Бюджет за обществени поръчки: същност на съставянето, показателите и формирането

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

При изготвяне на бюджета плановете за продажби и производство се трансформират в показатели за приходи и разходи на отделите. За да може всеки от отделите да постигне набелязаните цели, е необходимо да се закупят материали в рамките на разходния план. За тази цел се формира бюджет за поръчки.

Модел на организация за снабдяване 1

Първата стъпка е да се определи целта на създаването на отдел за покупки. Въз основа на спецификата на продукта и броя на доставчиците се формира отдел от 2-5 човека (максимум 7 доставчици на мениджър). Всеки от тях отговаря за сроковете на доставките, състоянието на наличностите, плащанията и изпълнението на договорите. Работата на отдела не може да се извършва само по указание на ръководителя. Подразделението се създава за изпълнение на плана за продажби, който се изготвя за месеца, тримесечието и годината. За изпълнението на плана му се предоставя бонус:

• основен доход: 40% за мениджър, 60% за изпълнителен директор;
• бонуси: 50% - за мениджър, 30% - за ръководител;
• премиум - 10%.

Бонусите за мениджъри се натрупват въз основа на показателите за ефективност:

• доставка навреме;
• обем неликвидни стоки;
• среден оборот на запасите.

За бонуси можете да използвате и качествени показатели, например коефициент на обслужване, тоест броя на стоките в приложението, които могат да бъдат удовлетворени незабавно.

Модел на организация за снабдяване 2

Тази схема се различава от предишната по това, че въз основа на плана за продажби ръководителят на отдела изчислява бюджета за покупка. Тоест в рамките на звеното се създава отделен център за финансов контрол. Извършва се по-ефективен избор на мениджъри, тъй като се вземат предвид логистичните разходи и условията за доставка. Всички служители се интересуват от изпълнението на плана за обществени поръчки, а оттам и от развитието на компанията. От своя страна ръководството ще може да намали схемата за откат до минимум.

Изграждането на първия работен модел ще отнеме 1,5-2 месеца. Задачата на директора е да набира персонал с опит. Във втория случай изграждането на отдел ще отнеме 6-18 месеца. Основният проблем е в психологическата работа. Директорът трябва да превърне служителите в индивидуални бизнесмени. Не всеки може да се справи с тази роля.

Оперативно планиране

Оперативният бюджет отразява планираните дейности за годината за сегмент или специфична функция на предприятието. Той се разработва във всички центрове на отговорност и след това се консолидира в един консолидиран бюджет. Изготвянето на документ може да се разглежда като счетоводен и управленски процес. Разликата се състои във факта, че отчетът отразява дейността на предприятието в бъдеще, а нефиксиране на предишни събития. Състои се от бюджети за покупки, продажби, административни, производствени разходи. Нека разгледаме всеки един от тези елементи.

Продажби

Обемът на продажбите и неговата структура определят естеството на предприятието. Следователно един от първите е планът за продажби. При изготвянето му трябва да се вземат предвид не само продажбите за минали периоди, но и да се анализират факторите, които могат да ги повлияят (сезонност, промоции и др.).

Бюджетът за продажби се съставя, като се вземат предвид нивото на търсене, географията на продажбите, купувачите. Той включва целево ниво на приходи, което може да бъде отразено в касовия бюджет. Но изчисляването на този показател създава трудности, тъй като компанията не може да контролира действията на клиентите. Планираният размер на разходите се изчислява въз основа на дейностите на организацията. Най-лесно е да се изчисли. Продажбите като бизнес процес са от голямо значение. За организации, които се занимават с продажба на продукти, планът за продажби определя грешката в изчисленията. Ако е написано неправилно, това ще засегне всички други области на дейност.

Производство и наличности

Планът за пускане на продукта се основава на обема на продажбите. Той също така взема предвид производствения капацитет, промените в инвентара и бюджетите за закупуване. Изчислението се извършва по следната формула:

Продукт=наличност в края на периода + обем на продажбите - наличност в началото на периода.

Обемът на производството се изчислява въз основа на характеристиките на производството на продуктите.

Общите производствени разходи са тези, свързани с производството на продукти. В същото време отделен ред отчита разходите за труд в две части: фиксирани и на парче (бонуси на служителите въз основа на изпълнението на производствения план).

Бюджет за търговски, административни разходи

Разходите за продажба са всички разходи, свързани с продажбата, промоцията на стоки. Техният обем зависи от решенията в областта на управлението. Решението за промяна на площта на помещението ще се отрази на разходите, свързани със съхранението на стоки. Размерът на променливите разходи се формира от комисионната, разходите за опаковане, обработка, транспорт. Всички други фиксирани разходи са административни.

Бюджет за поръчки

Планът за доставки по вид стоки или по доставчици показва колко продукта трябва да закупи компанията от външни и вътрешни доставчици. Бюджетът за поръчки се формира въз основа на плана за продажби, ниво на запасите, производствено натоварване, срокове и процедура за погасяване на задължения.

Покупка=планирано използване + инвентаризация в края на периода - инвентаризация в началото на периода.

Запаси за производство

Необходимостта от постоянни производствени материали се определя от разходите за ремонт на оборудването, строителния план и подготовката на нови продукти. Често икономистите правят грешката да игнорират тези разходи при бюджетиране.

