Оптимизиране на броя на служителите: видове, цели, дейности, процедури

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Служителите във всяка компания трябва да имат правилните умения и способности, за да свършат работата. За да е ефективна и рентабилна дейността на цялото предприятие, ръководството трябва да се погрижи за оптимизиране на числеността на персонала. Фирмата трябва да наема такъв брой граждани, който е необходим за оптималното функциониране на предприятието. Затова не е необичайно след внимателен анализ да се установи необходимостта от уволнение, съкращаване, преместване или наемане на служители. Оптимизацията може да бъде извършена от прякото ръководство на компанията или представители на организации на трети страни, специализирани в това събитие.

Концепция за оптимизация

Оптимизирането на броя на персонала в предприятието е процесът на определяне на броя на служителите, необходими за ефективното и оптимално функциониране на компанията. Точно при такива условия може да се очаква, че при минимални разходи за заплащане на работниците ще имаза да гарантираме отличната работа на компанията.

Оптимизирането на структурата и броя на персонала ви позволява да определите най-доброто съотношение на разходите за труд с ефективността на специалистите. Ръководството на различни компании може да използва различни методи за прилагане на този процес, но резултатът обикновено е промяна в броя на служителите във фирмата. Разрешено е броят на наетите специалисти да остане непроменен, но в същото време се извършват прехвърляния между различни структурни звена.

Процесни функции

Всеки работодател трябва да е наясно с някои от нюансите, които правят оптимизацията на персонала успешна:

• най-често след приключване на този процес се изисква да се направят определени промени в персонала на компанията;
• често ръководството трябва напълно да промени основните аспекти на функционирането на предприятието;
• в големите компании оптимизацията се извършва от преки служители на компанията с необходимото образование и знания;
• малки компании изнасят процедурата.

Чрез този процес фирмите могат да определят колко работници са необходими на компанията, за да генерира високи печалби с минимални разходи за труд.

Какви цели се постигат?

Целите за оптимизиране на броя на служителите са както следва:

• намаляване на разходите за труд за собственика на бизнесанаети специалисти;
• надграждане на уменията на служителите, тъй като те изпълняват само задачи, които съответстват на техните умения, образование и квалификация;
• освобождаване от служители, които не носят никаква полза за компанията, а в почти всяко предприятие има такива неефективни служители, които не искат да подобрят представянето си и не се интересуват от развитието на предприятието;
• подобряване на организационната структура на компанията, което гарантира лесно управление на всички служители на компанията.

Докато един добре организиран процес наистина може да постигне много смислени цели, важно е процедурата да се повери само на опитни професионалисти.

Последствия от неграмотната оптимизация

Ако оптимизацията на персонала не е извършена правилно, това може да доведе до негативни последици за предприятието. Ръководството няма да може да види ползи от процеса, а това също може да доведе до намаляване на печалбата от дейността.

Ако служители, които са действително важни и необходими за функционирането на предприятието, бъдат уволнени или намалени, това ще доведе до загуба, влошаване на имиджа на компанията или уволнение на други служители на компанията. Следователно процедурата трябва да се извършва само от опитни специалисти, които първо внимателно ще анализират всички служители на компанията.

Кога е необходима процедурата?

Мерки за оптимизиране на броя на служителитеможе да е различно. Те се избират в зависимост от причината за процеса. Процесът най-често се изисква в следните ситуации:

• компанията харчи твърде много, за да плаща на голям брой служители, но печалбата от операциите се счита за ниска;
• извършват се определени корекции в корпоративната култура на предприятието и някои консервативни служители не могат да променят правилата на своята работа, което води до намаляване на ефективността на дейността им и това става причина за трябва да се търсят по-лоялни и успешни специалисти;
• в производствения процес се въвеждат различни технологии или оборудване, с които досега съществуващите специалисти не са работили, така че има вероятност те просто да не могат да се справят с нови задачи;
• поради ниски печалби, ръководството на компанията може да реши да спре да работи в която и да е сфера на дейност, поради което необходимостта от услугите на някои специалисти отпада, което води до намаляване на длъжностите или персонала.

Основната цел на този процес е намаляване на разходите за заплати на служителите и увеличаване на печалбите от дейността на предприятието. Но в процеса на оптимизиране на броя на персонала в предприятието е необходимо да се вземат предвид причините за неговото прилагане.

