AHO специалист - кой е това? Административно-стопански отдел: структура, служители, управление

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Всеки човек, който е имал трудов опит, разбира колко е важно, когато една компания правилно поддържа жизнена дейност и гарантира безопасността на служителите. Нека разберем кои служители трябва да бъдат включени в персонала на компанията, за да бъде престоят удобен.

Защо е създаден AXO

Първо, нека уточним, че AHO е административен и икономически отдел. Обикновено такива структурни звена се създават в големи предприятия с разклонена структура на икономическа дейност. В малките компании функциите на цял отдел могат да се изпълняват от един човек. Основната функция на служителите в този отдел е да организират компетентно административни и икономически дейности, като минимизират разходите на компанията за осигуряване на жизненоважна дейност и създават комфортни условия за престой на работното място.

Структура на отделите

Както бе споменато по-горе, служител на AHO е позиция, която е по-типична за голяма организация, където те образуват самостоятелно структурно звено и създават позицияза AXO.

В многохилядни стопанства в рамките на AHO могат да се разпределят парцели, групи.

И така, в рамките на отдела могат да се разграничат сектори:

1. Планиране и изчисляване, чиято основна задача е да планира разходите и да определи тяхната осъществимост.

2. Материал и ресурс - контролира приемането на консумативи.

3. Социално осигуряване - създава условия за комфортно съществуване на служителите на компанията.

Основните задачи на отдела

На това звено се възлагат доста много задачи, в голяма организация рядко се чува въпросът: „Специалист по AHO - кой е това?“

Всички членове на екипа разбират, че служителите на отдела се занимават с важни въпроси, чието решаване допринася за ефективната работа на предприятието:

• почистване;
• поддръжка на интериора и сградата;
• създаване на удобни условия на работа.

Административно-икономически отдел. Характеристики

Поради факта, че задачите пред това структурно звено могат да бъдат много разнообразни, но по един или друг начин свързани с предоставянето на икономически услуги на подходящо ниво, могат да бъдат идентифицирани следните функции:

• осигурете правилна поддръжка на помещенията на предприятието;
• наблюдение на правилната работа на оборудването;
• планиране на реконструкция, ремонт на сгради;
• изпълнение на планови ремонти, неговконтрол и приемане;
• разкрасяване на сградата и нейната фасада, озеленяване;
• оценка на разходите;
• изпълнение на цялата необходима документация;
• осигуряване на офис служителите с всичко необходимо, за да работят ефективно.

Въз основа на това можем да заключим, че работата в AHO изисква спазване на голям брой правила и разпоредби и е неразривно свързана с висока степен на отговорност за изпълнението на работата.

На права

Сега нека поговорим какви права има AXO специалист (вече сме решили кой е той). Също така в този параграф ще бъде посочено кой отговаря за изпълнението на задълженията от служителите на отдела.

Както се очаква, този параграф включва всичко, свързано с контрола за спазване на различни стандарти, изисквания за опазване на имуществото на дружеството, което се използва оперативно.

Освен това отделът може да контролира правилното съхранение на имуществото в склада, да изисква отчети за използването на офис консумативи.

Разбира се, правото на това структурно звено е да представлява интересите на компанията във взаимодействие с различни институции (ремонтни, строителни организации), ако е необходимо да се разрешат въпроси в рамките на нейната област на отговорност.

Въз основа на резултатите от проверките, ръководителят на ОКС може да инициира чрез ръководството издаване на заповед за налагане на дисциплинарно наказание за вреди на имущество..

Относно взаимодействието

AHO специалист (койтова е мениджър или обикновен служител, няма значение) в хода на работата си той изгражда официални отношения с колеги от други отдели без провал. Това е необходимо за качественото изпълнение на функциите.

От служители на други структурни поделения служител на административния отдел получава заявления за закупуване на неща, необходими за работа (офис техника, канцеларски материали и др.), както и доклади за щети на имущество, писмени обяснения за причините за повреди.

AHO не само контролира други отдели по изпълнението на кръга от въпроси, които са му поверени, но и изготвя планове за извършване на ремонти в помещенията въз основа на стандартите, предоставени от финансово-счетоводните служби.

