Обезщетение за ползване на личен автомобил: процедура за изчисляване и характеристики

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Много служители използват собствения си автомобил в процеса на изпълнение на задълженията си. Те превозват стоки или фирмени ръководители, срещат се с доставчици или извършват други важни дейности. Затова изискват от директора да преведе обезщетение за ползване на личен автомобил. Размерът му може да варира значително в различни ситуации, тъй като се вземат предвид характеристиките на машината, действията, извършвани от служителя и установените от закона норми.

Какви разходи се възстановяват?

Размерът на обезщетението за ползване на личен автомобил зависи от различни фактори. Ръководителите на много компании наемат само специалисти, които имат собствени машини, което им позволява да се справят с много служебни задължения.

Въз основа на чл. 188 от Кодекса на труда, служител може да поиска от ръководството на дружеството да преведе обезщетение за ползване на личен автомобил. За да направи това, той трябва да докаже, че е трябвало да понесе някоиразходи. Следните средства се изплащат от ръководителя на фирмата:

• компенсация за амортизация на имуществото по време на използването му за работни цели;
• Реални разходи, свързани с експлоатацията на автомобил, представени от разходите за бензин, ремонт или поддръжка.

Размерът на обезщетението трябва да бъде предварително обсъден между двамата участници в трудовото правоотношение, както и писмено фиксиран. Обикновено процедурата се извършва в процеса на сключване на трудов договор. Разрешено е въвеждането на тази информация в допълнително споразумение към съществуващ трудов договор.

Каква информация е включена в договора?

При възлагане на компенсация на служител за ползване на личен автомобил се вземат предвид множество параметри на автомобила. Цялата информация относно назначаването на обезщетение се вписва в трудовия договор. Те включват:

• точни параметри на автомобил, принадлежащ на служител на компанията;
• процедурата за управление на автомобил за работни цели;
• основание за притежаване на автомобил, тъй като служител може да бъде не само негов собственик, но и попечител, както и наемател;
• периодът, през който работните задължения ще се изпълняват с помощта на превозното средство;
• точен размер на компенсацията;
• други разходи, свързани с работата на машината;
• документи, които трябва да бъдат подготвени от служителя, за да може той да потвърди разходите си за автомобила;
• поръчката, въз основа на която трябвапрехвърляне на средства;
• времеви рамки, през които се изплаща компенсацията на работника.

Ако поне една клауза от договора е нарушена, служителят може да откаже да използва колата си за работни цели.

Кои разходи се възстановяват?

Обезщетението за персонален автомобилен работник е предназначено да покрие следните разходи:

• поддръжка;
• плащане за бензин;
• на платен паркинг през целия работен ден;
• автомивка;
• други разходи, свързани с експлоатацията на машината за бизнес цели.

При изчисляване на това плащане се взема предвид колко бързо се износва автомобилът, колко пари се изразходват за зареждане с гориво, както и каква е цената на планираната поддръжка. Работодателят има право да изисква от служителя да предаде различни чекове или разписки, потвърждаващи определени разходи.

Какви документи са необходими?

Изплащането на обезщетение за ползване на личен автомобил се възлага само при предаване на работодателя на официални документи, потвърждаващи определени разходи. Тези документи включват:

• товарни листи, които потвърждават, че конкретна машина действително е била използвана за решаване на работните проблеми на конкретна компания, и формата на този документ се разработва отделно от всяка организация;
• касови бележки, издадени на бензиностанции или бензиностанции;
• доклади, съставени от служител на организацията;
• дневник, който записва всички движения на служител в колата му за разрешаване на работни проблеми.

Ако има поръчка, се възлага обезщетение за ползване на личен автомобил. Извадка от този документ можете да видите по-долу.

Данъчно облагане на плащанията

Разходите на предприятията, свързани с поддръжката на служебни превозни средства, се използват за намаляване на данъчната основа при определяне на данък върху дохода. Но това е възможно само ако има официални документи, потвърждаващи такива разходи. В същото време е важно машината наистина да се използва за решаване на работни проблеми.

Това взема предвид следните нюанси:

• не се начислява данък върху доходите на физическите лица върху обезщетението за използване на личен автомобил и застрахователните премии не се превеждат;
• сумата на това плащане не трябва да надвишава ставката, установена от закона;
• ако компенсацията надвишава нормата, тогава излишъкът не може да се използва за намаляване на данъчната основа за данък върху дохода.

Това плащане се назначава само през периода, когато служителят на предприятието пряко изпълнява трудовите си задължения. Ако е в отпуск по болест или в отпуск, тогава разходите за обезщетение за ползване на личен автомобил от служител не могат да се използват за намаляване на данъчната основа за данък върху дохода.

