Какво е ERP система? Планиране на финансовите ресурси на предприятието

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Все повече и повече предприятия с различни размери по света се стремят да въведат в работата си най-мощния инструмент за управление, известен като ERP система. Използването му е предназначено за установяване на ефективен контрол и планиране на всички стратегически важни за организацията бизнес процеси, за оптимизиране на функционирането на основните производствени и спомагателни мощности.

Концепцията за ERP и ERP системи

Бизнес стратегия ERP (EnERPrise Resource Planning) е интегриране на всички отдели и процеси на организацията: производствени мощности, финансови, отдели за персонал и профил на клиенти и много други. Подобна комбинация е насочена основно към оптимизиране на разпределението на различни ресурси в рамките на предприятието.

Ако по-рано това беше чисто маркетингова концепция, днес ERP системата най-често се разбира като клас от специализирани софтуерни инструменти. В широк смисъл това е методология за планиране и управление на всички ресурси на предприятието. Исторически, ERP стратегията е формирана на базата на своите предшественици:

• MRP - планиране на материалните изисквания.
• MRP II - планиранепроизводствени ресурси.

За разлика от това, ERP система може да се използва за много големи предприятия, често географски разпределени. В този случай говорим за корпоративно планиране на ресурсите, тъй като то обръща внимание не само на производството, но и на цялостното финансово планиране. Съществена характеристика на ERP-системата е и възможността за нейното използване в абсолютно всяко предприятие, независимо от спецификата на работата, включително тези, които не се занимават с производствена дейност. Разглеждайки го като софтуерен продукт, трябва да се отбележи, че той е оборудван с по-мощен набор от технически средства, които улесняват или заместват процеса на вземане на решения.

Цел на ERP системата в предприятието

За да вземе решение за радикална промяна в дейността на своята компания, свързана с въвеждането на система за управление на информацията и прилагането на нова бизнес стратегия, ръководството трябва ясно да осъзнае необходимостта от тази стъпка, която трябва да се изрази в следните ключови точки:

• нежелание да се приеме текущото състояние на нещата;
• наличието на необходимостта от използване на съвременни технологии за укрепване на позицията на бизнес субект на пазара в конкурентна среда;
• очакваме значителни ползи от внедряването.

На първо място, използването на ERP система има за цел да допринесе за успешното прилагане на подобна бизнес стратегия, чието изпълнение трябва да осигури ефективнапланиране и управление на ресурсите на предприятието. За да направите това, е необходимо да се оптимизира работата на неговите отдели, а именно да се постигне максимална съгласуваност между тях и да се намалят административните разходи. Това може да се постигне чрез ползите, предоставени от информационната система. Това е:

• Увеличаване на прозрачността на бизнес процесите.
• Решаване на проблеми с организирането и намирането на правилната информация.
• Подобрете надеждността и уместността на данните.
• Увеличаване на скоростта на работния поток между отделите.
• Организиране на единно информационно пространство между главния офис и отдалечените клонове.
• Намаляване на времето, необходимо за попълване на документацията и премахване на възможни грешки.
• Увеличаване на скоростта на вземане на решения на всички нива.

ERP-системата осигурява повишаване на конкурентоспособността на обекта, не само чрез въвеждане на по-ефективни бизнес процеси в неговата работа. Използването му трябва да доведе и до намаляване на общите разходи на предприятието. Усъвършенстваните инструменти за планиране, моделиране и анализ помагат за оптимизиране на ресурсите на производствените дейности, финансовия сектор, както и работата на складови, транспортни и други отдели.

Основни характеристики на работата

В различни компании, дори и тези, които се занимават с един и същ бизнес, всички бизнес процеси могат да протичат по напълно различни начини. Стандартизираната схема на работа, която предлага информационната система за управление на предприятието, може да се различава значително от използваната тук преди. С товаПричината да се разглежда само като софтуерен продукт е коренно погрешна, тъй като внедряването му изисква мащабни вътрешни промени от компанията под формата на реорганизация на съществуващите бизнес процеси.