Планираният размер на разходите зависи от вида на ресурсите и начина, по който се изразходват. Бюджетът се формиравъз основа на нормите за потребление на ресурси в производството, в икономически центрове и необходимостта от дълготрайни активи. Първата статия се изчислява чрез умножаване на планирания обем на производство по нормите. Това изискване е коригирано за наличностите и стандартите за инвентаризация. По този начин се формира бюджетът на обществените поръчки в натура. За да го преобразувате в стойностно изражение, трябва да умножите по планираната цена.

Пример

Стоманозаводът планира да произведе 3000 тона продукти през следващата година. Това ще изисква мед и олеинова киселина. Разходна норма на 1 тон: мед - 0,06 kg, киселина - 0,0058 l. Равносметката на медта в началото на годината е 100 кг, а в края - 50 кг. Цената на суровините е 4500 рубли. /T. мед и 10 000 рубли. / литър киселина.

Необходимост за годината:

• 30000, 006=180 кг мед
• 30000,0058=17,4 литра киселина

Планиран обем на покупка:

• (180 кг / (100 - 50))4500=1 035 000 рубли. - за мед.
• (17, 410 000)=174 000 рубли. - за киселина.

ADC акции

Планирането на бюджета за обществени поръчки в административните и икономически дейности (AHA) се извършва по различен начин. Гамата от стоки е много широка (от канцеларски материали до материали за обновяване на офиси) и няма норми на потребление. Има три начина за определяне на изискванията за инвентар:

• Използвайте заявки от структурни звена. Услугата за доставки събира приложения, обработва, оценява баланса, актуализира цените и изчислява бюджета.
• Инсталиранеинвентарни стандарти за най-популярните артикули, като канцеларски материали, перилни препарати. Бюджетът се изчислява въз основа на наличните наличности.
• Задайте лимит за покупка на склад за AHD като процент от цената на основните материали.

Трябва да се обърне специално внимание на съставянето на запаси, за да се идентифицират излишните ресурси. При формиране на бюджета за обществени поръчки тези материали трябва да се коригират надолу. Особено ако предлагането не е ограничено.

Бюджетни функции за поръчки

• Бюджетът е инструмент за планиране, който показва как ресурсите могат да се използват въз основа на възможностите. Също така е средство за наблюдение и оценка на изпълнението чрез сравняване на планирани и действителни показатели.
• Работата на мениджърите може да се оцени по структурата и степента на изпълнение на бюджета за обществени поръчки. Организациите ги използват, за да оценят работата на своите управленски звена.
• Бюджетът на отдела за покупки може да изпълнява мотивационна функция, ако съдържа целта на дейността. Например, отделът получи задачата да закупи суровини за половин милион рубли на базата на плащане. Ако целта бъде постигната, тогава ръководителят и неговите заместници ще получат бонус, което ще увеличи разходната част на бюджета през следващия период.
• Служителят трябва да разбере какви задачи са му поставени. Ако целите за развитие на организацията се пазят в тайна, те няма да бъдат постигнати. В този смисъл бюджетът формира комуникационната среда в екипа, както и между тяхслужители и подчинени.

Работа с търгове

За да се формира бюджет за закупуване на материали, могат да се провеждат търгове - за намиране на най-добрите доставчици на стоки от определена категория. Съгласно нормативните документи се разработва стратегия за разпределяне на материали по групи, показатели за качество и се класифицират изпълнители. Формира се тръжна листа с предложения на доставчици. "Победителят" се определя автоматично според посочените критерии за оценка. Освен това се работи за сключване на договор и формиране на бюджет за поръчки.

Опции за покупка:

• Една партида. Процесът на подготовка на документи е опростен, но организацията ще се нуждае от големи складове за съхранение на консумативи. Рискът от загуби, причинени от разваляне на продукта, се увеличава.
• Малки партиди. Бърз оборот на капитала и намалено място за съхранение.
• При нужда. Стоката се доставя по фактури (без сключване на договор) на малки партиди при пълно предплащане.

Контрол на доставките

За да се контролира изпълнението на бюджета, покупките могат да се изчисляват от центрове за финансова отговорност. В същото време планирането се извършва на две нива:

• Прогнозно управление - формиране на нуждата от материали за годината, разбита по тримесечия/месеци. След формиране на годишния план се извършва изборът на доставчици и сключването на дългосрочни договори.
• Управление на календара - формиране на месечнии десетдневни/седмични планове за закупуване с цел непрекъснато снабдяване на предприятието със специфични суровини. Това е детайл от годишния план.

За да изчислите месечния бюджет за покупка, трябва да следвате този алгоритъм:

• Изчислете необходимостта от материали за производство, като вземете предвид текущите салда, очакваните постъпления и безопасните запаси.
• Изискването се коригира за поръчки, артикули и разрешени замествания.
• В случай на промени в производствените планове, бюджетът за покупка се коригира.
• Изгражда се график за доставка на суровини и план за плащане за доставчици.
• Ако доставката е неуспешна, се прави крачка назад и се избира нов доставчик. Ако не е възможно да се промени доставчикът, започва промяна в класа на доставката или материала.

Ето как да планирате покупките си.