Основната цел на бюджетирането. Понятието, същността на процеса и задачите на бюджетирането

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Каква е основната цел на бюджетирането? Защо се осъществява този процес? Защо е необходимо? Какви задачи се изпълняват? Каква е същността на този процес? Как е структурирана цялостната система? На тези, както и на редица други въпроси, ще се отговори в рамките на статията.

Въведение

Бюджетирането е инструмент за промяна на дейностите на предприятието. Какъв е този процес? Той отговаря за управлението на финансово-икономическото състояние и дейността на предприятието. Това става чрез системата за управление на бюджета, съкратено SBU. Неговото значение често се подценява. И напразно. Но да се върнем на това. С внимателна подготовка целите на бюджетирането се постигат. Етапите на разработване на бюджета включват планиране, счетоводство, анализ и контрол на състоянието на предприятието. Основният обект на въздействие е текущата дейност. Благодарение на бюджетирането, основните му характеристики се променят. Например, типично е да се делегира отговорност за обработващи субекти в предприятие.

Цели и задачи

Бюджетирането трябва да работи за повишаване на ефективността на разширеното възпроизводство на капитала в предприятието. Търговската структура се разглежда като обект на процеса. Това е основната цел. Бюджетирането е сложен процес, който изисква редица задачи, за да бъдат изпълнени успешно. Това са:

1. Определяне на обекти и субекти.
2. Разработване на класификатор на артикули, връзката им с факторите за възпроизводство на капитала, разбивка на директни/режийни и постоянни/променливи.
3. Определяне на финансовата структура (ако е необходимо, заедно с проекта и процеса).
4. Разработване на правила за одобрение и последващи плащания в брой.
5. Идентифициране на факторите за възпроизводство на капитала и установяване на връзката им с бюджетните компоненти.
6. Разработване на класификатор на артикули според баланса.
7. Разработване на управленски счетоводни политики.
8. Разработване на регулации, засягащи създаването, контрола, коригирането и анализа на корпоративните бюджети по време на годишно, тримесечно, месечно и седмично планиране.
9. Автоматизация на SBU.
10. Разработване на форми на бюджети за обекти.

В заключение следва изготвянето на първоначалния баланс и последващото стартиране на SBU.

Организационни моменти

Постигането на целта на процеса на бюджетиране е трудно, ако няма поръчка. Организацията помага много за постигане на необходимите условия. Тогава накраткоследните стъпки трябва да бъдат подчертани:

1. Постановка. Разпоредбите на системата за управление на бюджета се разработват.
2. Въведение. Дейността на предприятието се променя чрез прилагане на предварително разработените разпоредби на SBU. В същото време е необходимо да се прави разлика между формалното прилагане на директивата и практическото създаване, когато системата се превръща в неразделен елемент от процеса на дейност на служителите.
3. Автоматизация. Този етап се извършва успоредно с изпълнението. Той представлява инсталирането, конфигурирането и стартирането на работа на автоматизирана система за управление на бюджета.

Използване на софтуерния пакет

Целта и задачите на бюджетирането са много по-лесни за постигане, ако се използват нови технологии. Нека да разгледаме какво предлагат най-популярните опции:

1. Програми 1C. Основната им задача е автоматизирането на счетоводството. Но комплексът може да се използва и при решаване на проблеми с управлението на бюджета. Въпреки че трябва да се отбележи, че настройките трябва да бъдат направени, за да може да се използва, освен това има специфични разлики в сравнение със счетоводството. Въпреки че, честно казано, е по-добре да признаем платформата 1C като стандарт за автоматизация на бюджетирането.
2. Програми на Intalev. Популярни разработки, които привличат не само с добър продукт, но и с добре разработени методологични ръководства и книги, които ви позволяват да получите теоретично разбиране за системата и да улесните нейното конфигуриране. Освен това можете да използвате елементите, свързани с управленското счетоводство в бюджетирането в рамките наедин комплекс. Вярно е, че има и недостатъци. Например, няма стандартна удобна процедура за импортиране на данни и няма вградена икономическа и математическа подсистема. С други думи, няма инструменти за оптимизация.
3. Cube Expert. Тази програма предоставя много гъвкави опции за настройка на бюджетната система на предприятието. Особено внимание заслужава удобната процедура за импортиране на данни от различни счетоводни системи, като същевременно се настройват в движение. Въпреки че все още няма подсистема за икономическо и математическо моделиране.
4. MS Excel. Класически подарък на почти всеки компютър. С появата на инструментите PowerView и PowerPivot във версията за 2013 г., тази програма може да се използва за автоматизация отвъд началното ниво.

