Как да попълните правилно дневника на касиера-оператор: примерни и основни правила

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Дневник (книга) касиер-оператор - вид документация, която трябва да се поддържа за всеки касов апарат в организацията. В същото време е важно не само да се регистрира и издава правилно, но и да се въвеждат ежедневни записвания в тази счетоводна книга по установения образец без корекции. Нека анализираме всички текущи изисквания за дневника на касата за 2016-2017 г.

Определение и роля на дневник

Друго име за касовата книга е формуляр KM-4. Задължително е от 25.12.1998 г. съгласно Постановление № 132 на Държавния комитет по статистика. За всеки ККМ (касов апарат) е необходим един такъв обобщен документ. Поддържането на този дневник е отговорност на касиера, касиера, който обслужва клиентите с помощта на касови апарати и приема пари в брой от последните като плащане за продукти, услуги, работа и др. Тази книга е основната счетоводна документация за отчитане на входящите средства.

В KM-4 показанията, взети от KKM, се записват ежедневно,и суми, преминали през касата. В началото и в края на деня служителят записва в него показанията на KKM измервателните уреди (т.нар. Z-отчет) - разликата между тях ще се счита за приход за текущия ден. Основната роля на дневника на касата е да съгласува действителното салдо на парите в касата с това, което банкоматата преброи.

Правила за форматиране и попълване

Когато регистрирате дневник на касиер-оператор, е важно да обърнете внимание на следните подробности:

• KM-4 е задължително за флашване на цялата книга или само на листове.
• Подписът на контролния лист трябва да е от ръцете на индивидуалния предприемач или ръководителя на организацията. Той трябва да бъде заверен с печат, ако последният се използва от институцията.
• В книгата всеки лист трябва да бъде номериран, като се започне от първия. Не е необходимо страниците да бъдат номерирани.
• На последния лист е задължителна бележка: „Дневникът е номериран, завързан и подпечатан с подпис (и печат) … листове.” Част от този текст трябва да отиде в контролния лист.

Как да попълним правилно дневника на касиера-оператор (по-долу ще видите образец на конкретен запис)? Правилата са:

• Можете да пишете в книгата само с химикалка или писалка с тъмно синьо мастило.
• Вписванията се правят в строг хронологичен ред. Един ред е един ден в брой.
• Източникът на записи е само Z-отчетът - информацията не трябва да бъдерезултат от независими изчисления. Ако по време на касовия ден са направени няколко такива отчета, тогава данните за всеки от тях трябва да бъдат въведени в книгата.
• Всяко вписване трябва да бъде заверено с подписа на касиера, индивидуалния предприемач и управителя.
• Книгата не трябва да съдържа корекции и петна.

Ако касиер-оператор направи грешка във вече направен запис, можете да го коригирате, като следвате инструкциите по-долу:

• Неправилните данни трябва да бъдат зачертани, след което посочете правилната информация до тях, както и датата на корекция.
• Самият касиер, както и неговият непосредствен ръководител, удостоверяват петното с подписа си.
• Ако мащабът на грешката се измерва с няколко страници или листа, тогава е позволено да ги ударите напречно.

Ако всички петна са коригирани според посочената схема, те не трябва да бъдат наказуеми за служителя.

Изисквания за заглавната страница

Заглавната страница на дневника на касиера-оператора трябва да бъде съставена, както следва преди директното представяне на книгата в данъчната служба:

• Пълното име на институцията, нейният адрес трябва да бъдат изписани в горната част.
• Допълнително - информация за KKM - марка, тип, модел. От дясната страна - номера на производителя и регистрационния номер, който се съобщава от техническия директор или данъчен инспектор при регистриране на устройството.
• Задължително е да се посочи кога е започнало попълването на книгата, а впоследствие - кога е направено последното вписване.
• Необходимо е да се посочи длъжността и пълното име на отговорното лице -касиер, работещ по трудов договор.

Замяна на формуляр KM-4

Преди да започне работа, книгата на касиера трябва да бъде регистрирана във Федералната данъчна служба. По това време вече трябва да има завършена заглавна страница, пагинация и записът на последната страница, който засяга контролния лист, е бил зашит.

Нов дневник трябва да се стартира само когато старият е напълно попълнен (всеки формуляр е предназначен за 1000 записа). Причината за смяната може също да е очевидното порутване на книгата или значителните й повреди.

Колони на списание KM-4 и тяхното значение, формули за проверка

Говорейки за правилното попълване на дневника касиер-оператор, чийто образец вече сте виждали на снимката, ще анализираме всички колони, съществуващи в него, разкривайки тяхното значение.

