Примери за отчети за напредъка. Как да напиша доклад

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Няма такъв лидер, който поне веднъж годишно да не изисква от подчинените си да докладват за извършеното. И проблемът е, че при рутинна заетост разработването на такъв документ изглежда доста трудна задача. И по някаква причина ни е неудобно да искаме примери за отчети за свършената работа от властите. Ами ако той реши, че не отговаряме на позицията, която заемаме?

Кой има нужда от това

Този въпрос е зададен от изпълнителя, получил задачата да докладва. Най-често служителите на фирмите се чувстват почти обидени от подобни изисквания. Но всичко има смисъл.

На първо място, отчетът за извършената работа е необходим на самия изпълнител. Не формалното, а заинтересованото отношение към този процес ще ви позволи да откриете тесни места и слабости във вашата квалификация. И така, се определят посоките, в които е възможно (и необходимо) да се развива. В крайна сметка всички се учим от грешките си.

Второ, лидерът се нуждае от това. Отчетът за извършената работа ви позволява обективно да оцените качеството ибързина на решаване на задачи. Благодарение на този документ много въпроси ще изчезнат - от най-примитивното „какво правиш през цялото време“до сложното „защо трябва да сменя компютъра ви за по-модерен“. Тъй като отчетът ще посочи, че е необходимо много време, за да се запишат промените в документа. И това не зависи от изпълнителя - остарялата офис техника не може да работи по-бързо. Всъщност затова изглежда, че служителят пие чай през цялото време - той просто чака операцията да приключи.

И въпросът: "Защо трябва да пиша отчет за свършената работа за месеца?" само по себе си е неправилно. Защото натрупването на статистическа информация и попълването на бази данни има смисъл за стратезите, а не за оперативните служители. Просто им е по-лесно да решат проблем, отколкото да говорят за методи за решаването му.

Какво да напиша

Примерите за отчети за напредъка показват, че трябва да пишете много подробно. Каквото и да изглежда като дребно нещо или малък жест, може да бъде ключов елемент при изпълнението на конкретни функции. Но разбирането за това ще дойде само след изучаване на няколко писмени доклада.

Ако работата е от рутинен характер, например съгласуване на документи и идентифициране на несъответствия, тогава има смисъл да се разработи таблична форма. В този случай, отново, в началото таблицата трябва да бъде много подробна и да съдържа много колони; с течение на времето необходимостта от някои колони ще изчезне и формата на отчета ще придобие нормален (прочетете - разумен) вид.

Bв редица случаи при съставяне на отчет за извършената работа (например учители) е невъзможно формално да се подходи към въпроса за интроспекцията. Всъщност, освен планираното учебно-методическо натоварване и изучаването на необходимия материал, училището се занимава и с образователна дейност. Това изисква специален подход към подготовката на документа: необходимо е да се разберат причините за изоставането на редица ученици, да се намерят начини да се заинтересуват децата от техния предмет. И в същото време не бива да забравяме за успешните (и дори надарени) ученици.

Докладвайте цели

За правилно съставяне и минимални времеви разходи е необходимо от самото начало да се реши с каква цел и защо се пише отчет за извършената работа за годината. Нека назовем най-популярните:

- обосновка на реалната полза от определена позиция в организацията;

- потвърждение на квалификацията на служител;

- демонстрация на ефективна работа пред ръководството;

- получаване на финансиране за следващия отчетен период;

- получаване на съгласие за разработване на посока (идея);

- обосновка за изразходване на разпределени ресурси и финанси и др.

Добре познатата формулировка - правилната постановка на проблема осигурява 50% от решението - работи и в този случай. Колкото по-добре разбираме защо е необходим отчет, толкова по-лесно ни е да го напишем. До факта, че документът „за показ“изобщо не изисква творчески подход от нас. И отнема много време.

Структура на документа

Ако компанията не разполагаразработена отчетна форма, тогава трябва да я разработите сами. Познавайки целта на документа, е необходимо да помислите върху неговата структура. Примерни отчети за напредъка предполагат, че е необходимо ясно и просто очертание.

В самото начало трябва да се обясни целта и логиката на представянето на информацията. Обяснете реда на представяне и направете съдържание. За таблицата е необходимо да се дадат кратки обяснения защо е избрана такава форма.

