Примерно регулиране на взаимодействието между отделите, примери
Примерно регулиране на взаимодействието между отделите, примери

Видео: Примерно регулиране на взаимодействието между отделите, примери

Видео: Примерно регулиране на взаимодействието между отделите, примери
Видео: Рон МакКолум: Как технологии позволили мне читать. 2024, Март
Anonim

Всяко предприятие има местни документи, регламентиращи дейността му. Един от най-значимите е регулирането на взаимодействието между отделите (по-долу ще бъде описан примерен документ). За ръководителя на организацията това е ефективен инструмент за управление. Нека разгледаме подробно примерна уредба на взаимодействието между отделите.

примерна регламентация на взаимодействието между отделите
примерна регламентация на взаимодействието между отделите

Изисквания

Каква трябва да бъде наредбата? В процеса на дейност е неизбежно взаимодействието между отделите за счетоводно и икономическо обслужване, служителите по персонала и звеното за селище и планиране, други структурни звена на предприятието. В същото време контактът на служителите трябва да осигури изпълнението на поставените задачи във възможно най-кратък срок. Извадка от регулирането на взаимодействието между отделите, на първо място, трябва да бъде достъпна за изпълнителите. Ако лицето, отговорно за неговото разработване, напише всички разпоредби, но подчинените не могат да разберат нищо, няма да има смисъл в документа. В тази връзка, формиране на примерен регламентвзаимодействия между отделите, трябва да се вземат предвид три ключови принципа:

  1. Документът е съставен въз основа на модела на бизнес процесите. Качеството на регулациите ще зависи пряко от изчерпателността на схемата.
  2. Структурата на документа се определя от модела на процеса. Всички точки от схемата трябва да присъстват в разпоредбите.
  3. Представянето на информацията се извършва на официален, сух език. Препоръчително е да използвате кратки прости изречения в текста на документа. Разпоредбите трябва да бъдат формулирани недвусмислено. Всички съкращения и термини трябва да бъдат изписани.

Голове

Примерно регулиране на взаимодействието между отделите осигурява:

  1. Въвеждане и поддържане на ред при подготовката на документацията, ефективен контакт между структурните звена.
  2. Предотвратяване на конфликтни ситуации в екипа. Ако схемите за взаимодействие за работа са определени предварително, делът на участието на един или друг служител в процесите, няма да възникнат спорове.
  3. Експедитивно влизане в екипа на новодошлите. Регламентът помага да се разбере структурата на взаимодействията, посочва кои документи ще бъдат използвани от служителя, с кои услуги ще се свърже.
  4. Контрол на дисциплината.
  5. По-бързо прехвърляне на дела към друг служител (при напускане или излизане в отпуск).
  6. Предотвратяване на загуба на финансови, човешки и времеви ресурси.
  7. регулиране на взаимодействието между ИТ и IB отделите
    регулиране на взаимодействието между ИТ и IB отделите

Структура

Каква е регулацията на взаимодействието междуотдели може да се счита за правилно съставени? Обикновено документът включва следните раздели:

  1. Общи разпоредби.
  2. Дефиниции, термини и съкращения.
  3. Описания на процесите.
  4. Отговорност.
  5. Контрол.

Законодателни актове, GOST и други документи могат да служат като източници на дефиниции. Последните, по-специално, включват заповеди на министерства, ведомства, правителствени постановления. В същото време препратките към регулаторни документи, чиито разпоредби са използвани, трябва да бъдат включени в правилника за взаимодействие между отделите. Извадката за здравни заведения, по-специално, съдържа указания от Заповедите на Министерството на здравеопазването и социалното развитие, Министерството на здравеопазването на региона.

Заявление

Обикновено съдържа графичен модел на бизнес процеса. Изобразява се като диаграма, състояща се от няколко блока. Графичното изображение може да бъде създадено с помощта на софтуерни продукти за компютър. Схемите отразяват специфична процедура за изпълнение на определени задачи. Визуализацията е по-удобна от текста. Диаграмата ясно показва началото на процеса и всеки етап, връзката между тях и крайния резултат. Този модел често се използва от разработчиците на правилата за взаимодействие между отделите на компанията съгласно 223-FZ. Схемата подчертава такива ключови параметри като изходи и входове, участници и клиенти. Ако начинаещ се запознае с такъв модел, той веднага ще разбере спецификата на процеса и ще бъде готов да изпълни конкретна задача.

Инструкции

На първия етап трябва да определите предмета на документа и отговорните лица, т.е.изготвя и какви наредби. Взаимодействието между счетоводните отдели, по-специално, се осъществява по ясна схема, залегнала в законодателството. В това структурно звено винаги има най-важното лице, отговорно за спазването на изискванията за отчетност. Той може да стане отговорен за изготвянето на правилника за взаимодействие между отделите. Образец на документ трябва да бъде обсъден от всички служители. За целта се организира общо събрание. Ако документът регламентира процес, в който се сблъскват интересите на повече от два отдела, тогава е важно да се включат ключови служители в дискусията. Лицето, отговорно за разработката, трябва да обясни на колегите важността на прилагането на правилата.

