Процесът на вземане на управленско решение: влияещи фактори, етапи, същност и съдържание

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Управление на решенията (DM) е набор от процеси за оптимизиране на действията. Целта му е да подобри метода на управление, като използва цялата налична информация за подобряване на точността, последователността и ефективността. За прилагането му се използват инструменти като бизнес правила, бизнес интелигентност (BI), непрекъснато усъвършенстване (Kaizen), изкуствен интелект (AI) и прогнозна аналитика. За да управлявате успешно една компания, трябва да знаете всичко за факторите, които влияят върху процеса на вземане на управленски решения.

Система за вземане на решения

Това е основата на управленските действия. Това е непрекъснат цикъл на функциониране на важен компонент от холистичния процес на лидерство. Да решиш означава да стигнеш до определено заключение за правилния избор от набор от алтернативи.

Приетият вариант на действията на екипа е необходим за организационно и планово управление, наблюдение и набиране. Изследване на факторите, влияещи на процесавземането на управленски решения е задължителен етап от управлението.

Висшето ръководство е отговорно за всички стратегически важни етапи като бизнес цели, капиталови разходи, оперативни събития, обучение на персонала и други контроли. Без такъв SD не могат да се предприемат никакви действия и изразходваните ресурси ще станат непродуктивни. Решенията трябва да бъдат възможно най-точни. В днешното бизнес пространство те изискват научен подход.

Оксфордска терминология и модерност

В Оксфордския речник терминът "вземане на решения" се дефинира като "действие за реализация или реализация". Това означава да изберете два или повече алтернативни курса. За всеки бизнес проблем има алтернативни пътища със собствени фактори, които влияят върху процеса на вземане на управленски решения.

Мениджърите обмислят тези алтернативи и избират най-добрия вариант. За реално внедряване мениджърите трябва да вземат предвид наличната бизнес среда и да изберат обещаващ алтернативен план. При вземане на решение е необходимо да се обмислят критично различните варианти и да се избере от най-добрите. Една алтернатива може или не може да е правилна, но ще бъде оценена в бъдеще въз основа на действителните резултати, получени от нейното прилагане.

Етапи от работата на лидера

Вземането на решения се състои от поредица от логично избрани стъпки. Това е рационален процескоето отнема време и предоставя някои правила и насоки за това как да ги приемате, включително много организирани дейности.

Питър Дракър е пионер в научния подход в световноизвестната си книга The Practice of Management, публикувана през 1955 г. В него той ясно очерта всички фактори, влияещи върху процеса на вземане на управленско решение, и препоръча научния метод чрез следните стъпки:

1. Определете истинския бизнес проблем. Информацията, свързана с него, трябва да се събира по такъв начин, че да е възможен критичен анализ. Трябва да се направи ясно разграничение между проблеми и симптоми, които могат да скрият истинската причина. Мениджърът трябва да търси критичния фактор, да обмисли всички неуспехи и да разбере дали те са контролируеми или не.
2. Анализ на ситуацията. Този параметър е класифициран, за да се определи кръгът на вземащите решения и лицата, за които се изисква задължителна информация. Факторите в процеса на вземане на управленски решения, взети под внимание при анализа: бъдещият етап, количеството влияние, броя на включените аргументи и тяхната уникалност.
3. Събиране на данни за проблема. В света на бизнеса съществува мощен информационен поток, осигурен от най-новите разработки в областта на информационните технологии. Цялата налична информация за профила се използва изцяло за анализиране на проблема, което ви позволява да обясните всички негови аспекти.
4. Разработване на алтернативи. Мениджърът е длъжен да определи наличните алтернативи, които могат да бъдат използвани за разрешаване на този проблем. В процесавземане и изпълнение на управленски решения, е необходимо да се разглеждат само реалистични алтернативи. Също толкова важно е да се вземат предвид ограниченията във времето и разходите, както и психологическите бариери, които ги забавят.
5. Оптималният избор на решение е най-рационалният вариант. Така избраната алтернатива се предоставя на вниманието на тези, които могат да повлияят на изпълнението.
6. Преобразуване на решение в действие. Без това ще си остане само декларация за добри намерения. Екипът трябва да го приложи изцяло, съгласно план, одобрен от ръководството, получен като се вземат предвид всички фактори от процеса на вземане на управленски решения.
7. Дайте обратна връзка. Мениджърът трябва да предприеме стъпки за предоставяне на обратна връзка чрез непрекъснато тестване на реалните разработки, за да отговори на очакванията от изпълнението на плана за действие. Обратната връзка е възможна под формата на организирана информация, доклади и лични наблюдения. Необходимо е да се реши дали да продължи вече приетия план или да се коригира в светлината на променените обстоятелства.