Освен това структурното звено взаимодейства с отдела за администрация на персонала (искане на персонал, получаване на информация за командировките на служителите) и правния отдел (искане на консултантска помощ при съставяне на договори).

За отговорност

Сега е необходимо да се докоснем до зоната на отговорност, която носи специалистът по AHO. Който реши да контролира това, трябва да знае, че ръководителят на административно-стопанския отдел носи пълна отговорност за изпълнението на функциите.

Неговите задължения включват, наред с други неща, организиране на работата на служителите на повереното му структурно звено. Мениджърът осигурява качествено и навременно изготвяне на документация, управление на документи. Ръководителят на AHO е този, който отговаря за изпълнението от служителитеиндустриална дисциплина. Областта на отговорност на другите служители на икономическия отдел се определя от длъжностните характеристики, които ще бъдат разгледани накратко в тази статия.

Длъжностна характеристика на ръководителя на AHO

Служителите, които не участват в управлението на документите за персонала, е малко вероятно да смятат, че определената инструкция трябва да отговаря на определени изисквания.

Въпреки това е така. Непременно документът трябва да съдържа указание за квалификацията на ръководителя на отдела и изискванията за трудов стаж. По правило за длъжността мениджър се приемат специалисти с висше образование (в нашия случай образованието може да бъде техническо или икономическо), трудов стаж (най-малко три години като специалист, 1-2 години като мениджър).

Ръководителят на отдела трябва да познава всички местни разпоредби, заповеди за организацията, които регулират нейната дейност, както и да бъде проводник на корпоративната култура, възприета в компанията.

Във всяка длъжностна характеристика, независимо дали става дума за началник, инженер по ACS или друг служител, е необходимо да се включат изисквания за познаване на нормите и правилата за ЗБУТ, пожарна безопасност.

Документът трябва да съдържа и информация за това кой е пряк ръководител на служителя, който го замества по време на болест.

Отговорностите за длъжността "Началник на AHO" в много отношения имат нещо общо с функциите на отдела, което не е изненадващо. Независимо от това, нека ги обозначим:

• осигурете качествено обслужване и съответствиеи правилата на SNiP за състоянието на сградата и вътрешните помещения;
• бюджетиране, планиране на ремонт;
• осигуряване на служителите на компанията с необходимите мебели, уреди, инвентар, поддържане на счетоводството им за предприятието, организиране на рационалното използване на материалите;
• изпълнение на управление на работите по благоустрояване на територията;
• организация на обслужване на подходящо ниво на срещи, конференции и други събития;
• управление на служителите на повереното му звено.

Информация за правата също се изисква в длъжностната характеристика. Тук трябва да говорим за подаване на проекти за подобряване на обслужването на ръководството, запознаване с документите, регламентиращи дейността на компанията, информиране на ръководството за недостатъци в икономическата дейност. Като част от управлението на служителите, длъжностно лице може да прави предложения за повишаване/наказване на своите специалисти.

Разделът за отговорност включва информация за необходимостта да изпълнявате правилно задълженията си и да се грижите добре за имуществото на вашия работодател.

Други позиции в отдела

Структурата на AHO предполага наличието на достатъчно голям брой служители в него: това могат да бъдат инженери, специалисти, асистенти.

В зависимост от това колко сложна е организацията, може да има водещи, старши, младши специалисти, асистенти. Описанието на длъжността, разбира се, в този случай е предписано директно за конкретна позиция и организация,предполага ясно разделение на отговорностите.

Отделно трябва да се каже за задълженията на такива служители като портиер, чистач, които се занимават с привеждане на територията и помещенията в правилно състояние. Тяхната работа не е особено трудна, но включва и известна степен на отговорност.

От гореизложеното можем да заключим, че работата на служителите на AHO се състои в компетентно планиране и осигуряване на служителите с ресурси. В същото време специалистите не трябва да допускат преразход и извънредни ситуации.

По този начин работата в AHO е не по-малко отговорна, отколкото на други позиции.