Инвентаризация в бюджетна институция: правила и етапи на изпълнение

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Всяка бизнес дейност в предприятието предполага наличието на специфични спестявания в неговите притежания. Това включва материални и нематериални активи, дълготрайни активи, готови продукти или стоки за продажба, парични активи и друго имущество. Каквато и да е фирмата – голяма или малка, индустриална или търговска, държавна или частна – тя задължително трябва да преизчисли списъка на наличните имоти в нея чрез опис. В бюджетните институции тази процедура се извършва с особено внимание.

Концепция за инвентара

Опис, според основната си дефиниция, означава преизчисляване на паричните позиции, записани по сметката на имуществото на предприятието, със специфично сравнениеполучени резултати с предишната проверка. Тази дума първоначално предполага познат термин, наречен "инвентар". Но си струва да се отбележи, че процесът на извършване на инвентаризация в бюджетна институция включва количествено измерване не само на икономическия имот или инвентарните обекти, които са възложени на финансово отговорни лица, но и на списъка на средствата, съхранявани в банкови сметки и в брой (на ръка), разплащания с длъжници и кредитори, както и финансови задължения. Основната цел на това събитие е да се идентифицират излишъци или липси, които могат да възникнат в хода на икономическата дейност, както и да се търсят възможни грешки, допуснати от служители от различни области на икономическото функциониране на предприятието като цяло. Въз основа на резултатите от инвентаризацията в бюджетна институция отговорните за липси подлежат на дисциплинарно наказание под формата на забележки или бонуси, както и обезщетение за щети.

Стойност за предприятието

Провеждането на редовни проверки в предприятия, поддържани за сметка на държавни средства, е неразделен процес от тяхната икономическа дейност. Значението на инвентаризацията в бюджетните институции се дължи на списъка с възможни ситуации, които подлежат на задължителен контрол от ръководството, а именно:

• условия за прехвърляне на имуществото на бюджетно предприятие под наем;
• условия за продажба или обратно изкупуване на бюджетни имоти;
• мониторинг на състоянието на актива изадължения на публична институция;
• смяна на отговорно лице и прехвърляне на дела;
• наличие на факти за кражба, злоупотреба с власт и повреждане на ценности;
• ситуации на пожари, природни бедствия и други извънредни ситуации.

Непременно се инвентаризират най-важните и тежки компоненти на имуществото на бюджетната институция, чийто списък включва:

• предприятие каса;
• дрога;
• трайни активи;
• инвентар;
• библиотечен фонд;
• списък с благородни метали и камъни.

Правила

Правилата за провеждане на инвентаризация в бюджетна институция са регламентирани от действащото законодателство. Едно от основните изисквания за правилното провеждане на проверката на държавната собственост е задължителното формиране на състава на комисията. Със заповед за инвентаризация в бюджетна институция се определят конкретни лица, които ще бъдат членове на тази комисия. Кръгът от лица, представени за проверка, включва само служители на персонала на това предприятие, но не и трети страни под формата на експерти оценители, служители на държавни инспекции и т.н. Задължителните представители на комисията са главният и обикновеният счетоводител и се ръководят от нейния ръководител и неговия заместник. Важно е да се отбележи, че материално отговорните лица не могат да бъдат част от инспекторите. Освен членовете на екипа за преглед, директорът на институцията се утвърждава впоръчайте конкретни дати за проверка. В края на инвентаризацията на имуществото в бюджетна институция се извършва анализ на липси и излишъци, установяват се виновните, налага се административно наказание от виновните лица, ако има такива.

Етапи на изпълнение

Цялата работа по проверка на парични и безкасови позиции в имуществото на държавна институция е разделена на няколко етапа.

Първият етап е подготовка. До началото на одита счетоводният отдел трябва да завърши работата с всички документи за получаване и издаване на материални активи, както и да направи необходимите вписвания в списъка на аналитичните счетоводни регистри, като предварително е определил салдата в деня на одита.

Вторият етап е директната инвентаризация в бюджетна институция. Изготвят се съответни формуляри за вписване на данни за резултатите от проверката, вписват се имената на членовете на комисията, преброяват се, претеглят, измерват се конкретни предмети, подлежащи на инвентаризация, след което се запечатват помещенията, подлежащи на проверка, за предотвратяване на фалшификация или последваща кражба на инвентара.

