Контрол в предприятието: инструменти, цели и задачи

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-17 18:41

Онези, които чуват думата "контролиране" за първи път, обикновено си представят, че контролират нещо, но всъщност това изобщо не е така. Контролингът в предприятието е сложна система, която е насочена към подобряване на финансовите, кадровите и технологичните процеси, за да се постигне ефективното функциониране на организацията като цяло. За разлика от контрола, който е предназначен да идентифицира проблемите и грешките, направени в миналото, контролингът се стреми да изгради система за управление на процесите в компанията, която се фокусира върху настоящите и бъдещите дела. Защо това е толкова важно?

Услугата за контрол в предприятието е важен елемент, тъй като служителите му могат да сведат до минимум загубата на ресурси, да анализират текущите и бъдещите планове, както и да идентифицират възможни грешки, тоест тези, които могат да бъдат допуснати в хода на дейността на фирмата. Въпреки това, за да разберем какво представлява този вид дейност, е важно да проучим неговите характеристики и ключови моменти по-подробно. Тази статия ще обсъди основните понятия, цели и задачиконтрол, както и неговите концепции, инструменти и функции.

Понятия и дефиниции

Контролирането е ново направление в системата за управление, така че днес няма еднозначно определение на това понятие. Въпреки това, има няколко дефиниции, които са най-популярни и отразяват същността на този термин.

Произходът му е свързан с английския глагол to control. В превод „контролиране“е „управление, надзор, контрол, управление, регулиране“. Такова описание обаче не е достатъчно, за да се разбере същността на това явление, така че си струва да разгледаме следните две по-точни дефиниции.

Контролирането е отделна област на дейност в организациите, която е свързана с изпълнението на икономическата функция и е насочена към вземане на правилни стратегически и оперативни решения от ръководството.

Контролирането е набор от действия, насочени към поддържане на всички процеси с необходимата информация и аналитична подкрепа за вземане на правилни управленски решения. Най-често те са насочени към увеличаване на печалбите в организацията.

Модерният контролинг в предприятието задължително трябва да включва система за управление на качеството, управление на риска и система от ключови индикатори, както и управление на процесите при изпълнението на всякакъв вид планиране..

Цели и задачи

Въз основа на основните концепции можем да заключим, че оснцелта на контрола в предприятието е ориентацията на всички управленски процеси към постигане на определени цели, които могат да се изразят в подобряване на продуктите, постигане на адекватно ниво на конкурентоспособност и т.н. С други думи, целта е да се поддържа ефективното управление на организацията. Каква е целта му?

Въз основа на целта се разграничават следните основни задачи на контрола при управление на фирма:

• разработване на методологията за планиране и нейната организация;
• счетоводство, включително събиране на информация и нейната обработка;
• контрол;
• организация на специални събития в системата за наблюдение.

Тези задачи, обобщени, имат особени подзадачи, които трябва да се изпълняват от службата или отдела, на който е поверена контролната функция. Разработването на методология за планиране и нейната организация включва следното:

• осигуряване на създаването на регулаторна рамка, която ще помогне за изпълнение на прогнозите за развитие на компанията;
• предоставяне на съвети на хора, които разработват стратегически планове;
• координиране на работата при изготвянето на различни планове, при определяне на основните цели на компанията и бюджетиране;
• участие в дискусии и дефиниции на параметри (качествени и количествени) на работата.

Счетоводната задача включва следното:

• разработване на структурата за предаване и получаване на информация;
• създаване на система за информационна поддръжка за предоставяне на препратки, информация идокладва на лица, отговорни за определен процес в управлението на дружеството;
• определете необходимостта от предоставяне на необходимата информация на мениджъри или други отговорни лица;
• сравняване на планове и отчети и съставяне на междинна отчетна документация, която показва напредъка на плановете;
• анализ на отклоненията от плановете, идентифициране на възможни причини и разработване на предложения за предотвратяване на влиянието на негативни фактори, предизвикали смущения в работата.

