Реинженеринг на бизнес процеси: концепция, цели, принципи

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Управлението на реинженеринг на бизнес процеси включва набор от методи и техники. Те се използват от организацията за успешно проектиране на своите дейности. Това се случва според поставените цели.

Реинженерингът на бизнес процесите предполага цялостно преосмисляне и по-нататъшно редизайн на всички организационни процеси. Това е необходимо за постигане на целите и задачите. Подобренията могат да настъпят много рязко, на скокове и граници. Въпреки това организацията е в състояние да постигне успех и да направи желаната корекция в цената на стоките и услугите, качеството на предоставяните услуги и подобряването на предоставянето на услуги.

Компоненти на дефиниция

Определението за реинженеринг на бизнес процеси включва четири основни думи: фундаментален, радикален, остър, процес.

Фундаменталността навлиза в първия етап, в който се изисква да се отговори на редица въпроси, свързани с основните:

1. Защо една организация извършва тази дейност, а не нещо другодруги?
2. Защо една организация върши работата си по тези начини и не прилага други опции?
3. Коя организация планира да стане в крайна сметка и какво се вижда след няколко години?

Хората, отговарящи на някои от тези въпроси, трябва да преосмислят настоящите правила за правене на бизнес. Често те може да са остарели, неефективни и неприложими за конкретно производство.

Radical се отнася до препланирането на правенето на бизнес. Промените не са само повърхностни. Цялата операционна система подлежи на промяна. На собственика на бизнеса се предлагат опции, чието изпълнение може да промени цялото производство.

Острота. Реинженерингът на бизнес процеси не се използва в случаите, когато се изисква подобряване и увеличаване на показателите за получен доход с определен процент, максимум до 100%. Целесъобразността на използването се дължи само ако предприемачът иска да увеличи производителността с 500% или повече. В такива случаи има пълна подмяна на методите, използвани за извършване на бизнес и производство на стоки. Всичко ново идва, за да ги замени.

Управлението на реинженеринг на бизнес процеси включва използването на нови методи във фирмата стъпка по стъпка, благодарение на които можете да създадете напълно нов продукт, който в момента е подходящ за потребителя. Добре проектираните процеси позволяват на организацията да постигне целите си и да реши редица проблеми.

За каквоорганизациите могат да използват реинженеринг?

В момента има три типа организации, които трябва да коригират или напълно променят работата си:

Организации, които са на етап фалит. Често това се дължи на факта, че цените на стоките и услугите са много по-високи от тези на конкурентите или качеството не отговаря на обявената стойност. Ако мерките не бъдат взети навреме, организацията може да бъде ликвидирана след известно време

• Организации, които в момента нямат проблеми и трудности при правене на бизнес, но те могат да се появят след известно време и да повлияят негативно на бизнеса. Такива проблеми могат да бъдат свързани с увеличаване на пазара за стоки и услуги на конкуренти или промяна в нуждите на купувачите.
• Организации, които нямат проблеми, но собственикът на бизнеса гледа към бъдещето. Той иска да предотврати проблеми, които могат да възникнат по пътя на компанията. Такива организации са предимно лидери. Маркетинговата им политика е агресивна, не са доволни от добра пазарна позиция, постоянно искат да подобряват работните си процеси.

По този начин основните задачи на реинженеринга на бизнес процеси включват въвеждането на иновации, които ще позволят на организацията да консолидира здраво позицията си на пазара и да не загуби способността си да се конкурира. Всичко това позволява на компанията да оцелее и да продължи пълноценното си функциониране, независимо колкоконкуренти.

Можете да разгледате развитието на проект за реинженеринг на бизнес процес, като използвате примера на етапите, които са включени в работата:

1. На първия етап се разработва изображение, на което ще отговаря организацията. За да направите това, се изгражда определена картина, която ще включва необходимите насоки за развитие на дейностите. Всичко това ще допринесе за постигането на поставените цели.
2. Анализирайте ефективността на съществуваща организация. На този етап специалистите провеждат проучване на предприятието, въз основа на което се изгражда схема, която съответства на работата в даден момент от време.
3. Процесът на разработване на нова дейност. В този случай се изграждат нови процеси или се променят съществуващите. Благодарение на информационните системи тези процеси започват да се тестват.
4. След преминаване през всички етапи, разработеният процес се внедрява в работата на предприятието.

На тези етапи е напълно изградена същността на реинженеринга на бизнес процесите.

