Възнаграждение за работа в командировка: правила, разпоредби, документи, калкулации и плащания

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Много компании изискват служителите да пътуват редовно, за да решат множество работни проблеми. В същото време всеки работодател и служител трябва да знае как работи възнаграждението по време на командировка. За това се взема предвид заплатата на специалист във фирмата, продължителността на командировката и други фактори. При нарушаване на правилата за изчисляване на заплащането, фирмата може да бъде подведена под административна отговорност поради нарушение на разпоредбите на Кодекса на труда.

Концепцията за бизнес пътуване

Служебните пътувания се представляват от заминаването на служител в друг град или държава по нареждане на мениджъра. Основната им цел е изпълнение на определени поръчки, установяване на контакти с други фирми или уреждане на различни въпроси с контрагенти или клиенти. Продължителността на такива пътувания зависи от тяхната цел.

Най-често се изискват командировки за решаване на важни за компанията проблеми:

• изграждане на взаимоотношения с други компании;
• контрол върху дейноститеклонове;
• необходимост от подписване на нов договор;
• посещаване на изложби или презентации.

Служител, който е заминал в командировка, се запазва работата си, а средната заплата не се намалява. Освен това работодателят е длъжен да възстанови компетентно всички разходи, свързани с това пътуване. Следователно заплащането за командировка се изчислява от счетоводния отдел.

Кой може да бъде изпратен в командировки?

За да изпратите служител в командировка, е достатъчно само ръководителят да издаде специална заповед. Въз основа на него специалистът трябва да изпълни конкретна задача в друг регион на Русия или дори в друга държава. За да направи това, служителят трябва да има съответните умения и опит.

В същото време има някои специалисти, които не могат да бъдат изпратени в командировка. Те включват служители на компанията:

• бременни жени;
• граждани с малки деца;
• непълнолетни работници;
• хора, които се грижат за деца с увреждания или болни роднини.

Гореописаните специалисти могат да ходят в командировка само след писмено съгласие и не трябва да има медицински противопоказания за изпращане в командировка.

Концепцията за надбавки за пътуване

Възнаграждението за работа в командировка трябва да се извършва по определени правила. Средствата, получени от гражданин, се наричат надбавки за пътуване. Да сете включват плащания:

• На ден. Те се представят от разходите, необходими за живот и хранене на гражданин в друг град или държава. Средствата се предоставят изключително предварително, така че трябва да бъдат получени от специалист, преди да бъдат изпратени на пътуване. За прехвърляне на средства е необходимо ръководителят да издаде подходяща заповед. Парите могат да се издават под формата на пари в брой или чрез превод към банковата карта на служителя. След завръщането си гражданинът трябва да състави отчет, който се предава на счетоводителя. В него са изброени всички разходи, направени от гражданин по време на пътуването, така че той трябва да съхранява всички чекове, билети или други платежни документи. Ако има твърде малко пари, получени по-рано, тогава се разпределят допълнителни средства.
• Плащане по време на бизнес пътуване. Представлява се от директната заплата на гражданин по време на командировка. При такива условия средствата се изчисляват и начисляват едновременно със заплатата за всички останали дни от месеца. Възнаграждението по време на командировката се превежда по общия ред, а именно в деня на изплащане на заплатата във фирмата.

Изчисляването на заплащането е малко по-различно и това се дължи на факта, че гражданинът е принуден да прекарва не само делнични дни, но и уикенди в друг град.

Нюанси на натрупване

При определяне на размера на възнаграждението при командировка, счетоводителите трябва да вземат предвид някои правила, като те редовно се увеличават поради въвеждането на промени в законодателството. Към тезиправилата включват:

• Дневната надбавка не може да надвишава 700 рубли, ако пътуването не включва преминаване на държавната граница.
• Ако планирате да посетите друга страна, тогава тази сума се увеличава до 2,5 хиляди рубли.
• Разрешено е да се плащат дневни в чуждестранна валута, но при изчислението се взема предвид обменният курс в деня, в който средствата са били директно преведени на служителя на компанията.
• Ако специалист самостоятелно придобива валута в друга държава, тогава той трябва да даде на счетоводителя сертификат за обмен и ако този документ липсва, тогава се използва курсът на централната банка към момента на издаване на средства.
• Ако командировката не отнема повече от един ден, дневната не се изплаща.
• Всички разходи, направени от служител по време на пътуване, не се облагат с данък върху доходите на физическите лица или застрахователни премии.
• Дружеството може да разпределя дневни надбавки над 700 или 2500 рубли, но се изисква данък върху доходите на физическите лица от излишната сума.
• Процедурата за изчисляване на възнаграждението на служител в командировка има сходни моменти с изчисляването на отпуска.
• Заплатите се начисляват за хора в командировка само в работни дни, но в отпуск средствата се начисляват на база пълни календарни дни.