Концептуалните характеристики на тези системи са пряко свързани с тяхната същност. Припомняме, че ERP методологията включва консолидиране на всички жизненоважни отдели на предприятието за организиране на ефективното управление на неговите ресурси. Такава асоциация се осъществява в рамките на информационната система чрез наличието на единна публична база данни. Информацията влиза в хранилището само веднъж и впоследствие може да бъде многократно обработвана и използвана от различни вътрешни и външни потребители. В сравнение с реалния живот, в този случай се наблюдава намаляване на времето и усилията на служителите на компанията за вземане на решения. Трябва също да се отбележи, че ERP системата не е автоматизирана система за управление на процесите, а интегрирана информационна система, базирана на техния абстрактен модел, информация в която се въвежда от живи хора.

Структурата на базата данни, както и работата на софтуерния пакет като цяло, трябва да бъдат подредени по такъв начин, че да отразяват дейността на всички отдели без изключение. Този подход позволява да се следи целия набор от ресурси и бизнес процеси на предприятието почти в реално време и следователно да се извършва оперативно и стратегическо управление на тях.

Една от основните задачи на ERP системите е даоптимизиране на процеса на планиране и контрол върху изпълнението на плана. Вградените интелигентни алгоритми значително опростяват неговото решение за своите потребители. Например, планирането и управлението на производствено предприятие има много специфични характеристики, свързани с хетерогенността на неговите компоненти. Така че в един завод може да има цехове, които работят както непрекъснато, така и дискретно. От тази гледна точка, внедрената система от ERP клас трябва да бъде универсална и да съдържа най-широк набор от специализирани модули.

Тъй като днешните модерни предприятия често са географски разпределени, е много важно клоновете, отдалечени от главния офис, да имат пълен достъп до общ информационно хранилище. Това се реализира от най-модерните мрежови технологии, участващи в разработването на ERP системи, които също така осигуряват диференциране на правата за достъп на потребителите до информацията, съхранявана в тях.

Функционалност на системите от клас ERP

Говорейки за функции, не трябва да забравяме, че всеки продукт от клас ERP е система за управление на предприятието като цяло. Обхватът на неговите възможности ще зависи преди всичко от мащаба и характеристиките на експлоатацията на съоръжението, за чиито нужди се използва. Помислете за класическия набор от функции:

Производство

• Поддържане на спецификациите за проектиране и процес за произведени стоки или извършени услуги, за да се определи количеството на необходимите материали и разходи за труд.
• Изчертаване на производствени планове.
• Планиране и управление на техническия капацитет на предприятието в различни приближения: от отделни звена до цехове и производствени асоциации.

Финанси

• Оперативно счетоводство, финансово, управленско, данъчно счетоводство и контрол.
• Управление на активи на предприятието, включително дълготрайни активи, ценни книжа, банкови сметки и др.
• Цялостно планиране на финансовите ресурси на предприятието и контрол на резултатите от него.

Логистика

• Формиране на планови показатели за необходимите обеми материали, суровини, части, компоненти в съответствие с производствените планове.
• Управление на доставките и продажбите: отчитане на контрагентите, водене на регистър на договорите, управление на веригата за доставки, изпълнение на складово планиране и счетоводство.

Персонал

• Управление на процеса на набиране на персонал.
• Оперативен персонал и досиета на персонала, персонал, заплати.
• Планиране на работна сила.

Маркетинг и реклама

• Поддържайте плановете за продажби.
• Управление на цените на различни видове пазари с цел формиране на адекватна цялостна стратегия на предприятието, прозрачна политика за калкулиране на себестойността на стоките: отчитане на отстъпки и специални условия за продажба.
• Планирайте и контролирайте текущите промоционални и маркетингови дейности.

Проекти. Отчитане

• Предоставяне на широка гама от стандартизирани счетоводни, финансови и управленски отчетни форми, както и гъвкав механизъмсъздайте персонализиран.
• Изготвяне на цялостна стратегия: стъпка по стъпка планиране на необходимото за успешното изпълнение на сроковете, материалните, финансовите и човешките ресурси.
• Мониторинг на ключови показатели за ефективността на проекта.

