Доплащане за пътуване характер на работа: процедура за изчисляване, правила за регистрация, начисляване и плащане

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

В много предприятия работата на определени категории служители е пътуваща. На първо място става дума за шофьори, превозващи персонал, превозващи продукти, материали и други стоки. В статията ще говорим за доплащането за пътувания характер на работата, данъчното облагане и отчитането на надбавката.

Обща информация

Винаги ли се изискват надбавки за пътуване? Нека го разберем.

Ако трудовата дейност на служителя е свързана с пътуване, работодателят трябва да компенсира направените разходи въз основа на данните от предварителния отчет, както и при представяне на билети и чекове. Междувременно законодателството предвижда друг начин за възстановяване на разходите.

Работодателят може да плаща фиксирана надбавка за пътувания. Шофьорите, като правило, са доста доволни от такава компенсация. Размерът на допълнителното плащане се определя от ръководителя на предприятието иодобрен от местен документ.

Тук трябва да се каже, че инспекторите не винаги признават надбавката за пътуването на работата като компенсация по смисъла на чл. 168.1 TC. Ако няма документи, потвърждаващи разходите на служителя, тогава от работодателя може да се изисква да начисли допълнителни вноски.

Възстановяване на разходи за документи

Ако служителят предостави документи, потвърждаващи разходите му за пътуването, работодателят ги компенсира след факта. Това означава, че служителят ще получи точно толкова, колкото е похарчил. Тази опция обикновено се използва, когато служителите са изпратени на дълги командировки в други региони или в чужбина. Работодателят възстановява разходите за пътуване и настаняване на тези служители. В същото време работодателят трябва да реши дали да удържи данъка върху доходите на физическите лица и вноските към средствата от това обезщетение. Нека да отговорим на този въпрос веднага.

Разходите за компенсация се включват от работодателя в разходите, взети предвид при изчисляване на данък върху дохода. В съответствие с параграф 11 на параграф 1 на чл. 217 от Данъчния кодекс не е необходимо да се удържа данък върху доходите на физическите лица от възстановяване. Това правило се прилага за цялата сума, посочена в колективния или трудовия договор или в друг местен акт на предприятието. Що се отнася до застрахователните премии, те също не е необходимо да се начисляват (клауза 2, част 1, член 9 212-FZ от 24.07.2009 г.).

Трудности в практиката

Трябва обаче да се каже, че FSS и FIU понякога смятат, че работодателят е длъжен да изчислява вноските от размера на компенсацията. Те оправдават позицията си с товапътен характер на надбавките и плащанията за работа - това са елементи на заплатата. Инспекторите по фондове потвърждават доводите си с разпоредбата на чл. 129 от Кодекса на труда, който определя трудовото възнаграждение. В резултат на това след проверки на работодателя се начисляват глоби и неустойки и е длъжен да начислява допълнителни вноски. Такива решения, разбира се, трябва да бъдат оспорени. Съдилищата в повечето случаи заемат страната на работодателя, като цитират следните аргументи:

1. Възстановяването на разходите за работа подлежи на одобрение от работодателя.
2. Обезщетението е необходимо за покриване на допълнителните разходи на служителя, които той прави по време на изпълнение на трудовата си функция.
3. Възстановените суми не могат да бъдат включени в приходите по никакъв начин, следователно не е необходимо да се натрупват вноски.

Списък с подкрепящи документи

Доплащане за пътувания характер на работата се таксува при предоставяне на съпътстващи документи. Конкретен списък с документи се определя и одобрява от ръководителя на предприятието. Препоръчително е да се формират два списъка - за близки и дълги пътувания. В този случай изискванията на работодателя ще станат по-ясни.

Пътните разходи на служителя могат да бъдат проверени:

1. Билети за метро, автобус, тролейбус и др.
2. Маршрут, товарителница, разписки, чекове (при използване на личен транспорт).

Разходите за пребиваване се потвърждават от документи, получени при пристигане. Това може да е разписка, издадена от администратора на хотела, краткосрочен договор за наем.

Отговори на допълнителни въпроси от инспектори относнодоплащания за пътувания характер на работата могат да се дават чрез позоваване на документи, удостоверяващи движението на служителите. Говорим по-специално за списъка на длъжностите, определени от местния закон, условията, предвидени в трудовия договор, бележки, списания и т.н. Инспекторите трябва да бъдат предоставени с всякакви документи, потвърждаващи пътуванията.