Контролната задача включва:

• мониторинг изпълнението на планове, насочени към постигане на стратегически цели;
• мониторинг на състоянието на условията на околната среда, свързани с разработването на стратегически планове;
• мониторинг на слабости, които бяха идентифицирани по време на планирането или прегледа на напредъка на програмата.

Задачата за организиране на събития за специална система за наблюдение предвижда следното:

• разработване на регулаторна рамка за получаване и предоставяне на информация в рамките на организацията;
• развитие на дейности, осигуряващи допълнителна информация и аналитична подкрепа.

Специално място в системата за контрол на финанси, персонал и ресурси заема счетоводството. Като правило традиционното отчитане предполага фокусиране върху миналото и представяне на фактически данни за минали процеси и явления, докато отчитането в контролинга е фокусирано върху бъдещето.

По този начин можете да видите, че организацията на контролинг в предприятието допринася за създаванетотекущ контрол върху процесите с цел определяне на последствията от определени управленски решения. Може също да се каже, че въвеждането на контролинг ви позволява да спасите ръководството на компанията от вземане на необмислени или нерентабилни решения, които водят до загуба на ресурси.

Методи

За изпълнение на всички задачи, поставени при управлението на организация, контролът включва използването на следните общи научни методи:

• анализ;
• приспадане;
• индукция;
• спецификация;
• абстракция;
• синтез;
• аналогия;
• симулация.

След като са разгледани целите, задачите и методите на тази област на дейност, е изключително важно да се спрем на нейните функции.

Функции

Системата за контрол в предприятието включва такива основни функции като:

• информационен;
• счетоводство и контрол;
• аналитичен;
• функция за планиране.

И също така условно могат да се разграничат три функции, които ще бъдат комбинация от горните - обслужване, коментар и управление.

Причини за контрол

В началото на деветнадесети и двадесети век много американски лидери в процеса на управление на организациите се изправиха пред спешна нужда да подобрят методите на икономическото счетоводство и финансов контрол. Първите опити за подобряване на счетоводната система изглеждаха таканачин - ръководителите на предприятия възлагат на главния финансист и секретаря на дружеството задачата да предоставят аналитична информация по въпроси от икономическата и икономическата част. По този начин се формира тясна работна връзка между финансовата служба и лицето, което подпомага главния изпълнителен директор. Впоследствие се установи, че поради разнообразието на информацията и необходимостта от нейната детайлизация е по-целесъобразно тази задача да се възложи на отделни длъжностни лица. Така се осъществи въвеждането на контролинга в предприятието.

Могат да се разграничат следните предпоставки за възникване на контролинг:

• глобална икономическа криза;
• усложняване и затягане на данъчната система за предприемачи;
• усложняване на формите на финансиране.

Развитието на контролинга като клон на икономическата наука се дължи на следните причини:

• интернационализация и диференциация на компании;
• промяна на технологиите, включени в производствените области;
• усложнение на системата за управление на предприятието;
• усложнение на външната среда;
• усложняване на комуникационните процеси за вземане на управленски решения, което доведе до спешна нужда от компетентен персонал в областта на системното инженерство и организация.

Днес много ръководители на чуждестранни предприятия отбелязват, че след създаването на контролни отдели в предприятието, например, приходите на компанията се увеличават, използването на финансови, човешки и други видове ресурси става по-правилно и успява в значим начин.намаляване на разходите.

Услугата за контрол в организацията е изправена пред много сериозна задача - да осигури своевременно събиране и изготвяне на подробен анализ на информация за всички налични разходи с цел управление на предприятието. Директорът на предприятието, ръководителят на финансовата служба и ръководителите на производствени отдели трябва да получават информация своевременно и редовно, за да могат при евентуални отклонения да предприемат правилните мерки и да коригират работата на цялото предприятие.

Концепции

Днес германската и американската концепция за контрол се разграничават в икономическата литература. Като цяло тези концепции са много сходни една с друга, но основната им разлика е, че първата е по-фокусирана върху разглеждането на проблемите на вътрешното счетоводство и анализа на вътрешната среда на организацията, а втората е по-фокусирана върху проблемите на външната среда, с която компанията е тясно свързана.

