Символи в графика. Как да попълните график (образец)

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Работното време и неговото отчитане са важни компоненти на всяка организация, което ви позволява да контролирате дейността на компанията и да дисциплинирате служителите. За да се опрости тази процедура, беше разработена специална форма - график. Съществува както в хартиен, така и в електронен вариант. И всеки от видовете има свои собствени нюанси в пълнежа.

Кой попълва графика

Всяка организация назначава лице, отговорно за поддържането на графика, като се фокусира върху спецификата на дейността и броя на персонала. Ако организацията е малка и цялата работа се извършва в офиса, тогава инспектор по персонала, счетоводител или друго упълномощено лице ще насрочи служителите.

В случай, че предприятието разполага с няколко съоръжения, е много по-лесно да се отчитат служителите директно на техните работни места. В този случай тази отговорност се носи от бригадира или началникаподразделения по отделен ред или предвидени в трудовия договор.

Алгоритъм за работа с график

На първо място, трябва да знаете, че всяко предприятие трябва да има редовен (тоест на хартиен носител) график. Формулярът може да бъде отпечатан самостоятелно или поръчан от печатница.

Има два одобрени формуляра: T-12 и T-13. Тяхната разлика е, че първият не само отчита работното време, но има и колони за изчисляване на месечната заплата. Те се попълват по същата схема, а именно всеки месец на първия ден се отваря нов табел. Необходимо е да попълните колоните:

• Име на фирма (съгласно учредителните документи), сериен номер и дата на завършване.
• Периодът, за който се отваря графикът.
• Поредни номера на персонала и техните данни от лични карти.

Останалата част от данните се въвеждат в рамките на един месец, а попълването на частта, която се отнася до заплати, остава при счетоводителя.

Символи в графика

За по-бързо и по-удобно попълване на табела за време беше разработена и одобрена система за нотации. Те отразяват режима на работа и почивка и други нюанси. Предоставени са 36 обозначения. Но понякога това число не е достатъчно, за да покаже точно цялата информация за служител.

Символи в графика

	Име	Буквено обозначение	Цифрово обозначение
1	Ден и вечер	I	01
2	Нощно работно време	N	02
3	Работа през уикендите и празниците	RP	03
4	Извънредно време	c	05
5	Служебно пътуване	K	10
6	Основна ваканция	от	14
7	Допълнителен отпуск	един	15
8	Учебна ваканция	U	16
9	Кратко работно време за студенти	UV	17
10	Допълнителен отпуск за обучение без заплащане	UD	18
11	Отпуск по майчинство	r	19
12	Отпуск по бащинство (частично платен)	veh	20
13	Отпуск по бащинство (неплатен)	oj	21
14	Неплатен отпуск	до	22
15	Неплатен отпуск по правни причини	OZ	24
16	Отпуск по болест	B	25
17	Неплатеноинвалидност	t	26
18	Часове намалена работа	ch	27
19	Престой (по причини, които не са служители)	vp	28
20	Отсъствие по законови причини (с заплащане)	g	29
21	Неизвинено отсъствие	OL	31
22	Неотработени часове (ако работодателят е определил работа на непълен работен ден)	NS	32
23	Уикенди	до	33
24	Удари	ZB	34
25	Отсъствия по неясни причини	НН	35

Таблицата показва най-често използваните символи в графика. По-подробно описание и пълен списък обикновено се намират на първата страница на формуляра. Това улеснява навигацията по символите и определянето в каква ситуация какво да поставите в клетка.

Редовно попълване на формуляри

Попълването на графика е старателна работа, която изисква внимание. Може да се направи с помощта например на метода на непрекъснато присъствие и отсъствие.

В този случай данните се въвеждат във всяка колона. Символите показват както присъствието на служители на работното място, така и тяхното отсъствие, посочвайки причините. Той също така показва броя на часоветепрекарани на работното място.

В самия график ще изглежда така: в почивен ден поставете буквата "B", под нея 0, в работен ден, съответно, "I" и броя на часовете, например 8. Подобно на почивните дни, се отбелязват различни причини за отсъствия, от командировки до отсъствия по неясни причини.