Има и други софтуерни опции, използвани от организациите.

Относно примерите

Целта на бюджетирането е да се повиши ефективността. Как се проявява? Помислете за ситуацията с банкова институция. Бюджетирането в този случай може преди всичко да се характеризира със специфичен цикъл на възпроизводство на капитала. Тази ситуация води до появата на области на дейност, които са необичайни от класическата гледна точка. В резултат на това стойността се създава и преразпределя в банката.

Управлението на риска играе специална роля при изпълнението на задачите и постигането на целите. По този начин оптимизацията на банката трябва да вземе предвид не само бюджета, но и потенциално опасни моменти в текущото състояниедейности (непогасяване на заеми). Бюджетирането също е тясно свързано с изчисляването на разходите. В крайна сметка този процес ви позволява да разберете цената на конкретен продукт в зависимост от взетите организационни и технологични решения. Изчисляването на разходите е полезно за бюджетни отдели, проекти, продукти и процеси. Но не забравяйте за финансовото планиране. То представлява интерес и за СБУ. Системата за управление на бюджета може да се разглежда като инструмент за финансово планиране.

Но човек не трябва да мисли, че това е краят на въпроса. Управлението на бюджета не се ограничава до обслужване на финансово планиране. Това е точно инструментът, с който можете да изчислите състоянието в бъдеще. В същото време предлаганите действия се отнасят не толкова до финансите, колкото до икономиката. SBU е инструмент, който ви позволява да изпълнявате изчислени планове, като влияете върху дейностите на хората, които работят в предприятието.

Относно комуникацията с други системи

Невъзможно е да се говори за успешно постигнати бюджетни цели в предприятието, ако работата се извършва само с отделна посока. На какво трябва да обърнете внимание? Същността и целите на бюджетирането изискват първостепенно внимание към системата за мотивация и развитие на персонала. Необходимо е да се постигне отговорност на участниците в процеса. Най-добрият начин да направите това е чрез система за мотивация и развитие на персонала.

На второ място трябва да се обърне внимание на възможностите за автоматизация. Това се дължи на факта, чепълното бюджетиране е много тромаво. А внедряването му без автоматизация ще се превърне в много скъп бизнес.

Трето, трябва да се помни, че повишената отговорност трябва да бъде придружена от делегиране на правомощия. Необходимо е ясно да се очертае цялата система, да се стремим към обвързване между различни позиции и хора. Всичко това трябва да се реализира в рамките на системата за управление на процесите. И четвърто, трябва да се помни, че предприятието не се интересува само от създаването на бюджети. Те не трябва да съществуват просто за да бъдат и заради самите тях. Бюджетите имат конкретна цел – да оптимизират производителността. За да получите полезна информация, а не само документи за смяна, е необходимо да се използват надеждни данни в икономически и математически модели и след това да се вземат необходимите управленски решения.

Трябва да се помни също, че целите на системата за бюджетиране ще се постигат по-добре, ако оперативно-тактическите задачи са свързани със стратегическото лидерство. Ако е възможно да се реализира тясна връзка между различни елементи, тогава за оптимално развитие ще остане само една стъпка - да се създаде единна система за управление на развитието на предприятието.

Как се проявява промяната?