Многостепенни фактори

Вземането на решения е важен аспект на съвременното управление, тъй като определя организационните действия на една компания. Това е основната функция на управлението. Може да се определи като курс на действие, който е умишлено избран от набор от алтернативи за постигане на желания резултат.

Някои фактори са по-важни при по-високи нива на администрация, други на по-ниски нива. Има различнитипове решения:

• програмиран;
• непрограмируем;
• входни данни;
• предразсъдък;
• когнитивни ограничения.

Програмируеми се определят в процеса на вземане и изпълнение на управленски решения при предполагаеми условия, когато мениджърите имат ясни параметри и критерии, когато проблемите са добре структурирани и алтернативите са ясно дефинирани. Трудностите трябва да бъдат разрешени чрез установени насоки и процедури.

Непрограмируемите са резултат от уникални обстоятелства и техните резултати често са непредвидими. Мениджърите са изправени пред лошо структурирани проблеми, които изискват реакция в потребителския режим. Обикновено те се управляват от висшето ръководство.

Входните данни са важни, защото е необходимо да имате адекватна и точна информация за ситуацията, за да вземете решение, в противен случай качеството им ще пострада.

При вземането на управленски решения възникват предразсъдъци и предразсъдъци. В процеса на управление, поради особеностите на човешкото възприятие за света, могат да бъдат избрани неефективни варианти. Тъй като възприятието е избирателно, мениджърът получава информация от външния свят чрез филтриране на чувствата си. Освен това субективните нагласи изкривяват данните според предварително установени вярвания, нагласи и ценности.

Когнитивните ограничения също влияят върху решаването на проблеми. Човешкият мозък, който е източник на мислене и творчество, е ограничен в способността си да приема сложна опция от многобройниразединени конструктивни елементи по няколко причини. Например, човешката памет е краткотрайна, способна е да съхранява само няколко идеи, думи и символи наведнъж. Ето защо е трудно едновременно да се сравнят всички възможни алтернативи и да се направи избор при вземане на управленски решения.

Процес на управление и рискове

Решенията се формират в човек чрез определени личностни качества и организационни характеристики. Съотношението на риска се влияе от следните променливи:

1. Умът на разработчика. По-високото ниво на интелигентност обикновено води до много консервативни възгледи, такива хора вземат решения на ниско ниво.
2. В очакване на успех. Хората с високи очаквания са склонни да бъдат много оптимисти и готови да правят прибързани заключения дори с по-малко информация. Мениджърите, които предприемат действия с ниско ниво на успех, ще се нуждаят от повече информация в процеса на вземане на управленски решения на организацията.
3. Времево ограничение. В съвременния свят има ситуации, когато поради редица лични причини (семейни, домакински, здравословни причини) изпълнителят се нуждае от повече време, за да вземе рационално решение. Въпреки това, има категория работници, които работят по-добре за по-малко време и могат бързо да измислят идеи.
4. Евристичен подход. Повечето хора при липса на време разчитат на този подход, основан на задоволителни, а не оптимални опции. Такива действия ограничават търсенето на допълнителниинформация, обмислете по-малко алтернативи, без да се фокусирате върху причините за отклоненията. Този подход може да се използва и когато разходите за събиране на информация и оценката й са твърде високи.

