Разработване на ръководство за качество: процедура за разработка, характеристики, условия и изисквания

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Управление на качеството, разработване на ръководство за качество - днес това са най-важните задачи в системата за управление на качеството на предлаганите продукти или услуги. Препоръчително е да анализирате този въпрос по-подробно, да разгледате всички негови аспекти поотделно.

Избор на подход за разработване на документи

По един или друг начин разработването на ръководство за качество на организацията се предшества от избора на специфичен подход. С други думи, трябва да разберете кои точки си струва да се опишат в документа и кои не. Служителите на всяка компания трябва да използват този "справочник" в професионалните си дейности, така че този фактор трябва да се вземе предвид при създаването му. Как да организираме разработването на ръководство за управление на качеството, така че да е ефективно и ефикасно?

За да бъде ефективен всеки документ, трябва да се разбере, че той трябва да бъде разбираем и изчерпателен. Той трябвабъдете удобни за използване. Ето защо в процеса на разработване на ръководство за качество е важно да се има предвид, че той като правило включва цялата основна информация за системата за управление на качеството на структурата. Ако е необходимо, връзките към допълнителна документация стават релевантни. Простотата на представяне и яснотата правят възможно използването на ръководството както за специалисти, работещи в областта на качеството, така и за други служители на компанията. Лесното използване, което е толкова важно да се вземе предвид при разработването на ръководство за качество, гарантира, че служителите ще се позовават на този документ по-често, а не ще търсят решения чрез колеги или сами.

Пълнота като основно изискване за разработване на насоки

Препоръките за разработване на ръководство за качество за лаборатория, производствено предприятие или друга компания включват пълнотата на представения материал. Изглежда, че това изискване е едно от най-трудните. Но не бива да се страхувате. За щастие в нашия случай вече е изминал трънлив път, защото в момента има ISO стандарти за управление на качеството. Те са ясен регламент за това от какви елементи трябва да се състои системата за управление на качеството на едно предприятие. Освен това стандартите ви позволяват да не се чудите как е създадена тази система и как трябва да работи.

Когато разработвате ръководство за управление на качеството, трябва да знаете, че ключовият раздел на документа е описанието на целите на структурата вобластта на качеството. С други думи, говорим за идеи, които компанията планира да реализира в точно определен период от време. Постигането на целите, посочени от разработчика, се дължи на компетентното изпълнение на изискванията в областта на качеството. Така че, когато разработвате ръководство за качество за предприятие, си струва да подчертаете как всяко от тези изисквания се прилага отделно в тази структура. Обикновено заглавията на изискванията са заглавията на разделите на въпросния документ. Трябва да се добави, че в процеса на изготвяне на ръководството не бива да се дава воля на собственото си въображение относно номерирането на разделите. Когато разработвате ръководство за качество, няма смисъл да се отклонявате от номерацията, която е одобрена в стандарта. Само тогава окончателният документ ще бъде разбираем и разпознаваем както от служителите на компанията, така и от външните одитори.

Важно е да се има предвид, че определени хора обикновено са отговорни за спазването на изискванията на стандарта в предприятието. Съответно тези длъжностни лица трябва да бъдат посочени при разработването на ръководството за качество, а именно след описанието на индивидуалните изисквания. Отговорност могат да носят както собствениците на процесите, така и конкретни служители, които управляват дейностите, описани в документацията.

Яснота като изискване за разработване на насоки

При разработването на ръководство за качество за лаборатория, производствено предприятие или друга структура е важно да се вземат предвид редица изисквания. В допълнение към пълнотата на презентацията, значителна роля играе иразбиране на материала. По един или друг начин ръководството трябва да създаде представа за процесите, протичащи в компанията и тяхното взаимодействие. Това се прави с цел да се изпълнят изискванията на стандарта.

