Изходяща кореспонденция: регистрационни регистрационни файлове, счетоводство, мостри, правила за попълване

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Във всяка сфера на националната икономика има документация, която включва много функции. Сред тях отчитането на входящата и изходящата кореспонденция е едно от основните. Няма едно предприятие, което да функционира изолирано от други организации. Комуникацията и сътрудничеството с клиенти, доставчици, финансови и други институции е задължителна. Следователно производственият процес не може да мине без кореспонденция. Кой се занимава с регистрацията на входящи и изходящи писма? Как правилно да ги отчетем? Кому е нужно и защо? Ще разгледаме тези въпроси в статията.

Категории кореспонденция. Характеристики на изходящата документация

Има много форми и видове документи, но всички те попадат само в две основни категории:

• Изпращане (изходяща поща).
• Получено (входяща поща).

Нека да разгледаме значението на всяка категория.

Кореспонденция, наречена изходяща, може да бъде изпратена до следните получатели:

• Висшите власти.
• Подчинениорганизации.
• Партньорски предприятия.
• Отделения, цехове и други структурни подразделения на предприятието.

Какви документи се изпращат до висшите органи?

Практически всяко предприятие е подчинено на всякакви организации (областни, ведомствени, регионални, както и министерства). Изходящата кореспонденция, изпратена до тези институции, може да бъде отчети, отчети, планове за месец, тримесечие, година, отговори на искания. По правило се издава на одобрени стандартни формуляри или на обикновени листове с логото на фирмата.

Документи за низходящи организации

Не всички, но много предприятия си сътрудничат с организации, които са им подчинени. Това могат да бъдат изпълнителни органи, клонове, малки фирми и други. Изпратената от него кореспонденция може да бъде директиви, заповеди, съобщения, наредби, инструкции, материали за обучение. Издава се и на бланки или обикновени листове с логото на фирмата. Освен това инструкциите и учебните материали могат да бъдат под формата на брошури и ръководства, но те трябва да бъдат придружени от инструкции на стандартни формуляри или мотивационни писма с печати и подписи. Ако няма такива, то самите ръководства и брошури трябва да имат печата на изпращащото предприятие и подписите на отговорните лица.

Документация за партньорски фирми

По правило в този случай говорим за доставчици, дистрибутори и клиенти. Кореспонденцията, която изпраща е заповеди, съобщения заполучаване на стоки, рекламации, рекламни брошури, известия за промени в условията на споразумение или договор, бизнес предложения.

Трябва да се отбележи, че не е необходимо да се регистрират рекламни материали, ценоразписи, поздравления, покани, например за презентация.

Документация в рамките на същата организация

Този тип изходяща кореспонденция се осъществява в предприятия, където има 2 или повече отдела, цехове, поделения. В такива случаи ръководството издава заповеди, решения, насоки, инструкции и подобни документи, които се изпращат до отделите и цеховете. Тогава за мениджъри и администрация такава кореспонденция ще бъде изходяща, а за цех или отдел - входяща.

Правила за дизайн на дневник

Независимо къде е изпратен документът, той трябва да бъде отчетен. За да направите това, има журнали за регистриране на изходяща кореспонденция. Във времена, когато компютрите и интернет не съществуваха, такива дневници се водеха на ръка. Те могат да бъдат произволни. Може да се използва общ тефтер, счетоводна книга, бележник. Най-важното е, че списанието трябваше да има зашити листове, за да не могат да се изтръгнат. Освен това те трябваше да бъдат номерирани. Заглавната страница на списанието посочва датата, на която е започнато. Преди това беше необходимо страниците да се зашиват с конци, да се запечатват краищата им с лист хартия, върху който е необходимо да се постави печат и подпис на отговорното лице. Също така на този лист беше отбелязан общият брой номерирани страници. Не бяха разрешени корекции.

Сега шевът на списанието с конци се запазва, когаторегистрация на особено важни документи с финансова или правна стойност.

Страниците в списанието са номерирани в повечето фирми.

Когато се попълни последният ред на дневника, се записва датата на края му. Съхранява се от 3 до 5 години. Зависи от вида на кореспонденцията, регистрирана в него. Съдебни разпореждания, финансови сметки, дългосрочни договори и други подобни се считат за особено важни. Можете да се разпореждате с дневника само ако всеки от документите, записани в него, е изгубил юридическата си сила.

