Какво е контрол на инвентара? Начини за водене на складово счетоводство. Организация на счетоводството, отговорност, програми

2024 Автор: Howard Calhoun | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-17 10:19

Успешната работа на предприятието се състои от общото въздействие на различни фактори и компетентното изпълнение на ключови функции. В същото време трябва да се отбележи, че правилното отчитане на стоките може да се отдаде на едно от основните условия за стабилна работа на компанията.

Управление на инвентара

Тази концепция се използва за дефиниране на постоянното количествено и сортово отчитане, извършвано в склада. Без да се вземат предвид стоките, поставени в склада, е трудно да се гарантира тяхната безопасност. За такъв процес се използва инвентарна карта на материалите, която е утвърден от закона формуляр за отчитане движението на материали от определен вид, размер и степен в склада. Те се попълват за всеки артикул от материала. Те се поддържат от финансово отговорно лице, като управител на склад или складодържател.

Преди да поверите на складодържателя материалните запаси на предприятието, като правило се сключва споразумение с него. Описва видовете работа, която служителят извършва и степента на отговорност в случай на загуба или повреда на продукти, съхранявани в склада.

Организиране на складово счетоводство

Добре организиран счетоводен процесматериалите, поставени на територията на склада, са много важен и необходим сегмент от дейността на организацията. За ефективната работа на склада се използват две общи счетоводни системи: партидна и сортирана. Но независимо какъв избор е направен, финансово отговорните служители ще водят отчети за продуктите на компанията в натура. Тази процедура се извършва чрез използване на входящи и изходящи стокови поръчки.

Ако вземем предвид информацията, съдържаща се в ръководствата за отчитане на материалните запаси на фирмата, можем да заключим, че аналитичното отчитане на стоки и материали се извършва по балансовия метод или по договорени фактури. С тези подходи счетоводството се извършва в контекста на всяко складово място, както и в тях с фиксиране на артикули, различни продуктови групи, синтетични и подсметки.

Използване на карти

Осчетоводяването на материалните запаси, което се основава на оборотни ведомости, в повечето случаи включва използването на двата гореспоменати метода. Това ви позволява да оптимизирате работата на склада и да постигнете по-високо ниво на производителност.

При първия вариант се използва складова счетоводна карта, която се отваря за всеки вид инвентарна позиция, съхранявана в склада. Той показва данни с количествена сума, което всъщност е движението на материалите. Основата за попълване на такива карти са първичното счетоводстводокументи.

Складовото счетоводство с използване на карти включва също показване на салда през първия ден и изчисляване на оборота за месеца. С помощта на такава документация се съставят оборотни ведомости за всеки склад поотделно. Освен това данните на тези карти, които са в счетоводния отдел, се сверяват с документацията в склада.

Възможно е също така счетоводните карти да не се поддържат в счетоводството. В този случай изходящата и входящата документация се групират по номера на позиции. След това с помощта на тези документи се изчисляват резултатите за месеца, а данните за разходите и постъпленията се записват отделно. Освен това тази информация се показва в оборотния лист. Тези салда, които бяха показани в тези отчети, се сравняват със салда, записани в счетоводните карти в склада.

Осчетоводяване на салдо

Тази форма на складово счетоводство се различава от предишната. Основната разлика е, че няма качествено и тотално счетоводство в контекста на стоки и материали в счетоводния отдел. Респективно оборотните ведомости също не се съставят.

При този тип организация на склада счетоводството на стоки и материали се извършва в контекста на подсметки, стокови групи и баланси, които се използват за отчитане на инвентарните позиции изключително в парично изражение. Счетоводството се извършва от финансово отговорни лица. За този процес се използва инвентарната книга или подходящ дневник.

Що се отнася до счетоводния отдел, той се занимава с приемане на първичнисчетоводна документация от финансово отговорни лица и впоследствие проверява получените данни. Когато процесът на съгласуване приключи, тези остатъци от материали, които са били записани на първия ден, се прехвърлят в баланса.

Партийно счетоводство

Търговията и складът в този случай са организирани по такъв начин, че конкретна партида стоки се съхранява отделно. И за всеки от тях складодържателят изписва партидна карта в два екземпляра. За регистриране на такива карти се използва специална книга. В този случай номерът на приетата партида е регистрационният номер в тази книга. След въвеждане на необходимата информация едното копие се прехвърля в счетоводството, а другото остава в склада и изпълнява функцията на складов счетоводен регистър.

Заслужава да се отбележи фактът, че стоките и материалите със същото име се определят като партида. Този продукт трябва да бъде доставен от един доставчик. Що се отнася до броя на доставките, може да са няколко.

При попълване на партидна карта, складовият работник трябва да посочи датата на съставяне, нейния номер, часа на попълване на акта за получаване на стоката, вида на транспорта, данните на доставчика, номера и датата от фактурата, името на продукта, мястото на заминаване, както и теглото и класа.

Складовото счетоводство на материалите, което използва партидния метод, предполага отразяване по време на освобождаване на стоката на датата на това действие, номера на консумативния стоков документ, начина на транспорт, името на получателя, количеството и степента на продадените продукти. В същото време в разходния документ се посочваномер на партийна карта.

Когато всички наличности на определена партида са изчерпани, управителят на склада и търговецът поставят подписите си върху картата и я прехвърлят в счетоводството, където впоследствие ще бъде проверена.

Възможно е по време на проверката да бъде разкрит недостиг. В този случай складовото счетоводство предполага следните действия: преди следващата инвентаризация счетоводителят отписва недостига към разходите за дистрибуция, но само при условие, че е в границите на естествената загуба. Ако нормите са били надвишени, тогава недостигът трябва да бъде възстановен от лицата, които носят финансова отговорност за съхраняваните в склада продукти.

