Контрол на касовите операции на банката. Преглед на системите за контрол на касовите операции

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Cashier е огромен данъчен и счетоводен сектор, управляван от много регулации и обширни набори от правила. Всички организации и индивидуални предприемачи, които извършват разплащания с контрагенти, използвайки пари в брой, са длъжни да ги спазват. Тъй като в тази област на счетоводството често се срещат различни видове измами, всяка година контролът на паричните операции става все по-сложен, затегнат и модернизиран. Тази статия разглежда ролята на касата в предприятието, правилата за поведение, както и методите и системите за контрол на операциите.

Ролята на касата в организациите и банките

Касиерът на предприятието е необходим за организации, които приемат и издават пари в брой. Целта на тези операции може да бъде всяка: издаване на заплати на служители, пътни разходи, офис разходи, получаване на плащания от клиенти, разплащания с доставчици. Всички тези действия трябва да се извършват чрез касата. Контролът върху касовите операции е поверен на Данъчната служба.

Когато е в обичайната рутинаВ диалога се използва думата "каса", самият касов апарат се появява пред очите ви. Всъщност в организациите това не е само контролно и изчислително оборудване. Касата на физическо или юридическо лице е цялостна система, която включва добре оборудвано работно място на касата, софтуер, самото устройство, наличие на отчетност, спазване на лимита и правилата за събиране. Специалистът, работещ в тази област, също трябва да бъде надлежно издаден.

Правила за оборудване в стаята

Контролът на касовите операции започва с изискванията към помещението, в което се намира самата каса. Без подходящо оборудване и оборудване, както се изисква от правилата и разпоредбите на Централната банка, касата не би трябвало да функционира. Разбира се, не всички организации спазват разпоредбите. Подобен подход, първо, може да доведе до глоби, и второ, опасно е за парите и служителя, който е финансово отговорен за тях. Банковите организации трябва задължително да спазват всички изисквания, в противен случай те могат да бъдат лишени от лиценз. По-долу са общите изисквания за оборудване на касата:

• Наличието само на една врата, която се затваря отвътре. Ключалката на вратата трябва да е сигурна, в някои случаи се използват железни болтове и болтове, както и катинар, така че да е невъзможно да се счупи вратата отвън.
• В стаята има прозорец за контакт с клиенти, получаване и издаване на средства. Прозорецът също трябва да се затваря плътно и да бъде оборудван с пантикатинар. Между другото, размерите на вратата и прозореца са ясно регулирани. Отклонение от установените размери е разрешено, ако предприятието разполага със охранителна единица.
• Стаята трябва да бъде оборудвана с метални шкафове. Те трябва да бъдат закрепени към носещите конструкции на сградата, така че да не могат да бъдат извадени заедно с вътрешните детайли, към които се завинтват. В края на работния ден шкафовете се заключват и запечатват.
• Вентилацията и прозорците трябва да бъдат здраво затворени и снабдени с метални решетки.
• Трябва да има два пожарогасителя в стаята.
• Касовият апарат трябва да бъде въоръжен с аларми, които изпращат сигнали от различни вериги за сигурност до местното полицейско управление или организация за сигурност.

Процедура за работа с касиер

Контролът на касовите транзакции предполага определен ред на работа. При пристигането на работното си място основното задължение на касиера е да провери целостта на пломбите на кутиите и сейфа, както и да провери дали има следи от разбиване и неразрешено влизане в помещението. Ако не бъдат открити предупредителни знаци, можете да се захванете за работа. Ако има признаци за присъствие на някой друг, е необходимо незабавно да се обадите на правоприлагащите органи и преди пристигането на служителите да гарантирате неприкосновеността на документите, оборудването и мебелите, намиращи се в касата. Проверка на липсващото от местопроизшествието е възможно само в присъствието на полицейски служители. С тях се преизчислява съдържанието на сейфа. След проверкав помещения се съставя акт в четири екземпляра: единият е предназначен за полицаи, вторият за застрахователната компания, а третият за самата фирма. Четвърто копие е необходимо, ако има организация-майка.

Достъпът до помещението, в което се намира касата, трябва да има само касиер, издаден съгласно всички изисквания на Централната банка и TKRF, и на властите. Комплект ключове, предназначен за висшестоящите, трябва да бъде запечатан и съхраняван на сигурно място. В стаята на касата не трябва да има лични вещи на касиера. Там се намира само това, което принадлежи на икономическата организация.

