Каква е основната документация в счетоводството? Определение, видове, характеристики и изисквания за попълване

2025 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2025-01-24 13:12

Счетоводството на всяко предприятие се занимава с първично отчитане. Списъкът на първичната документация в счетоводството включва няколко задължителни документа. Всеки от тях е свързан с етапите на бизнес процеса. Ако служителите на организацията не поддържат първична документация в "1C: Счетоводство", компанията ще бъде изправена пред осезаеми санкции.

Какво е това?

Отчитането на първичната документация в счетоводството е основен приоритет. Всички дейности, извършвани в тази посока, се регулират от Федералния закон "За счетоводството". И така, в първия параграф на девета глава се казва, че всеки документ, правилно оформен и заверен от ръководството, отразяващ различни епизоди от стопанската дейност на компанията, може да се нарича първична документация. Между другото, тези епизоди се наричат:

• получаване на пари за предоставени стоки или услугипредприятие;
• превеждане на средства за получени стоки и материали.

Така освен задължителния списък с първична документация в счетоводството има и допълнителен. Обикновено се съставя по искане на ръководството на компанията. И те въвеждат формуляри в него, които имат информация за взаимни компенсации, които нямат финансова основа.

Характеристики на работа с първична документация в счетоводството

Първото нещо, на което трябва да обърнете внимание е, че всички "основни" формуляри трябва да бъдат свързани с превода на средства. Следователно не трябва да включвате пълномощно за получаване на документи в този списък.

Съхранението на този тип хартия се извършва най-малко пет години от датата на подписване. При данъчни ревизии инспекторът изисква първична документация за период от една до три години. Така документите с по-дълъг срок могат да се изпращат в архива за съхранение. След пет години те могат да бъдат напълно изхвърлени. Унищожаването на "първичното" се извършва в съответствие с вътрешния устав на дружеството и законодателството на страната. Тази процедура е доста сложна и отнема много време. Затова много предприятия запазват "първичното", стига да има място в счетоводството. Периодът на съхранение на документи в архива в Русия не е ограничен по никакъв начин.

Списък

За да разберете какво представлява основната документация в счетоводството, трябва да знаете какви видове документи включва тя. Трябва да се помни тази рече за книжа, свързани с движението на средства. Ето списък на това, което е включено в основната документация в счетоводството:

1. Договор.
2. Фактура за плащане.
3. Парични разписки и разписки за продажба.
4. Формуляри за строги отчети.
5. Действия.
6. Фактури.

Повече информация за всеки от тези основни документи е предоставена в следващите параграфи.

Споразумение

Този артикул предизвиква много спорове сред служителите на счетоводния отдел. Факт е, че първичната документация в счетоводния отдел трябва да се съхранява във всеки случай, но договорите понякога се озовават при адвокати или дори в отдела за персонал. Но има и друга страна на монетата. В крайна сметка договорът е основата за транзакцията, свързана с движението на паричните потоци.

Фактура

Този формуляр се отнася до основната документация в счетоводния отдел. Какво е сметка, всеки участник в бизнес процеса знае. Всъщност този документ е основата за прехвърляне на средства за получените стоки или услуги. Ако една от страните приеме сметката, това означава, че тя мълчаливо се съгласява с транзакцията. Може също да съдържа информация относно по-ранно споразумение. Фактурата съдържа не само тези данни, но и процедурата за връщане на средства в случай на тази нужда.

товарна бележка

Този документ е един от най-ярките представители на първичната документация в счетоводството. Въпросът е, че втой посочва пълен списък на стоките, изпратени до купувача. В този случай говорим както за готови продукти, така и за суровини. Товарният лист се съставя в неограничен брой екземпляри. Този момент няма ясна регламентация и всъщност се базира само на това колко страни се нуждаят от този вид документ. Тоест, колко участници в транзакцията, толкова копия трябва да бъдат предоставени. Струва си да се помни, че са валидни само тези формуляри, върху които е подписан подписът на отговорното лице. Печат или печат не се изискват в тази ситуация.

