Видове и функции на управленския контрол

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Процесът на управление се състои от пет функции: планиране, организиране, персонал, насочване и контрол. По този начин контролът е част от процеса на контрол.

Контролът е основната целева функция на управлението в една организация: процесът на сравняване на действителното представяне с установените фирмени стандарти. Всеки ръководител трябва да наблюдава и оценява дейността на своите подчинени. Управленският контрол помага да се предприемат коригиращи действия от страна на мениджъра своевременно, за да се избегнат непредвидени обстоятелства или финансови загуби за компанията.

Основният контролен процес включва три стъпки:

• Задаване на стандарти.
• Измерване на производителността спрямо тези стандарти.
• Коригиране на отклонения от стандартите и плановете.

Като част от цялостния стратегически план на организацията, лидерите си поставят цели заединици в конкретни, точни, оперативни термини, които включват планиране за изпълнение спрямо действителните резултати.

Стандартите, с които ще се сравнява действителната производителност, могат да бъдат извлечени от минал опит, статистика и сравнителен анализ (въз основа на най-добрите практики в индустрията). Доколкото е възможно, стандартите се разработват на двустранна основа, а не на висшето ръководство, което взема решения едностранно въз основа на целите на организацията.

Защо е необходим управленски контрол?

Ако персоналът винаги правеше това, което е най-добро за организацията, нямаше да има нужда от контрол и управление. Но е ясно, че хората понякога не могат или не желаят да действат в най-добрия интерес на организацията и трябва да се въведе набор от контроли, за да се предотврати нежелано поведение и да се насърчи желаното действие.

Дори служителите да са добре оборудвани да си вършат добре работата, някои избират да не го правят, защото индивидуалните и организационните цели може да не са точно еднакви. С други думи, няма подравняване на целите. В такива случаи трябва да се предприемат стъпки за повишаване на мотивацията и производителността на служителите.

Ефективна организация е тази, в която мениджърите разбират как да управляват и контролират. Целта на контрола като концепция и процес е да помогне за мотивирането и насочването на служителите в определените им роли. РазбиранеСистемите за контрол на процесите и управлението са от съществено значение за дългосрочната ефективност на една организация.

Без достатъчно системи за контрол, объркването и хаосът могат да затрупат една организация. Въпреки това, ако системите за контрол задушат една организация, тя може да страда от липса на предприемачески иновации.

Неадекватният контрол върху изпълнението на управленските решения може да доведе до намаляване на производителността или поне до увеличаване на риска от лоши финансови резултати. В краен случай, ако ефективността не се наблюдава, може да доведе до организационен провал.

Характеристики на ефективна система за управление

Ефективната система за управление на бизнеса е интегриран набор от процеси и инструменти за управление, които помагат за съгласуване на фирмената стратегия и годишните цели с ежедневните дейности, наблюдават ефективността и инициират коригиращи действия.

Системата за контрол на управлението е непрекъснат процес на подобряване на производителността чрез поставяне на индивидуални и колективни цели, които са в съответствие със стратегическите цели на организацията, планиране на ефективността за постигане на тези цели, преглед и оценка на напредъка и развитие на знанията, уменията и способностите на хората. Системата за контрол трябва да се фокусира върху резултатите.

Ефективната система за управление има следните характеристики:

1. Помага за постигане на организационни цели.
2. Улеснява оптималното използване на ресурсите.
3. Подобрява като цялопроизводителност на организацията.
4. Мотивира и повишава морала на служителите.
5. Контролът също така установява дисциплина и ред.
6. Ясно дефинирани и разбираеми показатели за ефективността.
7. Гарантира бъдещо планиране чрез преразглеждане на стандартите.
8. Стратегическите цели важат за всички нива на организацията.
9. Ефективното управление свежда до минимум грешките.
10. Укрепване на управлението и ангажираността на служителите.
11. Постигайте приоритетни цели по-бързо.

Процесът на управленски контрол регулира дейността на компаниите по такъв начин, че действителното изпълнение да съответства на предварително установения план. Ефективната система за контрол позволява на мениджърите да избягват обстоятелства, които носят загуби на компанията.

18 функции за управленски контрол

Управленският контрол е всеки процес, инструмент или система, която е създадена, за да позволи на ръководството да регулира дейността на една компания в съответствие с нейните цели.

Контролът се осъществява на по-ниско, средно и горно ниво на управление. На всяко ниво контролът ще бъде различен: висшето ръководство ще участва в стратегическия контрол, средното ръководство в тактическия контрол и по-ниското ниво в оперативния контрол.

