Одитът на персонала е Определение, видове, методи, задачи и цели

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Одитът на персонала е проверка на ефективността на работата на персонала, извършвана от специално определени служители или от трета страна. За разлика от класическия одит, използван в счетоводството, одитът на персонала не е задължителен и не се регулира от специални закони и правни актове на Руската федерация. Извършва се по инициатива на ръководителя на предприятието за решаване на определени проблеми. Основната цел на такъв одит най-често е да се идентифицира състоянието на персонала на компанията. Използва се и за намиране на начини за повишаване на производителността и намаляване на производствените разходи.

Как да класифицирате

Проверките са свързани с един или друг вид одит на персонала по такива параметри като:

• Използван период на данни: краткосрочен, дългосрочен и краткосрочен.
• Метод за получаване на информация: устен или документален
• Естество на проверяваната информация: законна, квалификационна или смесена;
• До рецензенти: вътрешни и външни.

Одитът на персонала се извършва в две посоки: идентифициране на законови нарушения иидентифициране на нарушения на трудовата дисциплина - търсене на необосновано превишаване на разходите, идентифициране на причини за просто, брак и т.н. Следователно одитът на персонала по направление на дейност се разделя основно на правен, квалификационен и смесен.

Одит на юридическия персонал

По време на одита на юридическия персонал проверяват документацията на отдела за персонал, разписанието на цеховете, проверяват фактури и касови бележки с наличните материали и инструменти. Проверете правилността на попълване на трудови договори, трудови книжки, изпълнителни заповеди. Проверка дали служителите спазват длъжностните характеристики. Те провеждат проучвания и провеждат проучвания за идентифициране на нарушения на трудовото законодателство на Руската федерация, както и на правилата и стандартите, приети в определена област на дейност, които служителите трябва да спазват. Например, изискванията на санитарните стандарти в хранително-вкусовата промишленост, GOST, стандарти за качество и съответствие с разпоредбите.

Основната задача на одита на юридическия персонал е да идентифицира нарушенията, преди те да бъдат открити от специална комисия по време на одита. Това ще помогне да се избегнат проблеми със закона и ще се подобри качеството на продуктите и услугите.

Одит на квалификационен персонал

Одит на квалифициран персонал на организацията се извършва с цел идентифициране на недостатъци в работата на персонала и определяне на начини за отстраняването им. Също така дава възможност да се установи наличието на недостатъчна квалификация на работник илинапротив, да се идентифицират най-ценните служители, които трябва да бъдат повишени или заплатени повече, за да се представят още по-добре и да правят повече.

Одитът на квалификацията на персонала е най-актуален в онези области на дейност, където успехът на предприятието зависи изцяло от професионалните качества на служителя. Например в търговията. Ако продавачът се отнася неправилно към купувачите, поради незнание или неспособност, това пряко засяга финансовия резултат на предприятието - приходите намаляват, обемите на продуктите с изтекъл срок на годност се увеличават. В същото време само проверка може да разкрие дали причината за намаляването на приходите е ниската квалификация на служителя, а не някакъв друг фактор. В този пример одитът на персонала би помогнал за идентифициране на недобросъвестен служител и замяната му навреме, преди търговското дружество да е на ръба на фалита.

Изчерпателен одит на персонала

Цялостният одит на персонала включва използването както на правни, така и на квалификационни одити, както и на всички налични методи за оценка и анализ на информацията. Такава проверка дава възможност да се оцени състоянието на персонала и да се идентифицира кадровия потенциал на компанията, да се идентифицират съществуващи законови нарушения в предприятието и да се отстранят, преди това да доведе до нежелани финансови и кадрови загуби..

Този метод за провеждане на одит на персонала има, освен изброените предимства, и два недостатъка - ще струва повече и ще отнеме повече време, тъй като повече участници ще бъдат включени за проверка на голямо количество данни. Ето защоима смисъл да се извършва само в спешни случаи: в случай на фалит или по време на финансова криза, когато пазарът се стеснява и конкуренцията се засилва.

Кой може да инспектира

Одит на системата за персонал може да се извършва както от служители на компанията, така и от организации на трети страни. В същото време възниква проблемът с определянето на нивото на компетентност на инспектора, тъй като концепцията за одит на персонала не е фиксирана в правната практика, а съществуващите инструкции, стандарти и правила са предназначени за одит в счетоводните дейности. Но колко пълна и надеждна ще бъде получена информацията и как ще бъде анализирана и оценена зависи от това какви стъпки ще предприеме ръководителят на предприятието, за да подобри ситуацията с персонала.

