Плащане за горива и смазочни материали: изпълнение на договора, процедура за изчисляване, правила и характеристики на регистрация, начисляване и плащане

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Често възникват ситуации, когато поради производствени нужди служител е принуден да използва имуществото си. Най-често става дума за използването на машината. Освен това работодателят е длъжен да компенсира това: плаща за горива и смазочни материали (POL), амортизация и други разходи. Как да го направим възможно най-ефективен?

Законодателна рамка

Не много хора дори разбират какво означава да плащаш за гориво и смазочни материали и обезщетение за използване на лични превозни средства. И работодателите се възползват от това. Въпреки че задължението им да компенсират разходите на работника или служителя е залегнало в чл.188 от КТ. Въпреки това, както ще се види по-долу, използването му не е най-добрият вариант. Много повече полезна информация се съдържа в Гражданския и Данъчния кодекс. За да се възползвате от всички предимства, които те предоставят, трябва да подходите правилно към проблема.

Как работи на практика?

Често на служител се дава избор: или да отидеш на 300 км до друг град в жегата с автобус,или карай собствената си кола. Не му хрумва, че разходите за заплащане на ГСМ и не само могат и трябва да му бъдат компенсирани. Предприятията се възползват от правната неграмотност на служителите. Повечето не знаят какво представлява горивото на работното място и компенсацията на разходите.

Между другото, това се отнася не само за автомобила, но и за всяка друга лична собственост, която служителят използва при изпълнение на служебните си задължения. Най-често се използва само личен транспорт. Съответно, плащането на горива и смазочни материали на служителите за сметка на работодателя е норма. Въпреки че не всички работодатели са съгласни да плащат.

Няколко примера

Всеки, който някога се е опитвал да работи като търговски представител, е изпитал това. Друг пример, при който служителите най-често използват собствен транспорт, са такситата. За да получи обезщетение, служителят трябва да използва автомобил или друг имот само със знанието и разрешението на ръководството. И всичко трябва да бъде документирано.

Плащане за гориво и смазочни материали на служителите - какво е това?

Често дори счетоводителите не знаят отговора на този въпрос, да не говорим за обикновените служители. Много хора смятат, че горивата и смазочните материали са само гориво: бензин или дизелово гориво. Това не е съвсем вярно. Всъщност много повече неща се наричат горива и смазочни материали (горива и смазочни материали):

• масло;
• антифриз - през зимата;
• други необходими консумативи.

Съответно, плащането за гориво и смазочни материали включва не само цената на горивото.

Как да го направя официално?

Има 3 начинаформализирайте споразуменията си с работодателя:

• допълнително споразумение към трудовия договор;
• договор за кола под наем;
• договор за предоставяне на транспортни услуги.

Всеки от тях има своите плюсове и минуси. Нека ги разгледаме подробно по-долу.

Допълнително споразумение към трудовия договор

Най-простото е да сключите допълнително споразумение с работодателя към трудовия договор. По-простото обаче не означава по-ефективно: няма да е лесно за служителите да получават плащане за горива и смазочни материали за сметка на работодателя. По-долу е даден пример за такова споразумение.

Трябва да бъде ясно посочено:

• марка и характеристики на превозното средство;
• размерът на месечната компенсация и разходите, които работодателят също компенсира: плащане за горива и смазочни материали, текущи и основни ремонти, диагностика и поддръжка, застраховки;
• краен срок, до който трябва да бъде представен отчетът за действителните разходи;
• условия, в които работодателят компенсира разходите на служителя.

Служителят трябва често да пътува по указания от ръководството, или пътуващият характер на работата предвижда изпълнението на служебните му задължения. Всъщност според закона плащането за горива и смазочни материали при използване на лични превозни средства, както и компенсация за други разходи, е възможно само ако има производствена нужда.

Всеки месец служителят подава отчет за пътуванията си, където посочва:

• дата на пътуване;
• време на заминаванеи връщане;
• дестинация;
• цел на пътуването.

В допълнение, този документ трябва да съдържа датата на съставяне и подписа на служителя.

Плюсове и минуси на допълнително споразумение

Компенсацията на разходите на служителя по трудов договор е от полза преди всичко за работодателя. В края на краищата, винаги можете да го ограничите до размера, предвиден в Постановление на правителството № 92 от 8 февруари 2002 г.: 1200 рубли - за автомобили с обем на двигателя по-малък от 2000 см³ и 1500 рубли - за автомобили с обем на двигателя над 2000 см^3.

Въпреки това, подобна компенсация едва ли ще удовлетвори служителя - при текущите цени на бензина е почти невъзможно да се изпълни. Съответно работодателят трябва да направи компромис и да сключи договор за наем или договор за предоставяне на транспортни услуги, или да плати от собствения си джоб - няма да е възможно да компенсира компенсацията чрез намаляване на данъците.