Лични навици и социално влияние

Личните навици на мениджърите се формират в резултат на социалните влияния на околната среда и процесите на лично възприятие, заемат важно място в основните процеси на вземане на управленски решения. Те трябва да бъдат проучени, за да се осигури личен стил на лидерство.

Някои хора се придържат само към своето мнение, дори ако то не е оптимално за производствената ситуация. Други не могат да признаят, че са сгрешили и продължават да действат, пренебрегвайки ясни доказателства, които показват необходимостта от промяна. Има мениджъри, които приписват провала на външни фактори, а не на собствените си грешки. Тези лични навици оказват голямо влияние върху организационните операции и ефективността.

Социалните и групови норми също оказват значително влияние върху стила на вземане на решения. Специалистите определят социалната норма като скала за оценка и посочват приемливата и нежеланата широта за поведенческа дейност, събития, вярвания или какъвто и да е обект, който вълнува членове на социална група.

С други думи, социалната норма е стандартният и приет начин за вземане на преценки. По същия начин културното образование и различните му аспекти оказват дълбоко влияние върхустил на лидерство. Например в японската организационна система човек взема решение след консултация с други участници. Този стил е ориентиран към културата и прави изпълнението много по-лесно, тъй като всеки член на екипа участва в процеса.

Анализ на процеса на вземане на управленски решения

Това е важна стъпка и може би най-трудната. Мениджърите трябва да определят предимствата и недостатъците на всяка алтернатива и да ги претеглят в светлината на различни ситуации, преди да направят окончателен план.

Методи за разработване на алтернативи:

1. Brainstorming, където екипът работи заедно, за да генерира идеи и алтернативни решения.
2. Техника на номиналната група е метод, който включва използване на силно структурирана среща с дневен ред. Този модел ограничава дискусията или междуличностната комуникация в процеса.
3. Делфи техника, при която участниците не се срещат, но ръководителят на екипа използва писмени методи в процеса на вземане на управленски решения и оценка на алтернативите.

Алтернативите могат да бъдат оценени по различни начини:

1. Качествени и количествени измервания.
2. Анализ на разходите и ползите за всяка алтернатива.
3. Анализ на маржа.

След като алтернативите са анализирани и оценени, мениджърът трябва да избере най-добрия вариант, който дава най-голямо предпочитание при изпълнение на всички необходими критерии. Понякога изборът е прост с очевидни ползи, но обикновенонай-доброто решение е комбинация от няколко алтернативи. В случаите, когато най-добрата алтернатива може да не е очевидна, мениджърът използва вероятности, изследвания и анализи въз основа на своя опит и преценка.

Работата на мениджърите не свършва с вземането на решения. Мениджърите са отговорни за получаването на положителни резултати от внедрения план, чиято ефективност се проверява чрез системи за оценка, които предоставят обратна връзка за наблюдение на качеството на подобренията.

Основна група фактори

Много фактори могат да повлияят на дефиницията за вземане на управленски решения.

Те са разделени на три основни групи:

1. Проблеми с възприятието. Това може да се опише като начинът, по който участниците интерпретират своята среда. Възприятието на човек може да повлияе на това как решава проблемите. Например, когато трябва да се събере информация за проблем, това усещане влияе къде се търси информация.
2. Организационната политика се отнася до поведението на индивиди и групи, които ще повлияят на други изпълнители на плановете на компанията.
3. Проблеми на околната среда. Те са външни фактори, влияещи върху организацията. Видове външни фактори - това е пазарът, на който работи компанията, икономиката, държавното законодателство, реакцията на клиентите към продуктите и услугите на организацията.