Следните са функциите за контрол на управленските решения:

1. Стратегия за планиране. Процесът на създаване на план за действие за постигане на целите.
2. Контролизисквания. Официална документация на плановете като изисквания и управление на промените в тези планове, ако е необходимо.
3. Финансов контрол. Мониторинг и отчитане на бюджета на компанията.
4. Управление на ефективността. Процесът на договаряне на набор от цели със служителите и оценка на тяхното представяне спрямо тези цели.
5. Контрол на работата. Наблюдавайте служителите, за да подобрите производителността, ефективността и качеството на работа.
6. Управление на програми и проекти. Прилагане на промяната.
7. Контрол на риска. Повтарящ се процес на идентифициране, анализиране и елиминиране на риска.
8. Контрол за сигурност. Идентифициране и елиминиране на заплахи за сигурността и прилагане на начини за намаляване на различни рискове.
9. Контрол на съответствието. Внедряване на процеси, процедури, системи, одити, измервания и отчети в съответствие със законите, наредбите, стандартите и вътрешните политики на организацията.
10. Показатели и отчитане. Изчисляване и съобщаване на значими измервания на организационната ефективност.
11. Сравнителен анализ. Итеративен процес на сравнителен анализ на резултатите спрямо индустрията на компанията, конкурентите или настоящите най-добри практики.
12. Непрекъснато подобрение. Процесът на измерване на производителността, подобряването й и измерването й отново.
13. Качествен контрол. Гарантиране, че изходните продукти отговарят на спецификациите. Например внедряване на процес на тестване на продукта на производствена линия.
14. Осигуряване на качеството. Осигуряването на качеството е процесът за предотвратяване на бъдещи неуспехи в качеството. Например практиката за изследване на първопричините за всички неуспехиза търсене на подобрения в производството.
15. Автоматизация. Увеличете производителността, ефективността и качеството чрез автоматизация.
16. Управление на данни. Практиката за събиране на информация, която може да бъде полезна в бъдеще, както и анализ на данни.
17. Управление на запасите. Управление на запасите и счетоводство за избягване на недостиг или излишък.
18. Управление на активи. Контрол на активи като производствени мощности, инфраструктура, машини, софтуер и интелектуална собственост.

Видове контрол и техните характеристики

Организациите се нуждаят от контрол, за да определят дали техните планове са постигнати и да предприемат коригиращи действия, ако е необходимо. Основните цели на контрола на управленските решения:

1. Адаптиране към промяна. Системата за управление може да предвижда, наблюдава и реагира на променящите се условия на околната среда.
2. Минимизиране на грешките. Продуктивният управленски контрол и счетоводство ще ограничат броя на грешките, които възникват в дейността на фирмата.
3. Минимизиране на разходите и максимизиране на печалбите. Ако организацията на управленския контрол се прилага ефективно, това може да намали разходите и да увеличи производителността.

Бизнесът инсталира системи за контрол в редица различни области и на различни нива на управление. Отговорността за контролиране на управленските решения е обширна. Има различни класификации и характеристики на тази контролна функция. Един от най-често срещаните изглежда така:

1. Препратният контрол, известен също като пренасочващ контрол, се фокусира върху ресурсите, които организацията извлича от своята среда. Той контролира качеството и количеството на тези ресурси, преди да достигнат до организацията.
2. Мониторингът се фокусира върху поддържането на стандартите за качество и количество на продукта или услугата в процеса на трансформация.
3. Окончателният контрол, известен също като контрол с обратна връзка, се фокусира върху резултатите на организацията след завършване на процеса на трансформация. Въпреки че окончателният контрол може да не е толкова ефективен като предварителния или текущия, той може да предостави на ръководството информация за бъдещо планиране.

Според друга класификация контролът се разделя на две широки категории - регулаторен и нормативен контрол, като в рамките на тези категории има няколко вида. Видовете управленски контрол са показани в следващата таблица.

Регулаторен контрол	Регулаторен контрол
бюрократично Финансова Качество	Команда Организационен

Следните раздели описват всеки тип и подтип контрол в управленските дейности.

Регулаторен контрол

Регулативният контрол произтича от стандартни оперативни процедури, което предизвиква критики към този тип прилагане на управленски контрол като остарял и контрапродуктивен. Това предполага пълен и пълен контрол върхувсички области на организацията.

Тъй като бизнесът стана по-гъвкав през последните години, благодарение на изравняването на организационните йерархии и разширяването на границите, критиците посочват, че регулаторният надзор може по-скоро да попречи на постигането на целта. Ключът от гледна точка на контрола върху организацията на управленските решения е съответствието на контрола с целите на организацията.

Бюрократичен контрол

Бюрократичният контрол произтича от линии на власт, които зависят от позицията в организационната йерархия. Колкото по-високо е нивото на подчиненост, толкова повече човекът ще има право да диктува своята политика. Бюрократичният контрол получи лоша оценка и с право. Организации, които разчитат твърде много на връзките по веригата на команди, пречат на гъвкавостта в случай на непредвидени ситуации. Въпреки това, има начини, по които мениджърите могат да направят една компания толкова гъвкава и отзивчива към притесненията на клиентите, колкото всяка друга форма на организация за управленски контрол.

Как да поддържаме командната верига, като същевременно поддържаме гъвкавост и отзивчивост в системата? Точно това е въпросът, който трябва да реши бюрократичният контрол. Едно от решенията са стандартните оперативни процедури, които делегират отговорността надолу по йерархията в компанията.

Финансов контрол

Финансовият контрол управлява ключовите финансови цели, за които мениджърите са отговорни. Такива системи за контрол на управлението са често срещани сред фирмите, организирани като множество стратегически бизнес единици (SBU). СБУе продукт, услуга или географска линия, която има мениджъри, които са единствени отговорни за печалбите и загубите. Те са отговорни пред висшето ръководство за постигане на финансови цели, които допринасят за общата рентабилност на корпорацията.

