Правила за водене на преговори: основни принципи, техники, техники

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-17 18:41

Всеки човек се сблъсква с това, което обикновено се нарича бизнес комуникация. Затова мнозина се интересуват как да напишат официално писмо, да приемат партньор и да преговарят с него, да разрешат спорен въпрос и да установят взаимноизгодно сътрудничество.

Бизнес комуникацията е от особено значение за хората, които управляват собствен бизнес. В много отношения успехът на техните дейности зависи от това колко добре владеят науката и изкуството на общуването. В западните страни курсове за обучение, обхващащи въпроси на бизнес комуникацията, се преподават в почти всеки университет и колеж. Не толкова отдавна правилата за водене на преговори започнаха да се изучават в местните висши учебни заведения. И несъмнено подобни дисциплини възпитават у студентите способността да установяват контакт с партньорите.

Тази статия ще говори за етиката на бизнес комуникацията и правилата за водене на преговори. Ще бъдат описани основните етапи на преговорите, видовете поведение на хората и някои принципи на взаимодействие с тях. Ще бъдат представени и правила за договаряне на технически средства за комуникация.

Какво е договаряне?

Преди да разгледате основните правила за водене на преговори, трябва да разберете какви са те и какви могат да бъдат. И така, преговорите са комуникация между хората, която се осъществява с цел постигане на определена цел. При преговорите всяка от страните в комуникацията има еднаква възможност да контролира хода на ситуацията и да взема решения.

Преговорите винаги предполагат, че участниците отчасти имат сходно мнение и отчасти не са съгласни с вярванията на другата страна. Те се срещат, за да стигнат до общ знаменател. Ако обаче страните са съгласни с убежденията си или, напротив, са много критични, това са напълно различни видове взаимодействие – съответно сътрудничество и конфронтация.

Функции и цели на преговорите

Общоприето е, че преговорите съществуват, за да се стигне до общо мнение и да се постигне съгласие за нещо. Въпреки че това мнение е много логично, има още няколко цели.

Необходими са преговори, за да се обсъдят проблеми (съществуващи или възможни), да се вземе съвместно решение и т.н. Освен това преговорите могат да изпълняват информационна функция, когато хората обменят само мнения по определени неща. Този тип взаимодействие може да бъде наречени предварителни преговори. Среща, организирана за установяване на нови връзки, включва такава функция като комуникативна, когато хората се срещат, за да се опознаят.

Преговориможе също да има функции като контрол, координация и регулиране. Те се различават от комуникативните по това, че са необходими в случаите, когато вече има договорености и се водят преговори за изпълнение на предварително постигнати съвместни решения.

В допълнение към горното, на практика случаят е такъв, че може да не се организират преговори с цел обсъждане и вземане на решения. Те са необходими като разсейване на конкуренти или партньори. Понякога подобни трикове се използват от търговски компании, които искат да привлекат вниманието на определен партньор чрез организиране на бизнес контакти с други фирми.

Етапи на договаряне

Правилата за водене на преговори задължават човек да знае какви етапи от този процес съществуват. Благодарение на това могат да се постигнат страхотни резултати по време на планирането и провеждането на бизнес комуникация.

И така, преговорите се състоят от подготовка, самия процес на комуникация и постигане на споразумение. Струва си да разгледаме по-подробно етапите на преговорите и техните етапи в таблицата по-долу.

Стъпки	Подготвителен етап	Етап на поддръжка	Етап на консенсус
Първи	Избор на начин за договаряне	Споделяне на информация	Избор на съгласувани решения
Втора	Установяване на контакт между събеседниците (покана или потвърждениеучастие в преговори)	Формулиране на дневния ред	Окончателно обсъждане на избраната стратегия за действие
Трети	Събиране и анализиране на информация, необходима за преговори	Идентифициране на спорни въпроси	Постигнато официално споразумение
Четвърта	Подготвяне на план за преговори	Разкриване на дълбоки интереси на страните	-
Пети	Изграждане на атмосфера на доверие	Разработване на предложения за подравняване	-

Формално може да се разграничи още един етап - последният, когато и двете страни след преговори анализират резултатите и започват да изпълняват постигнатите споразумения.

