Планирането на проекта е Етапи и особености на процеса, разработване и изготвяне на план

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

По време на планирането се вземат качествени и количествени решения за постигане на целите на организацията в дългосрочен план. Освен това в хода на такава работа е възможно да се определят точно оптималните пътища. Планирането на проекта е изработването на точна схема, по която ще се осъществява развитието на организацията. Това ви позволява да обмислите всички детайли, да изберете начини за решаване на проблеми и да постигнете целите си. Как се извършва такава работа ще бъде обсъдено по-късно.

Насрочване на среща

Планирането на проекти е важен процес в управлението на бизнеса. Това е изключително важно, поради което почти всяка компания днес извършва тази работа. Отнема известно време и ресурси, но се отплаща.

От качеството на планирането до управлението на проектизависи от по-нататъшното им изпълнение. По време на такава процедура се извършва иницииране, по време на което се утвърждават хартата, регистърът на участниците и се избира стратегическа насока за по-нататъшно развитие.

Първо се изработва редът на основните действия. След тяхното одобрение, детайлите се уточняват.

Очертавайки концепцията на бъдещия проект и основните етапи от неговия напредък, ръководството ще може да коригира всички негови етапи, да избере най-добрите начини за постигане на поставените цели.

Планирането на проекта е важен процес в управлението. Тя ви позволява впоследствие да наблюдавате, своевременно коригирайки движението по пътя на развитие. Реалните показатели се сравняват с планираните, което разкрива информация за степента на изпълнение на планираните задачи. В хода на наблюдението се взема предвид постоянно актуализираната информация от външни и вътрешни източници. Заложените в плана условия и показатели подлежат на промяна, тъй като трябва да отговарят на реалната ситуация.

Планирането засяга пряко всички процеси на управление на проекти. Следователно, тя се извършва от всяка организация. Невъзможно е да се управлява нищо, ако няма ясно установена последователност от действия. Тези етапи са задачи, чието изпълнение води до постигане на целта. Ако нещо започне да се обърка, както е планирано, мениджърът идентифицира причините за подобни явления, взема се решения за правилните действия в дадените обстоятелства.

Процесът на планиране е началният етап от жизнения цикъл на проекта. Без него е невъзможнопостигнете желания резултат.

Задачи за планиране

Планирането на целите на проекта включва разработването на система от задачи, които като стъпки водят до тяхното постигане. Представената работа ви позволява да определите още преди началото на работата дали избраният вид дейност може да донесе печалба. Всеки инвеститор се стреми да инвестира средствата си в най-печелившия, печеливш проект. Възможно е да се очертаят основните параметри и резултати от бъдещи дейности, да се изберат адекватни, реалистични начини за постигането им по време на планирането.

За да бъде продуктивна, една организация ще трябва да се справи с редица предизвикателства. Ако в хода на изчисленията се окаже, че резултатът от такива дейности е отрицателен (компанията ще получи загуба), недостатъчно висока, е необходимо да се идентифицират причините за това явление. Чрез извършване на определени корекции е възможно да се повиши ефективността на проекта. На всеки етап от изпълнението на задачите могат да се правят промени. Те могат да бъдат както следва:

• Подробна информация, изясняване на целта (или целите) на дизайна, определяне на желания резултат от събитието.
• Определяне на обхвата и състава на бъдещата работа.
• Оценете времето на всеки етап.
• Изчислете бюджетната цена на проекта.
• Създайте график и изчислете бюджета за всяка фаза.
• Необходимостта от ресурси е определена. Изчислението се прави за всяка фаза на проекта и дейностите на организацията в тази посока като цяло.
• Логистичен план е в ход.
• Извършва се оценка на риска, създава се методика за правилна реакция в случай на опасни ситуации.
• Подробности за събитието са обяснени подробно на инвеститора.
• Подробностите са съгласувани с всички участници в процеса.
• Отговорността за извършване на работата и изпълнение на възложените задачи се разпределя между изпълнителите и ръководителите.
• Планираните взаимодействия и процедурите за управленско планиране се уточняват.

Управлението на проекти и планирането на проекти са тясно свързани. Само последователното изпълнение на поставените задачи в рамките на договорения срок и в пълен размер може да гарантира постигането на целта, реализиране на печалба в хода на дейността на компанията.

