Организационни процеси: видове, етапи, цели

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Организационните процеси са процесът на извършване на работа по план, който е разделен на три етапа. Разпределение на работата, групиране в отделни блокове (отдели, сектори) и координиране на отделни групи.

Три примера за процеси

Могат да се разграничат следните примери за разпределение на процесите:

• Разделяне на работата на отделни етапи. В този случай на отделен служител се възлагат различни видове работа в съответствие с неговата квалификация, умения и опит.
• Групова работа в отделни блокове. Отделни блокове означават сектор, отдел или подразделение, в което група служители с еднаква квалификация работи по конкретен проект. С това разделение работата се извършва по-бързо.
• Координацията на работата е свързана с разрешаване на конфликти и изграждане на механизъм за избягването им.

Стъпки на процеса

Организационният процес може да бъде разделен на няколко етапа:

• Разделяне на работата.
• Групиране на задачи.
• Координация на работата.

Но има много други, които могат да бъдат идентифицирани. Зависи от организацията и нейнатадейности.

Разделяне на работата

Първата стъпка в организационния процес, с разпределение на работата между служителите в съответствие с тяхната квалификация и умения. В същото време ръководството трябва да гарантира, че отделният служител не върши повече или по-малко работа от неговите колеги. Принципът на разпределение се основава на възможността за разпределяне на работното време на служителите. И също така, че вършат само работата, която знаят как да вършат най-добре.

Това ще намали времето от прехода между операциите, ще намали обучението (тъй като работниците правят само това, което вече знаят). Оборудването и инструментите също са подобрени. Има опасност от тази специализация – монотонността на труда. Лишава служителя от творчески умения и тяхното проявление по време на работа. За да избегнат това, мениджърите най-често използват два метода

1. Разширяване на сферата на дейност на работника.
2. Обогатяване на труда.

Разширяването на сферата на дейност е предоставянето на възможност на служителя да комбинира и изпълнява няколко работни места наведнъж по свой избор. Може също така да разшири задачите, които се изпълняват. Обогатяването на труда е осигуряване на независим контрол върху напредъка на работата на служителя.

Правилно групиране на задачите за по-нататъшно изпълнение

Етапът на организационните процеси на компанията предполага създаването на различни блокове (подразделения и сектори), които отговарят за отделните задачи. Така се постига максимална ефективност и скорост на решението.един или друг проблем. По правило тези, които вършат една и съща работа, са обединени в един отдел.

Така се разпределя работата в малки организации.

Такива организации разделят производствените отдели според техните функционални характеристики. Тоест според вида на извършената работа. Всеки вицепрезидент на отделен отдел отговаря за определени дейности на компанията – продажби и маркетинг, транспортни дейности и финансови операции. Освен това някои сегменти могат да бъдат разделени на още 2-3 отдела.

Тази диаграма показва подразделения в големи организации.

Нивата на вицепрезидента се формират от вида на производството на предприятието. Долното ниво се формира от геополитическото местоположение. Последното ниво е организирано според вида дейност на едно от направленията. Това са основните видове организационни процеси. Опростено, изглежда като на диаграмата.

Контрол на работата

Координацията на работата на организациите ви позволява да контролирате и насочвате служителите в правилната посока на предишните етапи. Това се прави, за да се гарантира, че работата се извършва правилно, навреме и по план. Координацията може да се извърши чрез командна верига. Има и друг вид - вертикален. Тук контролът е разделен на отделни връзки, извисяващи се една над друга.

Например, мениджър контролира обикновените служители. И работата му се контролира от висшето ръководство. Колкото повече количествослужители, толкова по-малко мениджъри са необходими, поради това информацията достига до ръководството по-бързо. Но с по-малко служители президентът ще трябва да се справя с повече конфликти на работното място.

Има и друг метод за координация - пазарен, най-ефективният и силен. Пазарът е отличен пример за взаимопомощ във вертикалната координация. Не се изисква по-високо централизирано ръководство, пазарът е най-мощният за производителя и потребителя. За някои компании пазарът е най-печелившият метод за координация.