Въпреки това беше намерен изход. Така че като основни инструкции и правила за организиране на одит на персонала в предприятието могат да се вземат основите на финансовия одит и по-специално такива изисквания за получена и предоставена информация като:

• обективност;
• достоверност;
• навременност;
• честност;
• пълнота.

Съответно одиторът трябва да спазва не само правилата на професионалната етика, да бъде честен и обективен, но и да се придържа към определени правила при събиране и обработка на информация, както и при изготвяне на одитен доклад. В същото време не е необходимо да има специален сертификат със себе си, за да се занимава с такава дейност като одит на персонала. Но това не означаваче може да се извършва от всеки служител. За да реши задачите на одита на персонала, инспекторът трябва да притежава определено ниво на знания и квалификация.

Извършване на одит на персонала може да бъде или служител на специализирана компания, или някой от персонала на предприятието с достатъчно ниво на образование и компетентност. Най-често това са ръководители на отдели, счетоводители и други висококвалифицирани специалисти. И тук възниква дилема пред ръководителя на предприятието: какво е по-добре, да наемете специализирана организация или да извършите одит сами? Отговорът на този въпрос зависи от фактори като:

• Разходите за висококвалифициран персонал, участващ в одита на персонала и разходите за услуги на одиторска компания;
• Количество информация, изискваща обработка и допустими условия за нейната обработка.

Общоприето се смята, че одитът на персонала, извършен от служители на предприятието, е по-евтин, което не винаги е вярно. Включването на външни специалисти често е много по-изгодно, ако е необходимо да се извърши одит в голямо предприятие, където обемът на информацията е много голям. Фирмите, предоставящи одиторски услуги, имат повече опит, техните служители са по-квалифицирани, поне в областта на одита на персонала, тогава одитът ще струва по-малко и по-добре и ще отнеме по-малко време.

Одит на човешките ресурси самостоятелно, как да провеждате

Ако ръководителят на предприятието все пак реши да извърши одит с помощта на своите служители,той трябва да знае някои характеристики. Обикновено целта на одита на персонала в този случай е да проучи работата не на предприятието като цяло, а на отделен отдел, като същевременно е необходимо да се осигури максимално ниво на конфиденциалност на информацията.

За начало мениджърът ще трябва да създаде работна група, обикновено тя включва 4-5 души, и да определи лицето, отговорно за провеждането на одита и изготвянето на одитния доклад. Целият процес на подготовка и провеждане може да бъде разделен на следните етапи на одита на персонала:

1. Разработване на план за действие.
2. Определяне на размера на извадката: броят на интервюираните служители, обема и вида на проверените документи. Колкото по-голяма е извадката, толкова по-точен е резултатът, но толкова по-дълго ще отнеме процедурата за проверка.
3. Разработване на формуляри за въпросници, подготовка на въпроси.
4. Проверка на документацията на отдела за персонал, както и на документите в проверяваната зона.
5. Проучване и разпит на служители на предприятието.
6. Анализ на събраната информация, включително използване на компютърни технологии и специални програми.
7. Изготвяне въз основа на информацията, получена по време на одита, на одитен доклад, в който лицето, отговорно за провеждането на одита на персонала в предприятието, изразява мнението си за състоянието на персонала, тяхната квалификация и удовлетвореност от работата условия.

Одиторският доклад се изготвя в писмен вид, към него се прилагат доказателства под формата на доклад за извършената работа. Всички страници на доклада трябва да бъдат номерирани и съхранявани в папка. Като цяло, всякаквиили няма строги правила за изготвяне на заключение, както и за провеждането му, тъй като целта на одита на персонала е да получи информация за вътрешни потребители, следователно данните, получени в резултат на такъв одит, не се публикуват никъде, и най-често те са строго поверителни и разкриването им е неприемливо. Освен това трябва да се гарантира поверителността на информацията, както на етапа на планиране, така и на резултатите от проверката. Желателно е служителите на предприятието да не знаят за предстоящата проверка. Това ще помогне да се избегнат тайни споразумения между тях, което означава, че ще направи възможно повишаването на обективността и надеждността на получената информация.

Методи за събиране и обработка на информация

Методите за одит на човешките ресурси не се различават от използваните при счетоводни одити, получава се само информация от различно естество и цел. Те използват предимно предварително подготвени форми на въпросници и списъци с въпроси. Получената по време на одита информация за служителите на предприятието се сравнява с основните изисквания, предписани в специализираните ръководства, длъжностните характеристики и стандартите за качество на работата.

Информацията, получена по време на одита под формата на въпросници и записи с отговори на въпроси и други документи, получени по време на одита, се събира, сортира и сравнява според времето и мястото, когато е извършен одита на персонала. Докладът, съставен въз основа на резултатите от одита, трябва да съдържа, ако не всички документи, то най-важните от тях.

