Коригиращите действия са Определение, характеристики и принципи

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Не бързайте да затваряте страницата, когато видите скучни "коригиращи действия", съчетани с много тъжните букви "QMS". Да, съгласни сме, по отношение на степента на досадност в очите на служителите на компании със система за управление на качеството, само защитата на труда може да спори. Междувременно QMS е най-ефективната и изпитана във времето система с ярка история и гениални инструменти за внедряване. Един от ключовите инструменти на системата е коригиращото действие.

Дефиниции и пояснения

Коригиращите действия са действията, предприети за отстраняване на причините за несъответствие. В този случай ключовата дума е „причини“. С други думи, всичко трябва да се коригира, така че подобни несъответствия никога да не се повтарят в бъдеще.

Несъответствието е отклонение от установените изисквания. Имайте предвид, че в QMS няма място за думи като „грешка“и това е многофундаментално. Изразът "грешка" предполага присъствието на виновника и следователно съответното наказание.

Няма нищо подобно в QMS и никога няма да има. Разбирането и приемането е половината от успеха при внедряването на QMS.

Първо, нека поставим всичко на мястото си.

Процедурно трио

Коригиращите действия в QMS е една от шестте задължителни процедури, описани в легендарния стандарт ISO 9000. Тази процедура е тясно свързана с другите две, ето как изглежда "тройката" заедно:

1. Процедура за управление на несъответстващи продукти.
2. Процедура за коригиращи действия.
3. Процедура за превантивно действие.

Просто казано, първо се определят всички несъответствия, а след това се планират и прилагат мерки за отстраняване на причините за тях.

Ключов проблем: къде да търсим "нещо"?

За да коригирате нещо, първо трябва да намерите и поправите това "нещо". Дефекти в произведените продукти, нарушения на дисциплината, грубост в общуването с ключов клиент, изкривяване на финансовите отчети, увеличаване на броя на нараняванията по време на работа - има много примери за несъответствие, те могат да бъдат много разнообразни по отношение от мащаба на щетите за дружеството и по предмет. Но всичко изглежда добре на хартия. Всъщност е много трудно да се съберат обективни производствени факти с негативен характер. Обикновено това се прави от представител на управлението на качеството, който няма представа за нюансите на производството и други вътрешни тайни.

Колекцияреални факти за планиране и изпълнение на коригиращи действия трябва да се извършват постоянно и в няколко източника: във вътрешен одит, доклади от служители, оплаквания на потребителите.

Няма да чукаме на себе си и на момчетата

Ето това е основната пречка пред внедряването на хладна система за качество, включително ефективно управление на коригиращи действия. Можете да провеждате семинари и да пишете мотивационни писма до служителите за важността на попълването на формуляр за доклад за несъответствие навреме, така че компанията незабавно да се втурне да планира и предприема коригиращи действия за отстраняването му. Те ще слушат с интерес, ще кимнат с глава и дори ще ви благодарят за вашия принос към общата кауза.

Но тогава рискувате да получите в най-добрия случай доклад за класическо несъответствие от широките маси на работниците: всичко е за ниски заплати, това е основното несъответствие. Повдигнете го и всичко веднага ще стане добре. Най-интересното е, че повечето хора пишат такъв доклад от сърце с искрена вяра в успеха.

Какво да правя и как да живея? Научете, обяснявайте, помагайте при попълването на формуляра, преговаряйте с първия мениджър, така че той да напише отчета първи. Не с измиване, а с търкаляне: трябва да мислите и да продължите да се придържате към линията си. Бъдете възможно най-ясни и прозрачни.

Разлика между коригиращо и превантивно

Дори консултантите по QMS понякога изпитват затруднения да обсъждат коригиращи и превантивни действия и да обяснят разликата между тях. Междувременно е доста просто, разликата е ясна и доста осезаема. Преценете сами:

• Проста корекция е да коригирате несъответствието на място. Пример: спукана тръба, която трябва незабавно да бъде запушена. Това ще бъде корекцията.
• Коригиращите действия са елиминиране на причините за несъответствието. Защо тръбата се спука и какво трябва да се направи, за да се предотврати това.
• Превантивното действие е действие за предотвратяване на несъответствие или развитие при въвеждане на нова услуга или продукт. Добър и много често срещан пример е предприемането на превантивни действия във всички клонове на компанията, ако се установи несъответствие в един от тях.

Всичко започна с британски бомби, които не избухнаха

Има много примери за коригиращи действия, включително исторически. Началото беше историята на британската бомба от Втората световна война, която постави началото на процесния подход и всички стандарти на ISO в производството.

Бомбите започнаха да експлодират често в някои британски военни фабрики, преди да бъдат изпратени (несъответствие). А в други фабрики, напротив, бомбите не избухнаха - още едно несъответствие. Решението (коригиращи действия) е намерено от Министерството на отбраната. Тя изпрати свои инспектори във всеки завод. Сега всеки производител беше длъжен да предпише последователността на всички операции, а контрольорът проверяваше дали работниците ги спазват. Бомби сега избухнаха на точното място в точното време. Просто? да. И брилянтен.

Toyota и японски пълен контрол на качеството

QMS в Toyotaотдавна е стандартът на японския модел за качество и обект на общо изследване и дискусия. Toyota е основната "база" на Едуардс Деминг, авторът на японското икономическо чудо с неговите известни принципи на работа, използвани във фабриките на Toyota по целия свят.

