Инвентаризация в аптека: процедура, документи, състав на инвентаризационната комисия

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Инвентаризацията е проверка на инвентара на фирмата на дадена дата чрез сравняване на действителните данни с информацията за баланса. Това е основният начин за контрол на стойностите на свойствата. За повече информация как се извършват и обработват инвентаризацията в аптека, прочетете нататък.

Законодателство

Следните нормативни документи регламентират процедурата по инвентаризация в аптека:

• Заповед на Министерство на финансите № 49 "Указание за инвентаризация";
• ch. 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация;
• FZ № 129 "За счетоводството";
• нормативни документи на държавния орган, упражняващ вътрешен контрол;
• заповеди на ръководството на организацията.

Време

Описът помага за проследяване на движението на средства и определяне на стойността на имуществото. Законодателството не уточнява ясно условията и честотата на съгласуването. Тези данни трябва да бъдат записани в счетоводната политика на предприятието. Броят на проверките за година, техните дати, списъкът на имуществото също се определя от ръководствотофирми.

FZ № 129 описва ситуации, при които трябва да се извърши инвентаризация в аптека:

• при прехвърляне на активи за наем, обратно изкупуване или продажба;
• годишно преди отчитане;
• при смяна на отговорни лица;
• когато са разкрити факти за кражба на имущество;
• в случай на природно бедствие или извънредна ситуация;
• когато организация е реорганизирана или ликвидирана и т.н.

Подготовка

Преди началото на теста трябва да сформирате комисионна. Обикновено включва счетоводител, представител на администрацията и специалист, който е добре запознат с воденето на бизнеса. В намирането на имота „фактически” участва и финансово отговорно лице. Съставът на комисията, времето на одита се утвърждава от ръководителя на предприятието по специална заповед.

След подписването му комисията започва подготвителни дейности. На първо място, аптечният склад се проверява за наличие на пожарна аларма, условията за съхранение на MPZ (наличие на сейфове, специални контейнери). Зоните за съхранение на MZP трябва да бъдат оборудвани с измервателни уреди. Износът на стоки от територията на организацията трябва да бъде контролиран. Входовете и изходите към помещението, в което се съхраняват МЗП са запечатани. Комисията проверява и дали има сключен трудов договор с складодържателя.

Инвентар в аптеката

Преди да се изчислят действителните салда, всички парични постъпления са фиксирани,фактури от доставчици. След това на комисията се издава инвентарен списък. Това е списък с налични стойности, представени по азбучен ред. Той изброява всички минимални заплати, налични за организацията, тяхното количество и качество. По тези данни се проверява наличието на МЗП. Имотът, който не е изброен, е излишък. Процедурата за тяхното идентифициране и отчитане ще бъде описана по-подробно по-долу.

Инвентаризацията в аптека може да се извърши по един от следните начини: чрез баланс, с помощта на оборудване, ръчно попълване на списъка.

В първия случай действително наличните стоки се проверяват със стойностите, посочени в акта. Всички установени несъответствия се записват и коригират в описа. Този метод на помирение отнема много време. В хода на ежедневната работа, особено ако аптеката има голям трафик, вероятността да поставите лекарството в грешната кутия или да го оставите до касата, се увеличава. При приемане на стоките част от лекарствата могат да бъдат принудени да използват по-популярни лекарства. Много е трудно да се преизчисли цялата игра в търсене на липсваща позиция. Следователно при такива проверки често се разкрива недостиг, който всъщност не съществува. Трябва да съберем отново комисионната и да проверим отново.

Най-лесният начин за инвентаризация в аптека е чрез използване на оборудване, което сканира стоки в техните складови зони, прехвърля данни от терминала към компютър и автоматично генерира инвентарни листове. Получената информация се сравнява със счетоводни данни. Всички несъответствия се записват в инвентара.

Подобен методобработката на данни предоставя трети метод. Разликата е във факта, че самите служители трябва да донесат всички стоки до скенера и да ги обработят. Този процес отнема много време. Но има начин да организирате времето рационално.

Комисионната трябва да бъде разделена на групи по двама. Необходимо е да се извърши проверка от различни краища на аптеката, като се движат един към друг. Един човек ще бъде „сървърът“(„броене“), а другият ще бъде „сканирането“(„записването“). Първият отваря кутията и предава всички препарати на партньора, който ги сканира и ги прехвърля в отделна кутия. След като инвентаризацията на една кутия или рафт е завършена, трябва да поставите кутия с лекарства върху нея и да преминете към следващия рафт. След приключване на теста, просто трябва да подредите лекарствата в правилния ред. При този метод на инвентаризация всички стоки, които не са на място, ще бъдат взети предвид. Компютърът ще изчисли техния брой и ще даде крайния резултат.