Обработка на формуляри

Има различни форми и видове оптимизиране на броя на служителите. Те се избират в зависимост от причината за изпълнение на процеса иособености на промяната в броя на служителите. Избират се следните форми на процедура:

• намаляване на размера на разходите за труд на служителите;
• търсете нови служители с висока квалификация, опит и други необходими умения;
• изпълнение на различни дейности, чиято основна цел е повишаване на квалификацията на съществуващите служители или използване на мотивация за подобряване на представянето.

В зависимост от наличния формуляр се избират най-добрите методи.

Какви методи се използват за оптимизиране на броя на служителите?

За да извърши този процес, ръководството на предприятието може да използва различни методи. Като правило те прибягват до такива методи:

• уволнение на служители (възможно намаляване, както и уволнение по собствено желание или въз основа на специално споразумение на страните);
• отстраняване от компанията на отделни единици, които не носят печалба;
• лизинг на служители, аутсорсинг или аутстафинг.

Изборът на методи за оптимизиране на числеността на персонала зависи от причините за осъществяване на процеса, както и от целите, които трябва да бъдат постигнати от ръководството на предприятието. След това разгледайте всеки процес по-подробно.

Какви ефективни интервенции се използват?

За оптимизиране на броя на персонала все повече се използват различни методи, които са много ефективни и нови за работодателите. Те включват:

• Аутстафинг. Представлява се от процес, по време на който служителите се извеждат от компанията. Те могат да бъдат регистрирани в друга фирма, изпълняваща същите задачи.
• Аутсорсинг. Това предполага оттегляне на прекия работен процес от работата на фирмата. Това води до намаляване на разходите на компанията, както и до намаляване на броя на служителите.
• Лизинг на служители. Предполага, че фирмата ползва услугите на служител, който не е официално регистриран. Такива специалисти се предлагат от специални лизингови компании въз основа на конкретно споразумение. През определен период от време ръководството на организацията оценява способностите и възможностите на специалист. Ако сътрудничеството е успешно, тогава се сключва безсрочен трудов договор.

В Русия горните методи за оптимизиране на броя на персонала в една организация се използват доста рядко, но те се използват ефективно в западните страни, тъй като ви позволяват да постигнете целите си с минимални разходи и усилия от страна на собствениците на предприятието.

Политика за съкращаване

Мениджър, който планира да оптимизира, трябва да проучи определени препоръки на специалисти, за което подбира подходящата професионална литература. Оптимизирането на числеността на персонала почти винаги е свързано с необходимостта от намаляване на броя на служителите във фирмата. Това може да се дължи на промяна в посоката, въвеждане на ново оборудване или други фактори.

За да намалите количествотоработниците могат да се използват по различни начини:

• уволнение на граждани чрез изготвяне на мирно споразумение, чрез което служителите могат да очакват да получат добро възнаграждение;
• ако е необходимо да се спре сътрудничеството със служители, които не се справят с основните си задачи, поради което действията им водят до лоши резултати във функционирането на компанията, тогава се извършва сертифициране, така че ако се окаже от резултат от този процес, че гражданинът наистина няма необходимите умения и знания, тогава той е уволнен поради несъответствие с длъжността си;
• съкращаване на персонал или длъжност, но процедурата трябва да се извърши въз основа на изискванията на закона, поради което всички служители, с които ще бъдат прекратени договорите, се уведомяват за планирания процес два месеца предварително, а някои лица също имат преференциално право да останат във фирмата;
• уволнение на служители, които редовно нарушават трудовата дисциплина, тъй като при такива условия те не носят печалба на компанията, следователно могат да бъдат уволнени като част от дисциплинарни действия..

Необходимостта да спрем сътрудничеството с наети специалисти, като същевременно оптимизираме броя на служителите, води до факта, че служителите имат негативно отношение към този процес.

Причини за наличието на ненужни служители в една компания

Оптимизирането на броя на персонала почти винаги е свързано с необходимостта от прекратяване на трудови договорис различни служители. Може да не се справят със задачата или да не могат да работят в друга сфера на дейност. Идентифицирането на такива специалисти е доста лесно, но е важно да се знае откъде точно идват в компанията. Причините за появата на допълнителни работници, които не носят печалба на компанията включват:

• ако компанията актуализира оборудване и технологии, тогава много служители просто не могат да се справят с тези елементи и обикновено този проблем се появява при хора след 45 години;
• компанията използва лошо написани и недобре обмислени длъжностни характеристики, така че много служители не разбират какви действия са включени в техните задължения;
• целият офис не е разделен на зони и отдели, така че всички служители са в една голяма стая, изпълняваща различни функции;
• ръководителят на компанията е новодошъл в бизнеса, следователно по време на откриването на предприятието той не формира компетентна организационна структура;
• в компанията няма планиране на персонала, така че служителите се наемат спонтанно и това обикновено се отнася за предприятия, където хората канят свои роднини или приятели на работа;
• компанията няма ясно разделение на правомощията между всички служители на компанията;
• във всеки клон главният мениджър може самостоятелно да извършва функционални услуги, което често води до неграмотна организация на работата на служителите;
• се съставя стандартен трудов договор с работници, които трябва да извършват временна работа;
• инкомпанията получава ново оборудване, което се нуждае от нови служители, а предишните специалисти остават като помощници, въпреки че всъщност не носят никаква полза за компанията.

За да не се изправят пред необходимостта от съкращаване на служители в бъдеще, предприемачите трябва да подходят отговорно към подбора на служители. За сезонна или еднократна работа е желателно да се съставят срочни договори.

Как се идентифицират допълнителни служители?

Преди оптимизиране на броя на служителите е необходимо да се установят причините за прилагането му, както и да се изберат най-добрите методи и форми. Обикновено процедурата се изисква, когато се идентифицират голям брой служители, които не носят никаква полза за компанията. Можете да ги дефинирате по следните начини:

• извършва се одит на персонала за определяне на структурата на служителите по длъжност, възраст и други критерии;
• сравнява темпа на растеж на разходите за труд с темпа на растеж на печалбата от дейността на компанията;
• оценете броя на служителите в конкурентни фирми.

Преди съкращаване или съкращаване на работници, трябва да прецените дали този процес ще донесе положителен резултат за работата на предприятието.

Как се извършва процесът?

Ако ръководителят на предприятието осъзнае необходимостта от оптимизиране на служителите, тогава той може да извърши процеса сам или да се обърне към професионалисти. Ако е избран класическият подход към това събитие, тогава се изпълняват следните методи:

• директорът на компанията определя перспективните насоки за развитие на компанията, както и целите, които трябва да бъдат постигнати за определен период от време;
• избират се форми и методи за бъдеща оптимизация;
• избраната процедура се изпълнява, за която могат да се наемат нови специалисти, както и да бъдат уволнени или съкратени настоящи служители;
• всички процеси, внедрени в компанията, се преразглеждат, тъй като причина за загуби могат да бъдат не само служители, които нямат необходимото ниво на квалификация, но и други нюанси на дейността на компанията;
• съставяне на нова таблица с персонал;
• въвеждат се нови длъжностни характеристики или други документи, въз основа на които работят специалисти.

Ако една компания използва съкращения, за да намали броя на служителите, тогава работодателят трябва да се подготви за значителни финансови загуби, тъй като е необходимо да изплати обезщетение на съкратените служители.

Често дори бюджетните институции получават заповед за оптимизиране на броя на персонала. Това обикновено се дължи на ниската ефективност на такава организация.

Препоръки за работодатели

Ако ръководителят на предприятието реши да използва оптимизация, тогава е препоръчително да вземете предвид следните съвети:

• необходимо е да се намери индивидуален подход към уволнението на всеки служител;
• работодателят трябва да се подготви за недоволство на служителите;
• желателно е да се използват различни стимули, които позволяват на гражданите да се откажат сами или чрез компилиранеспоразумение на страните;
• при необходимост се използва работа на непълно работно време;
• ако служител има добър опит, но не се справя добре с нови задачи, тогава е препоръчително да го изпратите на обучение за напреднали, а не веднага да го принуждавате да напусне.

Ако като част от оптимизацията служителите бъдат уволнени незаконно, те могат да се обърнат към съда, за да бъдат възстановени на работа и да получат морални щети от директора.

Заключение

Преструктурирането и оптимизирането на броя на персонала в предприятието са сложни процеси, които могат да бъдат реализирани в различни форми и типове. Основната им цел е да минимизират разходите за труд за служителите. Те могат да се състоят в наемане или уволнение на различни работници.

Процедурата може да се извърши от служители на компанията или от специалисти на трети страни. Ако се планира да се уволнят специалисти, тогава е важно този процес да се извърши, като се вземат предвид изискванията на закона, така че такова решение на работодателя да не може да бъде оспорено.