Какво представлява отделът за персонала: функции и задачи, структура, задължения на служителите

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

За да разберете какво представлява отделът за персонал, трябва да проучите характеристиките на неговата работа, основните му функции и структура. Но като цяло такива звена участват в процеса на управление на персонала. Ефективността на предприятието до голяма степен зависи от тях.

Какво е човешки ресурси?

Тази терминология се използва за дефиниране на структура в рамките на една компания, чиято основна задача е да подпомогне постигането на целите на организацията чрез подбор на необходимите специалисти. Също така служителите на отдела за персонал допринасят за най-ефективното използване на опита, ефективността и квалификацията на наетите работници. Така те участват в процеса на управление на персонала в предприятието.

Ако говорим за работата на тази структура по-подробно, можем да откроим следните задачи, с които се занимава:

• Търсене, подбор и наемане на персонал в точното количество и с необходимата квалификация. Провеждат се интервюта и са необходимидокументация.
• Разработване на кариерни планове за служителите. Служителите са разпределени на конкретни позиции: те могат да бъдат повишени, понижени или преместени.
• Развитие на кадрови технологии. Предвижда се смяна на специалисти на ръководни позиции, подобряване на уменията на служителите и др.
• Формиране на ефективна система от служители на пълен работен ден. Разработва се схема за издигане на специалисти по кариерната стълбица.

В същото време всички дейности на отдела трябва да са съобразени с изискванията на трудовото законодателство.

Структура

Пълноценният отдел за човешки ресурси се състои от няколко основни и помощни звена. Говорим за следното функционално деление:

• набиране;
• организация на труда;
• изследване на социално-психологическия климат;
• обучение и преквалификация на персонал;
• здраве и безопасност при работа;
• промоция и планиране на кариерата;
• мотивация, включително финансови стимули за служители;
• оценка на резервите, оценки и нормиране на труда.

Малки компании може да нямат някои от отделите.

Функции

Разбирането какво представлява отделът за човешки ресурси ще бъде по-лесно, ако разберете характеристиките на неговата работа.

Функционалната страна на работата на такива структури се свежда до управлението на персонала на компанията, като се вземе предвид формираната стратегия на компанията. Също така отделът за персонал определя необходимостта от персонал на предприятието в момента и в бъдеще. Въз основа на получените данни,нови специалисти се оценяват.

Разработват се критерии за набиране на персонал, за да се подобри ефективността на процеса. Съотношението на вътрешно и външно набиране на персонал също се оптимизира.

Изучавайки какво представлява отделът за човешки ресурси и неговите функции, трябва да обърнете внимание на такава посока на работа на тази структура като професионалното развитие на персонала на компанията. Това е необходима мярка за постигане на стратегическите цели на предприятието. Тази задача се изпълнява чрез иницииране на следните процеси:

• избор на най-подходящата форма на обучение на служителите по време на обучение за напреднали;
• определяне на формите, условията и принципите на сертифицирането на персонала;
• организация на преквалификация и обучение на служители на предприятието;
• планиране на различните мерки, необходими за подобряване на уменията на всички служители.

Необходимо е да засегнем въпроса за уволнението, за да разберем напълно какво представлява отделът за персонала. Специалистите на тази структура в предприятието трябва периодично да уволняват служители.

Като част от този процес, действия като:

• избор на подходящи опции за освобождаване на служители;
• предоставяне на социални гаранции на тези служители, които напускат;
• анализ на причините за освобождаването на персонал.

Строителство и разходи

Отделът за персонала е длъжен да изгради и организира работата, която е необходима за изпълнение на ключови процеси:определяне на работни места, формиране на технологични и функционални връзки между тях, осигуряване на необходимите условия за труд. Изпълнението на тези задачи неизбежно включва дейности като:

• осъществяване на оперативен контрол върху работата на персонала;
• създаване на благоприятни условия на труд;
• прилагане на краткосрочно планиране за развитие на персонала (квалификация-професионалист);
• определяне на обхвата на работа на всяко конкретно място.

Отделът по човешки ресурси е отговорен за планирането на разходите за персонал и социални услуги, предоставени им.