Подаване на резултати

След приключване на проверката се генерира акт за инвентаризация. Представя установения недостиг и повторно сортиране. Междинен стоков отчет се генерира отделно. Подписва се от председателя на инвентаризационната комисия и всички участници в ревизията.

Счетоводство на излишък

Понякога резултатите от одита разкриват имущество, което не е отразено в баланса. При такава ситуация е необходимо комисията да установи причините за възникването му. В баланса излишъкът се отчита по пазарната цена към датата на проверката чрез осчетоводяване DT10 KT91. С по-нататъкизползване, тези излишъци се признават като разходи от обичайни дейности. В NU тяхната себестойност се класифицира като неоперативни приходи. При по-нататъшно използване се отписва като разход при изчисляване на данък върху дохода.

Ако ръководството реши да продаде установените минимални заплати, тогава отчитането на разходите за такива операции ще се извърши по различен ред. Приходите от продажбата на установените излишъци трябва да бъдат намалени с цената на тяхното придобиване. Няма такава информация за излишъците. Начините за изчисляването му не са предвидени от закона. Следователно приходите от продажбата на такива продукти не подлежат на корекция, тъй като разходите за тяхното производство не са взети предвид при инвентаризацията.

Правила за инвентара

Съгласуването на балансите в аптека е различно от обичайния инвентар. Комисията може да извърши само одит в неговата цялост. Отсъствието дори на един от членовете му може да послужи като основа за протест срещу резултатите. По време на инвентаризацията трябва да обърнете специално внимание на следните точки:

• Лекарствата, които подлежат на количествено отчитане, се отчитат по видове, опаковки, имена, форми и дозировки. Те се вписват в акта за инвентаризация на групи.
• Отговорност за кражбата на средства се носи от управителя на склада, ако комисията може да докаже неговата вина. Служителят трябва да заплати глоба, равна на стократната вреда, причинена на юридическото лице.
• При съгласуване на отровни агенти се съставя отделен инвентарен формуляр. При констатиране на отклонения над одобренитенорми, мениджърът трябва да уведоми висшата организация за това в рамките на три дни.

Отчитане на липси в счетоводни записи

Недостигът не може да бъде покрит с излишъци. Те се отписват в рамките на установените норми със заповед на ръководителя. Ставките за отписване не важат за фабрично произведени лекарства.

Загубата на наркотици не може да се припише на естествено разхищение:

• по време на съхранение, транспортиране, поради нарушаване на условията и правилата за техническа експлоатация;
• при ремонт или транспортиране на оборудване;
• по време на складови операции, аварии, извънредни ситуации;
• технологични загуби.

В счетоводните записи недостигът се отнася до разходите за разпространение и се отразява в осчетоводявания:

DT94 KT10 - вписването се извършва въз основа на акта за опис;

DT20(44) KT94 - вписването се извършва въз основа на сертификата за изчисление.

В NU загубите в рамките на нормите за загуба са свързани с материални разходи. Самите норми са посочени в такива Заповеди на Министерството на здравеопазването: № 1689 (2007), № 375 (1996), № 284 (2001), № 2 (2007).

Ако аптека ГОРЗДРАВ установи липси над нормите, тогава разходите се отписват на виновните лица със следните осчетоводявания:

• DT94 KT10 - въз основа на извлечението по сметката.
• DT73.2 KT94 - въз основа на реда на главата.

Кодексът на труда предвижда задължението на работника или служителя да компенсира действителните вреди на работодателя. Под последното се разбира реално намаляване на имуществото или влошаване на състоянието му, както и необходимостта работодателят да поеме разходите за възстановяване на имуществото. Финансово отговорните лица трябва да обезщетят изцяло щетите. Ако служител доброволно откаже да компенсира щетите, чийто размер надвишава средните му месечни доходи, възстановяването се извършва чрез съда.

Ако извършителите не бъдат идентифицирани или съдът откаже да възстанови, тогава загубите се отписват във финансовите резултати: DT91 KT94.