Така че, ако има конкретен процес, чието изпълнение отговаря на определено изискване на стандарта, е необходимо да се посочи в документа не само самия процес, но и неговият собственик. Ако изискването е изпълнено за дейност, която не се характеризира като процес, трябва да се посочи документирана процедура с инструкции за изпълнение на тази дейност с подходящи коментари, които са причинно-следствени.

При формиране на ръководство за качество за нови изисквания трябва да се има предвид, че по правило е необходима допълнителна документация за изпълнение на тези изисквания. Това са например регламенти за процеса, които определят състава на отговорните лица и етапите на самите процеси. Важно е да знаете, че препратките към тези документи задължително са фиксирани в ръководството. В резултат на изпълнението на тези операции всеки служител трябва да разбере от първо четене какво се очаква от него по отношение на изпълнението на изискванията на стандарта за качество и съответните цели в тази област. Служителят трябва да има предвид какви са начините за постигане на тези цели, поне на работното си място. Изпълнението на тези препоръки за разработване на ръководство за качество ще направи възможно включване на всички служители на организацията в процеса на управление на параметрите за качество на предоставяните продукти или услуги.

Леснота за използванеръководства

Друго важно изискване за разработването на ръководство за качество за лаборатория, производствено предприятие или друга структура е неговата лекота на използване. Невъзможно е да се спори с факта, че дори и на най-мощната кола не можете да стигнете далеч и наистина не можете да напуснете изобщо, ако воланът му е монтиран в багажника. А претоварването на арматурното табло с всякакви вторични сензори по някакъв начин ще доведе до факта, че водачът ще започне да се разсейва от основния процес в неговия случай, за да чете интересни индикатори.

Пример за ръководство за качество по ISO

Би било полезно да прегледате ръководството и неговите стандартни раздели с конкретен пример. За да направим това, ще вземем лаборатория за изпитване. Първият раздел на документа е въведение. Той гласи:

• име на структурата в пълна и съкратена форма;
• регулация на дейността на лабораторията, където е необходимо да се посочат имената на документите и техните регистрационни номера;
• местоположение на юридическото лице, където трябва да посочите пощенски и юридически адрес;
• подробности за контакт (имейл, телефонен номер);
• организационна структура на компанията, която по правило може да се намери в приложенията към основния документ.

Между другото, най-добре е да покажете организационната структура схематично.

Обхват на приложение

След въвеждането в процеса на разработване на ръководство за качествоважно е изпитателната лаборатория да посочи обхвата. Тази тема е извадена в отделен раздел, обикновено първият поред. Например:

1. Този документ представя политиката за управление на качеството и ключовите принципи и практики, които осигуряват функционирането на система за качество в изследователска лаборатория.
2. Ръководството е разработено от един или друг служител, подписано от директора на изследователския център, а също и одобрено от ръководството на организацията и подсигурено с печата на юридическото лице.
3. За да се гарантира, че системата за качество се поддържа на високо ниво и ефективна, и корективните действия се предприемат своевременно, ръководството се преразглежда и допълва при промяна или реорганизация на юридическо лице, както и в случай на промяна в обхвата на акредитация на структурата или подобряване на системата за качество.
4. Този документ е съставен, за да отговаря на изискванията на някои закони и разпоредби на държавата.
5. Обхватът на системата за управление на качеството се простира до всички точки на изпълнение на лабораторните дейности.

Нормативни препратки

Вторият раздел на въпросния документ обикновено съдържа нормативни препратки. Важно е да се отбележи, че всички закони, наредби, справочници и други източници, които се използват при изготвянето на ръководството за качество, трябва да бъдат ясно и подробно описани и маркирани. Освен това е препоръчително да преминете към запознаване с третия раздел на ръководството, който описва всички термини и дефиниции,използван в работата.