Основни процеси

В процеса на организиране на планирането на проекта се извършват редица задължителни и незадължителни действия. Независимо от дейността на организацията, те се прилагат в хода на създаване на цялостна стратегическа визия. Задължителните процеси включват следното:

• Описание и допълнителна документация на всички планирани задачи, съдържание на проекта.
• Определяне на основните етапи на проекта, тяхното последващо детайлизиране.
• Изготвяне на прогнозна оценка. Изчислява се общата цена на всички ресурси, необходими за завършване на проекта.
• Изготвяне на план за действие стъпка по стъпка, чието изпълнение ще доведе до постигане на вашите цели.
• Описва последователността на работа.
• Зависимости от техническо естество, както и ограничения върху извършената работа.
• Изчисляване на времето, необходимо зазавършване на всеки етап от работата, определяне на разходите за труд и други ресурси, които ще бъдат необходими на всеки етап от производствения цикъл.
• Определяне на типа, набора от ресурси, както и техния обем.
• Показване на действителното време на работата, ако ресурсите са ограничени.
• Създайте бюджет и свържете прогнозните разходи за всеки тип работа.
• Създайте завършен план.
• Събиране на резултатите от друга изследователска работа по време на проектирането, оформление на планираните стойности в един документ.

По време на планирането и развитието на проекта тези действия са задължителни.

Допълнителни процедури

По време на планирането на изпълнението на проекта някои процеси може да не са необходими. Едва когато възникне нужда от тях, мениджърът ги включва в общия списък. Тези поддържащи процеси включват следното:

• Планиране на стандарти за качество, задаване на техния максимален допустим обхват. Обсъждат се и начини за постигане на необходимото ниво на характеристиките на готовия продукт.
• Планиране в сферата на организацията, което предполага разпределение на функционалните компетенции, отговорности и подчиненост между всички участници в проекта.
• Избор на персонал с подходящо ниво на квалификация, професионален опит, чиито дейности ще позволят проектът да бъде реализиран възможно най-скоро. В някои случаи е необходимо формирането на добре координирана екипна работа.
• Установете комуникации със защитени членовепроект с необходимата ви информация.
• Идентифициране на видовете рискове по проекта, тяхната оценка и документиране. Това ви позволява да идентифицирате и премахнете несигурността дори на етапа на планиране, за да оцените степента на възможното им въздействие върху проекта. На този етап се изчисляват както благоприятните, така и неблагоприятните сценарии за развитие на ситуацията при изпълнение на избраната стратегия.
• Планиране на логистични процедури. Прецизно е посочено какви суровини, други необходими материали и ресурси ще бъдат закупени от външни организации, в какво количество, както и с каква честота ще се извършват доставките.

Може да са необходими и други дейности по време на планирането на проектните процеси. Зависи от целите, които организацията преследва в хода на работата си.

Стъпки за планиране

Има 4 основни етапа на планиране на проекта. Те бяха предложени от консултантската компания Booz Allen & Hamilton.

Стандартният модел на планиране е както следва:

Етап 1. Формиране на цели

Поставят се два вида цели. Те могат да бъдат официални или реални. В първия случай се предлагат критерии за определяне на полезността на проекта. Формалните цели произтичат от мотивацията на мениджърите. Истинските цели са начините, по които формалните цели могат да бъдат постигнати.

Стъпка 2. Анализ на проблема

По време на този етап на планиране се определя реалната ситуация на организацията. След това се прави прогноза за бъдещото му състояние. След товаизвършва се идентифициране на съществуващи проблеми, за което системите от цели се противопоставят на резултатите от прогнозния анализ. Това позволява проблемите да бъдат структурирани в крайна сметка.

Етап 3. Търсене на алтернативи

Това са решения, които се изключват взаимно.

Етап 4. Оценка на алтернативите

Определя се приемливостта на всеки от съществуващите сценарии. Оценяват се ефективността и степента на риск на всяко решение, след което се взема подходящо решение. Оптималната алтернатива трябва да бъде не само практически осъществима, но и законна, което ви позволява да се приближите възможно най-близо до целта. В същото време се вземат предвид съществуващите ограничения във времето, ресурсите и т.н.

Когато създавате проект за планиране за териториален, индустриален или друг тип, не забравяйте да го приложите в бъдеще, за да сравните реалните резултати с планираните. Това ви позволява да управлявате напредъка към обща цел, да правите подходящи корекции своевременно.