Count	Име	Въведена информация
1	Дата на промяната	Въведете датата, отпечатана в чека - Z-отчет
2	Номер на отдел	Колоната се попълва, ако има разделение на секции в рамките на организацията
3	Име на отговорното лице	Ако дневникът се поддържа от същия касиер, тогава е позволено да се посочи пълното име в началния ред, а в следващите редове се поставят тирета (--//--)
4	Брой на серийния номер на контролния брояч в края на смяната	Изписва се поредният номер на Z-отчета - тази информация се вижда в негонай-
5	Отчет за фискалната памет (контролен уред), регистриращ сумата от прехвърлянията на общите показания на брояча	Някои касиери записват броя на продажбите на ден тук, някои дублират информацията от колона 4. Повечето съветват да оставите този раздел празен
6	Индикации за сумиращи броячи в началото на деня	Невъзстановяема сума от края на предишната смяна (вчерашния Z-отчет) - съвпада с данните в колона 9 на предишния запис
7	Подпис на касиера
8	Подпис на администратор
9	Данни за сумиращи броячи в края на смяната	Обща сума без възможност за нулиране в края на работния ден
10	Сума на дневните приходи	Посочено в Z-отчета. За да го проверите, можете да го изчислите по следния начин: колона 9 - колона 6=колона 10
11	Депозирани в брой	Суми в брой, дадени от касиера в основния касов трезор. Можете да проверите правилността на изчисленията по формулата: колона 10 - колона 13 - колона 15=колона 11
12	Плаща се според документацията, бр.	Записва тук броя на продуктите, чиято покупка е платена с карти, пътнически чекове и др.
13	Платено по документи, разтриване.	Количество покупки от колона 12
14	Общо RUR отдадени под наем	Показва се цялата сума пари, предадена на главния касиер - както в брой, така и вбезкасово. Ако не е имало погрешно изключени чекове, връщане на стоки, тогава данните от тук са равни на колона 10
15	Суми, върнати на клиентите по неизползвани чекове KKM	Погрешно напечатани чекове, връщане на стоки също трябва да бъдат въведени във формуляра KM-3
16	Подписи в края на смяната на касата, администратор, лидер	Колони 17 и 18 могат да бъдат подписани с една ръка
17
18

Нека разгледаме попълването на дневника на конкретен пример.

Как да попълните правилно регистъра на касиер-оператор: проба

Да предположим, че при затваряне на смяната на 10 май 2017 г. касиерът е премахнал отчет № 3210. Според него дневните приходи възлизат на 23845,12 рубли. Общата сума, която не подлежи на възстановяване, беше 50 645,20 рубли. Неговите цифри за вчера - 26800,08 рубли. Стоката е върната в размер на 2114,50 рубли. Ще въведем информация в KM-4.

Номер на кутия	Информация
1	10.05.2017 г.
2	---
3	Иванова A. A.
4	3210
5	---
6	26800,08
7	(подпис)
8	(подпис)
9	50645,20
10	23845,12 (50645,20 - 26800,08)
11	21730,62 (23845,12 - 2114,50)
12	---
13	---
14	21730,62
15	2114,50
16	(подпис)
17	(подпис)
18	(подпис)

Връщане и съхранение на средства

Как да попълним регистъра на каса-оператор? Извадката демонстрира връщането на стоки на потребителите. Такива ситуации, освен да бъдат въведени в KM-4, трябва да бъдат въведени в KM-3. Връщането става през главната каса на организацията, по-рядко през KMM на определен касиер.

Всички парични средства, съхранявани в касовото чекмедже, трябва да бъдат предадени в края на смяната на прекия ръководител, индивидуалния предприемач или на главната каса. Операторът няма право да се разпорежда с тези суми след вписване в дневника.

Придобиване

Придобиването е безкасово плащане с банкови карти. Това сравнително скорошно нововъведение понякога обърква при попълване на дневника на касата - колоната за дневни приходи включва по-голяма сума от това, което се съхранява на касата. Освен това служителят трябва да води регистър на потребителите (запази техните копия от чекове за себе си), които са платили по банков път.

Как да попълним правилно дневника на касиера-оператор, ясно показаха пробите в тази статия. Тази книга е една от най-важнитедокументи при извършване на сетълмент и касова дейност. Липсата му, както и загубата му, води до глоби, наложени от контролните органи на Федералната данъчна служба, както на служителя, така и на организацията.