По какво се различава този вид работа от другите?

Организационното развитие е вид дейност, която трябва да рационализира процесите на производство и управление в предприятията. Неговата концепция се появи върху основите на психологията и социологията, които трябваше да разрешат произтичащите конфликти на практика. Този термин е въведен от Робърт Блейк през 1946-1949 г. в ESSO Corporation (понастоящем Exxon).

Основната разлика между този процес и другите видове работа със служители е, че организацията се разглежда като цяло, с всички взаимодействащи елементи. Системният подход се състои в последователността на разглеждане на функционални, структурни, технически и лични взаимоотношения в организацията. Също така програмите от този тип работа се състоят в анализ на функционирането и свързаните с него проблеми.

Целта на подобни решения е повишаване на ефективността на производството. Концепцията за организационно развитие е създадена, за да може предприятиетоактивно и стабилно се развива. Следователно в името му има думата „Развитие“. И растежът ще се случи не за сметка на „шокове“или „импулси“, а за сметка на вътрешни ресурси. Какво е първото нещо, което специалистите по организационно развитие се опитват да постигнат?

На първо място, балансът между изразходваните ресурси и продадените продукти, както и възвръщаемостта на самите тези стоки. Както и развитието на предприятието, неговото израстване и сплотеността на екипа в организацията. Резултатите от работата на тези специалисти са както следва:

• подготвеност на екипа или персонала за местни или глобални промени;
• положително отношение на служителите един към друг, както и развитието на взаимопомощ между тях;
• оптимизиране на организационните и функционалните структури на предприятието;
• постигане на цялостно удовлетворение от работата в предприятието.

Работата на такъв специалист е много сложна и, както бе споменато по-горе, се основава на психология и социология. Също така, след работата на тези хора, мениджърите виждат подобрено качество на продуктите, по-висока производителност, укрепване на позицията на организацията на пазара, намаляване на загубата на персонал, увеличаване на доходите и т.н.

Основните етапи, през които преминават специалистите по организационен растеж

Организационният растеж е непрекъснат процес, разделен на няколко етапа.

• На първия етап специалистът и ръководството осъзнават, че е необходимо да се промени предприятието в различни структури. Това осъзнаване може да дойде в тезимоменти, когато служителите забелязват усложнения в работата на предприятието. Също така е важно всеки да иска да смени компанията.
• На втория етап, след осъзнаване и поява на желание за решаване на проблеми и промяна на предприятието към по-добро, специалистът започва работа. Решават се някои проблеми, а именно създава се система от работни взаимоотношения с цел извършване на организационни промени.
• На третия етап, след като специалистът може да проникне в предприятието, той започва да събира информация за него. Това е много важна дейност и се извършва стриктно по специалната техника на специалист. Дори ако една фирма разполага с богата информация, тя може да не винаги е в състояние да определи ясни организационни проблеми.
• На четвъртия етап, след като се събере достатъчно информация, тя ще трябва да бъде анализирана и проучена. Този етап може да се нарече още диагностичен. Специалистът трябва да постави "диагностика" и да започне "лечение", както и да извърши организационни промени.
• На петия етап специалистът ще разбере всички проблеми, той трябва да разработи план за тяхното отстраняване и по-нататъшно избягване. В тази връзка той използва своите специални техники. След като планът е съставен, той трябва да бъде изпълнен. Специалистът трябва да наблюдава изпълнението на плана.
• Шестият етап, той е последният. След като организацията се промени към по-добро, необходимостта от специалист изчезва. Понякога има случаи, когато зависимостта на една фирма от специалист става твърде голяма, тя не може да функционира без него. Тези проблеми също сарешено от специалист.

Важността на организационния растеж

В развиваща се компания или в такава, която е на ръба на фалита, трябва да се запознаете с тази концепция. И е желателно да се наеме специалист. Работата му ще струва пари, но промените, които ще направи в предприятието, ще бъдат безценни.