Заинтересовани страни в проекта. Автори и ръководители на проекти

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

За да се конкурират успешно на днешния пазар и да бъдат успешни в своите начинания, много компании използват метода на проекта. Позволява ви да получите завършен висококачествен продукт за ограничено време. За да направите този процес ефективен, трябва да знаете неговата същност, специфика и характеристики на изпълнение.

Определение на понятието

Думата "проект" идва от английски. проект, от лат. projectus "изхвърлен напред, изпъкнал" и има няколко значения в зависимост от областта, в която се прилага. В управлението това е ограничено във времето предприятие, чиято цел е да създаде нов, уникален продукт, услуга или резултат. Изпълнението на този набор от дейности осигурява получаването на ползи за основните заинтересовани страни по проекта (клиенти, инвеститори, доставчици). Тази форма на работа се използва широко от строителни, инженерни, корпоративни софтуерни или маркетингови компании, определени групи хора и успешни компании прибягват до този метод в своята дейност.личност.

Функции

Това е проект, а не набор от задачи, които трябва да бъдат изпълнени, ако дейността, която трябва да се извърши, има редица характеристики, а именно:

• ограничено във времето (замислено събитие има начална дата и дата на получаване на крайния резултат или в резултат се очаква определен продукт или услуга);
• уникалността е една от основните отличителни черти на неговото изпълнение, докато тя може да бъде нова само за организатора или участниците в проекта, а не за всички служители;
• лимит от средства и други ресурси, необходими за извършване на този процес (време, пари, труд, техническа поддръжка).

В живота на обикновен човек проект може да бъде преместване в друг град, закупуване на нова къща, търсене на работа, започване на бизнес и т.н., в бизнеса това е създаване на нов продукт, разширяване на пазар, стартиране на нова рекламна кампания, създаване на нови производствени мощности. Именно този метод ви позволява да правите нови стъпки в дейността на организации или лица, така че заинтересованите страни в проекта го използват при разработването на всякакви иновации.

Ключови участници в процеса

Тази категория включва хора (организации), които имат пряка полза от изпълнението на планираното предприятие. Те включват:

• Инициатори - хора, които аргументират необходимостта от проект. Те могат да бъдат служители на всяко ниво във и извън компанията.
• Спонсорите са предимно служители на висшитевръзка на компанията, която контролира нейния ход от страна на клиента. Те наблюдават изпълнението на този набор от дейности и осигуряват източници на финансиране на проекти, материална и други видове подкрепа, както и получаване на планираните ползи за организацията. Спонсорите назначават мениджър, който ще ръководи процеса, ще му осигури всички необходими средства и ще докладва за напредъка на действията на висшето ръководство (главен изпълнителен директор, борд на директорите и т.н.).
• Ръководителят на проекта е мениджърът, отговорен за изпълнението на даденото предприятие. Неговите задачи са: контрол върху постигането на крайния резултат в срок, спестяване на нивото на лимита на предоставените ресурси и високо качество на крайния продукт или услуга. Той се занимава ежедневно с проекта, ръководи действията на екипа, контролира изпълнението на поставените изисквания, отчита и съгласува желанията на всички заинтересовани страни и при необходимост получава съдействие от администратора или екип от специалисти, временно създаден за решаване на задачите.

Тези участници в проекта в крайна сметка стават собственици на крайния продукт (резултат), следователно те диктуват своите изисквания за проекта, финансират го, като инвестират свои или външни средства, а също така сключват договори с изпълнители, необходими за планираното дейности.

Реализатори на плана

Членовете на екипа по плана са физически или юридически лица, които участват в предприятието, или тези страни, коиточиито интереси могат да бъдат засегнати от постигането на целта.

Според степента на ангажираност в този вид дейност има три основни групи съмишленици:

• Основният екип са служители (организации), които участват пряко в изпълнението на плана.
• Разширен екип - професионалисти, които индиректно предоставят професионална помощ.
• Заинтересовани страни в проекта (вътрешни и външни) - организации или служители, които влияят на представители на първата и втората група, като същевременно не участват в пряко взаимодействие с преките участници. Те правят свои собствени корекции в хода на процеса или директно усещат въздействието на изпълнението на плана върху техните дейности.

Възможни участници в предприятието

Понякога се включват външни лица или организации, за да успеят този набор от събития. А именно:

• Инвеститорите са хора, които инвестират в проект, например под формата на заеми. Понякога инвеститорът е клиентът, в противен случай те са банки, фондове и други големи компании.
• Изпълнители - страни, които поемат задължения за извършване на работа в съответствие със споразумението (договора). Може да бъде или част от задачите, или целия проект. Определете главния изпълнител и подизпълнителя, който влиза в договорни отношения с него и предоставя част от договорените услуги.
• Доставчици - заинтересовани страни по проекта, предоставящи на клиента необходимите материали, техническо оборудване и др.
• Държавни органи - административният апарат на населеното място,който следи изпълнението на социалните, екологичните, общностните и държавните изисквания.
• Потребители - хора, които купуват готови продукти или използват крайния резултат, който определя желанието за продукт или услуга и осигурява търсенето за тях.

Възможността за участие на тези страни в проекта зависи от неговия вид, вид, мащаб и степен на сложност. Работата на мениджър задължително трябва да обхваща всички заинтересовани страни и да осигурява координиране на техните изисквания.

Кой наблюдава процеса?

Авторите на проекти по правило са специалисти (архитекти, проектанти, строители), а мениджърът осигурява изпълнението на планираното предприятие. Това е служител на управленско ниво, ръководител на отдела. Неговите отговорности включват наблюдение на изпълнението на плана навреме, използването на наличните ресурси и качеството на крайния продукт.