Компютърна помощ

В тази епоха на компютърните технологии е трудно да се намери служител, който да проследява дневника на входящата и изходящата кореспонденция на ръка. Сега има определена програма, която ви позволява да отпечатвате формуляри или да съхранявате записи на компютър. За да го използвате, трябва да имате:

• Компютър с MS Office, MS Excel програми.
• Принтер.
• Скенер.
• Компютърен имейл.
• Печат като този: „Вход. № _, "_" _20_" Може да бъде въведен ръчно или закупен готов.

След това трябва да влезете в програмата, да изтеглите необходимия формуляр и да започнете да работите с него. Можете да отпечатате формуляра, да направите много фотокопия, да ги шиете. Ще получите дневник, в който ще трябва да правите бележки на ръка. Не можете да печатате, регистрирайте се директно на вашия компютър. По правило така се съхраняват документи, за които не е необходимо да подписвате.

Колко списания имате нужда?

По-честообщо предприятията поддържат един дневник на изходящата кореспонденция. Въпреки това, някои организации с много партньори и други получатели може да имат няколко от тези списания, като:

• За регистрация на кореспонденция, изпратена до трети страни и за документи в рамките на предприятието.
• За писма, изпратени до местни и чуждестранни компании.
• За документи, предназначени за определени организации (например централния офис, министерството и т.н.) и всички останали. Това се прави за удобство на управлението на документи, но всеки дневник се съставя в съответствие с единен стандарт.

В допълнение, някои организации имат отделни дневници за всеки тип документация. Например за регистриране на изходящи поръчки, счетоводни поръчки, известия, ръководства, жалби на клиенти, протоколи и т.н. За отчитане на такива документи могат да се използват формуляри с други колони.

Как да съхранявам записи в дневника

Трябва да се каже, че формите на формулярите са приблизително еднакви за отчитане на всички видове изходяща кореспонденция. Образец, показващ как трябва да изглежда дизайнът, е даден в нашата статия.

В горната част на всяка страница има "заглавка" с колони:

• Серийният номер на записа, той също беше прикрепен към документа.
• Дата на заминаване.
• Заглавие на документа (напр. "Отчет за напредъка").
• Резюме (буквално няколко изречения, можете също да запишете номера на документа).
• Име на институцията, където се изпраща кореспонденция.
• Подпис на отговорния регистрант.
• Метод на заминаване (обикновено или електронна поща, факс). Този артикул е добавен с навлизането на нови технологии. Преди това го нямаше в регистрите на кореспонденцията.
• Ако се изпрати отговор на заявка или отчет за изпълнение, дневникът трябва да посочи номера на документа, въз основа на който е създадено изпратеното писмо. Необходимо е също да се посочат данните за изпълнителя (име, длъжност).
• Брой копия. Понякога отделно се разпределя колона, в която е посочен броят на страниците в копието.
• Забележка. Тук е посочена информация, която не е включена в предишните колони.

Ако изходящият документ не е отговор на заявка или доклад, тирета се поставят в колоните за изпълнение и отговорното лице.

В наше време съдържанието и попълването на дневника на изходящата кореспонденция не са се променили. Пример, показан по-горе.

Входяща поща

Писма и документи могат да бъдат получени от предприятието от следните източници:

1. Висшите власти.
2. Подчинени.
3. Партньорски фирми.
4. Други институции, които не са изброени по-горе (полиция, банки, съдилища, частни лица и др.).
5. В рамките на предприятието входящата кореспонденция може да идва от администрацията или друго структурно звено, например от счетоводния отдел.

Над насразгледа какви документи могат да представляват кореспонденция от организациите, посочени в първите три параграфа.

Документи от други институции могат да бъдат призовка до служител, изпълнителен лист, съдебно решение, дело, жалба или изявление от частно лице и т.н.

Документите, представящи работния процес в рамките на предприятието, могат да бъдат много различни: заповеди за управление, заповеди, инструкции, разпоредби, стандарти, разпоредби за безопасност, бележки и т.н.

Работа с входящи документи

Необходимо е да водите записи не само на изходящата кореспонденция, но и на входящата. Дневникът, в който се регистрират писмата, получени от предприятието, се съставя по същите правила като за изпратените документи.

