Текущ, предварителен и окончателен контрол: защо и как се извършва

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Ефективността на управлението се определя от постигането на целта, на всички етапи на движение към резултата мениджърът трябва да упражнява контрол и надзор върху процеса, ресурсите, средата. Контролът е една от най-важните функционални цели на лидера.

Концепцията за контрол в управлението

Управлението е необходимо за ефективно организиране на дейностите, рационално изразходване на ресурси и постигане на целите. Управлението традиционно има пет основни функции: планиране, организиране, мотивиране, контролиране и координиране. Всеки от тях има своя специфика и значение. Така че контролът, текущ или стратегически, е важна дейност на мениджъра за сравняване на резултатите от работата с плана на всички етапи от производствения процес, проверка на резултатите за съответствие със стандартите и нормите и премахване на възникващи отклонения.

Важността на контрола се обяснява с необходимостта от премахване на несигурността относно състоянието на нещата в компанията и напредъка на производствения процес. Освен това контролът е предпоставка за успешна дейност. Тойви позволява да оцените ситуацията и да предотвратите възникването на кризи. Контролът и надзорът са необходими, но те могат да приемат много форми и да изпълняват различни функции. В зависимост от стила на лидерство в една организация, контролът може да бъде съсредоточен в ръцете на един мениджър, обикновено старши мениджър, или делегиран на няколко служители.

Функции за управление

Контролът е неприятен момент на работа и за ръководителя, и за изпълнителя, но е необходим. В управлението е обичайно да се говори за няколко основни контролни функции:

- Оценка на околната среда, външна и вътрешна. В хода на контрола мениджърът събира информация и премахва несигурността в разбирането на текущия процес. Осъществяването на контрол ви позволява да откривате негативни или застрашаващи фактори във външната и вътрешна среда и да намирате възможности за тяхното отстраняване или отчитане при изпълнението на дейностите.

- Реагиране на отклонения. Мениджърът контролира, за да е наясно с всички детайли на производствения процес и да има време да реагира на промени и отклонения. Контролът ви позволява да забележите грешки и заплахи навреме и бързо да възстановите производствения процес.

- Разпределяне на ресурси. Тактическият и технически контрол позволяват най-рационалното използване на наличните пари, оборудване, намиране на правилното място за компетенциите на служителите. В същото време контролът ви позволява да идентифицирате резервите и да ги използвате продуктивно.

- Поддържане на обратна връзка. Интерактивната функция на контрола е, че в хода на неговото осъществяванесе установява взаимодействие между всички елементи на системата, между мениджъра и изпълнителя.

- Оценка на работата на персонала. За да се мотивират компетентно служителите и ефективно да се плаща за работата им, е необходимо да се изгради ясна система за оценка, в това мениджърът помага за контрола на всички етапи на производството.

Видове контрол

Сложността на процеса на надзор води до множество квалификации за контрол.

Според честотата на процедурите се разграничават:

- Предварителен контрол. Още преди началото на работата трябва да се предприемат действия за проследяване и оценка на ключови ресурси: материални, човешки, производствени. Целта му е да предотврати възможността от негативни последици от действията на изпълнителите. Позволява ви да правите корекции в плана дори преди да започне да се прилага и преди да бъдат направени грешки.

- Текущ контрол. Извършва се по време на изпълнение на работата, целта му е да идентифицира на етапа на възникване и да предотврати грешки и отклонения. Тя има за цел да следи за спазването на нормите и стандартите. Текущият контрол изисква постоянен поток от информация и бързо коригиране на грешки.

- Финален контрол. Извършва се на етап обобщаване и оценка на постигнатите резултати. Основната цел на този вид контрол е предотвратяването на подобни грешки в бъдеще. Данните, получени по време на този етап, стават основа за създаване на нови планове.

Въз основа на честотата на контролните действия, стратегически, тактически иоперативен контрол. По функционална принадлежност експертите наричат финансов, производствен, маркетингов и персонален видове контрол. Можете също да разграничите външни и вътрешни видове контрол въз основа на посоката на действие.

Стратегически и тактически контрол

Най-важният инструмент за изпълнение на корпоративните планове са стратегическият и тактически контрол. Задачата на тези видове управленски дейности е да наблюдават правилността на плановете и текущите действия. Стратегическият контрол е системна проверка на съответствието с глобалните цели, стратегически програми и действия. Целите на този вид дейност са: определяне на правилността на избраните дългосрочни цели и правилността на начина за постигането им, идентифициране на потенциални възможности за компанията. Тактическият контрол е свързан с проверка на постигането на краткосрочни, непосредствени цели. Неговият инструмент е технически контрол, който има за цел да установи стриктното съответствие на производствения процес с регулациите, стандартите и разпоредбите.

Контрол на етапите на подготовка

Целият процес на управление е изпълнен с контролни етапи. Има традиция на етапна класификация, в този случай има: предварителен, текущ и окончателен контрол. Всеки от тях изпълнява своите функции и има отличителни черти. Предварителният контрол предшества началото на работата, той е неразделна част от планирането. Целта му е да създаде условия за ефективно стартиране на производството. По тозиНа етапа се оценяват готовността и компетентността на персонала, наличието на необходимите ресурси и документацията на дейностите.

Настоящият контрол, за разлика от предварителния, съвпада с производствените етапи във времето. Основната му функция е да подобрява работния процес. Мениджърът постоянно следи за съответствието на всички производствени операции и действия на изпълнителите с одобрените планове и стандарти. Понякога този етап се нарича още "междинен контрол", което подчертава основната му характеристика - идентифициране на недостатъци и отклонения по пътя към целта. Прилага се за оценка на решението както на текущи, така и на стратегически проблеми. От особена важност е крайният или крайният контрол. Той е много различен от другите етапи в своите задачи и поток.

Окончателен контрол: специфика

Последният етап от производствения процес включва решаването на няколко важни задачи. Това е идентифициране на степента на съответствие с поставените цели и резултати, оценка на работата на персонала, съставяне на списък с грешни изчисления и грешки, за да се премине към нов етап на планиране въз основа на тях. Окончателният контрол трябва да се извършва по установени критерии, така че изпълнителите да разберат как се проверява работата им и как това ще се отрази на тяхното възнаграждение. Този вид надзор е свързан с оценка на разхода на ресурси, с определяне на ефективността на стратегиите и тактиките и оценка на правилността на взетите по-рано решения. Резултатите от този етап са изключително важни за бъдещето на организацията, тъй като резултатите могатизбягвайте грешки при създаване на планове за бъдещето.

Процедура за контрол

Контролът, текущ и краен, се извършва по един алгоритъм.

На първия етап се събира информация, след което се формулират критерии за оценка за всяка операция и процес, след което се определят целите и методите на контрол. Това е подготвителният етап. По-нататък контролът навлиза в етапа на действителната оценка на процеса и действията. Последният етап е анализ на получената информация и формулиране на заключения, той е синоним на крайния контрол. В резултат на всички тези действия трябва да се роди управленско решение.

Принципи на контрол

Мениджърът, упражняващ контрол, текущ, стратегически или краен, трябва да помни основните принципи на неговото прилагане. Те включват:

- Своевременност. Трябва да има известно време между контролните процедури, не трябва да е твърде често, за да не почувства служителят, че не му се вярва. Но това не трябва да се прави твърде рядко, за да не остане у служителя впечатление за липса на контрол.

- Гъвкавост. Трябва да се адаптира към текущите условия.

- Доходност. Целта му е да пести ресурси, така че не трябва да изисква големи инвестиции.