Правила за документооборота на организацията. Пример за работен процес в организация

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Документът е информация, представена във форма, подходяща за неговото съдържание и цел. Документът е създаден с цел, от някой за някого. Но не винаги източникът на документа и/или неговият адресат ще бъде лице. Съвременното ниво - когато е възможно и необходимо да се включат ефективно и практически машини и механизми в контролния контур.

Процесът, характеристиките и скоростта на движение на документ зависи от неговата форма, съдържание и функциониране на "средата на движение". Успехът, икономическите показатели и социалната ефективност зависят от това колко добре е настроен документопотокът в организацията, а това е: качеството и живота на компанията.

Относно документите и работния процес

Администрирането, формата и процедурата на работния процес по примера на организация, не е регламентирана със закон. Има GOST, подзаконови актове и задължителни препоръки. Като част от счетоводни документи, книжа за получаване на заем илимедицинските доклади са нормите на закона.

Документът не винаги е строга писмена форма. Може да бъде:

• формуляр, в който конкретни полета се попълват по определен начин, имащи точното семантично и синтактично съдържание;
• страница, направена според специфичен формуляр за конкретно приложение (писмо, заповед, задание, персонал, …);
• свободна форма (обяснителна бележка на служителя, благодарност за трудови постижения, резолюция по заявлението, …).

И трите версии на документи могат да бъдат представени на хартиен или електронен носител и поради наличието на технически и правни инструменти те са абсолютно еквивалентни, въпреки че все още има случаи, когато е възможен само хартиен формуляр.

Въпреки липсата на законово регулиране на формата и съдържанието на документа и работния процес, съществува строга, общоприета и не обсъждана практика за създаване, преместване, съхраняване или унищожаване на документи, която всяка организация е свободна да коригира към себе си по абсолютно всякакъв начин.

Перфектен пример за документооборот в организация

По принцип е невъзможно да се постигне идеалът:

• във всяка сфера на живот и дейност,
• по всяко време,
• навсякъде в космоса,

защото всеки нов подход дава възможност да се видят нови хоризонти. Има желание и необходимост да ги следваме. Документацията не е изключение. Напротив, това е демонстративен и жив пример за динамично фиксиране на процеса на движение на информацията.

Няма значение как е записана информацията: на хартия или в електронна форма. Понастоящем и двете форми имат една и съща правна стойност, въпреки че хартиената версия има предимства в някои случаи.

цикълът на тяхното движение от момента на появата (създаването) до момента на депозиране или унищожаване.

Не всички организации разбират, че много документи могат да се изпълняват директно от машини и механизми без човешка намеса, точно както не всички източници (автори) трябва да са само хора.

Обикновеното разбиране за автоматизация на работния процес в преобладаващата част от случаите е на ниво проста "идея за сигнал", когато на програмата е поверено да докладва само настъпването на събития.

Вътрешен и външен оборот на документи

И двете вериги са важни за успешната организация. Външният оборот има статична стойност, докато вътрешният оборот има динамична стойност.

Колкото по-добре ръководството на компанията разбира това обстоятелство, толкова по-обещаваща система за електронно управление на документи избира. Тези, които искат да дадат идеален пример за движението на бизнес документи в една организация, пишат своя собствена информационна система.

Документите могат да бъдат основни ивтори. Последните винаги имат история на движение в рамките на организацията.

Анализирайки приложението на знанията за документа и неговото използване, е възможно да се оценят функционалните характеристики на компанията, социално-икономическите показатели и времевите параметри. Това е важно както за партньорите, така и за потребителите.

Хартия, но ефективна или електронна, но закупена

Уникалността е присъща не само на човек, но и на организация. Освен това всеки човек цени своята индивидуалност и се стреми по всякакъв начин да я подчертае с дрехи, поведение, образование и т.н.

Компания, която закупува готова информационна система, е перфектен пример за работния процес на организацията, който я лишава от собственото й лице и принуждава служителите да се обличат в "чужи дрехи."

По-добре е да поверите на своите служители да работят с хартиени носители по старомоден начин, отколкото да им налагате чуждо, но съвременно мнение за документите и тяхното използване. Всеки служител е важен елемент от функционалността на организацията, а не изследовател на ефективността на идеите на други хора и структурите на работния процес на трети страни.