Отчитане на липси в NU

В NU такива загуби се включват в неоперативните разходи. Фактът на отсъствието на извършителите трябва да бъде документиран от упълномощения орган. Случаите на кражба на ценности в аптека трябва да се разглеждат от държавните органи. Ако извършителите не бъдат открити, предварителното разследване спира. По този факт комисията се произнася с постановление, препис от което се изпраща на прокурора. Копие от този документ само потвърждава отсъствието на извършителите.

Имот, чийто недостиг беше открит при инвентаризацията, не е използван за транзакции с ДДС. Ако извършителите на кражбата не бъдат открити, тогава сумата на данъка подлежи на възстановяване.

Инвентаризация в аптека: документи

Законът не установява ясни форми на формуляри за обработка на резултатите от проверката. Следователно, градският здравен отдел, аптеката могат да разработят своя собствена форма на акта, като посочат в него всички необходими подробности. Можете да вземете за основа готовите формуляри на Държавния комитет по статистика (например INV-3) и да ги допълните с необходимите полета.

Този инвентарен списък показва всички членове на комисията, мястото на проверката, информация за мерните единици,действителна наличност на съоръжения и данни за баланса.

Резултатите от инвентаризацията (липси и излишъци в количествено и парично изражение) се отразяват в акта чрез сравняване на действителната наличност на лекарства със счетоводни данни. Лекарствата с изтекъл срок на годност трябва да бъдат включени в отделен опис. Това ще улесни тяхното отписване. Тези лекарства не трябва да се отразяват в общия акт за инвентаризация.

Отписване на лекарства с изтекъл срок на годност

Процедурата за установяване на срока на годност на лекарствата е задължителна за всички фармацевтични компании. Под срок на годност се разбира времето, за което лекарството трябва напълно да отговаря на всички фармакопейни изисквания и технически условия, при които е пуснато. Лекарствата с изтекъл срок на годност трябва да бъдат изтеглени от продажба и отписани. За тези цели можете да разработите своя собствена форма на документ или да използвате утвърдения: TORG-15, TORG-16.

Няма регулаторен документ, който да предписва правилата за унищожаване на наркотици. Като част от тази операция можете да се обърнете към заповед на Министерството на здравеопазването N 382. В нея е посочено задължението на собственика на нискокачествени, фалшиви и фалшифицирани продукти да ги унищожи. Самата процедура е регламентирана с правителствено постановление № 674. Такива лекарства се прехвърлят по договор на специализирана организация, която има лиценз за обезвреждане на отпадъци от класове I-IV.

Данък върху доходите

Процедурата за отписване на лекарства с изтекъл срок на годност обикновено не предизвиква въпроси. Най-вече счетоводните служители се интересуват от начина на отписване на направените разходи.

Министерството на финансите в писмо N 03-03-06/1/24154 уточнява, че стойността на стоката с изтекъл срок на годност и разходите по нейното обезвреждане могат да бъдат отнесени към разходи (чл. 264 от Данъчния кодекс), при условие че последните са документирани. Обърнете специално внимание на тази точка.

Когато се извършва инвентаризация на аптечен склад, често се използва товарителницата TORG-15. Той обаче не показва информация за естеството на дефектите. Следователно, за да потвърдите разходите за унищожаване на лекарства, трябва да представите следните документи:

• акт на инвентаризация;
• решението на притежателя на наркотици да ги изтегли и унищожи;
• споразумение с компания за изхвърляне на отпадъци, копие от лиценза;
• документ, потвърждаващ трансфера на наркотици;
• сертификат за изхвърляне.

Следната информация трябва да бъде разкрита в тези документи:

• обект за унищожаване;
• име на лекарствата, тяхната форма, дозировка, серия, мерна единица;
• брой прехвърлени лекарства;
• информация за тара и опаковка;
• име на производителя.

Всички тези данни са необходими за идентифициране на изхвърлените лекарства.

Заключение

Поне веднъж годишно, преди подаване на годишни отчети, трябва да се направи инвентаризация в аптека. Процесът на сравняване на размера на действителното имущество с номера трябва да бъде записан в одобрените документи впо предписания начин. Ако е възможно, по-добре е да използвате компютърен метод за събиране на данни. Всички лекарства с изтекъл срок на годност се записват в отделен акт, в който се посочват всички данни, необходими за тяхното по-нататъшно отписване. Само ако тези изисквания са изпълнени, разходите за стоки с изтекъл срок на годност и разходите за тяхното обезвреждане могат да бъдат разходени.