Стил на лидер

Развитието на процеса на вземане на управленски решения зависи до голяма степен от индивида иподход за решаване на проблеми. Всеки лидер или мениджър има свой индивидуален стил, допълнен от опит и лични способности. Има няколко стила на поведение на управленския персонал:

1. Легитимно или автократично действие. Мениджърите, които се придържат към този стил, оценяват няколко алтернативи, използвайки ограничена информация. Те не смятат за важно да се консултират с другите, да търсят по-пълна и надеждна информация.
2. Аналитично действие. Мениджърите, които използват този стил, биха искали да получат повече информация и да обмислят редица алтернативи, преди да финализират решенията. Те търсят подходяща информация от своите източници, намират я и я изучават в детайли, като използват всички възможни ресурси. Тези мениджъри са предпазливи хора, които са в състояние да се адаптират и да се справят с уникални ситуации.
3. Процес за вземане на поведенчески решения. Лидерите, които се придържат към този модел, вярват в съвместното управление, вземат предвид мнението и опита на подчинените и винаги ги изслушват.
4. Вземане на концептуални решения. Мениджърите, които използват този стил, са интуитивни в мисленето си и толерантни към несигурността. Те проучват много алтернативи и са фокусирани единствено в дългосрочен план.

Технология

Последователността на процеса на вземане на управленски решения включва различни технологични видове. Информационните технологии осигуряват поддръжка за DSS бизнес решения и AI. Комбинацията от тези системи помага за създаване на база данни чрез онлайнOLAP аналитичен процес за улесняване на процедура, която изисква много усилия и анализ, което опростява процеса на вземане на управленски решения.

Нивото на технологията в предприятието осигурява формирането на план за изпълнение на избраната опция:

1. Мощността на обработката на данни се увеличава с въвеждането на технологии, които помагат за вземане на бързи бизнес решения, предоставяйки възможност за обработка на огромни количества информация с помощта на инструменти за извличане на данни.
2. Осигуряването на скоростта на технологиите в процеса на вземане на управленски решения, обработката на огромни масиви и сложни модели за обработка, помага за създаването на полезна информация.
3. Технологията поддържа групово вземане на решения, екип от служители може да използва системата за групова поддръжка за бърз процес.
4. GDSS система за подкрепа при вземане на решения е вид система, която улеснява формулирането на групови проблеми, приемането на екипен план чрез интеграция, работа в екип, DSS възможности и телекомуникации. Колкото по-сложно и по-малко структурирано решението трябва да вземе един екип, толкова повече GDSS може да помогне.

Гъвкави интерактивни системи

За вземане на бързи и важни решения в една организация се използва модерна технология:

1. Системи за поддръжка на решения DSS е изключително гъвкава и интерактивна ИТ система, предназначена да поддържа процеса, когато проблемът не е структуриран.
2. Групаподкрепа за вземане на решения GDSS е система, която улеснява формулирането на групови проблеми.
3. Географските информационни системи (GIS) са системи, специално проектирани за пространствена информация.
4. Изкуственият интелект (AI) е науката за създаване на машини, които имитират човешкото мислене и поведение.
5. Експертните системи са системи с изкуствен интелект, които използват силата на логиката, за да правят заключения.
6. Невронната мрежа е интелигентна система, която може да се научи да разпознава модели.
7. Генетичният алгоритъм е система с изкуствен интелект, която имитира еволюционния процес на оцеляване на най-способните с цел разработване на по-добри решения.

Плюсове на стратегическия консенсус

Приемането на планове е основната функция на управлението. Започва едва когато ръководството поеме стратегически насоки за развитие. Без това действие етапите на процеса на вземане на управленско решение не могат да бъдат завършени и ресурсите няма да бъдат използвани. По този начин приемането на стратегия е основната функция на управлението и улеснява целия процес, като осигурява подходяща основа за първата управленска дейност, наречена "планиране".

Придава конкретна форма на решенията за широки бизнес цели, взети от топ мениджъра. Този процес е с функция за непрекъснат контрол. Мениджърите на всички нива вземат решения в рамките на своите служебни отговорности. Непрекъснатостта на процеса е задължителна за всички мениджъри и ръководствоперсонал.