Как да наемете кола?

В този случай отношенията между страните ще се уреждат от Гражданския кодекс. На практика по-често се използват наемането на лодка под наем. По-долу можете да видите типичен договор.

Задължително е да се посочи в договора за наем:

• характеристики на автомобила: марка, година на производство, цвят, номер на каросерията и двигателя, номер на държавата;
• условия за поднаем - желателно е да се забрани на работодателя да наема автомобил на друг;
• други договорености - кой и в какъв срок извършва MOT, кой плащаконсумативи и поддръжка, за какви цели може да се използва колата - например само превоз на пътници.

Когато сключвате договор за наем, трябва да разберете, че по този начин прехвърляте автомобила си на компанията, макар и временно, но за ползване. Докато по трудов договор само вие можете да използвате колата.

Следователно договорът за лизинг трябва да посочва точно как работодателят може да използва вашия автомобил. В противен случай не се учудвайте, че ще бъдете принудени да превозвате различни стоки или някакъв вид боклук - все пак компанията вече притежава колата, макар и временно.

Важно: не забравяйте да определите цената на автомобила към момента на наемане в договора.

Често има проблем с това, че страните не знаят как да предпишат плащането на ГСМ в договора за наем. Дори адвокатите спорят за това. Изчисляването на плащането за горива и смазочни материали се извършва въз основа на товарителници - според действителния пробег. За това има специални правила, въз основа на които се извършва отписването.

Експертите все още препоръчват сключването на договор за наем на автомобил със заплащане на горива и смазочни материали. Това обаче е по споразумение. Ако лизинговият договор не предвижда плащане на гориво, с доставчика се сключва отделен договор за плащане на гориво и смазочни материали и на водача се издава карта за гориво с определен лимит.

Важно е също така да уточните други нюанси предварително: компанията плаща ли ви фиксирана сума всеки месецили плащането е почасово - в зависимост от действително отработените часове, кой и как плаща застраховката.

Договор за предоставяне на транспортни услуги

Използва се много по-рядко - главно ако стоките се превозват с личен транспорт. Представете си хамалска компания. Вместо да придобие или отдаде на лизинг автомобил, тя можеше да сключи договор с товарач, който притежава желания автомобил за предоставяне на транспортни услуги.

По този начин товарачът ще изпълнява непосредствените си задължения (товарене и разтоварване) по трудовия договор. И той ще предоставя частно услуги за транспортиране на тези стоки от точка А до точка Б. За това обаче ще трябва да издаде IP, тъй като предприемаческата дейност е забранена в Руската федерация без регистрация.

Как може собственик на автомобил да оптимизира данъците?

За да наемете кола или да осигурите транспортни услуги, служител ще трябва да издаде IP. Строго погледнато, той може да наеме колата си, без да е предприемач. Ако обаче има няколко такива коли, тогава все пак трябва да издадете IP. Освен това в този случай той плаща по-малко данък - 6% върху дохода от опростено данъчно облагане, вместо 13% данък върху доходите на физическите лица. Въпреки това, данък върху личните доходи от 13% все още ще бъде удържан от официалната му заплата.

Тук има още един важен нюанс. Независимо от представянето на индивидуалния предприемач, той трябва да плаща застрахователни премии, дори и да няма служители. Сумата е фиксирана и през 2018 г. е 32 385 рубли. Ако обаче доходът на индивидуален предприемач надвишава 300 000 рубли годишно, тогавадопълнително плащане от 1% от разликата "доход минус 300 000 рубли".

Въпреки това, размерът на застрахователните премии не може да надвишава определена сума. През 2018 г. това е 212 360 рубли за пенсионния фонд (тези пари „не изчезват“, а отиват за формиране на бъдещата пенсия на предприемача) и 5 840 рубли под формата на вноски за здравно осигуряване. Като цяло застрахователните премии за индивидуални предприемачи не могат да надвишават 218 200 рубли годишно.

На пръв поглед застрахователните премии са ненужни допълнителни разходи. Но дали наистина е така? Не точно. Факт е, че индивидуалните предприемачи имат право да намалят авансовото плащане по опростената данъчна система "Доход" с размера на платените застрахователни премии. По този начин, когато наемате кола, не можете да плащате данък изобщо (размерът на данъка е малко вероятно да надвишава платените вноски) и е напълно законно. И основната част от платените вноски отиват за бъдещата ви пенсия.

Важно: статутът на индивидуален предприемач и опростената данъчна система не освобождават предприемача от плащане на транспортен данък. Така или иначе ще трябва да се плати. Но данък върху собствеността в този случай не е необходимо да се плаща.

Пример за това как индивидуален предприемач увеличава приходите от наемане на автомобил

Нека си представим, че Иван е наел колата си на Romashka LLC, на която е служител, за 100 000 рубли на месец. Едновременно с това фирмата се грижи за текущия и основен ремонт на автомобила, както и за заплащане на ГСМ и други консумативи.