Управление

Основната функция на отдела за персонал е управление на персонала. За да го реализират, специалистите на тази структура използват следните методи:

1. Административно и юридическо. С тяхна помощ се извършват такива видове влияние като административно, организационно и дисциплинарно. Това може да включва и административни глоби.
2. Организационна. Тяхната същност се свежда главно до планирането на работните места.
3. Икономичен. Тези методи включват материални стимули, определяне на минималния размер на труда, отчитане на разходите, привилегии и гаранции.
4. Социално-психологически. Става дума за социални и психологически изследвания, както и за планиране.

Всички методи се използват, като се вземат предвид спецификите на конкретно предприятие.

Планиране

Всяка организация периодично прави изчисленияза определяне на нивото на необходимите ресурси. Планирането на персонала в рамките на такава аналитика е един от основните елементи на цялостната система. Това в крайна сметка позволява на компанията да осигури на компанията всички необходими специалисти на определени позиции и в точното време.

Планирането трябва да се извършва в следните области:

• набиране;
• оптимизиране на състава на специалистите;
• разходи за персонал;
• развитие на персонала;
• обучение;
• преместване и съкращаване;
• с помощта на специалисти;
• задържане на персонал.

Такова планиране се прави с цел постигане на следните цели:

• Увеличаване на потенциала на персонала;
• осигуряване на компанията с необходимата работна сила;
• получаване и задържане на нови служители в екипа;
• определяне на разходите за поддръжка и наемане на персонал;
• идентифициране на възможни проблеми, които могат да възникнат на фона на излишък или недостиг на персонал.

Първото нещо, което ЧР определя като част от процеса на планиране, са факторите, които влияят върху нуждите от персонал на организацията. Говорим за работни места, използвани технологии, броя на произвежданите продукти и стратегията за развитие на предприятието.

Самият персонал може да бъде разделен на 3 основни категории:

• служители, включително различни нива на лидери;
• техническиперсонал;
• работници (квалифицирани спомагателни и основни професии).

Задължения на шефа

Ръководителят на структурно звено, например отдела за персонал на болница, трябва да разпределя задълженията между служителите и да наблюдава тяхното изпълнение. Такъв мениджър трябва да познава всички аспекти на работата на болницата (или друга институция), за да забележи навреме пропуски в организацията на трудовите процеси. Мениджърът е този, който отговаря за работата на целия отдел.

Неговите задължения включват също одобрение на документи и проверка на законността на тяхното попълване. Така, ако специалистът направи грешка, управителят на звеното също ще бъде глобен.

Освен това ръководителят разработва стратегия за работа с персонала в компанията.

Документи

Информацията за работата с официални документи също ще ви помогне да разберете какво представлява отделът за човешки ресурси. Регистрацията на наетите работници според кода се допълва от необходимостта от съставяне на таблици за планиране. Последните често се използват в държавни предприятия за въвеждане на информация за стаж, промени в ранга и т.н. Всяка такава промяна трябва да бъде придружена от заповед.

Необходимо е да се напише и одобри наредбата за службата за персонал. Използва се за определяне на правата, задълженията и функциите на специалистите от отделите. Освен това се изготвя работен план.

Човешки ресурси

За ясен изгледот това какво представлява отделът за персонал в университет или друга институция, трябва да обърнете внимание на особеностите на взаимодействието на това звено с персонала на компанията.

За да бъде комуникацията в работния екип на високо ниво, се изучават личните и делови качества на служителите. Въз основа на получените данни се съставят характеристики, последвани от прехвърляне на конкретни специалисти или преразпределение на задълженията, ако е необходимо.

Отделът по човешки ресурси също се занимава с дисциплинарни действия. Преди да предприемат конкретни мерки, специалистите от отдела проучват неправилното поведение на служителите, правилно ги документират и информират служителя за ситуацията.

В същото време е важно да се вземат предвид всички правни тънкости в процеса на съставяне на такива документи.

Необходим е компетентен подход и в случай на стимули. Има определени ограничения за всеки от тях.

Заключение

Основната функция на отдела за персонал е да идентифицира необходимостта от конкретни специалисти, тяхното търсене и последваща регистрация. Изпълнението на такива задължения е свързано с голям обем работа, тъй като е необходимо правилно да се оценят потенциалните служители и правилно да се разпределят на различни позиции.