Третият етап е регистрация на инвентарните записи. Изрично установените от действащото законодателство форми регламентират приключването на резултатите от одит на дълготрайни активи, нематериални активи, други нематериални активи и наличности, наличието на парични средства и ценности, както и строги формуляри за отчет, разплащания с длъжници и кредитори, и материални активи в склад.

Четвъртият етап е проверка на завършените инвентаризации. Той обобщава резултатите от инвентаризацията на дълготрайните активи в бюджетна институция, пасивите, активите и паричните средства. На този етап се разкриват излишъци и липси на имуществото на предприятието.

OS Inventory

Инвентаризацията на ДМА в бюджетните институции е една от най-приоритетните и отговорни области в работата на ревизионната комисия. В крайна сметка тук е необходимо да се анализира и изчисли не само действителното наличие на активи в предприятието, но и да се определи физическото състояние на всеки обект, който трябва да бъде проверен. Това изисква опит и определени умения на членовете на комисията, избрани от ръководителя, тъй като списъкът с дълготрайни активи често е твърде голям: включва много артикули от недвижими имоти до канцеларски химикалки и моливи.

Процедурата за извършване на годишна инвентаризация в бюджетна институция на ДМА, както и за частна извънпланова проверка, включва специфични принципи за анализиране на обекта на изследването. Целта на такава проверка е:

• преизчисляване и фиксиране на действителната наличност на дълготрайни активи;
• сравнение на получените данни със счетоводната информация, въведена по-рано в програмата 1C;
• идентифициране на несъответствия и идентифициране на липси и излишъци, ако има такива;
• проверка на обекти неизползваеми;
• Идентификация на имоти, машини и съоръжения, които не отговарят на критериите за признаване.

Обектитепоземлените имоти с техните сгради, конструкции, недвижими имоти не подлежат на задължителна годишна проверка, а бюджетната институция не е длъжна да извършва инвентаризация на такива средства ежегодно - достатъчно е да ги проверявате веднъж на всеки три години..

Изплащане на инвентара

Не по-малко важен момент в работата на държавно предприятие е проверката на касовия апарат и съхраняваните в него средства. Целта на инвентаризацията на касовия апарат в бюджетна институция е да се провери действителното счетоводство в текущия обект на касови операции, както и да се установи съответствието на информацията в касовите документи с действителните пари. Но в какви случаи касовият чек е задължителен? Това се предшества от следните ситуации:

• прехвърляне на държавен имот под наем или собственост на купувача;
• навечерието на годишните отчети;
• промяна на MOL;
• откриване на признаци на кражба, кражба, повреда на имущество;
• непреодолима сила;
• природни бедствия;
• злополуки;
• спешни случаи;
• ликвидация или реорганизация на предприятие.

Преди проверката се спират всички процеси по движението в касата, касиерът предоставя на комисионната комплект от всички PKO, касов апарат, касови извлечения. Като финансово отговорно лице, той също така потвърждава, че е представил цялата касова документация в счетоводството или на самите членове на комисията, а също така предоставя информация, че всички постъпили средства са кредитирани, а тези, които са останали, са били кредитирани. отписан. След това идва прякото провеждане напроверка, която предполага задължително преизчисляване на всички парични банкноти в касата с техния специфичен номинал, като разкритата в резултат на изчислението сума се сравнява с тази, посочена от касата в касата и остатъци в края на месечен цикъл. Ако фирмата разполага с касови апарати, проверката започва с проверка на чековете и вписаните в тях суми с данните в програмата. Те не заобикалят липсата на лимит в касата - сумата по салдата не трябва да надвишава нейната гранична стойност. Трябва също да се отбележи, че петна, грешки и изтривания в касовите документи са неприемливи. В края на инвентаризацията на паричните средства в два екземпляра комисията съставя акт за инвентаризация. Единият от тях се прехвърля в счетоводството, другият остава в МОТ в лицето на касиера.

Опис на задълженията

Описът на задълженията в бюджетна институция е насочен към установяване на надеждна финансова информация за отчитане и счетоводство, в процеса на която специалистите определят наличието и състоянието на задълженията на държавно предприятие. Какви обекти се проверяват от описа на задълженията? Те включват:

• обекти на заеми, заеми, заеми;
• специфични данъци и такси;
• социално осигуряване;
• доставка на стоки;
• изпълнение на работи и услуги,
• ниво на заплата.