Приоритети, динамика и функционалност

Външният контур на работния процес винаги е ограничен, непретенциозен и статично стабилен. Като цяло не трябва да му се придава по-голямо значение, отколкото заслужава. Например какъв е смисълът да „инвестирате душата си“в отношенията с данъчните, регулаторните органи или партньорите. Можете по някакъв начин да разнообразите процеса на обмен на информация срекламни агенции, но дори това в крайна сметка придобива статична, светска форма.

Приоритетът на нашата собствена система за обработка на информация, важна част от която винаги е електронното управление на документи, е извън съмнение. Но винаги и всеки съжалява за времето и парите, за да създаде своя собствена система.

Комбинация от класическите опции "one es" или "galaxy", които никога не правят без xel и няколко местни икономически или счетоводни програми на трети страни, съчетани със собствен уебсайт за обратна връзка и документи (поръчки, оплаквания, оферти, …) от клиенти и партньори - обичайното състояние на нещата, служителите са постоянно заети с рутина и няма разходи.

Динамиката на производствения процес може да бъде осигурена само чрез ефективно изпълнение на собствената му функционалност. Само в това си качество електронното управление на документи в една организация е пример, достоен за подражание, а в контекста на реализиране на собствена бизнес идея, отлична динамика на производствени, икономически и социални показатели.

Правилник за информационната система на организацията

Всяка организация е информационна система, която възниква и съществува в подобна среда. Документите влизат в организацията отвън, вътре се изисква и създаване на документи, някои от които са регламентирани и задължителни.

Проста организационна диаграма на работния процес е пример за това, което всеки обикновено прави. Правилника заправила на работа, ежедневие, задължения на служителите - обичайната норма, но много малко хора участват в разработването на "Правилника за информационната система на организацията".

От обективна гледна точка ръководителите на организацията могат да се ръководят от всичко, да напишат всякакви разпоредби и длъжностни характеристики. Но ефективността и практичността на това нормотворчество зависи само от това доколко вътрешният регулаторен арсенал отговаря на изискванията на реалността.

Правила за документите и тяхното движение

Системата за управление на документите на предприятието е неразделна част от информационната сфера на компанията, в резултат на което "Правилникът за управление на документи" е приложение към "Правилника за информационната система на организацията", но много важен и свързващ всички негови съставни елементи в единен информационен организъм.

Ако ръководството е решено да създаде перфектния пример за работния процес на организацията, това означава, че те наистина са ангажирани с развитието на успешен бизнес, с цел реализиране на печалба и подобряване на благосъстоянието на служителите.

Характеристика на текущото състояние на разработката на софтуер, особено в челните редици на разпределената обработка на информация (примери за интернет програмиране), е, че е почти невъзможно да се създаде мобилно самоадаптиращо се приложение.

Задачата за електронно управление на документи в една организация е прост, но демонстративен пример. Тук динамиката е особена:

• входящи и изходящи документи;
• алгоритми за обработка на вътрешни и външни бизнес документи.

Писането на код, който може да варира при промяна на данните и алгоритмите, е много трудно. Цената на времето и ресурсите не е достъпна за всяка организация.

Електронно управление на документи в динамика

Организацията на работния процес в предприятието на примера на задачата на електронната версия е уместна, проста, показателна и практична. Сложността идва от процеса на проектиране на код, който може да се променя динамично. Времето за разработка също е проблем.

използвайте обща логика на обработка.

След това работният процес в организацията=пример + характеристики на вашата собствена бизнес идея. В първо приближение резултатът няма да е практичен, но веднага щом първото изпълнение на задачите бъде пуснато в действие, цикълът на тяхното решаване ще стане необратим и при необходимото внимание ще бъде постигнат резултатът.

Създаването на информационна система, способна да обработва динамично променяща се информация, е преди всичко динамиката на самия процес на създаване.

Докато се създаде механизъм за адекватна промяна на входящи, изходящи ивътрешни документи и кодът няма да може да се променя самостоятелно без участието на програмист, няма да може да се говори за факта на създаване на система за електронно управление на документи.

Въпреки това, изобретяването и внедряването на вашата собствена система, за да поддържате напълно информационните процеси на организацията, е същото като да направите нейния успех брилянтен и перфектен.