Кои фирми могат да използват ERP системи

На пръв поглед може да изглежда, че системите от този клас са предназначени изключително за мащабни индустрии, тъй като те се характеризират повече с високата сложност на структурата на ресурсните потоци и процеси от различни видове. Въпреки това, има ситуации, при които използването на MRP или MRP II класове може да не е достатъчно за малко предприятие. Днес на пазара можете да закупите софтуерни продукти с различни възможности. В зависимост от мащаба на предприятието, където могат да се използват ефективно, има тежки, средни и леки решения.

Що се отнася до непроизводствените организации, ERP клас системите са приложими и за тях. За такива предприятия ще бъде достатъчна не твърде широка функционалност. В момента съществуват малки интегрирани или местни разновидности на системи, които могат да отговорят на нуждите на търговски компании или организации, работещи в сектора на услугите. Трябва също да се отбележи, че много разработчици предлагат на своите клиенти и продукти от индустрията.

Относно методите за класификация

Най-очевидната характеристика, по която всички ERP системи за управление на предприятието могат да бъдат класифицирани, емащаба на организацията, където могат да бъдат приложими. От тази гледна точка, в зависимост от броя на работните места, е обичайно да се разпределят решения за:

• Големи корпорации (над 10 хиляди души).
• Средни корпорации (от 1000 до 10 000 души).
• Средни предприятия (от 100 до 1 хил. души).
• Малки фирми (по-малко от 100 души).

Важен знак за систематизирането на подобни информационни продукти е функционалността. В зависимост от изпълнения обем изпълнявани задачи има следното общоприето разделение на:

• Голяма интегрирана.
• Средно интегрирано.
• Финансово управление.
• Local.

Локалната версия обикновено е унифициран пакетиран информационен продукт с тесен фокус, с относително малка обща цена. Най-често той обхваща един или повече блокове в областта на финансите на организацията или нейните счетоводни дейности. Такива системи са подходящи за малки производствени или търговски компании.

Финансовата и управленска система за управление на предприятието може да се използва главно в непроизводствени организации, предимно търговски или работещи в предоставянето на услуги. В допълнение към финансовите и счетоводните, тук са включени и модулите за управление на логистиката.

Интегрираните информационни системи, в зависимост от мащаба на целевия обект, могат да бъдат средни или големи. Те обхващат всички бизнес процеси на корпоративните структури, а именно взаимодействие с доставчици и потребители,производство на крайния продукт, материални и финансови потоци, взаимоотношения с персонала, доставка, съхранение и маркетинг, изпълнение на проекти и много други.

Пазар на съвременни ERP системи

Всички софтуерни продукти, представени днес на вътрешния пазар, могат да бъдат разделени на две основни категории: руски и вносни. Разликите между тях са не само в мястото на създаване, но и във функционалността.

Мощни западни разработки служат като стандарти за това, което обикновено се нарича ERP клас системи. Най-ярките примери за това са продуктите на SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Всички те могат да се използват върху мишени от всяко ниво, включително много големи. Въпреки това, използването им от руски компании често може да бъде трудно поради възможната поява на следните проблеми:

• Неподготвеност на предприятията за сериозна реорганизация на съществуващите бизнес процеси. Мащабът на подобни промени е трудно да се преувеличи. Бизнес процесите на чуждестранните системи за управление на предприятия са коренно различни от тези, които обикновено се използват у нас.
• Недостатъчен брой специалисти, способни да реализират проект за внедряване на вносна ERP система в Русия с подходящо ниво на качество.
• Високата цена на използването на такива решения.

Въпреки общото изоставане от западните аналози, съвременните руски разработки постепенно увеличават своята функционалност. Те са напълно адаптирани към работата на местните предприятия. и може да се приложи успешноако в конкретен случай не се изисква широко покритие на бизнес процесите, но е достатъчно просто да настроите счетоводство в някои области на дейност с помощта на ERP система. Примери за напреднали вътрешни разработки са продуктите на 1C и Galaktika.