Основни стъпки

Всеки процес и неговото изпълнение се състоят от етапи. Основните етапи на реинженеринга на бизнес процесите включват:

1. Глобално мислене, на основата на което се развиват перспективи в подходите. Водещите мениджъри трябва да са добре ориентирани и да разбират всички характеристики, които са свързани с развитието на предприятието. В процеса трябва да вземете предвид нуждите на клиентите, предимствата на конкурентите и най-новите разработки в технологиите, които могат да бъдат внедрени в бизнеса.
2. Работете за подготовкаорганизации. Комуникацията е основният ключ към успеха. Предварително трябва да направите списък със задачи и цели, чието решение е планирано. В случаите, когато инициативата идва от служители, те трябва да бъдат насърчавани.
3. Постоянно преглеждайте изпълнението на процесите. Ако нещо трябва да се подобри, тогава си струва да се върнете към него, този подход ще ви позволи да избегнете редица грешки в работата. Ако е необходимо, можете да се свържете със специалисти на пълен работен ден, които могат да срещнат проблеми в процеса на работа, и да ги опишете подробно. Всички възникнали идеи трябва да бъдат записани, за да могат да бъдат полезни по-късно.
4. Определете нивото на ефективност. Ефективността може да се наблюдава само ако предварително е предоставена референтна точка.
5. Бъдете креативни. Първата стъпка е да се обърне внимание на нуждите на потенциалните клиенти. Събирането на информация трябва да бъде внимателно наблюдавано, източниците, които я предоставят, трябва да бъдат наблюдавани и, ако е необходимо, процесът на разпространение трябва да се ускори. Ако е необходимо, делегирайте правомощия и контролирайте обслужването на клиенти.
6. Промяната в дейностите в рамките на една организация трябва да се планира предварително. Несъмнено подобренията в производителността могат да настъпят за кратко време, но прилагането ще отнеме време. Предварително трябва да съставите план, в който можете да посочите всички желани показатели и те да бъдат преобразувани.
7. Всички процеси трябва да бъдат прегледани и оценени. Трябва да има обратна връзка от служителите. Необходимо е да се контролират всички етапи на изпълнение и да се оценяватефективност и производителност.

По този начин, когато използвате ефективни методи в една организация, можете лесно и бързо да постигнете целите си.

Какви методи се използват в работата?

За подобряване на дейността на организациите и предприятията е необходимо да се използват определени инструменти. Основните методи за реинженеринг на бизнес процеси включват:

1. В процеса на бизнес трансформация може да се случи да се появят ненужни процеси, които първо трябва да бъдат изхвърлени, за да не се губи време за това. Такива процеси включват проверка и одобрение.
2. В процеса на дейност могат да възникнат пропуски между процесите, които също трябва да бъдат идентифицирани и елиминирани своевременно.
3. Всички работи по реорганизация трябва да струват минималното количество изразходвани ресурси. Например, ако трябва да решите няколко задачи, най-добре е да ги групирате и да поверите изпълнението на един служител. Този метод ви позволява да намалите не само разходите, но и броя на служителите, участващи в бизнес процеса.
4. Някои процеси могат да бъдат делегирани на служители на организации и компании на трети страни.
5. В процеса на дейност може да срещнете трудни задачи. Всеки такъв процес трябва да включва няколко варианта за решение. Това ще ви позволи да имате избор и да изберете най-добрия вариант.
6. Времето на цикъла може да бъде намалено чрез извършване на няколко стъпки на едно и също място по едно и също време. томоже да помогне за намаляване на разходите за доставка.
7. Комбинирайте няколко задачи. Ако решаването на задачите пада върху плещите на служителите, тогава те могат да бъдат събрани в едно звено и да им се даде възможност да изпълняват не една задача, а целия процес.
8. Направете работата възможно най-лесна. В повечето случаи служителите в организацията имат ограничено работно време, нямат необходимите умения и няма време за обучение. В такива моменти е необходимо работата да се опрости максимално, което ще бъде изключително ясно и ясно за всеки.

С течение на времето, когато служителите лично изпълняват целите си и решават проблеми, те ще започнат да трупат опит, така че в бъдеще ще бъде възможно да им се поверяват по-трудни процеси.

Какви са принципите на работа?

