Матрична структура на управление: схема, основни принципи, ефективност

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Организационната структура е модел на взаимоотношения между позиции и хора в дадена организация.

Организационната структура е набор от различни зависимости (напр. функционални, йерархични) между отделни елементи (като организационни позиции, клетки, звена) на организациите, които ви позволяват да я управлявате. Същността на ОС е правилното свързване на целите и задачите с хората и начините за въздействие върху тях в работните процеси, тоест създаването на определени части в организацията и след това интегрирането им за по-ефективното им управление.

Матричната структура е една от най-търсените структури за сложни организации, които се характеризират с фокус върху дейностите по проекта.

Матричната структура се характеризира с отклонение от традиционното допускане, че формалната организационна структура като цяло трябва да бъде постоянна и неизменна система. В тази структура беше възможно да се комбинират положителните характеристики на структурите на персонала със свойствата на структурата.

Концепция

Матричната форма на организация на управление се отнася до една от формите на организационни структури на предприятието, които са доста разпространени в съвременните условия. Той се основава на припокриващи се два критерия за сливане. Функционалните отдели са в основата на създаването на матрица. След тяхното дефиниране се избират и начертават набори от групи. В зависимост от профила на предприятието, основният критерий за разграничаване на гореспоменатите групи е производственият или временният отдел, който се занимава с конкретна задача.

Този тип структура е свързана с математическата концепция за матрица, тоест правоъгълен масив от реални числа, характеризиращ се с комбинация от колони и редове.

В матрична структура колоните са еквивалентни на постоянно повтарящи се функции. Всеки елемент от матрицата има 2 центъра за вземане на решения – мениджър на функции и мениджър на задачи. Предимствата му са гъвкавост и отвореност към промените в средата, повишена отговорност на ръководителя на проекта за проекта, подобрен информационен поток и възможност за служителите да увеличат своята креативност.

Този тип организационна структура е въведена през шейсетте години в аерокосмическата индустрия. НАСА изигра водеща роля в прилагането на тази рамка. Структурата на масива най-често се изгражда около проблемите или проектите, в които участва организацията. Те обикновено се разпознават в редовете на матрицата. Матричните колони са аналози на постоянни, повтарящи се функции.

Приложения

Матрична структураизползва се, когато е необходимо да се извършват определени специални дейности, които изискват назначаване на проектни екипи в системата за управление на предприятието. Членовете на тези групи са служители на постоянните организационни звена на структурата.

Назначаване на служители може да се случи в следните случаи:

• пълно изключване от първоначалната клетка (отдел) за времето на изпълнение на задачата (проекта) на предприятието и пълно подчинение на ръководителя на възложената проектна група (говорим за т.нар. проектни екипи);
• двойно подчинение на служителите: както на ръководителя на отдела на основната клетка, така и на ръководителя на екипа (това решение съответства на типични матрични структури).

Всеки служител, който е една от връзките в структурата на масива, е член на екипа на проекта, както и на функционалния отдел. Резултатът от това двупартийно отношение е фактът, че има няколко лидера. Матричната организационна структура е доста сложно начинание. Не всяка компания може ефективно да го приложи. Прилагането на тази структура може да доведе до много неща, както положителни, така и отрицателни в организацията.

Предимства

Сред положителните характеристики на използването на матричната структура са:

• създаване на условия за интердисциплинарна работа;
• насърчаване на умения за сътрудничество;
• гъвкавост;
• насърчаване на висока идентификация на служителите с цели;
• създайте независими механизми за управление и координация;
• насърчаване на появата на феномена на синергията;
• освобождаване на творческия потенциал на служителите;
• възможност за цялостен фокус върху подробен проблем;
• по-голяма откритост и гъвкавост при адаптиране към промените в средата;
• увеличаване на отговорността на мениджъра-координатор за предприятието поради разширяване на компетенциите му за целия цикъл на изпълнение на проекта;
• подобряване на потока от информация.

Недостатъци

Сред отрицателните характеристики на използването на матричната структура са:

• високи разходи за управление;
• възможност за анархия;
• увеличено време за изпълнение на задачата;
• нарушение на принципа на единството на командването и възможността за спорове за компетентност между ръководители на функции и координатори на проекти;
• липса на разбирателство и доверие от страна на ръководителите на функции и проекти;
• предявява доста високи изисквания към ръководителите и подчинените, което създава трудности при попълването на работни групи;
• несигурност и заплаха, които съпътстват ръководителя на екипа и участниците в механизма за управление на проекта;
• претоварване на мениджърите на проекти с текущи проблеми с координацията.

Характеристики на структурата

Матричната структура се препоръчва като модерна поради лекотата, с която една организация работи в матрицасистема, способна да реагира на променящите се условия на околната среда. Този тип структура е изградена на принципа на двуизмерното групиране: колоните са еквиваленти на постоянно повтарящи се функции, а редовете представляват необичайни, периодично променящи се задачи, продукти, проекти.

Ако една организация изпълнява няколко отделни задачи (проекта) едновременно, екипите, които ги изпълняват, действат така, сякаш "пресичат" традиционната структура на "персонала", създавайки матрица от задачи и функции.

Всеки елемент от матрицата - позиция или организационна единица - е два центъра за вземане на решения: мениджър на функции и мениджър на задача (проект). И двете системи се пресичат в резултат на проникването на старото разделение във функции с новото разделение в проекти. Това води до трансфер на информация и координация на работата в хоризонтално подреждане, а разтоварването обикновено претоварва вертикалните канали (йерархично разделение по функция).

В матричната структура, която използва две припокриващи се правила за групиране, има такива структурни характеристики на управлението на предприятието като:

• висока степен на специализация от професионален тип;
• дълбока децентрализация;
• малка степен на формализиране.