Не са възможни по-нататъшни действия, освен ако не бъдат взети решения. Те трябва да се формират редовно, тъй като в бизнеса се развиват нови проблеми, сложности и провали. Това може да се дължи на промени в околната среда. Нови продукти могат да влязат на пазара, конкуренти могат да влязат и правителствената политика може да се промени. Всичко това води до промени в средата около бизнес структурата.

Това е деликатна и отговорна работа. Мениджърите трябва да вземат бързи и правилни решения при изпълнение на задълженията си. Всъщност те получават заплащане за своята зрялост и способност да бъдат отговорни. Управленската дейност е възможна само ако се приемат подходящи планове. Правилните действия предоставят възможности за растеж, докато грешните водят до загуби и нестабилност за компанията.

Общи грешки в управлението

Много фактори, които влияят на процеса на вземане на решения, могат да доведат до грешки. Лидерът на групата, който бързо и напълно е наясно с всички възможни видове грешки и техните причини за грешки, е в по-добра позиция. Някои често срещани грешки и техните видове в процеса на вземане на управленски решения:

1. Излизане от личния шаблон. Всеки човек има свой собствен уникален набор от силни страни или предразсъдъци, които водят до определен стил на лидерство. Най-добрият начин да се справите с този проблем е да се опитате да бъдете отворени за информация в системата за управление.
2. Прекалено доверие в информацията на други хора. Лидерите често разчитат на мнението на други хора. Въпреки това, ако те не са пряко замесенив проблемна ситуация може да нямат необходимото ниво на съзнание, за да вземат решения.
3. Игнориране на информация, получена от членове на колектива. Този проблем може лесно да възникне в екипна ситуация. В много случаи служителите на компанията са хората, които са най-тясно свързани с проблема. Ако тяхното мнение не бъде взето под внимание, има общ провал на отбора. Най-добрият начин за разрешаване на този проблем е да се гарантира, че всички членове на организацията са включени в процеса.
4. Игнориране на интуицията. В много случаи хората действат правилно на подсъзнателно ниво. За съжаление, те често са склонни да игнорират интуицията си и след това да направят грешното нещо.

Съвет към топ мениджърите

Има стратегии, които можете да използвате, за да избегнете често срещани грешки и да усъвършенствате своите управленски умения. Вземането на по-добри и по-бързи решения ще помогне на екипа да се възползва от бизнес възможностите и да избегне клопките:

1. Преосмислете проблема. Когато екипът срещне препятствие в дадена дейност, е необходимо да се проучи пълният му контекст и да се види проблема от възможно най-добрата гледна точка. Това ще ви помогне да игнорирате един аспект или да пренебрегнете други. Трябва да намерите поне 3 различни начина за разглеждане на проблема.
2. Вземайте информирани решения. Целта на мениджмънта е да използва научни доказателства при изготвянето на планове, а не само да разчита на интуицията.
3. Прилагане на данни за ефективността към поддръжкатарешения.
4. Вземете най-актуалната и пълна информация от бизнес средата.
5. Предизвикайте вътрешните си чувства и намерете обективни доказателства в подкрепа на тях.
6. Слушайте мнението на другите.
7. Бъдете непредубедени.
8. Намерете начини за насърчаване на комуникацията в компанията.
9. Бъдете отворени за разговор и създайте среда, в която хората могат да бъдат директни, дори когато истината излезе наяве.
10. Развийте чувство за риск.
11. Забравете минали грешки. Хората са склонни да правят избор, който оправдава миналия опит, дори ако предишното решение не работи. Те също така са склонни да прекарват време и пари за отстраняване на минали проблеми, когато би било по-полезно да признаят грешка и да продължат напред.
12. Бъдете честни със себе си.
13. Бъдете решителни.

По този начин е ясно, че вземането на решения е важен аспект от модерното управление и най-добре се прави професионално.