Без регистриране на индивидуален предприемач, служител ще получи само 1 044 000 рубли годишно. Работодателят, действащ като данъчен агент на Иван, би удържал самостоятелно 13% от данъка върху доходите на физическите лица от тази сума. В същото време, като е издал IP по опростената данъчна система"Доход", Иван ще плати следните данъци:

• осигурителни вноски към Пенсионния фонд: 32385 + 1% × (100 000 × 12 - 300 000)=41385 рубли;
• здравноосигурителни вноски: 5840 рубли;
• USN 6%: 100 000 × 12 × 6% - 41385 - 5840=24775 рубли.

Съответно, нетният му доход беше 100 000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1 128 000 рубли. Освен това 41 385 рубли щяха да отидат за бъдещата пенсия на Иван, а не в държавната хазна. По този начин спестяванията от данъци ще възлизат на 125 385 рубли годишно. Или малко повече от 10 000 рубли на месец.

Освен това в първия случай Иван плаща данък върху доходите на физическите лица веднага. Всъщност той дори не вижда тези пари - работодателят превежда данъка вместо него. Във втория Иван получава цялата сума „в ръцете си“. И тогава плаща данъци. Освен това той може да ги разпределя както пожелае през годината - основното е да платите всичко не по-късно от 31 декември.

Възможността да се управлява времето на данъчните плащания осигурява значително предимство. Да предположим, че Иван реши да разпредели равномерно данъчната тежест и да плаща дължимата сума на всяко тримесечие.

По този начин той може допълнително да освободи следните суми:

• януари - 100 000 × 13%=13 000 рубли;
• февруари - 100 000 × 13% +13 000=26 000 рубли;
• март - 100 000 × 13% + 13 000 + 13 000=39 000 рубли.

До края на март той може да използва тези пари, както намери за добре. И едва след това платете съответното плащане за застрахователни премии, като по този начин намалявате авансовото плащане по опростената данъчна система "Доход".

ВключеноНа пръв поглед изглежда, че сумите са малки. Но ако Иван увеличи доходите си 10 пъти - наемете няколко коли или изберете лизинг вместо наем, спестяванията ще станат впечатляващи.

Как може един бизнес да спести от данъци?

Ако компанията е на DOS (обща данъчна система) или на опростената данъчна система "Доходи минус разходи" (един от видовете опростена данъчна система), тогава разходите за наемане на автомобил, предоставяне на транспортни услуги или изплащане на обезщетение по трудов договор може да се вземе предвид за намаляване на данъчната основа. Вярно е, че в последния случай за автомобили размерът на приспадането е ограничен от закона.

В случай на наемане на автомобил на DOS, не само наемът се компенсира, но също така:

• гориво и смазочни материали и други консумативи;
• поддръжка и основен ремонт на автомобили;
• Поддръжка, пране, такси за паркиране и паркиране на автомобили;
• застраховка;
• заплата на водача.

Освен това, само документирани разходи се признават като приспадащи се разходи. В същото време те трябва да бъдат икономически обосновани.

Важно: фирмата не е собственик на наетия автомобил и следователно не е задължена да плаща данъци върху имуществото и транспорта.

Бизнесът обикновено печели повече пари, отколкото разходите за коли под наем. Съответно, чрез намаляване на данъка върху дохода е възможно повече от компенсиране на всички действително направени разходи.

Обобщаване

Чл.188 от КТ задължава работодателяКомпенсирайте служителя за използването на личен транспорт за служебни цели. Ако се предполага, че такова използване е случайно, достатъчно е само да се сключи подходящо допълнително споразумение към трудовия договор и да се предостави отчетът навреме.

Въпреки това, ако служител без използване на личен транспорт не може да изпълнява задълженията си и е принуден да използва автомобила си за бизнес цели през цялото време, тази компенсация няма да може да покрие по-голямата част от действително направените разходи. Това само за сметка на печалбите на предприятието. Организацията ще може да използва такава компенсация за намаляване на данъка върху дохода само в размера, установен от закона, който няма да покрие дори една десета от действителните разходи.

Съответно този подход не е от полза нито за служителя, нито за компанията. И всичко това поради особеностите на данъчното облагане: служителят като физическо лице плаща твърде много данък върху доходите на физическите лица и компанията не може да оптимизира правилно данъците. Много по-изгодно е и двете страни да сключат договор за лизинг или предоставяне на транспортни услуги (ако ще се превозват други пътници или товари).

Само в този случай служителят ще трябва да издаде IP - процедурата не е сложна и не отнема много време. Някои хора смятат, че след като станат индивидуален предприемач, няма да могат да работят като частно лице. Но всъщност е възможно - законът не забранява.