Приоритетът е първият аспект, тъй като ви позволява да избегнете превишаване на разходите и проблеми в хода на работа. Следователно, когато управлявате проект, фокусът винаги е върху корпоративния график.

Функции на мениджъра на проекти

Ефективността на управлението на предприятието директно зависи от правилното разпределение на властта между прости изпълнители, ключови членове на екипа и мениджър. Правомощията и функционалните отговорности за последните се определят или от клиента, или от хартата на проекта (ако се извършва в рамките на компанията).

KОсновните отговорности на мениджъра включват:

• Организирайте концептуалната структура и формирайте екипа за управление на предприятието.
• Търсете необходимите средства и ресурси за неговото изпълнение.
• Анализ на въздействието на заинтересованите страни в проекта върху напредъка на процеса.
• Обучение на персонала, необходим за изпълнение на задачите, тяхната мотивация.
• Формиране на техническото задание и отговорности за всички участници, определяне на нивото на отговорност на екипа за управление на проекта.
• Разработване на бизнес план и график, изчисляване на бюджета и бюджетиране, анализиране на възможни рискове и намиране на начини за отстраняването им.
• Мониторинг изпълнението на всички видове работа по план.
• Подписване на договори за изпълнение на задачите, наблюдение на тяхното изпълнение и навременно приключване.
• Установяване на комуникация между мениджърския екип и други участници в проекта.
• Получаване на отчетни материали и техния анализ.
• Комуникация с клиента с цел предоставяне на цялата информация, която го интересува, както и за получаване на информация за желанията или изискванията за крайния резултат.
• Наблюдение на работата на всички участници в проекта и навременното му приключване.

Обхватът на функционалните задължения на мениджъра е доста голям и само със специфични познания и внимателна организация на дейността си той може да осигури успеха на предприятието.

Общество на изпълнителите

За да реализира проекта, мениджърът създава 2групи служители: проектен екип и управленска връзка. Крайният резултат до голяма степен зависи от качеството на работата, извършена от тези две организационни структури.

Проектен екип - това са специалисти и/или организации, които извършват работа в рамките на предприятието и отговарят пред ръководството за тяхното изпълнение и качество. Тази група се създава за времето на планираните дейности. Може да включва както вътрешен, така и привлечен трудов персонал (групи).

Управленският екип включва служители от първата група, които са пряко свързани с надзора на процеса и вземането на управленски решения. Успехът на начинанието, броят на рисковете и проблемите, които възникват при решаването на проблемите зависят от това как мениджърът правилно подбира изпълнителите в тази група.

Служителите на управленско ниво, като никой друг, носят отговорност за изпълнението на своя обхват на работа, чийто мащаб може да бъде различен: от изготвяне на документ до завършен подпроект. Понякога ръководителят на предприятието събира група от ключов персонал (подекип), който се формира в съответствие с пакетите от необходимата работа или подпроекти.

За да се осигури изпълнението на поставения план в срок, е необходимо всеки служител да познава обхвата на своите функционални задължения, изискванията към извършената работа, нивото на лична отговорност, сроковете и формите на отчитане на техните дейности.

Идентифициране на заинтересованите страни по проекта

Всеки набор от действия е насочен към постигане на крайния резултат. Крайният продукт е визията на клиента. При стартиране на събитие е трудно да се каже дали резултатът ще отговори на очакванията. За да бъде планирането успешно, трябва да се идентифицират източниците на несигурност. Често причините за неуспех са пропуснатите очаквания от проекта, който трябва да направи промени в хода на работата. Инициаторите на такива промени често са заинтересовани страни по проекта. Пример могат да бъдат спонсори, доставчици, власти и т.н. Те имат право да изложат своите желания за резултати, които могат да се различават един от друг.

Ако посочените по-горе лица или организации могат да повлияят на хода на проекта, а мениджърът не е знаел или не е взел това предвид, тогава тяхната намеса ще промени хода на цялото планирано предприятие и той ще има да правите корекции по пътя. Не трябва да има недостатъци в работата на мениджър.

Има няколко начина за идентифициране на агенти или компании, за които реализирането на намерението може да има своето значение:

• Класификация, т.е. обособяване на всички предприятия, групи, лица, които имат някакво отношение към проекта. Това включва: спонсори, клиенти, доставчици, потребители на продукти, мениджъри, конкуренти, ръководители, бизнес партньори, медии, власти и т.н. Тук е съставен пълен списък на всички възможни заинтересовани страни и дали е определена полза за тях.
• номинация, същността на която е, че лидерът определя основния заинтересован участник, например спонсора, ръководителя на компанията, който съставя списък на всички участници, в силата на коитовлияе върху хода на предприятието.
• Документация за проучване.

Успехът на начинанието и броят на възникналите проблеми зависят от пълнотата на дефиницията на заинтересованите страни в проекта.

Контрол върху изпълнението на плана

Изпълнението на плана се следи чрез провеждане на екипни срещи, чиито членове дават информация за обема на извършената работа и в същото време посочват колко време е необходимо за изпълнение на задачите навреме. Тези данни се проверяват спрямо календарния график. Ако се предвиди забавяне, тогава се разглеждат различни варианти за решаване на проблема и един от тях се взема за изпълнение. По същия начин проблемът се решава с отклонение от размера на предоставените средства и ресурси, както и крайното ниво на качество.

Изпълнението на проекта е добър начин за организации, чиято дейност е насочена към развитието на компанията. Познаването на компонентите на процеса на проектиране ви позволява да получите добри резултати при минимални разходи за кратко време, а координираното взаимодействие със заинтересованите страни по проекта отваря нови хоризонти за правене на бизнес.