регулиране на взаимодействието между отделите на компанията съгласно 223 fz
регулиране на взаимодействието между отделите на компанията съгласно 223 fz

Описание на процесите

Обемът му ще зависи от сложността на взаимодействието. Ако процесът е прост и служителят, отговорен за него, разбира добре всички етапи на изпълнение, тогава самият той може да изготви схема за работа с други структурни звена. След това той трябва да обсъди документа с останалите участници. Ако бизнес процесът е сложен, тогава всеки служител разработва своя собствена част от модела. След това всички проекти се компилират и обсъждат. В процеса на запознаване с основния документ всички заинтересовани служители могат да предложат определени корекции и допълнения. След това правилата за взаимодействие между отделите на компанията се прехвърлят на ръководителя.

Извлечение

Може да се направи директно. В този случай самият ръководител подписва правилата за взаимодействие междуотдели на компанията. Примерен документ може да бъде одобрен и косвено. В този случай лидерът издава заповед. Регистрационните данни на административния акт се вписват в печата за одобрение.

Спецификата на работата на отговорното лице

В някои организации позицията на мениджър по качеството е предвидена в държавата. На практика са разработени определени етапи от подготовката на документите. Те трябва да се спазват от ръководителя, който изготвя правилата за взаимодействие между отделите. Пример за основни стъпки:

  1. Определете процеси.
  2. Изграждане на диаграма.
  3. Подробно описание.
  4. Съставяне на текст.

Отговорен специалист изучава графика на служителите в различни отдели. Това е необходимо за съставяне на описание на стандартните ситуации, включени в правилника за взаимодействие между отделите. Пример: "Бензиностанцията е проверена с помощта на технически средства като… След приключване на проверката се генерира отчет."

регулиране на взаимодействието между отделите от извадката на компанията
регулиране на взаимодействието между отделите от извадката на компанията

Определяне на крайната цел

Лицето, отговорно за съставянето на правилника, трябва да има представа за всички процеси, да познава задълженията на служителите, да има съответната квалификация и ниво на професионализъм. Целта на документа трябва да е ясна за служителите. В противен случай прилагането на разпоредбите ще бъде допълнителна тежест за служителите.

Оптимизация и дизайн

Цялостно проучване на процесите, протичащи в предприятието, ви позволява да идентифициратеслаби места. Анализът на ситуациите, резултатите, операциите прави възможно оптимизиране на дейностите. Това от своя страна ни позволява да формираме няколко сценария за по-нататъшно развитие. Така че предприятието може да остави всичко както е, да създаде нов модел на работа или да коригира стария.

Нюанси

Важно е всеки служител ясно да разбира какво трябва да прави и как постигнатите резултати ще се отразят на печалбите му. Ето защо е необходимо регламентът да бъде обсъден преди неговото одобрение. Ключовата роля в подготовката на документа е възложена, разбира се, на ръководителя на работната група (проект). Задачата на този специалист е да повдига критични въпроси. Той трябва да може да представи ясен модел на процеса. Всеки участник вижда картината със собствените си очи. Трябва да има общо разбиране. Всеки участник трябва да обясни отговорността при създаването на правилника. В повечето случаи екипите са скептични относно прилагането на подобен документ. В зависимост от сложността на процеса, въвеждането на регулациите отнема 4-12 месеца.

регулиране на взаимодействието между отделите на компанията
регулиране на взаимодействието между отделите на компанията

Въведение функции

За да въведете нов регламент, трябва:

  1. Разпознаване на предишни документи като невалидни.
  2. Въведете нови местни актове за активиране на регламента.
  3. Разработете необходимите документи за прилагане на одобрените правила.
  4. Изчистете или внедрете нови модули на автоматизирани информационни бази.
  5. Правете формуляри на нестандартизирани документи.
  6. Променете или допълнете персоналаграфик.
  7. Намерете кандидати за нови позиции, назначете или преместете работници.
  8. Обучете изпълнителите на новите правила.
  9. Провеждане на контакт със служителите.
  10. Извършете пробно прилагане на регламента.
  11. Коригирайте текста въз основа на резултатите от експерименталното изпълнение.
  12. Въведете в действие окончателната версия на документа.
  13. Определете процедури за контрол на качеството на регламента.

След определяне на мерките за изпълнение на документа, управителят издава заповед. Трябва да се отбележи, че поради продължителността на събитията, датата на одобрение и директното влизане в сила на регламента ще се различава. Нека разгледаме по-нататък основните грешки, които служителите допускат при съставянето на документ.