Поглед в бъдещето - ERP II

Възникнала преди време, концепцията за ERP II е резултат от подобряване на ERP методологията. Планирането и управлението на ресурсите на предприятието остават сред основните задачи тук. Въпреки това, бързото развитие на Интернет, което инициира появата на нова методология, остави своя отпечатък, правейки традиционния бизнес частично електронен. ERP II е комбинация от класическа система за управление на предприятието със специфични решения за онлайн търговия.

Сега стана изключително важно да взаимодействате с вашите контрагенти през мрежата. Има две важни области за това: управление на веригата за доставки и управление на взаимоотношенията с клиентите. Вътрешно-фирмената информация престава да бъде само такава, навлиза във външната среда и става основа за сътрудничество с други стопански субекти. Новата концепция в случая е формулирана като управление на ресурсите и външните връзки на предприятието. В допълнение към идеологическата преориентация, ERP II системите получиха свои собствени технологични характеристики.

Разрешаване на проблема с избора на система

Изборът на софтуер от това ниво е изключително отговорен процес. Грешно решение по този въпрос, особено за мащабни проекти, можеводят до впечатляващи разходи за време и пари при липса на очаквания резултат.

Ефективното внедряване на широкомащабна система, която, например, трябва да осигури ефективно управление на производствено предприятие, непременно ще изисква реинженеринг на бизнес процесите от него. Важно е да се предотврати ситуация, при която в края на процедурата по внедряване програмата ще събере неизползвани данни или не реши необходимите задачи. Поради тази причина е по-добре да поканите екип от експерти, доказали се по този въпрос, да си сътрудничат, за да реализирате проекта.

Има определен списък от критерии, въз основа на които екипът по проекта, в съгласие с администрацията на целевата компания, може да вземе оптимално, рентабилно решение за избора на софтуерен продукт:

• Съответствие на техническите и функционалните възможности на системата с основните цели на предприятието.
• Общата цена на притежание трябва да се вмести в бюджета, отпуснат за тази цел. В допълнение към разходите за закупуване на системата, това включва оперативни и други видове непреки разходи.
• Внедрената информационна система от клас ERP трябва да отговаря на всички общоприети технически изисквания, което означава, че трябва да бъде мащабируема, надеждна, устойчива на възможни повреди, да има антивирусна и антихакерска защита..
• Доставчикът трябва да осигури последваща поддръжка и поддръжка на инсталирания софтуер.

Процесът на внедряване на ERP клас системи

Внедряването на ERP-системите в предприятията съпътства прилагането на едноименните стратегии върху тях. Тази процедура, в зависимост от мащаба на целевия обект, обикновено продължава от няколко седмици до няколко години. Една организация може да се ангажира с внедряването самостоятелно или да използва помощта на компании, специализирани в това. Можем да различим основните етапи на този процес:

1. Основна организация. Тук е необходимо да се дефинират стратегически цели, задачи и да се определи очаквания ефект от изпълнението за конкретна организация. Въз основа на тези данни ще бъде възможно да се изготви технически план за проекта.
2. Разработване на проекти. На този етап се анализират текущите дейности на организацията: нейната стратегия за популяризиране, бизнес процеси. Въз основа на неговите резултати се изгражда системен модел и се правят подходящи уточнения в работния план.
3. Изпълнение на проекта. Тъй като правилата за провеждане на бизнес процеси се диктуват от внедрената ERP система, тук те се трансформират според единни изисквания. При необходимост се извършва разработването на отчетни форми и алгоритми за прехвърляне на данни от използвани преди това счетоводни програми. Ако на предишните етапи се установи недостатъчност на системните функции за обекта, той се финализира. Завършва с обучение на потребителя и предварително тестване.
4. Въвеждане в експлоатация. В процеса на използване се идентифицират и елиминират възможни грешки и неизправности.

СистемаУправлението от ERP клас днес не е просто копие на скъп софтуер, инсталиран на всички компютри в една организация, но и основната движеща сила зад една обещаваща бизнес стратегия. Изборът му трябва да се основава на съществуващите нужди и възможности на целевия обект. По-нататъшният успех на целия бизнес като цяло зависи от правилността на взетото решение и изпълнението на стъпките за последващо изпълнение.