Какви задачи могат да бъдат решениодит на персонала

Одитът на системата за персонал помага за по-добра оценка на потенциала на компанията и квалификацията на персонала. Това дава възможност да се идентифицират най-ценните служители в работната сила и да им се осигурят работни места и заплати, които са по-съобразени с тяхното ниво.

Както показва опитът, за мениджър е по-изгодно да издигне тези, които вече работят в предприятието, нагоре по кариерната стълбица, отколкото да наеме нов. От една страна, това ще увеличи възвръщаемостта на другите служители, тъй като те ще видят перспективи за кариера, от друга страна, нов служител може да не се вкорени в екипа и това увеличава текучеството на персонала, което може да повлияе негативно на представянето на предприятието. Текучеството на персонала може да бъде и резултат от неправилна кадрова политика. Например, ако сложността на работата или нивото на отговорност и нивото на заплащане не съвпадат. Това може да разкрие само одит на работата на персонала.

Такава проверка помага не само да се идентифицират най-ценните служители или да се отървете от най-малко ценните, но и да се решат проблеми, които са пряко свързани с факта, че организацията на труда се извършва неправилно в предприятието. Например, по време на проверка в един от цеховете беше разкрито, че поради неправилно поставяне на материали работниците прекарват до два часа на ден, само ги доставят до обекти за обработка, тъй като те се съхраняват в отдалечен склад. В резултат на това време и усилия бяха загубени. Работниците се уморяват по-бързо и губят концентрация. Това се отрази на качеството и обема на продуктите. Без одит на персонала тази системна грешкапроизводството няма да бъде фиксирано, което означава, че ресурсите ще бъдат пропилени.

Отговорност на одиторите

Одиторът е отговорен само за своето мнение, изразено в одиторския доклад. В крайна сметка решението за промени в персонала се взема от ръководителя на предприятието и задачата на одитора е само да му съобщи за състоянието на персонала на предприятието, какво ниво на тяхната квалификация, дали има нарушения на закона, трудовата дисциплина, мерките за безопасност, дали наистина има висококвалифицирани специалисти. Посочете факторите, които влияят негативно или положително върху работата на персонала и рационалното използване на работното време.

В резултат на това одиторът съставя одитен доклад, в който посочва:

• какви събития се проведоха;
• колко работа е свършена;
• какви проблеми и рискове е срещал по време на работата си;
• какво трябва да се направи, за да се коригира ситуацията, ако състоянието на персонала или кадровата политика е отрицателна;
• възможни последици, ако нарушенията не бъдат коригирани.

Проверката сама по себе си не решава проблема с неправилно подбран персонал или неправилни действия на служителите на предприятието, нарушаването им на правилата за безопасност или неспазването на инструкциите и техническите разпоредби. Целта на одита на персонала е да идентифицира силните и слабите страни на съществуващата кадрова система в предприятието и да даде препоръки как да се отстранят недостатъците и да се подобри тази система. Одиторът не го правиотговорност за състоянието на кадровата политика и решенията, които мениджърът ще вземе въз основа на резултатите от одита.

Къде и как да наемете одитори за проверка на персонала

Този вид услуга се предоставя основно от консултантски компании и агенции за набиране на персонал, които са специализирани в консултиране и набиране на персонал за други предприятия. Такива организации има в почти всеки голям град. Най-често те рекламират услугите си в местни рекламни вестници и списания или на специални рекламни стени в интернет. Някои имат официален уебсайт на компанията.

При наемане се сключва споразумение между предприятие и фирма, предоставяща услуги за одит на персонала, в което се уточняват правата и задълженията на страните и се заплаща услугата. Обикновено договарящите се страни се срещат няколко пъти преди да сключат договор, като обсъждат нюансите и възможните рискове. Какви дейности ще се извършват. Договаря се приблизителен работен план (консултантската компания може дори да представи проспект за плана за одит на човешките ресурси).

Основното предимство на ангажирането на специализирана организация на трета страна за организиране на одит на персонала е независимостта на одита. Ако служител на предприятието по един или друг начин зависи както от мениджъра, така и от работната сила, тогава външният одитор има почти пълна независимост. Неговото мнение се основава само на наблюдавани факти.

HR одитът е един от най-лесните и достъпни начини за проверка на персоналната система на организация иопределят съществуващия човешки ресурсен потенциал на предприятието. Този метод на проверка е неразделна част от управленското счетоводство на дружеството и трябва да се извършва редовно, независимо от финансовия резултат от дейността му.