Има изисквания и за размера на парите, които могат да се съхраняват в касата на организацията. Необходимо е предварително да се изчисли и документира в съответните актове лимита на средствата, над който в края на работния ден не трябва да има пари в касата. За поддържане на лимита се извършва специална операция - инкасо, което означава, че специализиран транспорт с надеждна защита транспортира средства до банката. Малките клонове на банката събират средствата си в основните трезори, а организациите - в банката, с която имат договор за обслужване и поддръжка. Паричният лимит може да бъде нарушен само в рамките на три дни, когато заплатите се издават на служителите на организацията.

Процедура за издаване на пари в брой от касата

Контролът на касовите транзакции на банката и организациите се основава на ясен регламент за фиксиране на всички действия сВ брой. Всички транзакции са правилно документирани и отразени в различни видове бизнес счетоводство.

Системата за контрол на касовите операции включва отразяване на всички манипулации с пари в брой чрез касови постъпления и разходи, авансови отчети, чекове и актове по издадените по отчета използвани средства. Всички транзакции се записват в касовата книга. В края на работния ден се съставя отчет с приложените окончателни фискални бонове, отпечатани от касата.

Всички операции по издаване на средства трябва да бъдат потвърдени с касови ордери с подпис на лицето, на което са издадени. В счетоводната програма целта на издаването е посочена в коментарите. След това авансовите плащания и плащанията по отчета трябва да бъдат потвърдени с проверки, актове за извършена работа или получени услуги. Издаването на заплати се потвърждава и с касова заповед за разход, както и с ведомост за заплати.

Контролът върху касовите и сетълмент транзакции категорично забранява издаването на средства, предназначени за едно лице срещу подпис на друго.

Правила на касата

Осчетоводяването и контролът на касовите транзакции се възлага основно на специалист, наречен "касиер". В организации с малък персонал, следните длъжностни лица могат да изпълняват неговата роля:

• Главен счетоводител.
• Счетоводител на определен раздел.
• Всеки служител със специални познания иумения.

Задължително условие за всички длъжностни лица, изпълняващи функциите на касиер (дори и на непълно работно време), е споразумение за пълна отговорност. Ако се реши да се направи управител или счетоводител касиер, то винаги трябва да е едно и също лице. Ако отиде в отпуск по болест или ваканция, той се заменя от друг служител, посочен в заповедта на ръководителя, и също така подписва ново споразумение за отговорност. Освен това е необходимо да се състави акт за приемане и предаване на материални активи. В процеса на неговото изготвяне се броят пари в брой, проверява се състоянието на оборудването, наличието на всички документи в присъствието на комисията. Комисията е група от най-малко трима души. Най-често включва главния счетоводител и ръководството. Актът се съставя в три екземпляра.

При регистриране на касиер образец от неговия подпис се изпраща в обслужващата банка на организацията или централния офис на банката. Именно тя трябва да бъде на всички документи, свързани с работата на касата.

Кандидат, кандидатстващ за позицията касиер, трябва да бъде внимателно проверен за неприятни прецеденти в работата, преди да бъде нает. Документите и снимката му се предават на службата за сигурност или се иска информация от органите на реда. Сега интернет е добър помощник за работодателя по този въпрос. Има много бази данни, в които организациите споделят информация за служители, които са били уволнени и са извършили неправомерно поведение на работното място.

Не се препоръчва да работите с касов апаратдопускат хора с алкохолна и наркотична зависимост, предишни присъди, нарушители на обществения ред, както и с различни психични заболявания.

Контрол на регистрация на касови транзакции

Правилното изпълнение и наличието на всички документи е задължително изискване на Централната банка, обслужващата банка, данъчната служба и други контролни органи. Финансовият контрол на касовите операции може да се извършва непланово, с предупреждение, с изземване на документация и касово оборудване. Много организации, особено финансовите структури, практикуват планиран вътрешен одит на касата. В този случай се събира комисия, състояща се от собствени компетентни служители по този въпрос, или се наема специална одиторска компания, която извършва всички проверки на професионално ниво и издава протокол за неизправности, несъответствия в касовите операции и документация.

Полевите и други видове проверки могат да засегнат трудовите договори, отговорността, личните данни на служителите, състоянието на касовите документи, коректността и редовността на тяхното поддържане, фискалната памет на касовия апарат, оборудването и оборудването на каса, отразяване на транзакциите, тяхната валидност в счетоводното, икономическо и данъчно счетоводство.