Тази категория контрол на управленските решения налага ограничения върху разходите. За мениджърите увеличението на разходите трябва да бъде оправдано с увеличение на доходите. За ръководителите на отдели спазването на бюджета обикновено е един от ключовите показатели за ефективност.

Така че ролята на финансовия контрол е да подобри общата рентабилност, както и да поддържа разходите разумни. За да определят какви разходи са необходими, някои фирми ще сравнят резултатите на други фирми в същия отрасъл и след това ще извършат анализ на управленския контрол. Този сравнителен анализ предоставя данни, за да определи дали разходите са в съответствие със средните за индустрията.

Качествен контрол

Качественият контрол описва степента на вариация в процесите или продуктите, която се счита за приемлива. За някои компании стандартът е липсата на дефекти, тоест липсата на промени. В други случаи е приемливо статистически незначително отклонение.

Контролът на качеството влияе върху крайния резултат от продукт или услуга, предлагани на клиентите. Когато бизнесът постоянно поддържа отлично качество, клиентите могат да разчитат на атрибутите на продукта или услугата на фирмата, но също такасъздава интересна дилема. Прекомерният контрол на качеството на съществуващите продукти може да намали отговора на уникалните нужди на клиентите.

Регулаторен контрол

Вместо да разчитате на стандартните политики и процедури на организацията, както при предишните видове контрол, регулаторният контрол управлява поведението на служителите и мениджърите чрез общоприети модели на поведение.

Нормативният контрол решава доколко определен тип поведение е правилно, а друг е по-малко. Например, смокингът може да бъде приемливо облекло за церемония по награждаване за американски бизнесмени, но напълно неуместно на церемония по награждаване за шотландците, където официалният килт е по-скоро в съответствие с местните обичаи. Въпреки това не беше приет писмен код за облекло.

По този начин разликата между регулаторната и нормативната система за контрол на управленските решения е формалност. Регулаторният контрол е неформална система на управление, за разлика от регулаторния контрол.

Команден контрол

Тази организация на контрол върху управленските решения е станала нещо обичайно в много компании. Екипните норми са неформални правила, които карат членовете на екипа да осъзнават своите отговорности към колегите си.

Докато задачата на екипа обикновено е официално документирана, начините, по които взаимодействат участниците в процеса, обикновено се развиват с течение на времето, докато екипът преминава през фази на растеж. Дори ръководството е неофициално договорено: понякоганазначеният лидер може да има по-малко влияние от неформалния лидер. Ако например лидерът на мнение има повече опит от официалния ръководител на екип, членовете на екипа вероятно ще се обърнат към лидера на мнение за насоки, които изискват специфични умения или знания.

Екипните норми са склонни да се развиват постепенно, но веднъж формирани могат да имат силно влияние върху поведението на компанията.

Организационен контрол

Нормите, базирани на организационна култура, също са вид нормативен контрол. Организационната култура включва споделените ценности, вярвания и ритуали на конкретна организация. По този начин този тип контрол се крие в правилното подравняване на нормите и целите.

Официални и неформални системи за управление

По-рано беше споменато, че регулаторният контрол и всички негови подвидове принадлежат към официалната система за контрол, докато нормативният контрол принадлежи към неформалната. Таблицата по-долу описва разликите между двете системи за управление.

Официална система за управление	Неформална система за управление
Организацията има ясни процедури, правила и насоки за обяснение на различните изисквания за управление Те мотивират ръководството, както и подчинените, да изпълняват възложените задачи по такъв начин, че да постигнат оперативните цели в оптимална времева рамка Използва се за координиране на поведението на началници и подчинени	Организацията се характеризира снеформални и неписани процеси за управленски надзор Те имат за цел да осигурят по-висока мотивация сред служителите и да осигурят правилно изпълнение на целите и стратегиите на организацията Неформалните системи за управление също увеличават подравняването на целите
Пример за официална система биха били правилата и насоките, използвани от човешките ресурси за функции като набиране и развитие на персонал.	Пример за неформална система за контрол е лоялността към организацията и уважението към организационната култура като стил на поведение на служителите.

Обширните категории регулаторен и регулаторен надзор присъстват в почти всички организации, но относителният акцент на всеки тип варира. В рамките на регулаторната категория са бюрократичният, финансовият и качествен контрол. Нормативната категория включва командни и организационни норми. И двете категории норми могат да бъдат ефективни. Задачата на ръководството е да приведе поведението на служителите в съответствие с целите на организацията.

Следователно ефективният управленски контрол може да бъде постигнат по няколко различни начина. Системите за контрол са предназначени да събират данни и да използват тази информация, за да помогнат на организацията да постигне целите си. Системата се фокусира върху ефективността на различни организационни елементи, отчовешката дейност към финансовите резултати.

Установената система за наблюдение може да донесе реални ползи за една компания - посочва проблеми, планира нови стратегии и гарантира по-добра координация между различните отдели и отдели.