СБП активно използва механизма на делегиране на отговорност и правомощия. Просто възниква въпросът - на кого? Трябва да се обърне внимание не само и дори не толкова на висшето ръководство, колкото на началниците на отдели и по-долу. Дори отделните работници не трябва да бъдат заобикалянивнимание. Как се прилага? Организационните промени на ниво дирекция често се осъществяват под формата на бонус плащания, партньорства, участие в собствеността на предприятието чрез акции/опции. За обикновените работници подходът е различен. В този случай се очаква разработването и внедряването на система за мотивация, издаването на бонуси, а в някои случаи и участието в печалбите. Директивата на SBU започва да действа в момента на подписване на съответната заповед. Но неговата подготовка, автоматизация и други бюрократични моменти преди употреба отнемат много време.

Реално изпълнение

Не е достатъчно само да знаете същността, целта и целите на бюджетирането. Реално ще може да се говори за прилагане, когато този подход навлезе в живата практика и ще се отрази на дейността на организацията ежедневно. Това е възможно при промяна на културата на работа и управление на организацията. Всъщност се въвеждат елементи на самоуправление. Ето защо е необходимо да се делегират правомощия и отговорност.

Нека да разгледаме примера с финансовата услуга. Той осъществяваше директивно планиране и изпълняваше много функции. Но с нарастването на предприятието и обема на работа беше решено да се премине към управление на бюджета. В този случай функциите за координация, консолидация, обучение, анализ и контрол на показателите остават на финансовата служба. Но планирането зависи от служителите. В същото време се променят принципите на работа на хората във фирмата. Ще се засили хоризонталната отговорност, ще се подобрят отношенията между служителите поради необходимостта отвзаимодействие и взаимна координация.

Истинската реализация включва планиране стъпка по стъпка, като се започне от собственика. Те предизвикват висшето ръководство. След това идва ред на центровете за отговорност за процесите (продажби, производство, реклама и т.н.). Това създава възможности за проява на инициативност както от страна на мениджърите, така и от страна на служителите. Трябва да се отбележи, че реалното изпълнение обикновено се забавя с няколко месеца, а може би дори за една година.

Какви са недостатъците в този случай?

Уви, не можете без негативизъм. Интересното е, че силните страни са и уязвимост в същото време. Така делегирането на отговорност е типично за СБУ. Това предполага наличието на необходимата компетентност и правомощия. И поради това често възникват проблеми. В крайна сметка, когато се делегират правомощия с помощта на заповед, е невъзможно да се прехвърли или направи човек компетентен. Тази собственост не се печели или губи по този начин. Или субектът има компетентност, или не.

Ако дадете възможности на човек, който не отговаря на задълженията, това ще се отрази негативно на резултатите от дейностите. Лицето, на което се делегират отговорности, трябва да е компетентно. Това предполага наличието на икономическа грамотност, инициативност, отговорност. Ако липсва поне един от изброените компоненти, тогава няма смисъл да се дават допълнителни възможности на субекта в рамките на системата за управление на бюджета. Поради това не е необичайно SBU да се прилага не в пълен размер или не с максимално възможнияефективност.

В приключване

Така се разглеждат концепцията, целите и задачите на бюджетирането. И накрая, можете да се докоснете до всякакви манипулации, които могат да се извършват с него. Първият е основен ремонт на бюджета. Често е по-лесно да направите нещо от нулата, отколкото да промените съществуващите разработки. Това важи изцяло за SBU. Но това са най-крайните мерки. По-доброто бюджетиране е по-желателно. Това се отнася до промените, които са необходими за увеличаване на възможностите на SBU. Подобрението се характеризира с елиминиране на недостатъци и грешки, допуснати по-рано при създаването на организацията. Могат да се въвеждат и нови функции, необходимостта от които възниква поради определена промяна в дейността на предприятието. Подобренията включват и актуализации на софтуера. Като цяло се въвеждат коренно нови аспекти. Но самата СБУ не се преработва. И последното е модернизирането на бюджетирането. Това се прави с цел увеличаване на възможностите на системата. Като цяло изглежда като подобрение. Само когато се направят промени, радикално нови аспекти не се появяват.