Оборудване на касов апарат

Списъкът с оборудване за контрол на касовите операции включва специализиран касов апарат. Не можете да закупите това в обикновените магазини за хардуер. За разлика отот принтер, факс, изчислителна машина и друго офис оборудване, KKM може да се продава само от организации, които са получили специален лиценз за това. По правило едни и същи организации обслужват контролните и изчислителните устройства. Всеки касов апарат трябва да бъде регистриран в данъчната служба. Специално запаметяващо устройство постоянно записва всички операции, извършени от касиера с машината. Освен това тези индикации се предават на данъчната служба за съгласуване с представените отчети на предприятието. Всички повреди, ремонти, отписвания на касата също трябва да бъдат уведомени в данъчната служба.

Всички юридически лица (предприятия), приемащи пари в брой от клиенти, са длъжни да работят с касов апарат. Само индивидуалните предприемачи могат да бъдат освободени от използването на касови апарати. Те имат право да издават чекове ръчно, като удостоверяват автентичността им със собствен печат. Но това облекчение не се отнася за всички предприемачи. Някои дейности изискват само използването на касов апарат.

Контрол на паричните транзакции

В допълнение към проверка от външни услуги, е необходима вътрешна проверка. Правилата за поддържане на касата предвиждат следния график на плановите проверки: преди представяне на годишния отчет, преди подаване на тримесечни отчети, в случаите, когато се смени финансово отговорното лице, работило с тази каса. Извършва се и контрол на касата и касовите операции, ако служителят е заподозрян в нечестност, разкрити са факти на кражба или измама, сумата на парите не съответства на отразената в документите..

Ръководството на някои организации има политика на чести непланирани проверки, така че служителите да не се изкушават да се възползват от официалното си положение и близък контакт с пари в брой. За всяка проверка се назначава специална комисия, която всеки път се състои от различни лица, които не са свързани с формирането на съдържанието на касата. Съставът на комисията се записва в акта за проверка. Често самият процес е придружен от видеозапис.

Особености на банковите касови транзакции

Системата за контрол на касовите операции на банката предполага по-сложна конфигурация. В клоновете на финансовите институции има няколко нива на проверка, извършвана от различни специалисти. Тъй като през банката преминават много повече пари, отколкото в обикновените организации, сложността и повишените изисквания към системата за контрол са напълно оправдани. Въпреки факта, че всяка година се опитват да автоматизират всички операции в банките, са необходими поне двама служители, които да отговарят за правилното провеждане на операциите: касиер-оператор и касиер мениджър. Първият извършва транзакции през работния ден, вторият издава авансова сума, събира и брои наличностите, попълва касова документация, събира средства над лимита в брой и упражнява ежедневен контрол на основно ниво.

Контрол в брой и други системи за контрол на касата

Все по-често контролът върху извършването на паричните транзакции се осъществява с помощта на най-новите технологии. Целта им е да записват действиякасиер, клиент, както и данни от фискалната памет на касовите апарати. Тези данни ви позволяват да докажете неправомерно поведение, измама, кражба и други измами. В съда този видеозапис ще бъде неоспоримо доказателство, тъй като вече не е възможно да се променят обединените показания на двата източника.

Cash Control е система за управление на касов апарат, състояща се от касов апарат, цветни видеокамери с висока разделителна способност, видео сървър, програма, която синхронизира заснетите от камерата материали с текстовите показания на касата, както и отдалечено работно място за специалист по сигурността. Днес на пазара има много такива системи. Всички те са базирани на един и същ начин на работа, с разлики във функционалност, цена, дизайн и методи на свързване и анализ. Сред тях са следните системи за управление:

• DIT-POS - цената зависи от настройките на сървъра, свързва до 16 касови апарата, съхранява видео и текстова информация в комплекс.
• POS-инспектор - руска разработка, струва около 6000 рубли, има функцията за търсене на операция по параметри на разписката.
• POS-интелект - също руска разработка, отличава се с възможността за интегриране с различни системи за търговия, текстът на видеото не просто се наслагва, а интегрира програмно, търсенето на видео фрагменти се извършва автоматично.
• CHEKTV е друга руска разработка с възможност за интегриране с касови апарати и търговски системи, с универсална система за видеозапис, софтуерна интеграция на текст и видео, с възможност за хардуеранализ на данни и автоматично търсене на фрагменти.