Разликата е в "шапчето" на формулярите. Трябва да съдържа следните колони:

• Пореден номер. Също така е прикрепен към документа.
• Дата на получаване.
• Организация, изпратила документа.
• Как е получено (по факс, електронна поща или обикновена поща).
• Име на документа.
• Брой копия.
• Къде е изпратен документът (име на цех, отдел или папка).

Извадка от една от формите на дневника за входяща кореспонденция е представена по-долу.

Ако входящият документ е заповед или методическо указание на ръководството, получено от цеха (отдела) за изпълнение, в регистрационния дневник трябва да се посочи кой е отговорното лице, както и да се поставибележка за изпълнението, дата и подпис на изпълнителя.

Кой съхранява записите?

Всяко отговорно лице, определено от ръководителя, може да регистрира входяща и изходяща кореспонденция. В този случай този вид трудова дейност трябва да бъде включен в длъжностната му характеристика или одобрен със заповед на ръководителя на предприятието. По правило офисната работа в организациите се ръководи от секретар. В допълнение, служител на офиса или администратор (в малки фирми) може да извърши регистрацията на кореспонденция. В някои организации кореспонденцията се обработва от двама служители - компилатор и секретар.

Магазините и отделите също водят записи на входящата и изходящата документация. Това се извършва от служител, натоварен с този вид дейност по заповед на ръководството.

Как трябва правилно да записвам входящата документация?

Регистрирането на входяща и изходяща кореспонденция не е трудна, но отговорна задача. Всички документи, получени от предприятието, подлежат на счетоводство. Ако идват от организации, те трябва да бъдат подпечатани и подписани от ръководителя. Понякога се изисква и подпис на отговорни лица, например на главния счетоводител, ако това е фактура, издадена на предприятието. Писма от физически лица, като обяснителни или искове, могат да носят само подписа на лицето, съставило този документ.

В повечето предприятия цялата входяща кореспонденция трябва да се преглежда от мениджъра, за да бъде в крак с производствените процеси. на себе сирешава какво да прави с получените документи - да приеме за изпълнение, да запознае лицата, ангажирани с информацията, или просто да подаде документа в папка. Следователно секретарят, след като регистрира входящата кореспонденция в дневника, я предоставя на ръководителя. Той поставя знак върху всеки документ до кой отдел трябва да бъде изпратен.

Въз основа на тази "присъда", секретарят в регистъра на входящата кореспонденция отбелязва в съответната колона по-нататъшната "съдба" на всяко писмо. Например, нов регламент за изчисляване на премията може да бъде изпратен до счетоводството, указания за безопасност до техническия отдел и иск от гражданин Иванов до отдела за контрол на качеството на продуктите. Това приключва работата на секретарката с входящата документация.

Как да следя изходящата поща?

По-горе разгледахме какви документи могат да се отнасят до този тип документация. В някои организации на индивидуалните искания трябва да отговаря помощник секретар или съставител. Съгласно GOST R 6.30-2003.12 такъв документ се съставя на специален формуляр или на празен лист с логото на компанията. Всяко бизнес писмо, изпратено до организация или физическо лице, трябва да бъде подпечатано и подписано от мениджъра. По правило секретарят трябва да направи фотокопие на документа, което трябва да бъде подадено в правилната папка.

Изходящата кореспонденция се регистрира в съответния журнал. Секретарят трябва да провери дали всички необходими печати и подписи, данни за неговата фирма иорганизацията, за която е съставен документът, поставете върху него номера, съответстващ на този, под който е вписан в дневника, датата на заминаване, името на папката, в която е подадено копието. Ако изпращаната кореспонденция е отговор на входящо писмо, трябва да посочите и номера, под който е била регистрирана. Документите трябва да бъдат изпратени в деня, посочен в регистрационния регистър.

Защо се нуждаем от кореспонденция?

Някои хора, които са далеч от производството, смятат, че стриктното регистриране на входяща и изходяща кореспонденция е допълнителна работа, т.нар. Всъщност счетоводството за кореспонденция изпълнява следните функции:

• Организира работния процес.
• Осигурява навременна реакция на входящи сигнали.
• Опростява обмена на информация в рамките на производството.
• Гарантира ефективното участие на компанията във външния икономически живот.
• Помага ви бързо да намерите документа, от който се нуждаете.

Важността на тази работа е очевидна, така че трябва да подхождате отговорно към нейното изпълнение.