Заслужава си да вземете предвид и информацията, че системата за партидна инвентаризация включва съставяне на акт за напълно използвана партида стоки и материали.

Как се използват складовите дневници за сортиране?

Ако се използва този счетоводен метод, складодържателят отваря една или повече страници в дневника за стоки за всеки сорт и наименование на продукта. Може да се въведе и отделна карта. Броят на страниците зависи от обема на операциите, извършени при получаване и потребление.

В заглавието на карта или страница на списание трябва да посочите статията, името, сорта и други характеристики, които отличават конкретен продукт. Оставащото място на страницата се използва за отразяване на приходи, разходи и баланс на продукти.

Инвентарна книга (дневник) е необходима за записване на данни при регистриране на всяка разписка или разходдокумент.

Законодателството позволява използването на различни форми на списания. Пример е търговско списание под формата N MX-2. То трябва да се извършва от складодържател или друго отговорно лице. Основата за попълването му са документи за приемане и издаване на стоки и материали, депозирани по-рано. Такъв дневник съдържа следните данни:

- дата, на която стоките и материалите са били приети за съхранение;

- единицата, която е прехвърлила артикули от инвентара в склада;

- име, цена, количество, мерни единици за стоки и материали;

- номер и дата на документите, използвани по време на издаването и получаването на продуктите;

- място за съхранение.

За да бъде приета стоката за съхранение и впоследствие издадена, е необходимо да се удостовери съответната документация с подписите на складодържателя и управителя на склада.

Правилно организирайте складово счетоводство от количествен тип, в което се записват движението и балансите на продуктите, ще помогнат различни видове стокови списания, с помощта на които инвентарните артикули се съхраняват на складови места, както и фиксиране тяхното потребление. Такава информация може да бъде показана и под формата на изявления.

Как се извършва намалението на инвентара?

Търговията и складирането неизбежно са свързани с такива явления като остаряването на стоките, както и намаляването на търсенето на тях или загуба на качество. Тези проблеми не могат да бъдат пренебрегнати и процесът на намаление се използва за тяхното ефективно разрешаване. За регистрацията му ще ви е необходим акт за амортизация на материални активи.

Трябва да бъде съставен и подписан в два екземпляра. Това се извършва от отговорни лица, представляващи специална комисия. Единият екземпляр остава при управителя на склада (трябва да се съхранява), вторият се изпраща в счетоводството. В някои ситуации един екземпляр може да бъде приложен към разписката за доставка. Това се прави за последващо прехвърляне на този документ към организация, занимаваща се с продажба на стоки с отстъпка, или с цел връщане на производителя.

Системи за управление на складове

Една от ключовите задачи на всеки бизнес е автоматизирането и оптимизирането на всички вътрешни процеси на предприятието. Това ще спести време и ще подобри качеството на услугата.

Складът не е изключение. За ускоряване на различни процеси, свързани с получаването и потреблението на стоки, се използва програма за складово счетоводство. Може да има различен вид и структура, но функциите на такъв софтуер остават същите.

Говорим за следните възможности:

- разпределение на продуктите в склада по складови клетки, партиди и отговорни лица;

- възможност за динамично преизчисляване на наличностите;

- проследяване на товара по пътищата на движение;

- използване на различни методи за ценообразуване на стоки;

- инвентаризация и последващо формиране на съответна отчетност според резултатите;

- формиране на разписка и складови поръчки;

- преоценка на стоки поради влиянието на различни фактори, които формират нейната стойност;

- управление на склада.

Добре проектирана програма за контрол на инвентара ви позволява да установите ефективна работа на транзитен склад, както и на складове с общо предназначение. Практикува се и използването на електронен аналог на складовата счетоводна карта, който има всички съответни филтри. Говорим за информация за проследяване в следните области:

- валутата, използвана за плащане на стоките (според декларацията за съпоставяне, акта за излишък и недостиг, декларация за действителната наличност и т.н.);

- партида продукти, условия за нейното съхранение, срок на валидност на сертификатите;

- различни видове операции със стоки и материали;

- предназначение;

- сортиране;

- финансово отговорни лица;

- операции по набиране на персонал и демонтаж на материални активи в склада.

По правило такова автоматизирано складово счетоводство се финализира от разработчика, като се вземат предвид индивидуалните характеристики на бизнеса на конкретен клиент.

Текущи програми

Може да се използва различен софтуер за ефективно организиране на работата на склада. Но една от най-популярните опции е "1C Складово счетоводство". Този софтуер има определени предимства, които привличат много компании, които интегрират тази програма в своите складове.

Ключовите функции изглеждат така:

- бързо и навременно отчитане на материалните активи, тяхното пристигане и движение;

- точна поддръжка на цялата складова документация;

-навременна и удобна поддръжка на складов дневник (карти);

- наличие на всички необходими инструменти за правилния инвентар;

- представяне и обработка на складовата система.

С помощта на този софтуер можете да покриете качествено няколко области от икономическата дейност на предприятието. Говорим за управление на правилата за продажби, наличности, финанси, покупки и доставка на стоки. Основните предимства на "1C" включват лекотата на използване на програмата, възможността за нейното коригиране, като се вземат предвид нуждите на конкретна организация и пълно съответствие с нормите на руското законодателство.

Ако желаете, можете да използвате други програми: "Супер Склад", "Стоки-пари-стоки" и други.

Заключение

Очевидно, работата на склада играе важна роля за изграждането на ефективна компания. Следователно качеството на услугата, скоростта на доставка и състоянието на процеса на продажба като цяло зависят от нивото на организация на складовите функции. По този начин всяка компания, която се интересува от успешно изграждане на цикъл на продажби и доставка на продукти, трябва правилно да организира счетоводството на стоките.