Чиновник: задължения и характеристики на професията

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Документообработката е характерна дейност на повечето предприятия, организации и частни фирми, която включва събиране, изпълнение и съхранение на цялата документация. Ефективността на получаване и обработка на информация зависи от коректността и грамотността на изготвянето на докладите, а това води до навременното приемане на ефективни решения. Съответно в персонала на всеки стопански субект има служител, чиито задължения се простират до управлението на документи. Какви са задълженията на чиновника?

Характеристики на професията

Служител, чиито задължения могат да варират от работа с документи до вземане на оперативни решения, винаги е търсен на пазара на труда. Може да работи във всяка компания, където има документооборот. Днес, според законодателството, всяко предприятие, независимо от обхвата и формата на собственост, е длъжно да има надлежно оформени придружаващи документи за дейността и финансите, а поддръжката им е отговорност на деловодителя. Те идват в тази професия от сродни позиции: диспечер-оператор, секретар-референт,офис мениджър или служител на бюрото за помощ. Добрият офис служител е незаменим специалист и надежден помощник на мениджъра. Служителят, чиито задължения отдавна са надраснали баналната бумащина, може да стане личен асистент на ръководителя. Специалист в тази професия е преди всичко служител, който отговаря за организирането и съхраняването на фирмени документи. Най-често той работи в офиса и се ръководи от данъчното, гражданското, съдебното законодателство. В малките фирми служителят, чиито задължения се простират само до попълване на документи, изпълнява задълженията си сам. Възможно е той и секретарката да са едно и също лице. В големите компании и корпорации в държавата има няколко служители от това направление, които обработват документи по специфичен кръг от въпроси.

Функционални задължения на служител

Неговото основно задължение е да поддържа документооборота на компанията, той:

• получава, кореспондира, сортира, изпраща всички бизнес документи и писма;
• води бизнес кореспонденция;
• ги следи в специални дневници и контролира неразкриването на особено важна информация, както и контролира навременното и правилно изпълнение на документите;
• подготвя всички необходими материали за изпълнителните и бизнес срещи;
• организира работата на архива.

Изготвяне на изисквания

Служителят трябва да има диплома за висше образование (икономика, право), има моменти, когато средното образование е достатъчно. Кандидатът трябва да владее свободно езика, да знае основните правила за водене на делови книжа. Тази професия изисква от специалист не само професионализъм и интелектуални способности, но и такива личностни характеристики като точност, организираност, точност, добра воля. Човек, който иска да работи като чиновник, трябва да се характеризира със способност за дългосрочна концентрация, отлична памет, психологическа стабилност, комуникативни умения и конструктивно възприемане на критиката. Най-често освен лични качества и диплома за образование, към кандидата се налагат и други изисквания, например владеене на чужди езици. Днес много компании си сътрудничат с чуждестранни предприятия и за да се избегнат недоразумения, служителят трябва да говори чужд език, най-често това е английски.