Основните принципи на реинженеринга на бизнес процеси включват:

1. Няколко вида работа са комбинирани в една. По време на функционирането на предприятието служителите прекарват по-голямата част от времето си не за решаване на проблеми, а за координация и взаимодействие. В този случай не само губите време, но и увеличават разходите. За да намалите тези показатели, е препоръчително да комбинирате.
2. Решението зависи от изпълнителя. Човекът, на когото се доверява да свърши работата, може лично да взема решения относно задачата, която върши. Това ще избегне загубата на време и забавянето на всички процеси при контакт с мениджъра.
3. Всичката работа трябва да се извършва в строг ред.
4. Работата се извършва там, къдетонеобходимо е. Функциите се разпределят в зависимост от работния процес, а не от задълженията. Например, ако служителят е по-лесно и по-добре сам да закупи необходимото за работа, тогава е по-добре да го поверите на него, а не на лицето, чиито задължения трябва да бъдат.
5. Всеки процес предполага няколко опции за изпълнение. Изпълнението на процеса се извършва в зависимост от ситуациите.
6. Намалете работата по проверка и контрол, тъй като всичко това включва не само допълнително време, но и непредвидени разходи.
7. Намалете дела на одобренията - това не води до разходи, но забавя всички процеси.
8. Като отговорно лице можете да назначите мениджър, на когото е възложена отговорността да изпълни задачата.

Ако се обърнем към оценката на експертите, можем да разберем, че почти 50% от проектите се провалят. За да предотвратите това, е необходимо да подхождате отговорно към работата и да я изпълнявате ефективно.

Какви са целите на работата?

Основните цели на реинженеринга на бизнес процесите включват:

1. Не само повишава нивото на способност за конкуренция с други компании, предоставящи същата гама от стоки и услуги, но и повишава рентабилността на бизнеса. Предприемането на такава стъпка е просто необходимо, ако организацията е на ръба на фалит и последваща ликвидация.
2. Предотвратяване на възможни проблеми, които могат да се появят с течение на времето. Например, ако дейността на организацията е доста успешна, тогава с появата на новииграчите на пазара могат да увеличат конкуренцията. Това може да доведе до повишаване на качеството на произвежданите стоки, намаляване на разходите. За това необходимите процеси трябва да бъдат разработени своевременно.
3. Помощ за предотвратяване на загубата на позиция на пазара за стоки и услуги. Това може да се отнася за водещи организации, които се опитват да достигнат следващото ниво и не са доволни от добрата работа. В процеса на текуща работа показателите се подобряват и собственикът на бизнеса може да не се притеснява, че ще загуби лидерската си позиция.

Каква е концепцията за реинженеринг?

Резултатът от извършената работа се определя от ефективността на мотивационните системи и технологията за реинженеринг на бизнес процеси. Основната характеристика на решението и изпълнението на процесите е, че в работата служителите, които изпълняват делегирани правомощия, имат възможност самостоятелно да вземат решения в рамките на своите задължения. Това помага за подобряване и повишаване на ефективността както на предприятието, така и на служителите.

Реинженерингът се основава на използването на радикални мерки, работата се извършва веднъж, но обхватът е широк. Концепцията за реинженеринг на бизнес процеси се намира между управлението и информационните технологии, което допринася за създаването на допълнителни инструменти за поддръжка. За консолидиране на внедрения процес е необходимо използването на нови информационни системи и инструкции, които ще бъдат разширени и до служителите. В някои случаи ще е необходимо подобряване на уменията на работниците и тяхното по-нататъшно развитиеобучение.

Какви промени могат да настъпят в работата?

Съвременният свят, в който предприемачите извършват своята работа, се промени значително през последните няколко години. Несъмнено промените в реинженеринга на бизнес процесите също засегнаха:

1. В момента потребителите започнаха самостоятелно да упражняват контрол върху пазара, взеха този въпрос в свои ръце. Сега всеки човек има достатъчно знания и идеи за това как трябва да изглежда даден продукт и какви функции трябва да изпълнява и съответно определя цената на този продукт, сумата, която може да похарчи и да не бъде разочарован. И най-важното е, че купувачът има избор.
2. Потребителите формират очаквания, свързани с конкретен продукт. Независимо дали току-що е стъпил на пазара или е стар продукт, който е претърпял някои промени. Стоките ще бъдат търсени само ако са в състояние да отговорят на очакванията и нуждите.
3. В момента производствените технологии са претърпели значителни промени, и по-специално информационните технологии, които имат възможността да използват метода за прехвърляне на необходимата информация към потребителите.

Въпреки настъпилите промени, остават организации и предприятия, които все още използват старите методи за разработване и прилагане на идеи за управление на ефективността.

Изпълнение на проекта

Могат да се реализират проектипомислете ясно на примера за реинженеринг на бизнес процесите на компания, която е най-големият мобилен оператор в Русия, а именно Ростелеком.

