Изготвяне на резултатите от инвентаризацията: списък с документи, процедурата за съставяне

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Описът е представен от процедурата за сравняване на съществуващи активи с информацията, която е налична в счетоводните регистри на компанията. Процесът се извършва от специална комисия, назначена със заповед от ръководителя на предприятието. Често в резултат на процедурата се разкрива недостиг или излишък. Следователно регистрирането на резултатите от инвентаризацията трябва да се извършва с помощта на компетентни и официални документи. Те се съставят и подписват от членове на комисията.

Концепция за инвентара

Представлява се чрез стандартен и често използван метод за счетоводна проверка на състоянието и движението на различни имоти и пари в предприятието. Той идентифицира несъответствията между записите в счетоводните записи и действителните салда на различни артикули или средства в компанията.

Извършва се инвентаризация по отношение на различни имоти на предприятия. По време на изпълнението се взема предвидспециални Насоки, одобрени със Заповед на Министерство на финансите № 49. Тук е дадена и процедурата за регистриране на резултатите от инвентаризацията

Цели на събитието

Инвентаризация може да се извършва няколко пъти в годината въз основа на заповед, издадена от директора на дружеството. Процесът задължително се изпълнява, ако компанията е изкупена, отдадена под лизинг или продадена. Допълнително се извършва преди формиране на годишни отчети, смяна на финансово отговорното лице или при откриване на кражба във фирмата. Дълготрайните активи трябва да се преразглеждат на всеки три години. След различни природни бедствия или извънредни ситуации, фирмите трябва да идентифицират понесените загуби, за които се извършва инвентаризация.

Чрез този процес могат да бъдат постигнати няколко цели:

• Проверка на счетоводната грамотност от счетоводителя на компанията;
• откриване на различни незаписани транзакции;
• идентифициране на грешки, допуснати от счетоводния персонал;
• контрол върху безопасността на ценностите и навременността на плащанията;
• проверка на състоянието и условията за съхранение на имуществото;
• идентифициране на стоки, които са бавни или застояли;
• Проверка на почтеността на работата на финансово отговорните лица;
• изучаване на движението на материалните запаси в предприятието;
• откриване на транзакции, които по различни причини не са били отразени в счетоводството.

За постигане на горните цели е важно правилно да се проучи процедурата за провеждане и отчитане на резултатитескладова наличност. Ако документацията, изготвена след този процес, съдържа някакви нарушения или грешки, резултатите няма да бъдат признати за надеждни.

Типове процеси

Инвентарът може да бъде представен по няколко начина. Тя може да бъде пълна или частна, както и селективна или непрекъсната.

Освен това, процедурата е непланирана, планирана, контролирана или повторена.

Как се прави?

Провеждането на инвентаризация и формализирането на нейните резултати са сложни процеси, които се изпълняват само от инвентаризационната комисия. Тя включва фирмени специалисти, които не се интересуват от резултатите от процеса, а също така притежават необходимите знания и опит.

Процедурата по инвентаризация е разделена на следните стъпки:

• първоначално се издава заповед за управление, въз основа на която започва този процес;
• назначава се комисия за инвентаризация;
• избрани специалисти изучават приходни и разходни документи, както и различни отчети относно движението на пари или материални ценности;
• председателят на комисията одобрява цялата документация, която е приложена към регистрите;
• разписките се изготвят от финансово отговорни лица;
• реални материални активи се сравняват със записите в документацията;
• контролни проверки могат да бъдат извършени в края на процеса;
• само след това резултатите се издават.

Комисионната трябва да е компетентнаизготвят документи за получените резултати, които след това се прехвърлят за проучване на ръководителя на предприятието. Компетентното изпълнение на резултатите от инвентаризацията е ключът към законната и доходоносна дейност на компанията. Ето защо хората, които се интересуват от получените резултати, нямат право да провеждат процеса.

