График на документооборота за счетоводна политика: извадка. Наредба за счетоводната политика

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Документопотокът на едно предприятие е неговата централна нервна система. Законодателното регулиране на предприемаческата дейност непрекъснато се увеличава и подобрява. Важна е не само правилната организация на движението на писмената форма на документи, проблемът с електронната поддръжка за функционирането на предприятието стана спешен. В много области на документооборота електронният обмен на информация е станал задължителен.

Основните документи не винаги са първоначално съставени в писмен вид, но какъвто и да е документът, той има определени свойства, време на съществуване и специфично движение през отделите и служителите. Размерът на предприятието, неговата правна форма, обхват на компетентност и област на действие нямат значение, но графикът на работния процес за счетоводната политика в предприятиетопо-добре е да го проектирате, преди дори да е започнал.

Счетоводната политика е задължителен компонент на работния процес

Наредбата за счетоводната политика е в сила от времето на СССР, от 1983 г.! Счетоводството никога не е било сърцето на бизнеса, но винаги е било основният му гръбнак.

Отговорността за разработването на счетоводната политика обикновено пада върху раменете на главния счетоводител и се одобрява от ръководителя на предприятието. Основният документ преминава през следните етапи:

1. Създаване или получаване.
2. Приемане и обработка.
3. Прехвърляне в архив.

Всяко действие с основен документ се характеризира с:

• източник или подател на документа;
• получател или изпълнител;
• дата на приемане за изпълнение;
• време за изпълнение;
• назначение на резултата от изпълнението.

Всеки първичен документ има значително съдържание и в процеса на неговото движение се снабдява с индикатори за състоянието, които ви позволяват да наблюдавате спазването на одобрената от предприятието счетоводна политика..

Обикновено се съставя график на работния процес за счетоводната политика в счетоводството, но той е достъпен и задължителен за всички отдели на предприятието в рамките на тяхната компетентност.

Задължителни законови изисквания

Изисква се документално доказателство за разходите. И както досега, това е реалното наличие на писмен документ, съставен в съответствие с действащото законодателство и местно законодателствокорпоративно нормотворчество. Времето също е важно.

Данъчният кодекс на Руската федерация изисква потвърждение на всички транзакции. Това е едно от основните условия за отчитане на разходите при изчисляване на данък върху дохода. Движението на документи обаче не винаги отговаря на изискванията на производствените дейности: плащането може да премине и материалите да закъснеят с доставката, стоките са били изпратени, но потребителят не е платил. В резултат на това някои първични документи закъсняват по отношение на крайните срокове спрямо други.

Непредвидени ситуации винаги са достатъчни, но графикът на работния процес за счетоводна политика е пример за идеален документооборот. Допускат се отклонения от плана, но трябва да бъдат сведени до минимум, а графикът трябва да предвижда отговорност на всеки изпълнител.

Индикатори за състоянието на документа

Трудно е да се намери предприятие, което не би използвало програма за електронно управление на документи, но дори и в предприятие, което няма нито един компютър, създаването или получаването на първичен документ е придружено от създаване на "индикатор" за състоянието му.

За големи предприятия с множество поделения и отдалечени клонове, проследяването на състоянието на всички документи е задължителен и отделен производствен процес. Тук графикът на работния процес за счетоводната политика е примерен, а действителното състояние е основа за оптимизиране на графика, изясняване на сроковете и наказаниенарушители и идентифициране на начини за решаване на възникващи производствени трудности.

Важно е да се отбележи, че много събития са изключително критични за времето:

• предоставяне на данъчни декларации;
• плащане на данъци;
• подаване на електронни декларации;
• други правно обвързващи действия.

Ако нарушенията на вътрешния производствен цикъл могат по някакъв начин да бъдат изравнени, то в отношенията с държавните агенции това е неприемливо и е изпълнено със сериозни санкции или загуби.