Изчисляването на графика в този случай е малко по-лесно, тъй като всички необходими числа и обозначения са пред очите ви. Това е особено вярно за специалисти с малък професионален опит - така е по-малко вероятно да се объркат и да направят грешка.

Попълнете разписанието разумно

Има и метод за регистриране на отклонения. Прилага се, когато работният ден има еднаква продължителност през целия период. В този случай се отбелязват само нестандартни ситуации, тоест отсъствия, извънреден труд, командировки и т.н. При използването на този метод се изразходва много по-малко време, а крайният резултат е еднакъв и в двата случая.

На листа изглежда така: горният ред съдържа информация за отсъствието на служителя на работното място - V, K, FROM, HH, PR, B и др. Долният ред остава празен. Всъщност при окончателното изчисляване на отработените часове нулите нямат значение и при една и съща продължителност на работния ден остава само да се извършат най-простите действия: пребройте броя на празните клетки в горния ред (това са присъствие) и умножете по броя на часовете.

Този метод е по-удобен за опитникадрови служители и счетоводители. Също така е подходящ за малки организации, където броят на служителите е малък. Ако ръководството ви не знае за по-проста система за проследяване на времето, тогава е време да им я предложите.

Поддържане на график на компютър

Освен хартиената версия има и няколко електронни. Както бе споменато по-горе, разписанията трябва да бъдат дублирани непременно. Това е необходимо, за да не се загубят данните за работата на служителите и да се потвърди тяхната надеждност (в края на краищата не е възможно да се използва компютър навсякъде).

Една от по-достъпните опции е график, създаден в офис програми. Excel е идеален за тази цел. Електронните таблици ви позволяват да създавате всякакъв вид и размер на документ. Освен това, благодарение на възможността за задаване на формули, сумирането и изчисляването на междинни данни е много по-лесно.

Използване на специален софтуер

В случай на недостатъчни умения за електронни таблици, служител или ръководство може да избере друга подобна програма. Графикът в този случай ще изглежда подобно на хартиения вариант. Това ще помогне за намаляване на времето, необходимо за обработка на документа.

Трябва също да се има предвид, че всяка програма включва използването на лицензирани версии. При различни доставчици те, разбира се, имат собствена цена. Например, програмата Time Sheet ще струва на потребителите1000 rub. и по-горе - в зависимост от броя на персонала.

Друг плюс на подобни помощни програми е, че не е нужно да попълвате хартиен график. Формулярът с всички марки е лесен за отпечатване по всяко време. Тази функция е със сигурност във всяка подобна програма.

Относно съхраняването на документи

За какво се използва графикът? Това е основата за отчитане на заплатите в един или друг размер, както и основното доказателство, че служителят е бил на мястото на работа и е изпълнявал задълженията си. Без съмнение този документ е много важен за всяка организация.

Тогава колко дълго се съхранява този формуляр? Графикът трябва да се съхранява една година. Това е установено от закона и такива норми трябва да се спазват.

Ако загубите вече затворен график, не се паникьосвайте. Винаги може да бъде възстановен с други документи. За това се използват обяснителни, болнични, информация за командировки, графици за отпуски и др. За възстановяване на данни може да се използва всичко, което потвърждава и обяснява отсъствието на човек на работното му място.

Кой може да се нуждае от справка?

Този документ често се изисква за различни проверки. Например данъчната служба проверява присъствието си в организацията и правилността на попълването.

Липсата на график дори в най-малката фирма може да бъде причина за доста голяма глоба. Един и същвъзниква, когато се допуснат грешки при попълването на формулярите. Това се отнася както за изчисленията, така и за злоупотребата със символи.

Наличието на графики е задължително. Те са необходими както за самата компания (счетоводство, дисциплиниране на служителите), така и за одиторски организации. И най-важното - правилно прилагайте символите в графика. Тогава можете да избегнете редица проблеми със служителите и регулаторните органи.