Как да кандидатствам?

Работодателите, които наемат служители, които имат собствени превозни средства, трябва да знаят как дада ги компенсира за използването на автомобила. За да направите това, подходяща документация се изготвя компетентно. Процедурата за назначаване на компенсация включва следните стъпки:

• при наемане на гражданин е необходимо информацията за необходимостта от прехвърляне на компенсация да бъде включена в трудовия договор, тъй като новият служител ще използва колата си за изпълнение на задачите на ръководителя;
• документацията за собственост на автомобила се прехвърля на работодателя и това включва не само удостоверението за регистрация, но и заглавието, а ако гражданинът е попечител, тогава копие от пълномощното на осн. от които той използва колата се прехвърля допълнително;
• освен това са уговорени всички условия за сътрудничество, които трябва да са от полза и за двамата участници в трудовото правоотношение;
• ако дългосрочен служител купи кола, която започне да използва за служебни цели, тогава се формира допълнително споразумение към съществуващ трудов договор;
• ако автомобилът бъде прехвърлен за използване от други длъжностни лица на компанията, тогава се съставя акт за приемане и прехвърляне на автомобила;
• Месечно или седмично служител на компанията изготвя отчет, който посочва всички разходи за автомобил, използван за работа;
• този отчет е придружен от множество платежни документи, потвърждаващи разходи и представени от различни чекове, фактури или други подобни документи.

Прекият собственик или други могат да управляват колатаслужители на фирмата, назначени от отговорните лица със заповед на работодателя.

Издаване на заповед от ръководителя

Обезщетение за ползване на личен автомобил се изплаща само ако необходимите документи са правилно попълнени. Това включва и издаването от директора на фирмата на заповед, въз основа на която се извършва плащане към собственика на превозното средство.

Разрешено е вместо постоянното издаване на заповеди да се фиксира необходимостта от натрупване на компенсационни плащания в местните вътрешни актове на компанията.

Формуляр за поръчка може да бъде разработен от всяка компания поотделно. Този документ съдържа следната информация:

• име на компанията, в която работи собственикът на автомобила;
• неговата позиция и пълно име;
• име и параметри на превозното средство, използвано за експлоатация;
• условия, при които се изплаща обезщетение, например, това може да бъде фиксирана сума пари, преведена на служителя в края на всеки месец, а също така може да бъде изчислена въз основа на платежни документи, представени от служителя до работодателя.

Трудов договор или допълнително споразумение служи като основание за издаване на заповед. Тези документи трябва да съдържат информация, че даден служител използва собствения си автомобил по време на изпълнение на работните задължения.

Кои разпоредби се прилагат?

Ставките за обезщетение за ползване на личен автомобил трябва да се вземат предвид от ръководството на компанията, тъй като тезависи от това дали е възможно да се намали данъчната основа за данък върху доходите върху разходите, свързани с прехвърлянето на обезщетение на собственика на имота, представляван от служител на компанията. Тези норми са фиксирани на държавно ниво. Те включват:

• ако се използва лек автомобил, чийто обем на двигателя не надвишава 2 хиляди кубични метра. вижте, тогава процентът на плащане е 1, 2 хиляди рубли;
• ако обемът на двигателя надвишава 2 хиляди кубични метра. вижте, тогава нормата е 1,5 хиляди рубли;
• ако мотоциклетът е нает, тогава таксата за него е в рамките на нормата е 600 рубли.

Използването на камиони не е регламентирано от никакъв закон, тъй като такива разходи са включени в друга категория фирмени разходи.

Мога ли да наема кола?

Обезщетението за ползване на личен автомобил не се облага с данък върху доходите на физическите лица, но се използва за намаляване на данъка върху доходите само ако неговият размер не надвишава нормите, установени от закона. Но често се изисква да се прехвърли на собственика на автомобила сума, която надвишава тази ставка. За да предотврати необходимостта от плащане на значителен данък, ръководителят на компанията може да реши да сключи договор за наем със служителя.

При генериране на този документ се взема предвид дали автомобил с екипаж ще бъде нает или не. Освен това това споразумение съдържа информация за това как машината ще бъде обслужена.

Подобен договор се съставя само вписмено, но не изисква нотариална заверка или държавна регистрация. Реалният автомобил е предмет на споразумението, поради което информацията за неговите регистрационни номера се въвежда в текста, както и данните от Заглавието и регистрационните удостоверения се презаписват.

