Длъжностна характеристика на офис мениджър със секретарски функции: характеристики и изисквания

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Дори и с малък персонал, включващ само ръководителя на компанията и неговите служители, е необходим отговорен служител, който би бил организационна сила, способна да ръководи и контролира работния процес - това е идеята, която определя текста от длъжностната характеристика на офис мениджъра.

Тази позиция изисква от кандидата да има набор от специфични умения и подходящо образование, както и способност да общува с хора. Списъкът с изисквания обаче не се ограничава до това.

Описание на длъжността

Още на етапа на кандидатстване за позиция, кандидатът може да се запознае с нормативния акт, регламентиращ неговите права, задължения и отговорности в компанията. Такъв документ се нарича длъжностна характеристика. Състои се от пет основни раздела:

1. Общи разпоредби. Те съдържат цялата организационна информация: името на предприятието, заеманата длъжност и структурната единица, към която принадлежи. Посочва също подчинеността, процедурата за заемане на длъжност и освобождаване от длъжност, както и изискванията за образование иквалификации.
2. Отговорности. Този раздел предоставя списък с отговорностите на служителя, както и начини за тяхното изпълнение.
3. Правата на служителя, тоест всички допълнителни възможности, които допринасят за ефективното изпълнение на задълженията.
4. Отговорност. В съответствие с този раздел ръководството взема решения за оценка на изпълнението, повишение или наказание.
5. Връзки. Този раздел урежда всички комуникации с външни и вътрешни подразделения, които служителят може да има в хода на изпълнение на своите функции.

Принципи за съставяне на длъжностна характеристика

Нормативна база за изготвяне на такива документи е Квалификационният справочник за длъжностите на ръководители, специалисти и други служители (1998 г.). При разработването му се отдели значително внимание на описанието на длъжността и условията за изпълнение на задълженията на служителя. Спецификата на работата е включена в заглавието на документа, например "Длъжностна характеристика на секретаря" (офис мениджър или главен счетоводител).

В допълнение, ако има две позиции с едно и също заглавие, но различни задачи, тогава трябва да бъдат подготвени различни документи, за да отразят тези различия. Длъжностните характеристики на офис мениджъра на служителя по персонала имат известни разлики от същия регламент за секретаря.

Изисквания за офис мениджър

Кандидат за позицията по един или друг начин ще трябва да управлява хората. Това може да са само няколко души в малка компания или целият административен персонал в голямо предприятие. Естествено,кандидатът трябва да е уверен потребител на компютър и да може да работи с друго офис оборудване (скенер, принтер или факс). Офис мениджърът често е представител на компания, така че добрата реч и умението за съставяне на бизнес писма са предпоставка. Много често компаниите изискват от такива служители да познават основите на работата в офиса и трудовото законодателство. Владеенето на поне един чужд език все още е желано умение, но когато кандидатствате за голямо предприятие, това вече е едно от задължителните изисквания.

В някои случаи офис мениджърът трябва да комбинира задълженията си с функциите на други служители. Това води до повишаване на необходимите умения. Така че офис мениджър с функциите на счетоводител трябва да има съответното образование и да притежава специални програми.

Основни отговорности

Типичната длъжностна характеристика на офис мениджър със секретарски функции включва следните елементи:

• обработка на поща, както входяща, така и изходяща; тяхното преразпределение в рамките на компанията;
• контрол върху времето за изпълнение на задълженията по договори и споразумения;
• извършване на изходящи и получаване на входящи повиквания;
• работа с клиенти и представители на партньорски компании;
• следене на наличността на необходимите канцеларски материали;
• поддържане на офис оборудването в работно състояние и обаждане на специалисти в случай на повреда;
• разпределение на времето в рамките на работния график (в някоислучаи и за лидера);
• организиране на необходими събития (срещи, конференции, бизнес пътувания, корпоративни партита);
• минути срещи;
• актуализиране и добавяне на ново съдържание към корпоративния уебсайт.

Този списък включва само основните изисквания. Могат да се добавят и други позиции в съответствие със спецификата на сключвания трудов договор. Длъжностната характеристика на офис мениджър с функции на служител по персонал, например, инструктира служителя да поддържа и предоставя цялата отчетна документация навреме или да замества ръководителя на отдел персонал в случай на отсъствие.