Термини и дефиниции

Този раздел е доста голям, така че нека го разгледаме на конкретен пример от нашата лаборатория. Следните термини и дефиниции се прилагат в този документ:

• Акредитацията е потвърждение за съответствието на юридическо лице или индивидуален предприемач с определени критерии.
• Извлечение от регистъра (с други думи, удостоверение за акредитация) е документ, който се генерира автоматично със средствата на държавната информационна система в областта на акредитацията. Това е сертификат, потвърждение за факта на акредитация в конкретна област на дейност.
• Качеството е набор от свойства, присъщи на обект. Обикновено тези характеристики се отнасят до способността на съоръжението да отговори на първоначално установените нужди.
• QCA, или количествен химичен анализ, е количествено определяне, формирано експериментално и отнасящо се до съдържанието на една или повече съставки на пробата чрез физични или химични средства..
• Аналитична техника е комплекс от специално характеризирани операции, чието изпълнение води до получаване на CCI резултати с установени показатели за точност.
• Одитът или вътрешният преглед е документиран, независим, систематичен процес за получаване на резултати от одита и обективна оценка на тези резултати, за да се установи степента, до която са изпълнени предварително договорените критерии за одит..
• Програмата за одит енабор от установени критерии за одит на един или поредица от одити, които са планирани за определен период от време и са насочени основно към постигане на поставените цели.
• Критериите за одит са набор от изисквания, процедури и политики, които се използват като референции. Важно е да се отбележи, че критериите за одит се използват, за да съпоставят одиторските доказателства срещу тях.
• Одиторът е лице, което демонстрира своите лични характеристики и компетентност за извършване на одит.
• Одитен екип – един или повече одитори, които участват в одита.

Списъкът с термини и дефиниции може да бъде продължен, но основната цел на тази статия е да изясни значението и естеството на материала, публикуван във всеки раздел на ръководството, така че е препоръчително да преминете към следващия параграф.

Изисквания за управление на качеството в лабораторията

Този параграф е последният в разглеждания документ. Въпреки това, той е най-информативен. За начало е необходимо да посочите името на лабораторията тук, както в първия раздел, и след това да предоставите информация за управлението на структурата, а именно, трябва да опишете позицията на ръководителя на изследователския център или качеството мениджър и на когото се отчитат. След това е препоръчително да се характеризира организационната структура и управленския персонал с длъжности и свързани професионални отговорности. Освен това е важно да запомнитезаместващи пътища, тоест заместник-директори на различни отдели на лабораторията. След това говорете за:

• Отговорен за служителя на системата за управление на качеството. Необходимо е да се посочи не само неговата длъжност, но и данните от съответната заповед за работа.
• Внедряване на QMS и основите на нейното функциониране.
• Отговорности и правомощия на служителите на изследователския център в областта на качеството, включително разпределението на задълженията, правата и отговорностите между служителите на изследователския център.
• Правила за дейността на структурата.
• Десен изследователски център.
• Политика за поверителност, дори от трети страни.
• Отговорност на ръководството за дейностите, които се организират в лабораторията.
• Комплект от нормативна и техническа документация, която при всички случаи действа като собственост на клиента. И така, след лабораторна работа, тази документация остава в изследователския център или се връща на клиента по предварително споразумение.
• Резултатите от извършената работа и издадените книжа, които са собственост на клиента само след заплащане на работата.

Какво друго?

В допълнение към елементите по-горе, в раздела "Изисквания" относно лабораторния център, трябва да посочите следното:

• Сключване на договори за подизпълнение за извършване на измервания. Трябва да се добави, че целта на тази процедура е да осигури качествени резултати от тестав случай на подизпълнители, участващи в изпълнението им. По един или друг начин изследователската лаборатория носи пълна отговорност за работата, която се извършва от организацията подизпълнител.
• Управление на работата, свързана с тестове, които не отговарят на одобрените изисквания.

След описание на всички раздели на ръководството с помощта на примера на изследователски център и подробен анализ на всички изисквания към документа днес, препоръчително е да направите някои заключения.

Основният момент е необходимостта да се документира цялата гама от процеси, извършвани в областта на осигуряване и подобряване на качеството на предоставяните продукти или услуги. Също така е важно да имате документ, уреждащ въпросите на управлението на документи като цяло като част от документирани процеси.