Процедура за документиране на резултатите от инвентаризацията

В края на процеса трябва да бъдат подготвени множество документи. Те се изучават и попълват от членове на инвентаризационната комисия, след което се предават за проучване в ръководството на дружеството. Въз основа на тези книжа се взема решение за привличане на финансово отговорни лица или счетоводители, поради което членовете на комисията трябва да се отнасят сериозно към извършването на резултатите от инвентаризацията. Документите, които се съставят в този случай, са представени от следните документи:

• заповед, въз основа на която започва процедурата за проверка и се издава от ръководителя на предприятието;
• контролен дневник, който показва как се изпълняват нарежданията на директора от членовете на инвентарната комисия;
• опис на различни имоти, представени от дълготрайни активи, нематериални активи, стоки или пари;
• актът на проверка на изпратените ценности;
• опис на имущество, прието за съхранение или транспортиране;
• акт за инвентаризация на благородни метали или благородни продукти;
• опис на ценни книжа и BSO;
• актът на проверка на направените изчисленияс купувачи, кредитори, длъжници или доставчици;
• отчета за съпоставяне, съставени във връзка с дълготрайни активи или друго имущество;
• акт на контролна проверка, с помощта на която можете да проверите правилното изпълнение на процедурата;
• поръчка за управление по отношение на резултатите.

Всеки документ има свои собствени характеристики. Точното документиране на резултатите от инвентаризацията позволява те да бъдат използвани за преследване на нарушители или идентифициране на кражби.

Правила за издаване на поръчки

Инвентаризацията се извършва единствено въз основа на официална заповед, издадена от ръководителя на предприятието. Този документ е включен в контролната книга, въз основа на която се оценява ефективността и ефикасността на изпълнението на заповедите на директора.

Пример за такава поръчка може да бъде проучен по-долу. Може дори да се генерира документ за непланирана ревизия.

Нюанси при правене на инвентаризации

Регистрацията на резултатите от инвентаризацията се състои във формиране на различни актове и описи. Правилата за тяхната компилация включват:

• те съдържат актуални данни, които се появяват в процеса на проверка от членове на комисията;
• можете да ги попълните с помощта на компютър или ръчно;
• грешки, петна или корекции не са разрешени;
• име на различни стойности,които се проверяват със сигурност са регистрирани въз основа на информация от номенклатурата;
• мерните единици трябва да са същите като в счетоводните записи;
• на всички страници на описите, броя на действително идентифицираните материални активи, както и техния брой въз основа на счетоводни документи;
• ако е допусната грешка, тя трябва да бъде коригирана чрез зачертаване, след което по-горе се дават правилните данни, като такава корекция се удостоверява с подпис на председателя на комисията и финансово отговорното лице на компанията;
• инвентарите не могат да имат празни редове, така че цялото останало пространство просто се зачертава;
• В края на документите се отбелязва, че ставките и данъците са проверени, както и всички изчисления са направени от членовете на комисията.

Ако инвентаризацията е извършена поради смяна на материално отговорното лице, тогава документът се подписва от бившия служител и от новия служител.

Поръчка на главата въз основа на резултатите от проверката

Формулирането и отчитането на резултатите от инвентаризацията е важна стъпка в тази процедура. То задължително включва издаване на заповед от ръководството на дружеството. Тази заповед се формира само след като директорът на дружеството се запознае с актовете за инвентаризация, съпоставителните отчети, описите и други подобни документи.

Въз основа на получените данни ръководството взема решение за резултатите от одита. Такова решение се одобрява с помощта на официална заповед. В товадокументът включва следните данни:

• име на фирма;
• избрана организационна форма;
• дата на издаване на документа;
• предоставя документи, от които ръководителят на организацията се е ръководил в процеса на вземане на решения;
• резултатите от проверката са одобрени;
• дава заповед, въз основа на която ще бъдат отстранени установените нарушения или несъответствия;
• назначени лица, които са изпълнители на поръчката, както и отговарящи за изпълнението на решението на директора.

Тази заповед се подписва от прекия ръководител на дружеството, а след това се заверява от счетоводител, който е длъжен да се запознае с съставения текст. След това документацията се прехвърля в счетоводния отдел, чиито служители отговарят за изпълнението на решението на директора.

Защо се изисква документация?

Не забравяйте да съставите официални първични документи въз основа на резултатите от одита. Именно те потвърждават, че е извършена висококачествена инвентаризация и че цялата идентифицирана информация е надеждна.

Правилното регистриране на резултатите от инвентаризацията дава възможност да се направи извод доколко информацията от счетоводството съответства на действителния брой различни стойности. Често с помощта на одит е възможно да се идентифицират просрочени задължения, измами или дори кражби от страна на служители на компанията.

Заключение

Описът е смислен начин за проверка на коректността на поддръжкатасчетоводство. Неговите резултати трябва да бъдат правилно съставени, за което се съставят много първични документи. Те трябва да се формират директно от членовете на инвентаризационната комисия, след което се проучват и подписват от ръководителя на фирмата.

Въз основа на тези документи можете да оцените колко добре се поддържа счетоводството на организацията.