Хоризонтална комуникация: основни понятия, видове, методи на управление в една организация

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Комуникацията обикновено се нарича разнообразие от форми на пренос на информация. Що се отнася до бизнес средата, обичайно е да се прави разлика между вертикални и хоризонтални комуникации. Всеки от тях има свои собствени характеристики, характерни особености на взаимодействието на участниците. Тази статия ще разгледа това по-подробно. Нека да подчертаем основните разлики между тези видове комуникация.

Какво е това?

Първо, помислете за ключовата концепция. И така, комуникацията е процесът на пренос на информация, използван от хората. Може да се появи в няколко форми:

• Изрично. Това е използването на говорим език, текст или някакъв вид графични изображения, визуални изображения и т.н.
• Имплицитно. Комуникация чрез невербални жестове, изражения на лицето, определени изражения на лицето.

Що се отнася до основните средства за бизнес комуникация, те са следните:

• Среща.
• Видеоконференция.
• Имейл.
• Телефонни разговори.
• Предаване на бележки.
• Личноразговор.
• Използване на интернет технологии (чатове, мигновени съобщения).
• Подаване на отчети.

Прието е да се отделят следните комуникационни елементи:

• Изпращачи. Това са лица, които формират, кодират данни и ги прехвърлят на други участници в процеса.
• Съобщения. Кодирана информация, специфична за подателя.
• Канали. Тук се открояват средствата за комуникация, средата, в която може да се разпространява информация.
• Получател. Лицето, на което е изпратена информацията. Елемент, който интерпретира информация.

Вътрешни и външни групи

Вертикалните и хоризонталните комуникации в една организация са подкатегории по природа.

Бизнес комуникациите обикновено се делят на външни и вътрешни. Последните са представени от комуникацията, която се осъществява директно в организацията, по-специално между отделни служители, отдели, цехове, подразделения на компанията. Външната комуникация е комуникация с външни субекти. Те могат да бъдат изпълнители, доставчици, клиенти, обслужващи организации, представители на държавни агенции и др.

От своя страна вътрешните комуникации в организацията са представени от хоризонтални и вертикални, както и комуникационни мрежи. Вертикалните са разделени на още две категории:

• Обратно (принцип отдолу нагоре).
• Йерархичен (принцип отгоре надолу).

Характеристики на тезипредставените сортове ще бъдат разгледани подробно в статията.

Хоризонтална комуникация

Какво имаш предвид? Хоризонталната комуникация е обмен на официална, бизнес информация между служители, заемащи една и съща равнопоставена позиция в компанията. Тук комуникацията може да бъде уместна както между работници от един и същи цех, подразделение, клон, така и между работници от еквивалентни отдели на цехове и клонове.

Хоризонталната комуникация е комуникация между мениджъри, които имат еднакъв обхват от компетенции, както и между служители, които имат една и съща категория, са на еквивалентни позиции, имат равен набор от правомощия и отговорности.

Хоризонталните комуникации в една организация са необходими преди всичко за създаване на здравословна, приятелска, комфортна работна атмосфера. Това е организацията на пълноценна, ползотворна бизнес комуникация. Правилно организираната система от хоризонтални комуникации ви позволява да постигнете положителни резултати въз основа на резултатите от работата на всеки член на екипа.

Възможни проблеми

Този вид бизнес комуникация може да бъде засенчена от определени проблеми. Ето основните, които са характерни за хоризонталните комуникации в управлението:

• Използване на професионален жаргон. Може да е неразбираемо за новонаети служители, служители на друг отдел.
• Спорове относно важността на техния конкретен сайт, техния конкретен вид дейност.
• Намаляване на бизнес комуникацията додомакинство, обсъждане на лични проблеми. Появата на тази основа на слухове, разговори зад гърба ви, дискусии, които отвличат вниманието от трудовия процес.
• Ефективността на бизнес комуникацията може да намалее поради появата на харесвания, лични нехаресвания и др.

Решаване на проблеми

За да предпази вътрешните хоризонтални комуникации в компанията от подобни проблеми, мениджърът трябва да направи следното:

• Помолете подчинените, колегите да общуват на език, разбираем за всички, да дешифрират професионални термини.
• Регулирайте комуникацията между вашите подчинени, неутрализирайте споровете и недоразуменията между тях.
• Провеждайте общи събрания, включително неформални, така че служителите да могат да общуват помежду си.

Вертикален тип

Хоризонталните комуникации са комуникации между служители от една и съща организация, бизнес комуникация между работници от един и същи отдел, цех, заемащи равни позиции. Вертикалната комуникация в бизнес среда е пренос на информация между ръководството и подчинените. Включва следните форми:

• Поръчки.
• Препоръки.
• Поръчки.