Ако служител на фирмата използва автомобил въз основа на пълномощно, тогава при съставянето на договор за наем ще трябва да включите прекия собственик на имота. Ако колата е наета без екипаж, тогава към нея е приложена валидна политика на OSAGO.

Нюансите при използването на механизма на заема

Тъй като данък върху доходите на физическите лица и други данъци не се плащат от обезщетение за използване на личен автомобил, служителят често се съгласява с конкретен метод за регистрация, който се състои във факта, че автомобилът се прехвърля с помощта на механизма за заем на работодателят. За да направите това, се вземат предвид следните нюанси:

• процесът на прилагане на кредитния механизъм включва отчитане на изискванията на чл. 689 GK;
• при такива условия автомобилът се прехвърля на компанията за ползване, така че не само собственикът, но и други служители на компанията могат да действат като шофьор;
• това е компанията, която е длъжна да се занимава с поддръжката на превозното средство, неговия ремонт, отчитане на бензин, както и други съществени въпроси, което значително опростява процеса на изчисляване на данъка върху доходите на физическите лица и данъците на организацията;
• разрешено е да се посочи в договора, че автомобилът ще се използва изключително от прекия собственик;
• Предимствата от използването на механизъм за заем включват, че той опростява процесаопределяне на разходите на фирмата за поддръжка и използване на автомобила;
• задължително компанията е купувач на полицата OSAGO;
• не се изисква прехвърляне на допълнително възнаграждение на служителя, което е с ограничена сума;
• ако машината бъде прехвърлена за управление на машината на друг служител на компанията, тогава ръководството на компанията ще трябва да изготви допълнителни документи за персонал.

Счетоводителят трябва компетентно да влезе в програмата 1C компенсация за използването на личен автомобил. От коректността на счетоводството зависи дали едно дружество може да разчита на намаление на данъчната основа за данък върху дохода.

Нюанси при съставянето на GPC споразумение

Друга възможност за използване на личен автомобил служител за целите на компанията е съставянето на GPC споразумение между ръководството на компанията и прекия собственик на автомобила. Това споразумение е алтернатива на трудовия договор.

Съгласно такова споразумение служителят е изпълнител, а компанията е клиент. Такова сътрудничество не е регламентирано от разпоредбите на Кодекса на труда.

Мога ли да оспоря компенсацията?

Изчисляването на обезщетението за ползване на личен автомобил следва да се основава на документацията, представена от служителя в счетоводството на фирмата. Но често дори опитни професионалисти правят грешки, които обикновено се откриват от данъчните инспектори в процеса на проверка на организация.

Най-често оспорваната сума на плащане от служители на Федералната данъчна служба. Може да има няколко причини за това:

• липса на платежни документи, представени чрез чекове, фактури, поръчки или други документи;
• процедурата за използване на автомобил, собственост на служител на фирмата, за организационни цели е неправилно съставена;
• Липсват различни важни документи за колата, подадени от STS или PTS.

Оспорването се извършва в съда. Често причината е дори фактът, че автомобилът се прехвърля от гражданин, който може да го използва въз основа на обикновено, а не генерално пълномощно, следователно той няма право да прехвърля автомобила за ползване от трети партита.

Правила за изплащане на обезщетение за използване на служебен автомобил за лични цели

Друга ситуация е, когато служител получава кола от работодател. Използва се за решаване на важни въпроси, но често служител трябва да го използва за лични цели. Това повдига въпроса как да се формализират подобни взаимоотношения. Следователно за това могат да се използват следните възможности:

• устно споразумение между ръководителя и служителя на компанията;
• съставяне на договор за наем със служител на компанията;
• мениджмънт издава заповед за прехвърляне на автомобила на служител.

При изчисляване на разходите на компанията се взема предвид информацията от пътните листове и индикаторите на километража. В този случай можете да определите пробега през работно време. Ако е практикувано използването на служебен автомобил за лични цели, обезщетението може да не бъдеплатени на ръководителя на компанията от служителя.

Заключение

Много компании наемат само служители, които имат личен автомобил, който след това се използва за решаване на работни проблеми. В този случай собственикът на автомобила може да очаква да получи някакво обезщетение, като размерът му зависи от действителните разходи, които човек трябва да понесе при решаване на работни задачи с личен автомобил.

Размерът на обезщетението не трябва да надвишава установените от закона норми, в противен случай такива разходи не могат да бъдат използвани от дружеството за намаляване на данъчната основа за данък върху дохода. Често счетоводителите нарушават правилата за изчисляване на това плащане, което води до оспорване на обезщетение от данъчните инспектори в съда.