Коригиращите действия не са фокусирани върху личността на служителя, а върху неговото поведение. Не дисциплинарните мерки, а човешкото развитие и решаването на проблеми са основните ценности на Toyota в този блок от въпроси. Японската система за заетост през целия живот поема най-високата степен на отговорност на работниците. И за това хората трябва да работят търпеливо и внимателно.

Вземете например закъснението на служителите, което е неприемливо в японската корпоративна среда. Но ако смятате, че подобна неприемливост е вродено качество на хората в Toyota, тогава се лъжете. За нарушителите на трудовата дисциплина се подписва ясен петстепенен план за коригиращи действия. Отказването е последната пета стъпка, която почти никога не идва.

Рецептата на Toyota: пет стъпки за нарушители на корпоративната дисциплина

1. Първата стъпка е просто напомняне от лидера, за предпочитане под формата на шега или съвет за закупуване на будилник. Това действие не е коригиращо действие.
2. Ако закъснението продължава четири или повече пъти годишно, първото коригиращо действие се предприема под формата на писмено напомняне. Служителят трябва да напише какво ще направи, за да коригира ситуацията.
3. Ако един и същ служител закъснее поне два пъти през следващата година, ще се проведе дисциплинарно събрание с участието на висши органи. Целта на подобно коригиращо действие е да помогне на работника да намери възможно най-много решение и, внимание, да се увери, че нещастният човек е наясно какво очаква компанията от него. Извършва се анализ на коригиращите действия от предишния етап. На тази среща винаги присъства представител на отдела за персонал, който действа като адвокат на нарушителя.
4. Ако има две закъснения през следващата година, на служителя се дава … отпуск, за да вземе окончателно решение и да напише писмо до комисията. Ако комисията реши да задържи служител в Toyota, те му плащат този почивен ден.
5. Служителят вече има четири години "пробация". Ако през тези години възникне дори едно забавяне, комисията препоръчва работникът да бъде уволнен.

Трябва да се отбележи, че подобни съкращения в Toyota са изключително редки. Обикновено всичко се решава в предишните етапи на коригиращи действия.

Можете да стреляте. Просто внимавайте

Принципите на "Toyota" могат да бъдат приложени и тук. Ако се замислите, тогава анализът на несъответствията и търсенето на компетентно коригиращо действие са приблизително една и съща схема за намиране на причините.

Може да възникне несъответствие поради факта, че няма регулаторен документ и служителите просто не знаят как да извършват действия. Коригиращо действие е създаване на инструкция илимеморандум за реда на операцията.

Друга причина за неспазване може да бъде липсата на обучение или работни инструкции. Има правила и процедури, но никой не ги доведе до вниманието на служителя.

И сега третият вариант: има процедура и обучение беше проведено и напомнено още веднъж. Да, но служителят е немарлив и не иска да работи. Тук той трябва да бъде уволнен, това ще бъде тежко коригиращо действие. Вече не е необходимо да се доказва, че това решение се вписва в СУК и принципите на Toyota. И за да не се повтарят грешките при избора и наемането на нов служител за вакантна позиция, описанието на изискванията за свободна позиция в отдела за набиране на персонал трябва да бъде написано, като се вземе предвид случая с уволнението..

Нижни Новгород "диамантена" система: нулеви дефекти

В началото процентът на дефекти беше 65,9%. Известен пример за успешно прилагане на принципите на QMS в Русия. „Диаманти“е името на уникална авторска система, която е изобретена и внедрена в малкия завод „Instrum-Rand“в град Павлово в Нижни Новгородска област..

Заводът произвежда пневматични инструменти, които се закупуват в Европа и САЩ без предварителна проверка. Instrument-Rand е единствената руска компания, преминала инженерен одит от Mercedes-Benz. Естествено, екипът продължи дълго и упорито до това ниво.

От самото начало беше ясно, че всеки дефект може да бъде отстранен само ако има честна и изчерпателна информация за това как се е случило. Само в този случай беше възможно точно да се идентифицират несъответствията и да се предприемат коригиращи действия за отстраняване на причината за дефекта. С други думи, бяха необходими искрени признания от работниците, които не бързаха да го направят. Страхът да не загубиш бонус или да бъдеш наказан беше постоянен и всеобхватен.

По това време беше изобретена и внедрена система с "диаманти", които бяха … дефектни части. Предоставянето на информация за брака беше положително развитие, никой не беше наказан за това. Напротив, всяко несъответствие се обсъждаше в екипа, за да се намери заедно най-оптималното и правилно коригиращо действие. За "диамантите" поставят специални маси, като в музей. Ето как се промени психологията на работниците от Нижни Новгород и Tool-Rand започна да се издига до висините на цялостното управление на качеството.

Заключение

Търпение, свобода от стереотипи, добро познаване на историята на стандартите и отлични комуникационни умения са набор от доста постижими качества за реализиране на най-амбициозните планове за придвижване на компанията напред..

В бизнес литературата и в мрежата има много нови модели на управление: някои с екзотични имена, други с привидно необичайни подходи. Само повечето от тях приличат на нови опаковки за бонбони с класически пълнеж.

QMS със своята система от коригиращи действия никога не е разочаровала никого. Прости и гениални са двете най-подходящи думи, за да го опишат.