Заслужава да се отбележи, че немската концепция получи по-широко признание. Според тази концепция централната задача е решаването на проблемите на вътрешното счетоводство в планова, контролна и документална форма.

Американската концепция също поставя на преден план решаването на въпроси, свързани с плановата, контролна и документална форма на вътрешно счетоводство, но тук централно място се отделя и на решаването на проблемите за оценка на външната среда и нейната детайлна анализ.

Инструменти

Инструментите за управление са набор от действия, които ви позволяват да изпълнявате определени функции и задачи. Тези инструменти могат да бъдат класифицирани катокритерии:

• период на валидност (стратегически или оперативен);
• обхват (зависи от задачите).

За да разберете ясно кои са основните инструменти, използвани за контрол и при какви обстоятелства те се използват най-добре, разгледайте таблицата по-долу.

Обхват на приложение	Инструменти	Срок на валидност
Счетоводство	Доклади за бизнес дейности Записни форми Счетоводни цифри Методи за отчитане на анализ	Оперативно
Организация на информационните потоци	Система за управление на документи	Стратегически
Планиране	Работа с обеми на поръчки Анализ на точката на прекъсване ABC анализ Анализ на слабостите на фирмата Анализ на инвестиционни проекти Анализ на отстъпките Анализ на моделите на продажби и потребление Оценка на рентабилността от стартиране на производството на суровини за производството на собствени продукти Оценка на кривата на обучение Логистични методи Сравнителен анализ Оценка на потенциала на фирмата SWOT анализ Карти на възприятието Измерване на качеството на услугата диаграма на Гант Изчисляване на нивото на инвентара Планиране на капацитет Ценообразуване Анализ на бариерите за влизане Мрежово планиране и още	Стратегически
Наблюдение и контрол	Система за ранно предупреждение Анализ на разходите Анализ на съответствието на показателите (планирани и действителни) Анализ на пропуските	Стратегически

Въпросът за избор на инструменти в контрола трябва да се подхожда с изключително внимание. Например, за организация, работеща на олигополен или монополен пазар, няма абсолютно никакъв смисъл да се използва анализ на конкурентите.

Гореописаните инструменти за контрол на финансите могат значително да опростят процедурата за икономическо развитие и изготвянето на планова и отчетна документация.

Стратегически и оперативен контрол

Има два вида контролинг, които се различават по периода на действие, както и задачите и начините за решаването им.

Стратегическият контролинг е насочен към изпълнение на дългосрочни програми, стратегии. Целта му е да формира ясна система за планиране, която ще ви позволи надеждно да управлявате компанията, което ще доведе до увеличаване на печалбите.

A. Галвайтер (учен-икономист) в своите писания идентифицира осем области, които стратегическият контрол трябва да обхваща, а именно:

1. Определяне пълнотата на плановете на компанията, както и тяхното официално и финансово съдържание.
2. Контрол на нестабилноусловия в организацията и във външната среда, които са тясно свързани с изпълнението на стратегическите планове на компанията.
3. Контрол върху приемането на важни решения и тяхното изпълнение, въз основа на аспекта на времето.
4. Проследяване на изпълнението на плановете, особено на трудни или важни етапи от неговото изпълнение.
5. Навременна реакция на неблагоприятни външни и вътрешни условия, които могат да причинят финансови вреди на организацията или да дадат страничен продукт от дейност.
6. Проследяване на стратегическата ситуация на фирмата въз основа на редовни прегледи.
7. Проверка на разграничаването на стратегическите звена на предприятието.
8. Мониторинг на съответствието с определящите принципи на предприятието, които бяха определени преди това.

Могат да се разграничат следните задачи от този тип контрол:

• определете количествени и качествени цели;
• отговорност за планирането;
• изработване на система от алтернативни стратегии;
• определяне на критични точки във вътрешната и външната среда за системата от алтернативни стратегии;
• идентифициране и управление на организационни слабости;
• формиране на карта с резултати;
• управление на отклоненията и техните индикатори;
• управление на мотивацията в институция;
• управление на икономическия потенциал.