Акт за приемане-прехвърляне

Обикновените служители на този отдел се занимават с обработка на първична документация в счетоводния отдел. Най-често те получават удостоверения за извършена работа (услуги) като подкрепящ документ. Този документ, както подсказва името му, се съставя след предоставяне на услуги или извършване на работа. Актът за приемане и предаване, подписан двустранно, се счита за валиден. Има моменти, когато някой от контрагентите отказва да одобри документа. В тази ситуация формулярът може да бъде заверен само от една страна, но при условие, че при подписването му присъстват наблюдатели. В допълнение към основната информация, актът за приемане и предаване може да включва данни с уточняващ или уточняващ характер. По правило те се вписват в специално оформена таблица. Що се отнася до одобрението на печат, то винаги е добре дошло, но ако няма печат, това не прави хартията невалидна. Струва си да се отбележи, че при поддържане на първична документация в счетоводството, акт, отразяващ движението на дълготрайни активипредприятията също трябва да бъдат включени в списъка с първични документи.

Заплата

Този тип първична документация отразява движението на средства между предприятието и неговите служители. В допълнение към основния размер на заплатите, той включва всички бонуси и компенсации. В тази ситуация главният счетоводител заедно с ръководителя на предприятието действа като свидетел на изявлението. За да е валиден и да влезе в сила документът, той трябва да бъде подпечатан. Ако това не бъде направено, формулярът може да се счита за невалиден. Струва си да се отбележи, че този печат не е задължителен в двата документа по-горе.

парични документи

Този списък включва следните формуляри:

• поръчка за разписка,
• бележка за изплащане,
• касова книга.

Тази основна документация съдържа най-пълната информация относно движението на средства. Паричните варанти са разделени на няколко вида. Така че, най-често в работата на счетоводството се използват KO-1, KO-2 и KO-4. Те отразяват всички факти от икономическия живот на организацията. Така при данъчна ревизия инспекторите са най-придирчиви към тях. В допълнение към тези видове има форми KO-3 и KO-5. Третият е регистър на касовите ордери, а петият отчита движението на паричните средства в предприятието. По правило инспекторите обръщат много по-малко внимание на тези видове първична документация. Що се отнася до тяхното съхранение и регистрация, тези процесиизвършено в съответствие с общата процедура.

Разделяне в зависимост от етапа на транзакцията

Всяка транзакция е разделена на три етапа. И всеки от тях има конкретна документация.

Първо, страните винаги се договарят за условията на транзакцията. В този момент те сключват споразумение и издават фактури за плащане. След това една от страните прави вноска при поискване. И в подкрепа на това платецът е длъжен да предостави оправдателни документи. Ако средствата са изпратени от разплащателната сметка, тогава трябва да се представи извлечение. Ако плащането се извършва в брой, потвърждението се извършва чрез предоставяне на касови чекове, формуляри за стриктно отчитане или касови бележки. Последният етап от всяка сделка е предоставянето на платени стоки или услуги. Този момент трябва да бъде потвърден с акт за извършена работа (услуги) или товарителница, ако говорим за различни видове продукти.

Попълнете изисквания

За правилен работен процес не е достатъчно само да знаете каква е основната документация в счетоводството. Важно е да се вземат предвид основните изисквания за попълването му. На първо място, всяка форма трябва да има собствено име. Също така, съставителят на документа е длъжен да посочи датата на формиране на тези отчети и името на предприятието. Предприятие се отнася до доставчик, изпълнител или купувач. Банкова информация,инициалите на длъжностните лица и името на операцията също се показват в отделни колони на първичната документация в счетоводството. Всеки знае какво е името на операцията, само не забравяйте, че тази стойност трябва да бъде изразена в количествена форма. Последният момент при изготвянето на този тип хартия е подписът и печатът на отговорните лица.

Редактиране

При работа с голям брой документи служителите често правят грешки. Те трябва да бъдат коригирани в съответствие с правилата, установени от закона. Има два вида редакции:

1. За стриктна отчетност. Ако е необходимо да се направи малка корекция във формуляра, тогава отговорното лице е длъжно да зачеркне неправилната линия с тънка линия и да посочи правилното вписване отгоре. За да потвърдите точността на направените промени на хартия, е необходимо да напишете „Коригирано вярвам“и да заверите формуляра с подпис и печат на длъжностно лице. Ако документът не може да бъде коригиран точково, тогава отговорното лице е длъжно да зачеркне неправилно съставения формуляр от ъгъл до ъгъл с тънка червена линия. Той също трябва да бъде отбелязан като „Анулиран“. След създаване на правилния екземпляр, грешният е забранен за унищожаване.
2. За нестрога документация. В този случай повредената форма се унищожава и се създава хартия с правилната информация.

Струва си да знаете, че зачертаванията трябва да се правят само с много тънка линия. Ако служителзачертава текста по такъв начин, че да стане нечетим, това е много груба грешка.