По време на одита директорът определя състава на ревизионната комисия. Тя от своя страна се занимава с оценка на легитимносттаводено счетоводство. Установяват се просрочие за навременно плащане на заеми и лихви по заеми, определя се съответствието на цифрите в договорите и финансовите отчети. Инвентаризацията важи и за данъчно отчитане - зачитат се сумите, които са били осчетоводени по подсметки и които трябва да отговарят на информацията, въведена в декларацията.

В процеса на идентифициране на задължения към социалните фондове се проверяват преведените суми и се търсят задължения. Не по-малко внимателен е подходът към отчитането на заплатата на всеки служител, като се вземе предвид специалното внимание, което се отделя на установените недоплащания и надплащания.

Наред с други неща, ние наблюдаваме и анализираме разплащанията с купувачи, доставчици, клиенти, изпълнители. Анализират се условията за плащане на платежните нареждания и се проверяват подадените авансови отчети.

Годишно преизчисление на имоти

Представители на Бюрото за техническа инвентаризация понякога се канят да извършват годишно преизчисляване на имуществото на държавно предприятие. Бюджетната институция извършва задължителен годишен одит към 1 октомври всяка година (началото на четвъртото тримесечие на отчетния период). В допълнение към горните варианти за преизчисление, годишната инвентаризация предвижда проверка на следните компоненти на икономическата собственост на държавно предприятие:

• земя, недвижими имоти (на всеки три години);
• запаси, биологични активи, вече споменати вземания, задължения, приходи и разходи за бъдещи периоди, другизадължения (годишно);
• дълготрайни активи, оборудване, материални запаси (годишно);
• инвестиция, пари в брой, незавършено производство (годишно);
• селскостопански съоръжения (годишно);
• пчеларство, разсадници (годишно).

По време на годишната инвентаризация комисията извършва следната работа:

• брифинг за инспектори;
• организация на самата инвентаризация;
• контрол на инспекцията;
• правилно определяне на разликите в контрола;
• повторна проверка в случай на грешка в предварителното изчисление на имот;
• идентифициране на причините за разликата;
• отчитане на информация на ръководството чрез попълване на списък с инвентара.

Недостиг на инвентара

Недостигът, установен по време на инвентаризацията на бюджетна институция, подлежи на анализ. Само по себе си дефиницията за недостиг е недостиг на инвентарни позиции, установени по време на одита и директното им преизчисление. Ако недостигът е изчислен в рамките на нормите за естествена загуба, на материално отговорното лице не се прилагат санкции. В този случай сумата на недостига или повредата се дебитира от счетоводната сметка по конкретна цена, която включва договорната цена и дела от транспортните разходи, изразходвани за тези инвентаризации. Ако недостигът надвишава нормата на естествената загуба, тогава виновното лице се идентифицира и от него се събира глоба в размер на сумата, получена по време начекове за недостиг.

Излишък от инвентара

Идентифициран по време на инвентаризацията в бюджетна институция, излишъкът подлежи на капитализация. Превишените суми, получени в резултат на ревизията на ДМА, материални запаси, парични средства и други активи, се отчитат в баланса. Тази операция се извършва чрез приемане на излишъка за отчитане по текущата пазарна стойност (ако не говорим за парични средства, те идват в деноминацията, в която са в излишък, и данните за тях се записват в акта за инвентаризация на паричните средства). Неопитни начинаещи счетоводители или студенти, които не са завършили обучението си, дошли да работят в бюджетна организация и започнали да работят по инвентаризация, погрешно вярват, че излишъците не са недостиг, че в тях няма нищо ужасно. Но не е така. Особено когато става въпрос за касата.

В случай, че в предприятието се спусне извънпланова внезапна проверка с представители на държавния инспекторат, излишъкът, който открият в касата, дори в размер на една злощастна стотинка, се глобява на предприятието. Категорично е забранено съхраняването на собствени средства или непредадени пари на касата. Нивото на паричните средства в касата трябва ясно да съвпада с цифрите, въведени в съответната касова документация. Ако говорим например за дълготрайни активи, тогава те попадат в баланса на предприятието, но на ръководителя на институцията все пак ще бъдат задавани съответните въпросифинансово отговорни лица, които не са внесли излишния дълготраен актив в регистрите на дружеството в точния момент.