Несъответствие с практиката

Важно е да поверите създаването на регулации на служител, който е пряко свързан с трудовите дейности в предприятието. Да предположим, че организацията е станала много голяма. Ръководството може да си позволи да формира специална служба, чиито задачи ще включват решаване на проблеми с развитието. Съответно отделът ще постави задачата да опише всички процеси на предприятието. Но целта на това събитие е маловажна за тях. Ако регулациите се правят от хора, които не се занимават с реални дейности, тогава служителят, който го управлява, няма да изпълни схемата. Съответно, документът няма смисъл да работи.

регулиране на взаимодействието между отделите образец LP
регулиране на взаимодействието между отделите образец LP

Липса на гъвкавост

Много отговорни лица се стремят към максимумдетайл. Тази ситуация е причинена от непознаване на разликите между изготвянето на нормативната уредба и описанието на реалните производствени процеси. Ако задачата е автоматизиране на операциите, тяхното детайлизиране е предназначено да помогне на служителите. Необходимостта от регулации възниква, когато в производството участват много хора. Действията им често се дублират, но всеки човек интерпретира тази или онази операция по свой начин. Регламентът има за цел да разрешава спорове. Трябва да се има предвид, че служителите на организацията трябва да имат определена свобода на действие, което им позволява да вземат едно или друго решение в зависимост от ситуацията. Например, на клиент може да се отговори веднага, вместо след известно време.

Голям обем и сложност на текста

Наредбите, състоящи се от 5-7 страници, се считат за оптимални. В същото време съдържанието му трябва да бъде обемно, но кратко. Не се препоръчва използването на сложни, многочленни изречения. Текстът трябва да е разбираем. Освен това трябва да обърнете внимание на условията. Не трябва да заменяте понятия със синоними, използвайте съкращения без декодиране.

Взаимодействие между информационната сигурност и ИТ отделите

В момента в много предприятия контактите на тези служби са много трудни. Трудностите са свързани с вътрешни конфликти на отделите по ИТ и информационна сигурност. Има няколко варианта за осигуряване на тяхното ефективно сътрудничество. Първият и най-прост е наличието на служители (един или повече), които са специализирани в информационната сигурност в рамките на услугата за информационни технологии. Правила за взаимодействие между ИТ отделите иIB в този случай отразява типични подходи за сътрудничество. Организацията на работата се осъществява въз основа на преобладаващия стереотип, че информационната сигурност е част от предоставянето на информационни технологии. Ако в предприятието няма конфликти между тези услуги, тогава мениджърът може да помисли за организиране на услугата за информационна сигурност като отделна структура на ИТ отдела. Съответно ще е необходимо да се отделят повече ресурси, включително финансови, за осигуряване на подобни дейности.

каква е уредбата на взаимодействието между счетоводните отдели
каква е уредбата на взаимодействието между счетоводните отдели

Типична проба

Общите разпоредби определят:

  1. Целта на документа. По правило има такава фраза: "Настоящият регламент определя процедурата …".
  2. Обхват. Регламентът може да се прилага за работници или съоръжения.
  3. Нормативни документи, в съответствие с които е разработен актът.
  4. Правила за одобрение, коригиране, отмяна на разпоредби.

В раздел "Термини, съкращения, дефиниции" са дадени понятията, използвани в документа. Всички съкращения трябва да бъдат изписани. Термините трябва да бъдат дадени по азбучен ред. Всяка концепция е посочена на нов ред в единици. з. Определението на термина е дадено без думата "това", чрез тире. В секцията "Описание на процеса" е дадено описание стъпка по стъпка. Препоръчително е да се въведат алинеи. Всеки от тях ще отговаря на определен етап. В същия раздел са посочени служителите, участващи в извършването на определени операции. Описани са не само действията, но и техният резултат.

Отговорност и контрол

Правилата трябва да съдържат индикация за възможността за прилагане на санкции към лица, които не спазват разпоредбите. Отговорността е разрешена от закона. Тя може да бъде наказателна, административна или дисциплинарна. Задължително е да се посочи пълното име и длъжността на служителя, който следи за прилагането на наредбите.

Препоръчано:

Избор на редакторите

Станция за пълнене на контейнери. Автомобилна бензиностанция от контейнерен тип

Как, къде и колко се прави карта на Сбербанк?

Компания "Лукойл": история, лидери, дейности

Кредитна карта с гратисен период

Банкова пластмаса: как да разберете номера на картовата сметка

Какви са банковите данни?

Няколко начина да разберете личната сметка на карта на Сбербанк

Финансова лична сметка: за какво е?

Какво е платежно нареждане и от какво се състои то?

Как да разберете кредитната история безплатно?

Кредитна линия: основните предимства на тази форма на заем

Международни парични преводи: описание, списък на системите, характеристики на изпълнение

Диаметри на стоманени тръби и характеристики за монтаж на тръбопроводи в съвременните домове

Най-печелившите депозити: преглед, условия, лихви и рецензии

Обезщетение за щети в случай на злополука