График на потока от документи за счетоводна политика: примерно съдържание

Формата на описания документ не е от съществено значение. Както обикновено, тя се разработва от главния счетоводител, одобрява се от ръководителя на предприятието и представлява таблица. Предлагаме на вашето внимание пример за такава диаграма.

Всеки документ има име и всички редове в таблицата са номерирани. Необходими са минимум две колони:

• създаване или получаване на документ;
• проверка и обработка на документа.

Първата колона съдържа две позиции:

• отговорен (служител, отдел);
• дата на изпълнение.

Втора колона - три до четири позиции:

• отговорен за проверка (изпълнение);
• дата на изпълнение;
• срок на прехвърляне към организацията-майка;
• форма за регистрация на резултата от изпълнението.

Предприятията не са ограничени във формулировката на заглавието на таблицата, отразяваща графикадокументооборот за счетоводна политика. Пробата по-долу показва една от опциите.

Важно е логиката на таблицата да отразява точно: какъв документ, как се появява, от кого и къде е изпратен, от кого и кога е изпълнен и къде се изпраща резултатът. Допълнително е възможно да се предвиди действителната доставка на изразходваното първично в архива. Обикновено графикът на работния процес за счетоводната политика на държавна институция е придружен от наредби за работа с архивни документи. По отношение на държавните субекти това е заложено в закон.

Архив на документи и периоди на задържане

Архивите (дори за средни предприятия) бързо достигат впечатляващи размери. Добра практика е да се придружава примерен график на работния процес за счетоводни политики с допълнителни препоръки за архивиране и работа с архивни документи за повторение по клонове.

Законодателството установява различни периоди на съхранение за различните документи. Счетоводната политика на централния офис не трябва да бъде същата като тази на клона. Обхватът на компетентност на различните отдели на предприятието може да бъде коренно различен. Но е препоръчително да се изгради логиката на изграждане на график, недвусмислена идентификация на документите, етапи на тяхното преминаване, правила за проследяване на индикатори и разпоредби за архивиране по един начин.

Обединяването на счетоводните политики и в частност архивната работа е от съществено значение за оптимизиране на инфраструктурата на предприятието иинформация за трафика.

Всеки бизнес се контролира не само от държавни органи, но и от собственото му ръководство и учредители. Последната мярка обикновено не е склонна да разбира нюансите и действа според един строг алгоритъм.

Особености на счетоводните политики в частния сектор

Много организации не се ограничават до нормите, предвидени от законодателството, а разработват своя собствена регулаторна рамка. Често можете да намерите график на работния процес за счетоводната политика на LLC, производствена кооперация, партньорство, фонд и друг вид юридическо лице във формат на вашата собствена версия на идеята за бизнес процесите и тяхното изграждане на практика, в реално предприятие.

Съществена разлика между публичния сектор и частния бизнес са по-широките финансови възможности, които позволяват да се базира инфраструктурата на предприятието на популярна скъпа система, например, базирана на решението Oracle Primavera Instantis. Oracle има много такива скъпи идеи, но не всяко предприятие може да ги закупи и да разполага с достатъчно оборудване, за да ги управлява.

Софтуер за управление на документи

Характерна особеност, която оказва влияние върху прилагането на счетоводните политики е наличието на висококачествен, скъп, сложен и търсен софтуер. Много големи фирми придобиват нови решения, които позволяват разпределена обработка на огромни количества информация.

Въпреки това, този радикален подход на място се различава малко отситуацията в средните и малките предприятия. Не можете дори да споменавате държавни организации. И до днес Excel и подобни продукти с универсално предназначение и собствени разработки на софтуер доминират навсякъде.

Това обстоятелство (съжителството на сериозна информационна система и няколко собствени програми) показва, че софтуерът в тази област се нуждае от постоянно подобрение.

Въз основа на гореизложеното изглежда уместно при разработването на счетоводна политика предприятието да се фокусира не върху използвания софтуер, а върху регулаторния момент и съответствието на законовите разпоредби на графика на работния процес с действащото законодателство и реалната нужда от конкретно предприятие.