Това се изпраща от шефа на неговите подчинени. Служителите изпращат отчети, съобщения, отчети и т.н. в отговор на мениджъра.

Вертикалната комуникация е разделена на два типа:

• Между отдели, отдели, работилници, разположени на различни йерархични нивав компанията.
• Пряко между подчинените и ръководния корпус.

Прехвърлянето на информация тук е достъпно в две форми - надолу по веригата (йерархична) и нагоре (обратна). Нека ги представим конкретно.

Група отгоре надолу

Тук информацията ще идва от по-високите нива на йерархията към по-ниските. Тоест от шефа до подчинените му. В рамките на тази група могат да се разграничат следните форми на бизнес комуникация:

• Поръчки и поръчки. Може да бъде придружено от обяснения за постигане на цели, изпълнение на задачи, прилагане на определени техники и методи.
• Документи-оценки на усилията на подчинените.
• Поддръжка и контрол.
• Стимули за служители.

Проблеми с йерархичен подтип

Проблемите на бизнес комуникацията от типа "отгоре-надолу" (комуникация на мениджъра с неговите подчинени) включват следното:

• Неразбиране. Може да има ситуация, че шефовете и изпълнителите говорят различни езици - както в буквален, така и в преносен смисъл. Дори ако руският език е ясно избран като език за комуникация, различните нива на професионално обучение пак ще оставят място за неразбиране. Например, ако шефът злоупотребява с професионален, технически речник в комуникацията с нискоквалифициран персонал. Друг пример: ръководителят на международна компания не винаги може да намери общ език със служители, които са представители на различна национална култура. Те, дори и да знаят чужд език, може да не разбират особеностите на речта на неговия роден говорител - същите съкращения, жаргон, игра на думи.
• Количество информация. Мениджърите не винаги изпращат необходимата информация в подходящото количество. В някои ситуации възложената задача е трудна за изпълнение от подчинен поради липса на необходимата информация. А в други случаи изпълнителят страда от необходимостта да изучава излишна, безполезна, неуместна информация.

Група отдолу-нагоре

Това е информация, която се изпраща от подчинените към лидера. Тук се открояват следните форми:

• Мемориали.
• Доклади.
• Съобщения за етапите на извършената работа.
• Докладва за възникване на непредвидени проблеми при решаване на сервизна задача.
• Предложения с иновативни идеи, начини за подобряване на производството, въвеждане на нови технологии и методи на дейност в компанията.

Такава обратна връзка е не по-малко важна за мениджърите, отколкото да им дават сами поръчки. Именно от подчинените можете да получите най-новата информация за състоянието на нещата във фирмата. Тази информация ни позволява да оценим колективното настроение, да идентифицираме нарастващото недоволство на служителите в зародиш.

Проблеми с обратния подтип

Обратната връзка между изпълнителите и ръководството може да бъде помрачена от следните проблеми:

• Подчинените рядко изпращат отрицателна обратна връзка, оплаквания до ръководството си дори за онези аспекти, които са достасериозно. Причината е проста - страхът от уволнение.
• Често дори коментарите и предложенията, изпратени от служителите, остават без отговор. Причината е или прекомерната заетост на мениджъра, или липсата на уважение към собствените си служители. Той смята, че не е важно да анализира техните послания. В отговор работниците са убедени, че подобна обратна връзка е безполезна.
• Подадената критика може изобщо да не достигне крайната си цел. Например, в случай, когато служител изпрати писмо до главния изпълнителен директор с жалба за прякото му управление. Подчинения шеф може да предотврати подобна обратна връзка, тъй като това ще доведе до негативни последици за него.
• За изясняване на неясни теми, помощ при решаване на внезапно възникнали проблеми, в повечето случаи служителите предпочитат да се обръщат към колеги, а не към мениджъри. Причината може да е, че не се надяват да получат пълноценна, квалифицирана помощ, страхуват се, че ще бъдат обвинени в некомпетентност.
• Често има териториална, географска причина за невъзможността за такава връзка. Офисите, където се намират подчинените и командващият персонал, могат да бъдат разположени в различни райони на населеното място и дори в различни градове, щати.

Начини за решаване на проблеми

Всички горепосочени проблеми могат да бъдат решени по следния начин:

• Определете анонимни пощенски и имейл кутии, където служителитеще може да изпраща жалби и предложения в режим инкогнито.
• Разработете система за награждаване на служители, които използват обратна връзка от ръководството.
• Създавайте схеми за комуникация между обикновен работник и високопоставен шеф без междинни бариери под формата на директни насоки на служителите.
• Въведете регистрация на всички жалби, получени от мениджърите от подчинени с необходимостта да докладват за предприетите в отговор мерки.