Оперативният контрол в предприятието се различава от стратегическия по това, че е насочен към подпомагане на мениджърите да постигнат резултати в краткосрочните цели. Трябва да се отбележи, че основната му задача е да предотврати кризастатус в организацията и проследяване на текущия напредък на планираните дейности.

За да разберете разликите между тези два вида, разгледайте таблицата по-долу.

Знаци	Стратегически контрол	Оперативен контрол
Ориентация	Вътрешна среда Външна среда	Доходност Разходна ефективност
Контролно ниво	Стратегически (дългосрочен)	Тактически и оперативни
Голове	Създаване на условия за оцеляване Извършване на антикризисни мерки Поддържане на успешен потенциал	Осигуряване на ликвидност и рентабилност
Основни задачи	Определете количествени и качествени цели Отговорност за планиране Разработване на система от алтернативни стратегии Определяне на критични точки във вътрешната и външната среда за системата от алтернативни стратегии Идентифициране и управление на организационни слабости Анализ на разходната ефективност	Методическа помощ при разработването на бюджета Търсене на слабости за тактически контрол Определяне на набора от контролируеми индикатори в съответствие с токацели Сравнение на планирани и действителни показатели Определяне на влиянието на отклоненията върху изпълнението на текущите планове Мотивация

Връзка между оперативен и стратегически контрол

Тези два вида контрол са неразделна част един от друг. Най-важната задача на стратегическия контрол е да осигури дългосрочното съществуване на конкретно предприятие, а оперативното - текущо планиране и изпълнение на определени планове за печалба.

Връзката на тези два типа може да бъде представена като такива поговорки:

• "да правиш правилното нещо" е стратегически контрол;
• "да правиш правилното нещо" е оперативно.

По този начин можем да заключим, че оперативният контрол е неразделна част от изпълнението на стратегическия.

Въведение и организация на услугата

Ако ръководителят на предприятието е решил да внедри система за контрол, тогава той първо ще трябва да направи промени в организационната структура и да създаде служба (отдел), която трябва да бъде пряко подчинена на генералния директор или началника изпълнителна власт. Услугата за контрол може да включва следните специалисти:

• ръководител на служба;
• контролер-куратор на работилници (отделения/отделения/отдели);
• управленски счетоводител;
• Специалист по информационни системи.

Ако производствени обеми илиразмерът на организацията е малък, тогава можете да комбинирате функциите на тези области и да изключите една позиция.

За правилната организация на работата при внедряване на такава система, всеки специалист трябва да получи длъжностни характеристики, чиято функционалност ще бъде определена въз основа на нуждите на предприятието.

Всеки лидер, особено тези предприятия, разположени в постсъветските територии, трябва да помни, че въвеждането на иновативни методи на управление може да предизвика критика от персонала, а в някои случаи дори пълно отхвърляне. Ето защо, преди да започне работата на службата за контрол, е необходимо да се представят новостите и да се предадат на вниманието на всички служители основните задачи, цели и основни функции, които ще изпълнява това структурно звено..

Заслужава да се отбележи също, че внедряването на такава услуга трябва да бъде поетапно и да включва подготвителен етап, в който се проучва състоянието на предприятието, след това самото внедряване и накрая етап на автоматизация, ако е необходимо.

Заключение

Като цяло, контролингът отразява огромен набор от научни икономически и управленски дисциплини - управление, стратегическо планиране, кибернетика, икономическа теория и т.н. Благодарение на това професионален мениджър или екип от няколко специалисти, на които е възложена контролната функция, е в състояние да решава производствени, икономически и кадрови въпроси, като отчита разнообразието и широката гама от проблеми на тази дейност. Ето защо наличието на изградена система за контрол в предприятието позволява решаване, а често и предвиждане на проблеми, което от своя страна води до навременна реакция и минимизиране на различни разходи и сериозни финансови загуби.