Матрична структура на практика

Световноизвестният американски автомобилен концерн Ford използва масивен подход, за да създаде един от най-популярните си модели, а именно Ford Focus. Създадената за целта група се нарича „екипфокуси , включително инженери, дизайнери, специалисти по маркетинг и производство. Организацията на работата на ръководителя беше извършена от експерти от други области на компанията. Благодарение на внедряването на тази структура и събирането на специалисти, проектът за създаване нов модел беше успешен поне година по-рано, отколкото би могло да се постигне с помощта на предишния подход на компанията.

Следните компании също използват матричната структура: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid и Manhattan Bank. Въпреки това, матричната структура, въпреки всички усилия, свързани с внедряването и опитите за внедряване, не намери приложение в компании като Philips или Citibank. Горната ситуация предполага, че матричната структура не е универсална структура, подходяща за прилагане във всяко предприятие.

Пример за матрична структура

Фигурата по-долу показва пример за матрична контролна структура и диаграма на връзките в нея.

Както може да се види от фигурата, структурата съдържа както принципа на функционално, така и дизайнерско разделяне на връзките за подчинение.

Ръководителят на компанията в тази структура има няколко заместници. директор по направления: маркетинг, научноизследователска и развойна дейност, производство, икономика и финанси, технически отдел. Този списък може да варира от компания до компания. Всеки от тези зам директорите носят своите функционални отговорности според профила.

В подчинеността на всеки от тях можете да видите функционалнислужители. Ако вземем отдела за персонал, тогава мениджърът по персонала ще бъде подчинен на заместник по персонала. Ако вземем маркетинг асистент, тогава маркетинг специалист ще бъде подчинен и т.н.

Мениджърът по човешки ресурси изпълнява функционалните си задължения в областта на работата с персонала, но в същото време има и друг проектен мениджър (не само функционален). Този служител се подчинява и изпълнява нарежданията на своя ръководител на проекта, към който е бил прикрепен. Това разкрива същността на двойната командна верига.

По подобен начин можете да вземете пример от специалист по доставките. От една страна, в рамките на организационната структура той се отчита на своя ръководител на отдела за доставки, от друга страна, участвайки в проекта, той се отчита на ръководителя на проекта при изпълнение на функцията за доставка..

Кога трябва да приложите матричната структура?

Матричната контролна структура и нейната схема на приложение са възможни в следните ситуации:

• Когато външната среда на предприятието оказва силен натиск върху него, например в случай на висока конкуренция на пазара. Чрез приемането на изчерпателни мерки за всички клетки от структурата на масива, можете бързо и ефективно да привлечете вниманието на потребителите.
• В ситуация, в която едно предприятие обработва безброй количества данни и информация. Използването на тази структура значително улеснява разпределението на отговорностите и координирането на задачите.
• В случай, че ресурсите, в които се намира организацията, са ограничени, матричната структура се оказва спестяващарешение. Чрез използването на ограничени ресурси, като специалисти по производството, може да се използва не само отделът, който произвежда продукт А, но и отделът, който произвежда продукт Б.

Въпреки трудностите, свързани със създаването на структура на активен масив, той работи в предприятия и често допринася за успеха и ускорява времето на проектите.

Основни принципи на формиране

В структурата на управлението на матрицата и схемата на нейното формиране се разграничават две отделни части: фиксирана и променлива. Постоянната част се състои от организационни единици, специфични за структурата на персонала (обща администрация), докато променливата част се състои от групи служители, възложени на конкретно задължение (проект). След завършването на този проект тези екипи са разделени и могат да бъдат пресъздадени в зависимост от нуждите на институцията.

По този начин променливата част на структурата включва организационни позиции или набори от позиции, създадени от привързани служители, като част от функциите, които съставляват производствения процес (например научноизследователска и развойна дейност, планиране, закупуване, производство, продажби), за изпълнение на индивидуални проекти. В зависимост от вида на предприятието се назначават ръководители на проекти и други служители на браншовите подразделения. Фиксираната част на тази структура се състои от типичните поддържащи организационни единици (например персонал, финанси, счетоводство и др.), необходими заефективно управление на институциите.

Управленската структура на матрицата и схемата на нейната структура са матрица, в която колоните са функционална йерархия, а редовете с връзки са техническа йерархия. Така изпълнителните клетки (отдели) се отчитат на функционалния ръководител във вертикалната система, докато в хоризонталната система зависят от координаторите на проекта.

Името на матричната структура е получено от математиката: в науката терминът "матрица" се отнася до правоъгълен масив от реални числа, който характеризира обратната връзка на редове и колони. Заедно това създава матрица, която дефинира връзката между елементите на редове и колони.

В матричната организационна диаграма редовете обикновено представляват необичайни, повтарящи се предметни начинания, докато колоните са еквивалент на постоянни, повтарящи се функции, изпълнявани от групи от персонал. Ако няколко или дузина големи проекта се изпълняват едновременно, тогава екипите, изпълняващи тези работи, действат сякаш „на кръст“на традиционната структура на персонала, създавайки матрица от обектно-функционални задачи. Характерна особеност на матричната структура е отклонението от принципа на едноличен контрол.

Заключение

Матричната структура може да се разглежда като универсално решение, особено в онези институции, където се изпълняват сложни индивидуални задачи, изискващи координация и сътрудничество на специалисти от различни индустрии. Следователно, матрицатаструктурата е особено полезна в научни и изследователски институти, конструкторски бюра, изследователски центрове и др. В момента такава структура се използва и в много големи институции (холдинги, корпорации), както и в организационни консултантски компании и рекламни агенции. Структурата на матрицата е гъвкава и позволява взаимодействие между хората на всички нива на управление на организацията.