График

Заслужава да се отбележи, че планирането на проекта се основава на малко по-различна схема. Той подчертава 5 основни етапа:

1. Дефиниране на работни места и записването им като списък. В някои случаи мениджърите правят грешки, като не изброяват всички процеси наведнъж. За да се изключи това явление, се препоръчва да се приложи методът на последователно разлагане в хода на определяне на предстоящата работа.
2. За всяка избрана позиция се определят редът и продължителността. Зависи оттехнологични особености на предстоящата работа. За това се използва и техниката на разлагане, която се допълва от експертни оценки. Това ви позволява точно да определите планираната продължителност на всяка операция. За да направите това, можете да използвате техниката за мозъчна атака, която ви позволява да разгледате характеристиките на технологията от различни гледни точки.
3. Определя вида на ресурсите и тяхната наличност. Това могат да бъдат финанси, материали, труд, информация и т.н. Графикът на извършената работа е свързан с графика на логистиката, финансирането и т.н. Всички етапи трябва да са взаимосвързани, да представляват непрекъснат процес. По този начин се избягват смущения в производствения процес. В същото време оскъдните ресурси изискват отделно разглеждане. Те до голяма степен определят продължителността и последователността на целия спектър от предстояща работа.
4. Ограниченията се задават отвън. Те включват сезонността на производството, технологичността на доставките на оборудване и други външни фактори.
5. Създава се система за реагиране на възникващи рискове в хода на управлението на проекта. Планирането на проекта започва с техния анализ. За най-вероятните и опасни заплахи се разработват подходящи мерки за реакция.

Принципи на планиране

В хода на планирането на бизнес проект мениджърът трябва да се придържа към определени принципи. Основните са:

• Целенасоченост. Изпълнението на проекта преследва ясна, крайна цел, без да се пръска върху незначителни задачи.
• Систематично. Бъдещото управление на проекти трябва да бъде цялостно и изчерпателно. В същото време се вземат предвид особеностите на неговото развитие и съставяне. В някои случаи проектът може да бъде разбит на подсистеми. Те също ще бъдат свързани. В същото време промените в една система водят до промени в друга структура. Разбиването на проекта на няколко части ви позволява да проследявате вътрешните връзки и взаимодействията на елементите, да изберете най-ефективната структура. Оценката на изпълнението на проекта в този случай може да се даде от гледна точка на качествени и количествени процеси.
• Сложност. Явленията се разглеждат от гледна точка на тяхната връзка и зависимост. За това се използват различни методи и подходи за управление.
• Сигурност. При планирането на работата по проекта се предвижда всички дейности да бъдат снабдени с необходимите ресурси.
• Приоритет. Основното внимание при разработването на проекта се отделя на основните, най-важни задачи. Тяхното определение зависи от цялостната концепция за развитие в бъдеще.
• Икономическа сигурност. Изчислява се степента на загубите и загубите, понесени от организацията в случай на неизпълнение на предвиденото събитие. Рисковете изобщо не могат да бъдат избегнати, но трябва да бъдат оценени и да се вземат обосновани решения в тази посока.

Структуриране на проекта

В хода на планирането на работата по проекта се изисква структуриране. Йерархичната последователност на работа включва разбиването на целия проект на отделни части. Това ви позволява да детайлизирате комплексите на различни нива. Такаваподходът опростява управлението на процесите.

Структурирането ви позволява да направите следното:

• Определете обхвата на работата за постигане на цели от междинен тип.
• Контролирайте степента на напредък на проекта, оценявайте възможността за постигане на всичките му цели.
• Отчитането се създава според оптималната структура.
• Показателите са зададени за измерване на напредъка на проекта.
• Отговорността е правилно разпределена между изпълнителите.
• Всички членове на екипа получават обективна, разбираема информация за целите и задачите на проекта.

Грешки в структурирането

Някои мениджъри допускат грешки в хода на структурирането, което се отразява негативно на постигането на целите. Основните са следните:

• Етапът на структуриране обикновено се пропуска. Мениджърът отива направо към търсенето на решения на проблемите на текущия период.
• Използват се само организационни единици, без крайни продукти или ресурси.
• Структурирането не покрива целия проект.
• Структурните елементи се повтарят.
• Няма интегриране на структури в съответствие със спецификата на изготвянето на проектна документация и финансова отчетност.
• Структурата е прекалено или недостатъчно детайлна.
• Отделни елементи на проекта не могат да се обработват на компютър.
• Нематериални крайни продукти (услуги, услуги и др.) не се вземат предвид.

Основания за структуриране

Планирането на проекти е отговорна работа. Структурирането трябва да се извърши правилно. Извършва се на следните основания:

• Периоди от жизнения цикъл на създавания проект.
• Характеристики на структурата на разделите.
• Компоненти на резултата, който ще се получи след завършване на проекта.
• Процес, функционални елементи от работата на компанията.
• Географско местоположение на обектите.