, съответствието на документооборота с изискванията на законодателството, счетоводната политика на организацията, сметкоплана, други нормативни актове, свързани със сферата на дейност.
• Проверка наличността и правилното изпълнение на първичната документация, въз основа на която са въведени данни в счетоводството и отчитането.

Съдържание на диаграмата за вътрешен контрол

Процедурата за генериране на карти за вътрешен финансов контрол може да варира във фирмите в зависимост от правната форма, характеристиките на работа, сферата на дейност. Но в цялото разнообразие от форми на документи е възможно да се отделят детайли, които са общи за всички тях. Картата за финансов контрол съдържа следната информация:

• име на документа;
• име на организацията, в която е приет и одобрен;
• период от време, за който картата е одобрена;
• име на контролни обекти;
• служебно лице, което отговаря за операцията, с други думи, изпълнителят;
• служебното лице, което контролира транзакциите - администраторът;
• метод, чрез който се осъществява контрол (например проверка на изпълнението на документ, съгласуване на данни по време на инвентаризация среални цифри);
• метод на управление (пълен контрол на тока, непрекъснат последващ, селективен ток, селективен последващ и други);
• честота, с която се извършват контролни действия (в процес на формиране, преди одобрение, преди прехвърляне на документа, след транзакции);
• заглавие, дата на съставяне на картата за вътрешен финансов контрол на публична институция, пример за подпис, фамилия и инициали на администратора.

Какво се взема предвид при разработването на карта

Спецификата на картата за вътрешен финансов контрол зависи от условията, в които функционира организацията, нейната форма на собственост, пазарната ниша, наличието на работна ръка, материални и финансови ресурси и много други фактори. За държавни и общински организации са създадени ясни примерни карти. Частни компании могат сами да разработят този документ за вътрешна употреба. При съставянето му трябва да се вземат предвид няколко важни точки, а именно:

• значимост на различните видове, видове и форми на проверки за конкретна организация в определен момент на дейност;
• периодичност и честота на проверките, при които организацията ще работи най-продуктивно;
• състоянието на организацията, нейната наличност на ресурси, необходими за извършване на проверки (финансови, трудови, технически, материални, временни);
• равномерно разпределение на товара, когатоизвършване на проверка на настоящите контролери, тъй като прекомерната трудова активност поражда умора, а това от своя страна води до грешки, пропускане на важна информация от поглед и други неприятни последици.

Допълнителни изисквания за контролни карти в обществения сектор

Бюджетни транзакции за картата за вътрешен финансов контрол - основа и причина за нейното съставяне. В публичния сектор този документ е незаменим. Но ако в търговските организации към структурата на картата може да се подходи творчески и въз основа на нуждите на самата компания в даден момент, то при държавните предприятия ситуацията е по-сложна. Преди да подпишете заповед за одобряване на карта за вътрешен финансов контрол на общинска или държавна организация, трябва да се уверите, че са изпълнени всички изисквания за нейната структура и състав. Тези изисквания могат да бъдат представени със следния списък:

• прозрачен в разбирането на посоката на проверките;
• отразяващи области на бизнеса, в които се извършват одити на бюджетни операции;
• подробно описание на алгоритмите, използвани за проверка;
• ясно установени срокове за проверки, тяхното спазване и потвърждаване;
• граници, в които се извършват контролни дейности.

Някои субекти от публичния сектор имат задължителни планове за инспекции, издадени на ниво отдели. Към тях компаниите трябва стриктнода последвам. Тези инструкции могат да бъдат издадени на различни нива на управление:

• Федерални документи, разпоредби и писма, съгласувани с Министерството на финансите на Руската федерация и обвързващи в цялата Руска федерация.
• Регионални разпоредби, наредби, писма, наредби и изисквания, които са в сила на територията на определена област, окръг или провинция. За компании, които са географски разположени в тези граници, тези изисквания за съдържанието и структурата на картите за вътрешен финансов контрол са задължителни. Образецът за попълване при издаване на такива документи е съгласуван с Росфиннадзор.

Избягването на изискванията за надлежна проверка или неспазването на разпоредбите може да доведе до тежки санкции съгласно Кодексите на РФ в зависимост от тежестта на финансовото престъпление.