Функции за документация

За да осигурите контрол върху ежедневните движения на служителите, препоръчително е да създадете дневник за бизнес пътувания. Този документ може да се съхранява от ръководителя на съответния отдел или друг отговорен служител.

Планирането и контролът на единични пътувания може да се извърши с помощта на бележки. Служителят го съставя на името на ръководителя. В бележка служителят посочва причините за пътуването, целите и задачите. Документът трябва да бъде предаден на работодателя за одобрение.

Наредбите, които са в сила днес, не установяват единна форма на бележки и счетоводни дневници. Съответно, ръководството на предприятието може да одобри неговите формуляри. За въвеждане на документация в обращение директорът издава подходяща заповед.

Нюанси

Добавката за пътуването естество на работата се определя в зависимост от:

• честоти на пътуване;
• продължителност на командировката;
• трудност на задачата и др.

Можете също да вземете предвид квалификацията и трудовия опит на конкретен служител. Съответно не е необходимо да се инсталираедна сума за всички.

Опростен работен процес

Както показва практиката, далеч не винаги е възможно командирован служител да запази оправдателни документи. Случва се до датата на отчета някои от билетите да бъдат загубени, да няма чекове от бензиностанции, касови бележки и т.н. Но без тях на служителя няма да бъдат възстановени разходи. За такива случаи е осигурен опростен работен процес.

Ръководителят на предприятието определя и одобрява размера на надбавката за пътния характер на работата. Тази сума трябва да включва:

1. Средна тарифа за обществен транспорт.
2. Плащане на наем.
3. Непланирани или дребни ремонти на превозни средства.
4. Комуникационни услуги (мобилен телефон, факс).

Препоръчително е да се установи фиксирана надбавка за пътувания характер на работа за шофьори, спедитори, търговци и други служители, които изпълняват трудова функция извън предприятието, но в рамките на едно и също населено място.

Бонусът се предоставя и ако служителят:

• обикновено харчи същата сума за пътувания;
• не харчи пари за настаняване и пътуване в друг регион или в чужбина.

Ако служител има допълнително заплащане за пътуването на работата, той не трябва да събира билети, чекове и други подкрепящи документи. И компенсация ще му бъде дадена в края на месеца.

Обща процедура за изчисление

В съответствие с част 2 на чл. 168.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, допълнително заплащане за пътувания характер на работаодобрен от ръководителя на предприятието и фиксиран в местния акт на предприятието.

Размерът на надбавката се определя от работодателя самостоятелно. Формулировката в местния акт на предприятието може да бъде следната: "Определете допълнително заплащане за пътувания характер на работата. Размерът на надбавката е 10% от основната заплата." Мениджърът, по своя преценка, може да определи фиксирана сума.

При определяне на надбавката за пътувания характер на работата, работодателят трябва да се ръководи от:

1. Нормативни актове, приети през съветския период. В момента, въпреки факта, че СССР престана да съществува, много правни документи, одобрени през годините на неговото съществуване, са валидни. По този начин, Постановление на Министерския съвет на РСФСР от 1978 г. № 579 установява допълнително заплащане за пътувания характер на работа - 20% от заплатата. Може да се начислява на служители, които работят в автомобилния и речния транспорт. В същото време само пътуващите за 12 или повече дни получават допълнително заплащане за пътувания характер на работата.
2. Промишлени и регионални споразумения. Например пътните работници могат да получат до 20% надбавка в зависимост от броя на дните, прекарани на пътя. Съответната клауза присъства в клауза 3.6 от Федералното индустриално споразумение за пътни съоръжения.

Ако размерът на надбавката не е предписан нито в актовете, приети през съветския период, нито в индустриалните (регионални) споразумения, мениджърът има право да го определи по своя преценка.

Някои мениджъри погрешно смятат, че органът отговаря заустановяване размера на доплащането за пътувания характер на работата, - Сметната палата. Трябва да се каже веднага, че тази структура няма нищо общо с определянето на размера на плащанията.