Допълнителни отговорности

В допълнение към основните функции, длъжностната характеристика на офис мениджър съдържа списък с различни задължения, които могат да варират в зависимост от дейността на компанията. На офис мениджър може да бъде наредено да работи с административни органи, т.е. да получи разрешение за извършване на търговия, да отвори клон на компания или дъщерно дружество и т.н.

Една от най-отговорните задачи е реалното управление на компанията в отсъствието на нейния директор. Разбира се, това е възможно само ако служителят се е утвърдил като отговорен и надежден човек, на който може да се разчита. Освен това длъжностната характеристика на офис мениджър често съдържа клауза за необходимостта от издаване на общо пълномощно. Такъв документ можеизисква се например за получаване на поща с голямо значение.

Неформални изисквания

Големите компании обикновено позволяват на кандидатите за тази позиция да се запознаят предварително с примерна длъжностна характеристика на офис мениджър, така че да са напълно запознати със списъка с изисквания и отговорности.

Но дори и с такива правомощия, кандидатът трябва да разбере, че остава един от многото служители на предприятието. В тази връзка не трябва да забравяме какво не е посочено в длъжностната характеристика. Офис мениджърът с функциите на секретар трябва да бъде човек, който е чувствителен към времето, за да може да го разпределя при необходимост.

Задачи на работния процес

Най-важното изискване за неговата работа е ефективността, така че човек, заемащ такава длъжност, е длъжен икономично да изразходва офис материали, да контролира количеството консумирана електроенергия.

За останалите служители на компанията офис мениджърът отговаря почти наравно с ръководителя. Поради това той трябва да гарантира, че условията на труд отговарят на приетите санитарни стандарти и правилата за безопасност. И накрая, при изпълнение на преките си задължения, офис мениджърът получава достъп до секретна документация, така че едно от изискванията е подписването на споразумение за неразкриване на търговска тайна или друга информация, която може да навреди на позицията на компанията на пазара.

Десен офис-мениджър

Разбира се, изпълнението на такъв брой задължения позволява на служителя да се ползва със специални права. Те са посочени и в длъжностната характеристика на офис мениджъра. Същността на някои от тях, като възможността за достъп до поверителна информация, директно произтича от необходимостта да изпълняват служебните си задължения. Други са свързани с властови привилегии. Така че офис мениджърът има право да изисква от останалите служители да коригират грешките, които са допуснали поради небрежност в производствените документи, да определи размера на поощрението за тях или да наложи наказания за небрежните..

Често офис мениджърът е връзката между служителите и ръководителите. Тази позиция му позволява да се стреми към по-добри условия на труд и да представя колективни желания за подобряване качеството на работа както на отделния отдел, така и на предприятието като цяло.

Характеристики на длъжностната характеристика на офис мениджъра на отдел продажби

Офис мениджърите отдавна са незаменими в големи и малки компании, така че те се нуждаят от специални умения, за да заемат такова свободно място. Често срещан случай е, когато няколко офис мениджъри работят в едно и също предприятие със специални функции, над които има старши. Техните длъжностни характеристики са по същество еднакви, но се различават по допълнителен набор от функции.

По този начин, ако офис мениджър работи в отдела за продажби, неговата длъжностна характеристика може да съдържа елементи като:

• търсете нови търговски обекти;
• проследяване на промените в структурата на търсенето;
• изготвяне на отчетни документи за перфектни продажби;
• директна работа с клиента за получаване на поръчки и последващата им обработка;
• работа за информиране на клиентите за възможни промени в асортимента от стоки и преизчисляване на цените;
• организирайте необходимите срещи;
• подписване на договори за доставка на стоки.

Допълнителни изисквания може да са свързани със спецификата на предлаганите от компанията стоки. Ако компанията се занимава с покупко-продажба на недвижими имоти, тогава задълженията на офис мениджъра могат да включват подготовка на информационни брошури и изпълнение на конкретни документи.

Отговорност на офис мениджъра

При неизпълнение на задълженията си, при извършване на нарушения, включително разкриване на търговска тайна, или други действия, които увреждат имиджа на фирмата, офис мениджърът носи отговорност в съответствие с нормите на административния, гражданския и наказателни кодекси. Ако на организацията са причинени материални щети, тогава наказанието се налага в съответствие с разпоредбите на Кодекса на труда.