Подходи за договаряне

Заслужава си да запомните едно от най-важните правила за водене на преговори - винаги трябва да знаете предмета на дискусия и да притежавате определени подходи. Познавайки ги, можете да предвидите поведението на събеседника. Могат да се разграничат следните подходи към преговорите:

1. Врагове. Същността на подхода се крие във факта, че страните се изявяват една пред друга в ролята на войници, които трябва да защитават своите интереси. С други думи, този подход може да бъде описан като дърпане на въже.
2. Приятели. И двете страни са за приятелски преговори. Този подход предполага, че по-слабитестраната ще се приспособи към силната страна. Трябва да се отбележи, че този подход е изключително рядък на практика.
3. Партньори. Третият подход има много солидна основа – фокус върху намирането на взаимно приемливо решение. Важно е страните с този подход да се опитат да намерят изход от ситуацията, който да отговаря както напълно, така и напълно. Този подход може да бъде описан като "чисто" договаряне.

Въпреки кой подход е избран, трябва да се помни, че събеседниците могат да използват различни трикове, които помагат да получат повече ползи в полза на тяхна страна.

Мръсни трикове

Етикетните правила за водене на преговори не одобряват използването на различни измамни ходове, но бизнесмените могат умишлено да прибягват до трикове, за да получат облаги. Винаги трябва да сте нащрек и да можете правилно да ги неутрализирате. Струва си да обмислите най-често срещаните "мръсни" трикове:

1. Увеличаване на входното ниво. Този трик се основава на факта, че първоначално партньорът предлага твърде сложни условия за сътрудничество, които са от полза за него, или такива, които могат да бъдат безболезнено изключени, и по време на разговора ги опростява. Така страната, срещу която се използва техниката, също трябва да направи отстъпки от своя страна. За да избегнете подобен трик, е необходимо да проучите въпроса за преговорите и потенциала на партньора преди срещата.
2. Фалшиви акценти. Този трик е подобен по принцип на описания по-горе. Единствената разлика е, че в този случайдемонстрира изключителен интерес към разрешаването на проблем, въпреки че всъщност този проблем е второстепенен.
3. Изисквания в последната минута. Този трик е подобен на горния, но може да се използва само на последния етап от преговорите, когато е препоръчително да използвате първите два в началото. Тази техника се нарича още "изнудване". Издигането на искания в последния момент е много опасен трик, защото когато партньорите са се споразумели за всичко и стигнат до консенсус, едната от страните поставя нови условия в момент, когато другата вече е заинтересована от подписването на договора.
4. Създаване на безнадеждна ситуация. Тази техника е много болезнена за страната, срещу която се използва. Когато го използва, партньорът създава условия, при които другата страна може или да се съгласи със ситуации, или да си навреди в случай на отказ. Често подобна тактика на поведение води до факта, че доверието на страната, която е подложена на натиск, може да бъде безвъзвратно загубена.
5. Ултиматум. Принципът на този трик е, че една от страните става в позиция „Или се съгласявате с нашите условия, или ние напускаме преговорите!“. След такъв трик обаче преговорите се превръщат в едностранно решение на въпроса.
6. Салами. Принципът на трика се свежда до същия подход, както в случая на истински колбас. Саламът е продукт, който се консумира на малки порции, тъй като не може да се яде цял и наведнъж. Едната страна започва да дава информация за оценката, личните интереси и т.н. малкипорции с надеждата, че вторият ще направи същото и ще започне да разказва всички тайни. В зависимост от това какво казва партньорът, срещу когото се използва този трик, първата страна започва да се държи съответно. В резултат на това преговорите може да се проточат във времето и събеседникът напълно и напълно ще разбере мнението, интересите и възгледите на другата страна.
7. Блъф. От името на трика става ясно, че говорим за това, че една от страните дава на партньора си съзнателно невярна информация. Въпреки това през последните години се прибягва до все по-малко, тъй като съвременните условия ви позволяват самостоятелно да проверите отново всичко, което казва събеседникът.
8. Двойно тълкуване. Този трик се основава на факта, че една от страните издава формулировка с двойни значения, които след това могат да се тълкуват в техен собствен интерес. Номерът е, че ако по време на договора се изработят или подпишат някакви документи с такава двойна формулировка, една от страните няма да може по-късно да не изпълни условията. Такъв трик е много опасен за страната, която го използва, защото благодарение на това можете бързо да загубите добра репутация и да спечелите лоша.

Правилата за водене на преговори казват, че ако в хода на бизнес комуникацията се забележи, че партньорът отива на трикове и трикове, тогава в никакъв случай не трябва да отвръщате със същото. Трябва да разберете защо това се случва и след това да изградите линия за комуникация. Въпреки това, не прекъсвайте внезапно преговорите, по-добре е да изслушате всички искания спокойно и да си оставите време да помислите.