Счетоводителят трябва да получи точна информация за това колко дни е прекарал служителят в командировка.

Законодателен регламент

Заплащането за работа по време на командировка следва да се извършва на основание разпоредбата на чл. 167 TK. Посочва, че ръководителят на фирмата е длъжен да запази работното си място за служителя исъщо така покрива всички разходи, свързани с пътуването.

Следователно е незаконно да се прехвърлят само заплати без различни надбавки.

Процедурата за изчисляване е регламентирана в чл. 139 ТЗ и ПП No749. Ако счетоводителят на дружеството наруши закона, тогава компанията и длъжностните лица могат да бъдат подведени под административна отговорност.

Каква заплата се изплаща?

Възнаграждението за командировки, съгласно Кодекса на труда на Руската федерация, трябва да се изчислява въз основа на средния доход на служител на година. Допълнителни средства се отпускат на служителя в допълнение към пряката заплата. Те включват изплащания:

• възстановяване на разходи за живот в друг регион или държава;
• средства, предназначени за извършване на работни дейности в командировка;
• плащане за транспорт.

В някои компании плащането за дните в командировка става непосредствено преди пътуването, но само определена част от тази сума е разрешена да бъде платена предварително, а останалата част от средствата се превеждат след командировката. Плащането не винаги е представено от строго определена сума, тъй като разходите се влияят от различни фактори, които включват обменния курс, разходите за настаняване и билети, както и продължителността на пътуването.

Служител, завръщащ се от командировка, трябва да попълни специален отчет. В него са посочени всички изразходвани средства и закупени артикули, като всички разходи трябва да бъдат подкрепени със съответните платежни документи. Въз основа на доклада, финалплащане за командировка въз основа на средната заплата на служител.

Кои дни се плащат?

Преди изчислението трябва да определите колко дни служителят ще бъде в командировка. Възнаграждението за работа в командировка в почивен ден не се начислява, следователно се вземат предвид само онези дни, когато компанията работи директно, за които се взема предвид работният график на предприятието.

Счетоводителят по време на изчисляването трябва да използва графика. Това е особено вярно в ситуация, когато компанията използва плаващ работен график. Почивките в командировка не се заплащат, но всяка организация може самостоятелно да натрупва средства, ако е необходимо за служителите.

Процедура за изчисление

Процесът на определяне на заплатата на служител, който е в командировка за дълго време, включва извършването на няколко последователни действия от счетоводителя. Препоръчително е по време на процедурата да се използва разпоредбата за възнагражденията на командировките, които могат да бъдат формирани от преки фирми и обезпечени по съответния ред.

Процесът на изчисление е разделен на етапи:

• определя колко работни дни служителят ще прекара в командировка;
• изчислява размера на заплатата, която би била начислена на специалист, ако той продължи да работи във фирмата през периода на фактуриране;
• разкрива колко дни са включени в изчислението;
• изчислява средните приходи за периода от време, през който специалистът ще бъде вбизнес пътуване.

При изчисляване на възнаграждението на шофьорите в командировка се вземат предвид допълнителните разходи, които служителят ще трябва да понесе в командировка. Това включва разходите за бензин, настаняване в различни хотели или ханове, както и разходите, необходими за изпълнение на указанията на ръководството на компанията. Всички тези разходи са предвидени в Правилника за заплатите.

Характеристики на плащане на средства

По време на изчисленията счетоводителите могат да използват различни начини и методи за изчисляване на заплатите за хора, които са в командировка. Следователно характеристиките на този процес включват:

• При необходимост може да се начисли допълнително плащане до средната заплата на гражданин. Често се случва след командировка да се окаже, че служителят е получил много по-малко пари, отколкото биха му били платени, ако се е отказал от командировката и е работил в офиса. В този случай те могат да подадат иск до инспекцията по труда. За избягване на конфликти със служителите се начислява допълнителна такса. Размерът му може да бъде различен, тъй като основното условие е необходимостта от плащане на такава сума, която е равна на средната заплата на гражданин. Това е особено вярно, ако заплатите на парче се използват в командировка. Тъй като гражданинът практически няма резултати от дейност, тогава при стандартно изчисление може да се окаже, че му се плаща твърде малка заплата, следователно се извършва допълнително плащане до средния доход. Самите лидери на компаниите вземат такова решение, тъй като те не се интересуват отда влоши финансовото състояние на служителите, които се съгласяват да пътуват по работа.
• Изплащане на почивни дни. Често специалист на организация трябва да отиде в командировка само за няколко дни. През този период има много работа за вършене. В този случай два дни може да паднат през уикенда. Според закона не се изискват заплати при командировка в почивен ден, но всъщност през този период гражданинът не е почивал, а е бил ангажиран с работа. В този случай двойното заплащане се назначава от ръководителя на предприятието. Вместо такова плащане, ръководството може да предложи възможност за почивка в бъдеще.
• Правила за заплати за работници на непълно работно време. Често специалистите комбинират няколко работни места наведнъж, така че работят в компанията на непълно работно време. След като гражданинът бъде преместен на основна позиция, възникват трудности с изчисляването на средните му доходи, ако отиде в командировка. В този случай трябва да се вземат предвид периодите, в които гражданинът е работил на непълно работно време. При тези условия сумата на плащането ще бъде достатъчно ниска, че ръководството може да наложи допълнителна такса.

Поради горните точки, правилното изчисляване на заплатите за хора, заминаващи в командировки, се счита за доста специфичен и сложен процес. По време на неговото изпълнение счетоводителят трябва да вземе предвид разпоредбите на руското законодателство. Ако допуснат сериозни грешки, тогава служителят може да напише иск до инспекцията по труда. В този случай компанията може да носи административна отговорност.

Как се възстановяват празниците?

Ако служител на компанията е принуден да работи в командировка дори и през уикендите, тогава той трябва да получи компенсация. За да направите това, можете да изберете една от опциите:

• в бъдеще на служителя ще бъде дадена възможност да вземе отпуск всеки ден;
• Платена работа през уикендите двойно.

За прехвърляне на двойното плащане се издава съответната заповед от ръководството на компанията. Посочва длъжността и пълното име на служителя, който е изпратен в командировка. Посочва се държавата и региона, където е бил, периода на пътуването и причината за пътуването.

За да се предотвратят двойни ситуации, се препоръчва напълно да се консолидира вътрешният регулаторен акт в компанията, въз основа на който се прави правилно изчисляване на заплатите за служители, които са принудени да работят през почивните дни по време на командировка. Това значително ще опрости работата на счетоводител.

Как могат да бъдат прехвърлени средства?

Плащането може да се извърши по два различни начина:

• предоставяне на средства под формата на пари в брой, издадени на служителя преди пътуването в касата на компанията;
• прехвърляне на пари към банкова карта, която е заплата.

Ако основната заплата се преведе в банкова сметка, тогава плащането за командировка обикновено се извършва по същия начин.

Какво окабеляване се използва?

Счетоводителят трябва правилно да отразява различните транзакции, свързани свъзнаграждение на служител в командировка. За това се използват публикации:

• D71 K50 - издаване на пари по отчета на служител на организацията за покриване на разходи, направени по време на командировка;
• D71 K50 - изплащане на обезщетение на служител, ако по време на пътуването той е похарчил не само получените средства, но и собствените си пари, следователно той представя отчет на счетоводителя с всичките си разходи;
• D50 K71 - връщане на средства от служител, ако след работно пътуване има допълнителни пари.

Служителят трябва да се отчита пред организацията за всички направени разходи, за които съставя авансови отчети. Към него са приложени различни платежни документи, потвърждаващи разходите. Те включват разписки, чекове или билети. Ако бъдат установени неподходящи разходи, организацията може да откаже да изплати обезщетение. Често в разходната документация има фактури, в които е разпределен ДДС. При такива условия данъкът може да бъде приет за приспадане.

Заключение

Служебните пътувания са необходими в различни компании, тъй като само командировките могат да решават различни въпроси, да сключват нови договори или да контролират работата на клоновете. Специалистите на компанията, изпратени в командировки, трябва да получават дневни и правилно изчислени заплати.

При изчисляване на заплатите се взема предвид средната заплата на гражданин за една година работа. В същото време могат да възникнат трудности, ако служителят работи в компанията за кратко време или е бил прехвърлен в държаватанаскоро. В този случай се назначава допълнително плащане до средните доходи. За да направите това, е необходимо правилно да съставите счетоводни записи.