В рамките на раздели и подраздели също трябва да се придържа към единството на представяне. Така документът ще бъде по-разбираем, в резултат на това е по-лесен за възприемане. В доклад за дълъг период от време илюстрациите под формата на диаграми и графики са доста подходящи, което ще улесни възприемането. Но тук трябва да се придържате към правилото на „златната среда“: плътният текст, както и изключително визуалните материали, се изморяват много бързо.

Стил

За обикновен служител може би най-трудното нещо за писане е терминологията и формулировката. Един бомбастичен доклад ще изглежда неестествено и ще предизвика негативна реакция от страна на ръководството. Твърде простата формулировка (25 ксероксирани документа, например) също ще отблъсне читателя.

Но шаблоните трябва да се избягват. Единственото изключение е документът, който никой никога няма да прочете. Понякога срещаме подобни проблеми, но в тази статия се интересуваме от реални (не проформа) отчети.

В никакъв случай не трябва да говорите само за постижения. За да ги подчертаянеобходимо е да се говори за трудностите, които трябваше да се срещнат в хода на работата. Освен всичко друго, анализът на сложността е храна за размисъл относно оптимизирането на работата за ръководителите. Примери за отчети за напредъка показват, че не трябва да използвате неясни фрази като „незадоволително състояние“, „възникнали трудности“и т. н. По-добре е да наречете всичко с правилното му име: „счупена копирна машина“, „липса на достъп до интернет“, „липса или ненавременно получаване на информация от свързания отдел. Всичко това ни позволява да оценим адекватно и обективно текущата ситуация в компанията.

Оценка на резултатите

Всеки резултат трябва да бъде подкрепен с числа. Такава конкретизация дава разбиране на динамиката на развитие.

Освен това е необходимо да се зададат критерии за оценка на резултатите. Дали ще бъде предходният отчетен период (ако е тримесечен отчет, например) или, обратно, процентът на постигане на поставените цели, зависи от автора на документа.

Като цяло косвените индикатори могат да разкажат много за процеса на решаване на задачите. Тук също има изобилие от информация за по-нататъшен анализ. От определяне на разходите за труд до разбиране на правилното поставяне на цели.

От проблем към решение

Повечето отчети се пишат на база напредък по напредък. Документ, който ясно показва връзката проблем-решение, е по-изгоден. Читателят веднага разбира какви методи и техники (ако е необходимо)изпълнителят се възползва от навременното и качествено изпълнение на задачата.

Още по-подробната верига "специфичен проблем - неговите причини - поставяне на цели - решение" веднага подсказва необходимостта от представяне на ежедневен отчет в табличен вид. Освен това имената на графиките вече са известни. Информацията, представена по този начин, е лесна за четене и анализ.

Представяне на количествени показатели

В случаите, когато отчетът се състои главно от цифрови данни, табличната форма може да бъде много трудна за разбиране. Непрекъснат поток от числа буквално изморява читателя след няколко минути. Друго нещо - цветни диаграми и графики. Те са ясни, разбираеми, лесни за четене.

Всяка диаграма трябва да бъде коментирана. Освен това е необходимо да се посочи как различните графики са свързани помежду си; обясняването на причинно-следствените връзки допълнително ще улесни анализа на доклада.

Ако материалните ресурси са били изразходвани по време на работата, не трябва просто да ги изброявате всички. Вместо това трябва да бъдат изброени придобитите ползи. Суха фраза: „Закупено офис оборудване“ще звучи съвсем различно, ако напишете: „Създадоха се 2 работни места, което направи възможно увеличаването на продукцията на отдела.“.

Как да издадем документ

Въпреки факта, че няма единна форма на компилация, може да се изготви отчет за извършената работа в съответствие с GOST, който определя основнитенаучни критерии. В него са посочени изискванията за форматиране, тип и размер на шрифта и др.

Що се отнася до четливостта на документа, ето няколко съвета:

- опитайте се да имате не повече от 5 изречения в един абзац;

- ключовите индикатори могат да бъдат маркирани с шрифт или цвят;

- прекъсване на текста, така че таблицата или графиката да не заемат цялата страница; не забравяйте да оставите място за коментари за тях;

- напишете ясно и кратко резюме на отчета.

Тези съвети ще ви помогнат да улесните възприемането на вашия доклад, което означава, че първоначално ще настроят читателя за лоялно отношение към автора на документа. Представете си, че вие сте шефът. И направете отчета по начин, който би бил полезен и интересен за четене.