Правила, които да следвате при преговорите

В преговорите съществуват общи, така да се каже, универсални норми на поведение и няма значение дали срещата е очна или преговорите се водят с технически средства за комуникация. Правилата за преговори, които трябва да запомните, винаги са следните:

1. Винаги бъдете учтиви и избягвайте фрази и намеци, които могат да омаловажават личността на партньора. Светският етикет винаги трябва да се спазва.
2. Не можете да пренебрегнете мнението на партньора си.
3. Не задавайте твърде много въпроси, без да обяснявате защо са важни. С други думи, не трябва да се допускат прости запитвания.
4. Трябва да отговорим адекватно на разясненията и да се опитаме да предадем информация, така че всички страни да разберат какво е заложено.
5. Не позволявайте на мислите ви да бъдат перифразирани.
6. Ако мисълта на партньора ви изглежда неизказана, можете да я продължите, като посочите дали е подразбирана.
7. Обобщаването е възможно само в края на преговорите или след дълги забележки.
8. Ако преговорите са групови, е необходимо да се даде възможност на всеки да говори, дори ако отнема твърде много време. Но обикновено само един човек от страната на потенциалния партньор държи на думата.

Как да убедим партньор?

От гледна точка на правилата за бизнес комуникация и водене на преговори, психолозите са разработили набор от съвети, които ще помогнат в онези моменти, когато е необходимо не само да се предаде информация на партньор, но и да го убеди вкаквото и да е. Така че, струва си да разгледате този списък:

1. Ако е било решено да убедите партньора в нещо, трябва да започнете със слаби аргументи, да преминете към средни и накрая да изкажете най-силния аргумент, така наречения "коз".
2. Не можете да закарате партньор в неизгодна за него позиция или да оказвате натиск върху него. Всеки има право да запази лицето си.
3. Ако трябва да получите положителен отговор на важен въпрос, трябва да зададете два прости преди него, на които партньорът ще отговори с лекота.
4. Заслужава си да запомните, че колкото по-влиятелен е ораторът, толкова по-силно звучат аргументите му.
5. Трябва да покажете съпричастност.
6. Когато убеждавате, трябва да започнете с това, което е ясно и приемливо и за двете страни.

Телефонни разговори: правила за провеждане на телефонни разговори

Разговорите по телекомуникациите са различни от разговорите лице в лице. Най-важното правило при телефонните разговори е краткостта. Такава бизнес комуникация трябва да бъде кратка и не продължителна. Трябва да говорите изключително по същество.

По принцип има няколко основни правила за водене на преговори чрез комуникационни средства:

1. Трябва да бъдете приятелски настроени и гостоприемни.
2. Телефонните разговори трябва да се водят от компетентен човек, който разбира дневния ред.
3. Преди да говорите, трябва да коригирате гласа си и, ако е възможно, да кажете няколко скороговорки.
4. Глас по време на телефонни разговори трябва да бъдеспокоен. Ако е необходимо, можете да играете с гласа си, когато трябва да се съсредоточите върху определени неща или когато убеждавате партньор.
5. Не можете да прекъсвате събеседника. Това е много важно правило при телефонните разговори. Дори ако събеседникът каже неприятни неща, критикува или изрази недоволство, е необходимо да го изслушате и едва тогава да започнете да говорите.

В допълнение към горното, си струва да запомните, че правилата за етикет за водене на телефонни разговори са същите като тези, които хората обикновено следват лично. Освен това си струва да се отбележи, че ако поради технически проблеми е била пропусната част от разговора, която събеседникът не е забелязал, трябва да се извините и да поискате да го повторите.

Национални особености в преговорите

Познавайки основите на телефонната комуникация с партньорите и правилата на колективното договаряне, винаги е необходимо да се вземат предвид националните особености на всички страни. Германците например не търпят закъснение и са изключително педантични. Англичаните са хора, които винаги изглеждат резервирани, така че не го приемайте като студенина. Струва си да се отбележи, че ако такъв партньор даде честната си дума, той ще я спази.

Италианците са много активни и общителни и предпочитат да се срещат в неформална обстановка. Важна особеност на такива партньори е, че предпочитат да разговарят с хора от същия ранг. Испанците са хора, които предпочитат да работят в екип. Те са галантни, открити, сериозни, но в същото време имат прекрасно чувство.хумор. Точно като италианците, испанците предпочитат да преговарят с хора от същия ранг.

Говорейки за китайските партньори, трябва да имате предвид, че те са много внимателни към думите. Изказваната от тях информация винаги е обмислена и сдържана. Често китайците не са първите, които изразяват своите мисли и предложения, така че трябва да имате това предвид, когато преговаряте.

Заключение

След като разбрахте какви са основите на бизнес комуникацията и правилата за етикет на телефонните разговори, е много по-лесно да изградите правилната линия на поведение. Най-важното нещо в този процес е да бъдете честни със себе си и партньора си.