Управленският екип сключи споразумение за услуги с една от компаниите още през 2003 г., като оптимизацията на управленските процеси продължава и до днес. Като пример можем да разгледаме конкретен етап, който приключи през 2005 г. и все още функционира. Сред основните разработки е конструираният модел, който позволява процеса на изчисляване на услуги за използване на комуникации.

От думите на Вадим Изотов, който е заместник-генерален директор, може да се разбере, че разработеният модел ни позволи да подходим към въвеждането на нова система за фактуриране.

Какво може да повлияе

Реинженерингът на бизнес процесите на организация може да бъде повлиян от редица фактори:

1. Мотивация на служителите. За ефективното изпълнение на проекта е необходимо да се въведе мотивация, която ще бъде разбираема за всички, както и документирана. Ръководителят на организацията трябва ясно да разбере, че използваните мерки ще доведат до успех и че всички изградени дейности ще бъдат радикално променени. За да осигури успех, собственикът на бизнеса трябва да е наясно, че реинженерингът на бизнес процеса на организацията е необходима мярка и да осигури всички необходими условия за по-нататъшното му изпълнение.

2. Лидерски екип. Изпълнението на всякакви проекти трябва да се извършва под надзора на управленския екип. От своя страна той еавторитет сред подчинените и носи пълна отговорност за извършената работа. За постигане на желаните резултати реинженерингът на бизнес процесите трябва да се управлява компетентно, ясно, твърдо, умело. Бизнесменът трябва ясно да разбере, че в процеса могат да възникнат някои проблеми, тъй като организацията ще бъде напълно реорганизирана. Той трябва да стои твърдо и да не прибягва до старите методи. Мениджърът е длъжен да вземе всички мерки, така че планираният проект да стигне до края и впоследствие да бъде изпълнен.

3. Персонал. Екипът за реинженеринг на управленските бизнес процеси трябва да включва служители на пълен работен ден, на които преди това ще бъдат предоставени съответните правомощия. Те трябва да имат ясно разбиране защо е необходима промяна и какво пречи на ефективната работа в компанията. Служителят трябва да се съобразява с предоставените му правомощия и компетентно да изпълнява задълженията си.

Както показва практиката, за служителите от по-ниско ниво е много по-лесно да обяснят защо трябва да използват иновации и да изградят отново работата на цялото предприятие. За служителите, които са част от мениджърите, е много по-трудно да предадат тази идея, тъй като не разбират какво ще им даде новото производство. Изследователи в Америка са идентифицирали три групи, към които могат да принадлежат мениджърите:

• Tigr е млад служител, който току-що е започнал да гради кариерата си. Има желание да участва в проекта, има ентусиазъм, изпълнява ясно задачите, които са му възложени, не вреди.
• Donkey е специалист, който работи вкомпания за дълго време и достигна върха на кариерната стълбица. Иска стабилност в работата, спокойствие. Той абсолютно не разбира защо е необходимо реинженеринг на бизнес процесите на предприятието. Такива служители трябва да се третират внимателно, тъй като могат да навредят на изпълнението на проекта.
• Shark - специалисти, които разработват процедури и инструкции за управление, което ви позволява да управлявате редица операции в рамките на организацията. Такива служители често имат влияние в организацията. Те трябва да се третират с повишено внимание, тъй като могат да причинят големи трудности и проблеми, ако започнат да саботират промените в живота на предприятието.

4. Комуникационни умения. В случай, че служителите трябва да си поставят нова задача, тя трябва да бъде формулирана много ясно предварително. Трябва да се комуникира на език, който всички разбират. Успехът в ефективността на реинженеринга на бизнес процесите на предприятията ще зависи изцяло от това колко ясно служителите разбират своя лидер. Това ще ви позволи да постигнете желаните цели и резултати.

5. Размер на бюджета. Извършването на реинженеринг на бизнес процеси предполага, че в изпълнението и внедряването ще трябва да бъдат инвестирани определени средства. На този момент трябва да се обърне особено внимание, ако се планира включване на информационни технологии в работата. Организационните лидери често са склонни да приемат, че реинженерингът се самофинансира, което изобщо не е така. Погрижете се за размера на бюджета, който може да се изразходва за всичкиработи, трябва предварително.

6. Технологична поддръжка. За ефективно извършване на работата по внедряването и внедряването на проект за реинженеринг на бизнес процесите е необходима поддръжка, която да е напълно съобразена с избраните методи и инструменти. В повечето случаи това включва изграждане на информационна система, която може да поддържа нов бизнес.

Започнете подготвителната работа трябва да бъде предварително. Тъй като в повечето случаи е невъзможно да се формира стил по отношение на членовете на персонала и в екипа като цяло за кратко време.