Добавка за пътна работа: данъчно облагане

Когато работодател, в опит да опрости работния процес, компенсира пътните разходи чрез натрупване на допълнителни плащания, IFTS може да има претенции. Междувременно вече се е развила доста стабилна практика. За съжаление не е в полза на работодателя. Съдилищата и регулаторните органи не оспорват правото на работодателя да установи допълнително плащане. Те обаче смятат, че фиксираното плащане трябва да се облага с данък върху доходите на физическите лица и вноски във фондове. Аргументите са както следва.

Законът предвижда два вида плащания. Първият включва компенсации, които действат като елементи на печалбата. Те се установяват поради факта, че гражданин работи при специални условия. Именно от такова обезщетение се удържат данъци и вноски във фондовете. Вторият вид плащане е възстановяване на разходи, направени от служител при изпълнение на трудова функция. От тези суми не се удържат вноски и данъци.

Според много експерти месечната фиксирана надбавка не може да се счита за компенсация по чл. 168.1 TC. Факт е, че работодателят не възстановява на работника или служителя действително направените разходи. С други думи, размерът на компенсацията не зависи от размера на разходите.

Допълнение към предвидените печалбитрудов или колективен трудов договор не може да се счита за обезщетение по чл. 164 TK. Това се дължи на факта, че когато се начислява, се увеличава заплатата на служител, който изпълнява трудовите си функции при пътувания.

Обяснения за слънце

В края на 2015 г. Върховният съд зае позицията на работодател. В своя Преглед на практиката за 2015 г. Върховният съд посочи, че за данъчни цели има значение естеството на плащането, според което сумата е сред обезщетенията, предвидени в чл. 164 TK. Съгласно това правило обезщетението е парично плащане, установено за възстановяване на разходите на служителите, направени от тях във връзка с изпълнението на трудовите им функции. В същото време Върховният съд посочи, че името на плащането няма решаващо значение. Това може да бъде надбавка, надбавка, обезщетение, увеличение на заплатата и т.н.

Държавните власти обаче всъщност не искат да подкрепят позицията на Съда. Например за Министерството на труда предпоставка за изплащане на обезщетение на служител е предоставянето на документи, потвърждаващи разходите по време на пътуването. Следователно предприятията, които не планират да начисляват данъци и да плащат вноски към фондовете от надбавки, ще трябва да защитават позицията си в съда.

Счетоводство

Как да регистрирате плащания, предназначени за компенсиране на разходите, направени от служителите по време на командировка?

В съответствие с указанията за сметкоплан, утвърден със заповед на Министерство на финансите № 94н от.2000 г., за обобщаване на информация за всички сетълменти със служители на предприятието, с изключение на транзакциите за заплати и сетълментите с подотчетни служители, се използва сметка. 73. В сметката се отразява информация за разплащанията с персонала по отношение на получените суми за оперативни и административни разходи. 71. В същото време много експерти смятат, че използването на тази сметка ще бъде неправилно, ако компанията не издава средства за отчитане, а възстановява разходите, направени от служителя. Като се има предвид това, счетоводителят трябва да направи следните записи:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - приемане за отчитане на разходите под формата на възстановяване на разходите за разходи след тяхното потвърждение.
• Dt sch. 73 ct sc. 50 - Изплащане на компенсация на работника.

Ако се ръководи от разпоредбите на чл. 129 от Кодекса на труда, тогава допълнителните плащания, надбавки, включително за работа при специални условия, се признават като елемент на доходите. Съответно, счетоводителят прави следните записи:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - начисляване на заплата на служител с доплащане.
• Dt sch. 70 Kt 68 - удържане на размера на данъка върху доходите на физическите лица от приходите.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - начисляване на застрахователни премии.
• Dt sch. 70 Kt 50 - изплащане на заплати с доплащане.

Според експертите, подобно разграничаване в счетоводството ще улесни работодателя да отделя сумите, подлежащи на облагане с данък върху доходите на физическите лица и застрахователни премии, и средствата, освободени от облагане.

Заключение

Опростеният работен процес не евинаги в ръцете на работодателя. Ако работодателят планира да вземе предвид, че надбавките за пътувания не са елементи на заплатата, тогава съществува риск от искове от регулаторни органи. В такива случаи е препоръчително да се проучи по-подробно съдебната практика по този въпрос.